Buyer's Guide: How to Choose Payroll Software & Provider
Scopri come scegliere il miglior software di contabilità per le tue esigenze. Scopri i principali elementi da cercare, cosa considerare e altro ancora.
Scegliere un software di contabilità che faccia davvero il suo lavoro è facile quando hai questa guida al tuo fianco.
Non ti infastidisce quando dimentichi di pagare i tuoi dipendenti in tempo? ANCORA? Non è colpa tua, però. Hai così tanto da fare che è impossibile ricordare. Inoltre, ci vogliono ore per calcolare il loro stipendio.
Non sei solo in questo, però. Secondo UKG, il 54% degli americani ha avuto problemi con il salario. I dipendenti a salario, orari e a progetto hanno avuto i loro problemi di retribuzione.
La soluzione? Un software di contabilità, che gestisce automaticamente diversi processi di contabilità come opzioni di pagamento o tasse. Con queste funzioni di automazione, risparmiate tempo e impedite errori costosi.
Ma prima di lanciarti, devi seguire i passaggi necessari per scegliere il software di contabilità giusto per le esigenze della tua azienda. Ed è qui che questa guida risulta utile.
Cos'è il software di contabilità?
Il software di contabilità è un'applicazione che automatizza il processo di pagamento dei tuoi dipendenti a tempo pieno o orari. Ti aiuta a gestire bonus, salari e stipendi ma tiene traccia anche dei permessi e dei benefit dei dipendenti.
In poche parole, i servizi di contabilità tengono traccia di tutti i pagamenti, mantengono la conformità alle leggi fiscali e normative, e monitorano il tempo e la presenza. Di conseguenza, ottieni trasparenza su tutti i report di contabilità, come gli scontrini di pagamento, e riduci il rischio di errori e non conformità.
Chiunque può usare questo software, dalle piccole imprese alle grandi aziende. Ma come funziona? Scopriamolo.
Come Funziona il Software di Contabilità?
Pensa a un sistema di contabilità come un portale self-service. I dipendenti possono accedervi in qualsiasi momento per visualizzare o modificare le loro informazioni personali e impostare le loro preferenze di pagamento (bonifico diretto, carta di pagamento o assegno).
Fare questo aiuta i datori di lavoro a effettuare pagamenti più facilmente. Con tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un'unica soluzione, le imprese possono automatizzare i pagamenti per ogni dipendente, indipendentemente dalla loro posizione o tipo di contratto.
Più precisamente, le organizzazioni utilizzano software e servizi di contabilità perché:
Semplifica le attività che richiedono tempo e ha il potere di adattarsi facilmente a qualsiasi cambiamento.
Consente maggiore trasparenza nelle loro finanze così possono restare in budget.
Risparmia un sacco di tempo, permettendo alle organizzazioni di concentrarsi su compiti di livello superiore.
Garantisce che paghino i dipendenti in tempo, ogni volta.
Inoltre, il software di gestione del personale si integra con i sistemi aziendali che utilizzi già, come contabilità e finanza. Ciò consente di gestire la contabilità del personale con precisione e puntualità, costruendo fiducia tra i dipendenti. Parlando di fiducia, parliamo dei vantaggi di questo tipo di software.
Quali Sono i Vantaggi dell'Uso del Software di Gestione del Personale?
Il vantaggio più importante di uno strumento di gestione del personale è che libera il tempo del dipartimento delle risorse umane (HR). Invece di svolgere le stesse noiose attività di routine, possono concentrarsi su iniziative più importanti.
Ma oltre a semplificare la gestione del personale, cos'altro fa? Beh,...
Garantisce la conformità fiscale: Sai che fino al 30% delle aziende classificano erroneamente i dipendenti? Questo ha un grande impatto sull'economia, portando a onerose spese. Il software di gestione del personale può prevenire ciò e aiutarti a rispettare le leggi statali e federali. Alcuni strumenti generano addirittura riepiloghi e rapporti per scopi di dichiarazione dei redditi.
Risparmia tempo e riduce i costi: Attraverso l'automazione, i team delle risorse umane possono ridurre gli errori costosi, come l'inserimento errato dei dati sul salario. Di conseguenza, risparmi tempo e denaro, consentendoti di concentrarti sul raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Aumenta la precisione e la trasparenza: Niente più tentativi e tempo sprecato. Una soluzione di gestione del personale garantisce che consegnerai assegni di pagamento precisi direttamente sui loro conti bancari, e puntualmente, non di meno. Ciò porta a un maggiore fiducia e sicurezza - e dipendenti più felici!
