Creare una base di conoscenze richiede tempo. Devi documentare tutte le informazioni di cui il tuo team ha bisogno, sistematizzare la documentazione e le convenzioni di denominazione, e curare i contenuti in modo che siano utilizzabili (e scalabili). Una volta creata, devi dedicare il tuo tempo ad aggiornarla continuamente. Soprattutto, devi creare qualcosa che il tuo team utilizzi realmente. Deve essere molto facile trovare informazioni, e il team deve poter capire chiaramente se ciò che sta leggendo è accurato o obsoleto. I repository di conoscenze sono notoriamente inefficaci a causa del tempo richiesto per produrli e aggiornarli, combinato con l'incertezza che vengano effettivamente utilizzati dal team. Nessuno vuole perdere tempo su qualcosa che non viene mai utilizzato, quindi il repository diventa obsoleto nel tempo e alla fine non viene più utilizzato affatto.

Ci sono buone notizie: il tuo team sta già sviluppando una base di conoscenze! Attraverso le domande che pongono e le informazioni che richiedono, stanno indicando quali contenuti dovrebbero essere aggiunti al tuo sistema di gestione delle conoscenze. Ci sono anche cattive notizie: invece di diventare una risorsa a beneficio dell'intero team, questa ricchezza di conoscenza è bloccata in email e conversazioni chat isolate, rendendo troppo difficile trovarla o sapere se è ancora accurata. A causa di questo, i tuoi dipendenti stanno interrompendo il loro lavoro quotidianamente facendo ricerche infinite e ponendo le stesse domande agli esperti più e più volte. Più il tuo team cresce più questo diventa impattante per il tuo team.

Vogliamo che gestire e condividere conoscenze sia facile, ecco perché abbiamo iniziato Guru. Oggi siamo entusiasti di annunciare la nostra nuova funzione di Q&A, che prende il processo tipico di porre domande e aggiunge un flusso di lavoro che consente di memorizzare e aggiornare automaticamente le risposte. Come nella chat e nelle email, tutto ciò che devi fare è porre la domanda e selezionare la persona o il gruppo a cui desideri porre la domanda. Diversamente da chat e email, Guru memorizza questa domanda in modo che tutto il tuo team possa facilmente trovare la risposta, e il nostro flusso di lavoro di verifica ricorda all'esperto di aggiornare la propria risposta (che richiede circa due minuti). I tuoi contenuti rimangono rilevanti senza che nessuno debba ricordarsi di trovare e aggiornare i propri contenuti.

Tutto ciò che devi fare per iniziare questo processo è chiedere ai tuoi colleghi di porre le loro domande in Guru. Poi, quando le domande raggiungono una massa critica, puoi usare il Gestore di Carte per organizzare le informazioni in Raccolte e fornire un'esperienza curata per i tuoi dipendenti con solo pochi clic. Facendo esattamente ciò che facevi prima, rispondendo alle domande del tuo team, hai costruito una base di conoscenze che i tuoi dipendenti possono usare come risorsa per risposte e informazioni senza mai uscire dal loro flusso di lavoro o interrompere i loro colleghi. Ora puoi smettere di preoccuparti della struttura del tuo wiki, tornare al tuo lavoro e vedere una base di conoscenze significativa emergere davanti ai tuoi occhi.