Offre flessibilità e personalizzazione: Emergono nuove tendenze lavorative ogni giorno. Una attuale è la ricerca di candidati non tradizionali, con il 56% dei candidati che si candidano per lavori al di fuori del loro attuale campo di competenza. Ciò significa che devi costantemente adattarti e il tuo software di gestione paghe dovrebbe seguire il tuo esempio. La tua soluzione scelta deve offrire una serie di funzionalità personalizzabili che soddisfino sempre i tuoi requisiti specifici. Inoltre, dovrebbe supportare diverse frequenze di pagamento e detrazioni fiscali, in modo da poter sempre fare affidamento su di essa quando ne hai più bisogno.
Quindi, ti hanno convinto questi vantaggi a perseguire il software di gestione paghe? 😊 Spero di sì altrimenti sarà imbarazzante. La nostra prossima sezione esplora i passaggi che devi seguire per scegliere la piattaforma di gestione paghe giusta.
Come Scegliere il Software di Gestione Paghe Giusto
Per raccogliere i benefici di un sistema di gestione paghe, è necessario possedere un tool per la gestione delle paghe. E mentre è facile cercare su Google 'i migliori sistemi di gestione paghe' e scegliere il primo che sembra piuttosto carino, rimarrai amaramente deluso. Potrebbe non essere ciò di cui hai bisogno.
Quindi, la selezione della tua soluzione per la gestione delle paghe richiede una pianificazione attenta, proprio come quando selezioni qualsiasi altro software HR. Inizia con un processo di otto passaggi.
Passo #1: Valuta le esigenze aziendali
Roma non è stata costruita in un giorno. Scegliere il giusto software di gestione paghe è il risultato di sforzi e pianificazione continui.
E tutto inizia valutando le tue esigenze di gestione paghe. Poiché ogni azienda è unica, dovresti rispondere alle seguenti domande:
Quanti dipendenti hai? I sistemi di gestione paghe hanno capacità diverse. Fai attenzione a non pagare per più funzionalità di quante ne hai bisogno.
Con quale frequenza paghi il tuo personale? Varia da ruolo a ruolo? Il tuo software di gestione paghe dovrebbe occuparsi di varie frequenze di pagamento mantenendo precisione.
Impieghi lavoratori internazionali? Se lo fai, i tuoi sistemi di gestione paghe dovrebbero essere in grado di gestire pagamenti internazionali. E prevenire tasse sulle paghe sorpresa.
Hai diversi tipi di dipendenti? Forse il tuo team impiega lavoratori con retribuzione oraria, mensile e a contratto. L'app deve semplificare la complessità dei tuoi flussi di lavoro.
Definendo i tuoi obiettivi principali, sei un passo più vicino alla scelta del giusto software di gestione paghe.
Passaggio n. 2: Fai un elenco delle funzionalità desiderate
Quindi, hai identificato le tue esigenze e le conosci a memoria. Ora è il momento di fare un elenco delle tue funzionalità 'indispensabili'. Hai bisogno di un'amministrazione dei benefici impeccabile? O funzionalità di tracciamento del tempo? Il tool ha integrazioni software con gli strumenti che usi quotidianamente?
Ad esempio, forse fai tutta la comunicazione di squadra su Slack. Se il tuo sistema di pagamento non si integra con questo strumento, renderà la tua vita più difficile e frustrante.
Quindi, rifletti attentamente sulle principali funzionalità che il sistema di pagamento dovrebbe avere per soddisfare le esigenze aziendali indicate in precedenza. Cerca di dare priorità a funzionalità come la frequenza di pagamento o l'automazione che farà il lavoro pesante al tuo posto.
Passaggio n. 3: Valuta il tuo budget
Non vuoi spendere tutti i tuoi soldi per un software di pagamento che ha molte funzionalità se ne utilizzerai solo la metà. Quindi, stabilisci un budget che ti permetta di ottenere le funzionalità desiderate.
In seguito, puoi considerare funzionalità aggiuntive se necessario. Fai attenzione, poiché i prezzi di ciascun strumento variano da fornitore a fornitore. Inoltre, hanno modelli di tariffazione diversi. Ad esempio, molti offrono un abbonamento mensile con una quota base ma un costo aggiuntivo per dipendente.
Tieni presente questo quando valuti il software di pagamento.
Passaggio n. 4: Crea un elenco di possibili fornitori
Ora è qui che inizia la divertente sfida. Prendi il tuo elenco di funzionalità, budget e obiettivi e inizia a cercare i migliori fornitori di software di pagamento per le tue esigenze specifiche. Potrebbe essere difficile iniziare, specialmente perché è probabile che questo mercato continuerà a crescere –– da $7,3 miliardi nel 2022 a un valore stimato di $15,43 miliardi entro il 2030. Ma ecco alcune domande che aiuteranno notevolmente la tua ricerca:
Qual è la funzionalità principale dello strumento?
Il software soddisfa i tuoi requisiti?
È adatto a organizzazioni piccole o grandi?
Ha una prova gratuita o una demo?
Cosa ne pensano le persone?
Quale è il numero massimo di dipendenti che può gestire?
Ha integrazioni con i tuoi strumenti preferiti?
Il prezzo dello strumento rientra nel tuo budget?
Ha più frequenze di pagamento?
Tieni presente queste domande quando stai creando il tuo elenco — ti aiuteranno sicuramente a rendere più facile questo processo.
Passo #5: Considera le capacità di sicurezza
Una caratteristica su cui non dovresti mai risparmiare nella scelta di un software di gestione paghe sono le funzionalità di sicurezza dei dati.
Questo strumento gioca con dati finanziari e personali sensibili dei dipendenti; puoi immaginare quanto possa essere rovinosa per la reputazione della tua azienda una violazione indesiderata della sicurezza informatica.
Quindi, seleziona una soluzione che disponga di forti misure di sicurezza, come la crittografia dei dati o l'autenticazione a due fattori. Per tranquillità, puoi contattare l'assistenza clienti del fornitore e chiedere come proteggeranno le tue informazioni in caso di violazione.
Di solito, la sicurezza è accompagnata dalla conformità fiscale e lavorativa. Se non è così, assicurati che lo strumento di gestione delle paghe scelto aggiorni frequentemente il suo software per riflettere le nuove leggi sulle imposte sul reddito.
Passo #6: Considera gli add-on e le integrazioni
Se sei stanco di sistemi disconnessi e di passare avanti e indietro tra le schede, dovresti cercare piattaforme di gestione paghe che si integrino con gli strumenti esistenti.
Molto software di gestione delle paghe offre integrazioni con software di contabilità di terze parti o altri processi fondamentali delle risorse umane che ti aiutano a razionalizzare i tuoi flussi di lavoro e a rendere più semplice la vita del tuo team HR.
Ad esempio, Guru — la nostra ricerca aziendale di intelligenza artificiale, hub intranet e strumento wiki — si integra con oltre 40 strumenti HR, inclusi i software di gestione paghe. Perché questo è extra utile?
Perché puoi creare una singola fonte di verità potente che mantenga i tuoi dati e le informazioni sui dipendenti coerenti su tutti i fronti. E collegarli con informazioni documentate.
Passo #7: Crea un elenco ridotto
Probabilmente hai già individuato alcune soluzioni che potrebbero ben integrarsi con i tuoi flussi di lavoro. Ma questi gioielli potrebbero perdersi nella moltitudine di altri strumenti attualmente presenti nel tuo elenco.
È tempo di tagliare.
Confronta il tuo elenco di fornitori con il tuo elenco di funzionalità indispensabili e riducili a tre o cinque buone opzioni. Il segreto è:
Leggi le recensioni su siti affidabili come TrustRadius o G2 per vedere cosa dicono gli utenti sullo strumento.
Chiedi raccomandazioni ai colleghi poiché è probabile che utilizzino già un buon strumento di gestione paghe.
Consulta i casi studio che mostrano come un determinato fornitore abbia risolto i problemi delle persone.
Alla fine di questo passaggio, dovresti avere un elenco degli strumenti che desideri testare di più. Ciò ci porta alla nostra fase finale...
Passo #8: Richiedi dimostrazioni e inizia le prove gratuite
Con il tuo elenco ridotto a disposizione, devi ora visitare il sito di ogni fornitore. E vedere se offrono prove gratuite o dimostrazioni che puoi provare.
È probabile che la maggior parte dei fornitori di software abbia prove di 14 o 30 giorni che puoi sfruttare per testare la piattaforma. Vedendo il software di gestione delle paghe in azione, puoi valutarne la facilità d'uso, le prestazioni e i servizi che offre.
Questo è un passaggio molto critico prima di effettuare un acquisto. Uno strumento potrebbe sembrare buono a prima vista, ma forse è difficile da capire e i tuoi dipendenti lo odiano.
Ecco perché dovresti chiedere anche ad altre persone di diversi dipartimenti di testare lo strumento. Possono dirti quale soluzione è quella giusta per la tua organizzazione e offrire globalmente una prospettiva più obiettiva.
Ora che sai come scegliere il giusto software HR, cos'altro c'è da fare?
Guarda le funzionalità più desiderate del sistema di pagamento!
Quali Funzionalità Cercare nel Software di Pagamento
Non tutte le soluzioni di pagamento sono create uguali. Ogni strumento ha funzionalità uniche che lo rendono buono; devi solo sapere cosa cercare. Quindi, esploriamo alcune delle caratteristiche più comuni di una soluzione di pagamento a servizio completo:
Integrazioni per il tracciamento del tempo: Una funzionalità di tracciamento del tempo è molto utile se hai dipendenti pagati all'ora, poiché ti permette di inserire i dati automaticamente e garantirne l'accuratezza durante un periodo di paga.
Opzioni di bonifico diretto: I tuoi dipendenti, nuove assunzioni e persino i potenziali candidati si aspettano di avere accesso istantaneo alle loro buste paga. Non solo li aiuta a ricevere i pagamenti in tempo, ma elimina la necessità di distribuire assegni paga cartacei.
Gestione della compensazione: La tua capacità di gestire l'indennità di malattia dei lavoratori farà una differenza significativa in questo aspro panorama lavorativo. Ti permetterà di attrarre e trattenere i migliori talenti premiandoli in base al merito senza troppi problemi.
Integrazioni: Probabilmente sei stanco di sentire parlare così tanto di integrazioni, ma sono sicuramente un salvavita. Il tuo strumento di pagamento scelto dovrebbe integrarsi facilmente nel tuo ecosistema, un po' come Guru. Guru connette tutte le app nel tuo stack tecnologico—incluso il tuo software di pagamento—e rende subito accessibili tutte le informazioni disparate dei tuoi strumenti da un'unica posizione: ovunque tu stia lavorando attualmente.
Servizio self-service per i dipendenti: Questa funzionalità consente ai dipendenti di accedere alle informazioni vitali, come PTO, moduli W-2 o buste paga ogni volta che vogliono. Ciò riduce significativamente il carico di lavoro del team HR e dà ai lavoratori maggiore responsabilità.
Ci sono molte funzionalità da considerare quando si valutano gli strumenti di pagamento, come calcolatore fiscale, depositi, ecc. Se hai seguito i passaggi sopra, sai che dipende dalle tue esigenze.
Ma quali sono i migliori strumenti software di pagamento? Abbiamo navigato in rete per te e fatto un elenco.
10 Servizi Software di Pagamento da Considerare
Se hai fatto le tue ricerche, sai quanti strumenti software di pagamento ci sono in giro. C'è OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — l'elenco potrebbe continuare all'infinito.
Ma sono validi?
Dipende da ciò che vuoi e di cosa hai bisogno. Ecco perché abbiamo selezionato con cura strumenti diversi per esigenze uniche, così puoi avere una visione completa del mercato del software di pagamento.
1. Gusto
Gusto è un programma software di pagamento online che aiuta i team HR a compilare i moduli fiscali, elaborare la busta paga e garantire la conformità alle leggi del settore.
Ma Gusto non riguarda solo la gestione delle paghe. “Gli strumenti completi di reportistica sono user-friendly e offrono una varietà di opzioni per accedere alle informazioni esatte di cui abbiamo bisogno,” dice un recensore. Inoltre, Gusto ha un semplice processo di inserimento che consente di utilizzare lo strumento in pochi minuti, non settimane.
2. Rippling
Rippling, uno strumento moderno di gestione delle risorse umane, consente ai team di gestire diversi aspetti del loro dipartimento HR, come la gestione delle paghe, i benefici, le spese e altro ancora.
Rippling calcola e presenta automaticamente le tasse sulle paghe, anche se hai dipendenti internazionali. Inoltre, ha un'app mobile dove i dipendenti possono visualizzare le buste paga o richiedere del tempo libero.
Sorpresa, sorpresa! Rippling si integra con Guru.
3. Square
Square è una soluzione tecnologica aziendale che consente ai dipartimenti HR di gestire facilmente le paghe rimanendo conformi.
Usato ogni giorno dai proprietari di piccole imprese, questo strumento offre pagamenti affidabili e si integra con il tuo sistema POS. Ciò significa che puoi pagare direttamente i dipendenti dal tuo cruscotto e elaborare i pagamenti più rapidamente.
Inoltre, se stai avendo difficoltà a compilare le tasse, Square ti aiuta a rimanere aggiornato sulla conformità attraverso consigli esperti.
E Square si integra con Guru! Cosa si può desiderare di più?
4. OnPay
OnPay — uno strumento completo di gestione delle paghe online — offre ai team HR tutto ciò di cui hanno bisogno per razionalizzare le paghe e i benefici.
“Tutto il lavoro coinvolto nell'esecuzione della gestione delle paghe e nella segnalazione allo stato viene effettuato ad un prezzo ragionevole, in modo affidabile e senza confusione e moduli aggiuntivi.”
Poiché automatizza tutti i compiti che richiedono tempo e riduce la contabilità mensile, OnPay ti consente di concentrarti su ciò che è importante. Inoltre, si integra con popolari strumenti di contabilità, monitoraggio del tempo e altri strumenti aziendali, inclusi Guru.
5. Gestione delle paghe ADP
La gestione dei salari di ADP è un servizio HR e fiscale che si assicura che la tua busta paga funzioni senza intoppi, senza troppe complicazioni.
Se dovessimo descrivere la Gestione dei salari di ADP in una frase, suonerebbe così questa recensione:
“Uno dei vantaggi più utili di ADP è accedere, scaricare e salvare facilmente le buste paga dei mesi precedenti, con un semplice clic.”
ADP ha anche una piattaforma self-service per dipendenti e manager, che puoi utilizzare sia online che tramite un'app mobile. Se hai bisogno di aiuto per qualsiasi cosa, ADP ha professionisti esperti di gestione dei salari disponibili 24/7.
Per quanto riguarda le integrazioni, la Gestione dei salari di ADP si abbina bene a Guru.
6. Paychex
Paychex offre strumenti automatizzati di elaborazione delle buste paga in una semplice soluzione HR all-in-one.
Questa soluzione rende facile pagare i tuoi dipendenti in tempo con pochi clic. Lo fa attraverso un'elaborazione flessibile, un portale self-service per dipendenti e un'amministrazione fiscale automatizzata.
“[...] La funzione di contabilità dal vivo è semplice da utilizzare, soprattutto per i principianti in contabilità.” Ciò lo rende una scelta perfetta per coloro che non sono familiari con tali strumenti.
Intuit QuickBooks ti aiuta a monitorare le spese, eseguire report dettagliati e personalizzare le fatture da una piattaforma unica. Inoltre, tiene traccia di dove va il tuo denaro salvando automaticamente le tue transazioni sulla piattaforma.
Puoi anche collegare le tue app preferite con QuickBooks; anche Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct è una piattaforma di contabilità online per liberi professionisti o piccole medie imprese.
Portando funzionalità principali come conti da pagare, gestione del denaro e fatturazione sul tavolo, Sage One può soddisfare tutte le tue esigenze. È facile da configurare e puoi accedervi 24/7, purché tu abbia una connessione internet.
Deel è una soluzione di gestione della busta paga che si rivolge a team globali, in grado di gestire le dichiarazioni, le detrazioni fiscali e la conformità ovunque si trovino i tuoi lavoratori.
Deel è ottimo perché offre una visione completa del tuo personale senza dover cambiare app. Inoltre, manager, leader e persino dipendenti possono utilizzare il portale self-service di Deel per aggiornare i dettagli del prelievo, supervisionare le spese totali della busta paga e svolgere molti altri compiti.
Pronto a fare un affare? Porta Guru con te: lavorano insieme!
10. BrightPay
BrightPay, con sede nel Regno Unito, è un sistema di gestione della busta paga basato su cloud che favorisce la collaborazione in tempo reale e riduce i ritardi nel ciclo della busta paga.
"[...] L'interfaccia utente è semplice da usare, e l'inserimento dei dati salariali è un gioco da ragazzi. Il programma automatizza le buste paga regolari facendo rullare i numeri mese dopo mese e generando indicazioni di variazione."
Inoltre, ha un portale self-service in cui i dipendenti possono accedere alle informazioni che cercano, come buste paga, ritenute, permessi annui, ecc.
BrightPay si integra con molti altri strumenti, come BrightBooks, Sage, Xero e - l'hai indovinato - Guru!
A te
Vedi? Con questa guida all'acquirente, non è così difficile imparare come scegliere un software di gestione della busta paga che faccia il suo lavoro. Osa dire che ti fa sentire più sicuro nella scelta della soluzione giusta - finalmente!
Una cosa prima di andare. Parliamo di Guru, una piattaforma aziendale di ricerca e conoscenza basata sull'IA che mantiene tutte le informazioni della tua azienda a portata di mano.
Guru si integra con i tuoi strumenti esistenti, così puoi cercare tutte le tue app, chat e documenti istantaneamente, senza dover passare da una scheda o da un compito all'altro.
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Domande frequenti (FAQ)
Quanto costa il software di gestione della busta paga?
Il prezzo varia a seconda di diversi fattori, come la dimensione dell'organizzazione, il modello di prezzo e il numero di dipendenti.
Di solito, la maggior parte dei fornitori di servizi ha un abbonamento mensile che varia da $8/mese a $49/mese. Se vuoi aggiungere nuovi utenti, dovrai pagare un costo aggiuntivo.
Altri potrebbero avere prezzi personalizzati in cui dovrai richiedere un preventivo e consultarti con il fornitore.
Esiste un software gratuito per la gestione delle paghe?
Sì, alcune soluzioni software per la gestione delle paghe offrono un piano gratuito, come Square e Deel, ma la maggior parte ha piani di abbonamento a pagamento.
Se opti per piani gratuiti, potresti ottenere un accesso limitato alle funzionalità, che probabilmente non ti aiuteranno a lungo termine.
Come posso scegliere un fornitore di paghe per una piccola impresa?
Ecco alcuni utili consigli per le piccole imprese:
Valuta le tue esigenze: Cosa stai cercando di risolvere? Hai bisogno solo di strumenti per la gestione del tempo delle paghe? O di più di questo?
Considera il tuo budget: Quanto sei disposto a spendere per lo strumento di gestione delle paghe?
Assicurati che sia scalabile: Scegli un'opzione di gestione delle paghe che cresce con la tua impresa.
Controlla le recensioni: Vedi cosa dicono altri piccoli team su uno strumento particolare.
Scegliere un software di contabilità che faccia davvero il suo lavoro è facile quando hai questa guida al tuo fianco.
Non ti infastidisce quando dimentichi di pagare i tuoi dipendenti in tempo? ANCORA? Non è colpa tua, però. Hai così tanto da fare che è impossibile ricordare. Inoltre, ci vogliono ore per calcolare il loro stipendio.
Non sei solo in questo, però. Secondo UKG, il 54% degli americani ha avuto problemi con il salario. I dipendenti a salario, orari e a progetto hanno avuto i loro problemi di retribuzione.
La soluzione? Un software di contabilità, che gestisce automaticamente diversi processi di contabilità come opzioni di pagamento o tasse. Con queste funzioni di automazione, risparmiate tempo e impedite errori costosi.
Ma prima di lanciarti, devi seguire i passaggi necessari per scegliere il software di contabilità giusto per le esigenze della tua azienda. Ed è qui che questa guida risulta utile.
Cos'è il software di contabilità?
Il software di contabilità è un'applicazione che automatizza il processo di pagamento dei tuoi dipendenti a tempo pieno o orari. Ti aiuta a gestire bonus, salari e stipendi ma tiene traccia anche dei permessi e dei benefit dei dipendenti.
In poche parole, i servizi di contabilità tengono traccia di tutti i pagamenti, mantengono la conformità alle leggi fiscali e normative, e monitorano il tempo e la presenza. Di conseguenza, ottieni trasparenza su tutti i report di contabilità, come gli scontrini di pagamento, e riduci il rischio di errori e non conformità.
Chiunque può usare questo software, dalle piccole imprese alle grandi aziende. Ma come funziona? Scopriamolo.
Come Funziona il Software di Contabilità?
Pensa a un sistema di contabilità come un portale self-service. I dipendenti possono accedervi in qualsiasi momento per visualizzare o modificare le loro informazioni personali e impostare le loro preferenze di pagamento (bonifico diretto, carta di pagamento o assegno).
Fare questo aiuta i datori di lavoro a effettuare pagamenti più facilmente. Con tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un'unica soluzione, le imprese possono automatizzare i pagamenti per ogni dipendente, indipendentemente dalla loro posizione o tipo di contratto.
Più precisamente, le organizzazioni utilizzano software e servizi di contabilità perché:
Semplifica le attività che richiedono tempo e ha il potere di adattarsi facilmente a qualsiasi cambiamento.
Consente maggiore trasparenza nelle loro finanze così possono restare in budget.
Risparmia un sacco di tempo, permettendo alle organizzazioni di concentrarsi su compiti di livello superiore.
Garantisce che paghino i dipendenti in tempo, ogni volta.
Inoltre, il software di gestione del personale si integra con i sistemi aziendali che utilizzi già, come contabilità e finanza. Ciò consente di gestire la contabilità del personale con precisione e puntualità, costruendo fiducia tra i dipendenti. Parlando di fiducia, parliamo dei vantaggi di questo tipo di software.
Quali Sono i Vantaggi dell'Uso del Software di Gestione del Personale?
Il vantaggio più importante di uno strumento di gestione del personale è che libera il tempo del dipartimento delle risorse umane (HR). Invece di svolgere le stesse noiose attività di routine, possono concentrarsi su iniziative più importanti.
Ma oltre a semplificare la gestione del personale, cos'altro fa? Beh,...
Garantisce la conformità fiscale: Sai che fino al 30% delle aziende classificano erroneamente i dipendenti? Questo ha un grande impatto sull'economia, portando a onerose spese. Il software di gestione del personale può prevenire ciò e aiutarti a rispettare le leggi statali e federali. Alcuni strumenti generano addirittura riepiloghi e rapporti per scopi di dichiarazione dei redditi.
Risparmia tempo e riduce i costi: Attraverso l'automazione, i team delle risorse umane possono ridurre gli errori costosi, come l'inserimento errato dei dati sul salario. Di conseguenza, risparmi tempo e denaro, consentendoti di concentrarti sul raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
Aumenta la precisione e la trasparenza: Niente più tentativi e tempo sprecato. Una soluzione di gestione del personale garantisce che consegnerai assegni di pagamento precisi direttamente sui loro conti bancari, e puntualmente, non di meno. Ciò porta a un maggiore fiducia e sicurezza - e dipendenti più felici!
Offre flessibilità e personalizzazione: Emergono nuove tendenze lavorative ogni giorno. Una attuale è la ricerca di candidati non tradizionali, con il 56% dei candidati che si candidano per lavori al di fuori del loro attuale campo di competenza. Ciò significa che devi costantemente adattarti e il tuo software di gestione paghe dovrebbe seguire il tuo esempio. La tua soluzione scelta deve offrire una serie di funzionalità personalizzabili che soddisfino sempre i tuoi requisiti specifici. Inoltre, dovrebbe supportare diverse frequenze di pagamento e detrazioni fiscali, in modo da poter sempre fare affidamento su di essa quando ne hai più bisogno.
Quindi, ti hanno convinto questi vantaggi a perseguire il software di gestione paghe? 😊 Spero di sì altrimenti sarà imbarazzante. La nostra prossima sezione esplora i passaggi che devi seguire per scegliere la piattaforma di gestione paghe giusta.
Come Scegliere il Software di Gestione Paghe Giusto
Per raccogliere i benefici di un sistema di gestione paghe, è necessario possedere un tool per la gestione delle paghe. E mentre è facile cercare su Google 'i migliori sistemi di gestione paghe' e scegliere il primo che sembra piuttosto carino, rimarrai amaramente deluso. Potrebbe non essere ciò di cui hai bisogno.
Quindi, la selezione della tua soluzione per la gestione delle paghe richiede una pianificazione attenta, proprio come quando selezioni qualsiasi altro software HR. Inizia con un processo di otto passaggi.
Passo #1: Valuta le esigenze aziendali
Roma non è stata costruita in un giorno. Scegliere il giusto software di gestione paghe è il risultato di sforzi e pianificazione continui.
E tutto inizia valutando le tue esigenze di gestione paghe. Poiché ogni azienda è unica, dovresti rispondere alle seguenti domande:
Quanti dipendenti hai? I sistemi di gestione paghe hanno capacità diverse. Fai attenzione a non pagare per più funzionalità di quante ne hai bisogno.
Con quale frequenza paghi il tuo personale? Varia da ruolo a ruolo? Il tuo software di gestione paghe dovrebbe occuparsi di varie frequenze di pagamento mantenendo precisione.
Impieghi lavoratori internazionali? Se lo fai, i tuoi sistemi di gestione paghe dovrebbero essere in grado di gestire pagamenti internazionali. E prevenire tasse sulle paghe sorpresa.
Hai diversi tipi di dipendenti? Forse il tuo team impiega lavoratori con retribuzione oraria, mensile e a contratto. L'app deve semplificare la complessità dei tuoi flussi di lavoro.
Definendo i tuoi obiettivi principali, sei un passo più vicino alla scelta del giusto software di gestione paghe.
Passaggio n. 2: Fai un elenco delle funzionalità desiderate
Quindi, hai identificato le tue esigenze e le conosci a memoria. Ora è il momento di fare un elenco delle tue funzionalità 'indispensabili'. Hai bisogno di un'amministrazione dei benefici impeccabile? O funzionalità di tracciamento del tempo? Il tool ha integrazioni software con gli strumenti che usi quotidianamente?
Ad esempio, forse fai tutta la comunicazione di squadra su Slack. Se il tuo sistema di pagamento non si integra con questo strumento, renderà la tua vita più difficile e frustrante.
Quindi, rifletti attentamente sulle principali funzionalità che il sistema di pagamento dovrebbe avere per soddisfare le esigenze aziendali indicate in precedenza. Cerca di dare priorità a funzionalità come la frequenza di pagamento o l'automazione che farà il lavoro pesante al tuo posto.
Passaggio n. 3: Valuta il tuo budget
Non vuoi spendere tutti i tuoi soldi per un software di pagamento che ha molte funzionalità se ne utilizzerai solo la metà. Quindi, stabilisci un budget che ti permetta di ottenere le funzionalità desiderate.
In seguito, puoi considerare funzionalità aggiuntive se necessario. Fai attenzione, poiché i prezzi di ciascun strumento variano da fornitore a fornitore. Inoltre, hanno modelli di tariffazione diversi. Ad esempio, molti offrono un abbonamento mensile con una quota base ma un costo aggiuntivo per dipendente.
Tieni presente questo quando valuti il software di pagamento.
Passaggio n. 4: Crea un elenco di possibili fornitori
Ora è qui che inizia la divertente sfida. Prendi il tuo elenco di funzionalità, budget e obiettivi e inizia a cercare i migliori fornitori di software di pagamento per le tue esigenze specifiche. Potrebbe essere difficile iniziare, specialmente perché è probabile che questo mercato continuerà a crescere –– da $7,3 miliardi nel 2022 a un valore stimato di $15,43 miliardi entro il 2030. Ma ecco alcune domande che aiuteranno notevolmente la tua ricerca:
Qual è la funzionalità principale dello strumento?
Il software soddisfa i tuoi requisiti?
È adatto a organizzazioni piccole o grandi?
Ha una prova gratuita o una demo?
Cosa ne pensano le persone?
Quale è il numero massimo di dipendenti che può gestire?
Ha integrazioni con i tuoi strumenti preferiti?
Il prezzo dello strumento rientra nel tuo budget?
Ha più frequenze di pagamento?
Tieni presente queste domande quando stai creando il tuo elenco — ti aiuteranno sicuramente a rendere più facile questo processo.
Passo #5: Considera le capacità di sicurezza
Una caratteristica su cui non dovresti mai risparmiare nella scelta di un software di gestione paghe sono le funzionalità di sicurezza dei dati.
Questo strumento gioca con dati finanziari e personali sensibili dei dipendenti; puoi immaginare quanto possa essere rovinosa per la reputazione della tua azienda una violazione indesiderata della sicurezza informatica.
Quindi, seleziona una soluzione che disponga di forti misure di sicurezza, come la crittografia dei dati o l'autenticazione a due fattori. Per tranquillità, puoi contattare l'assistenza clienti del fornitore e chiedere come proteggeranno le tue informazioni in caso di violazione.
Di solito, la sicurezza è accompagnata dalla conformità fiscale e lavorativa. Se non è così, assicurati che lo strumento di gestione delle paghe scelto aggiorni frequentemente il suo software per riflettere le nuove leggi sulle imposte sul reddito.
Passo #6: Considera gli add-on e le integrazioni
Se sei stanco di sistemi disconnessi e di passare avanti e indietro tra le schede, dovresti cercare piattaforme di gestione paghe che si integrino con gli strumenti esistenti.
Molto software di gestione delle paghe offre integrazioni con software di contabilità di terze parti o altri processi fondamentali delle risorse umane che ti aiutano a razionalizzare i tuoi flussi di lavoro e a rendere più semplice la vita del tuo team HR.
Ad esempio, Guru — la nostra ricerca aziendale di intelligenza artificiale, hub intranet e strumento wiki — si integra con oltre 40 strumenti HR, inclusi i software di gestione paghe. Perché questo è extra utile?
Perché puoi creare una singola fonte di verità potente che mantenga i tuoi dati e le informazioni sui dipendenti coerenti su tutti i fronti. E collegarli con informazioni documentate.
Passo #7: Crea un elenco ridotto
Probabilmente hai già individuato alcune soluzioni che potrebbero ben integrarsi con i tuoi flussi di lavoro. Ma questi gioielli potrebbero perdersi nella moltitudine di altri strumenti attualmente presenti nel tuo elenco.
È tempo di tagliare.
Confronta il tuo elenco di fornitori con il tuo elenco di funzionalità indispensabili e riducili a tre o cinque buone opzioni. Il segreto è:
Leggi le recensioni su siti affidabili come TrustRadius o G2 per vedere cosa dicono gli utenti sullo strumento.
Chiedi raccomandazioni ai colleghi poiché è probabile che utilizzino già un buon strumento di gestione paghe.
Consulta i casi studio che mostrano come un determinato fornitore abbia risolto i problemi delle persone.
Alla fine di questo passaggio, dovresti avere un elenco degli strumenti che desideri testare di più. Ciò ci porta alla nostra fase finale...
Passo #8: Richiedi dimostrazioni e inizia le prove gratuite
Con il tuo elenco ridotto a disposizione, devi ora visitare il sito di ogni fornitore. E vedere se offrono prove gratuite o dimostrazioni che puoi provare.
È probabile che la maggior parte dei fornitori di software abbia prove di 14 o 30 giorni che puoi sfruttare per testare la piattaforma. Vedendo il software di gestione delle paghe in azione, puoi valutarne la facilità d'uso, le prestazioni e i servizi che offre.
Questo è un passaggio molto critico prima di effettuare un acquisto. Uno strumento potrebbe sembrare buono a prima vista, ma forse è difficile da capire e i tuoi dipendenti lo odiano.
Ecco perché dovresti chiedere anche ad altre persone di diversi dipartimenti di testare lo strumento. Possono dirti quale soluzione è quella giusta per la tua organizzazione e offrire globalmente una prospettiva più obiettiva.
Ora che sai come scegliere il giusto software HR, cos'altro c'è da fare?
Guarda le funzionalità più desiderate del sistema di pagamento!
Quali Funzionalità Cercare nel Software di Pagamento
Non tutte le soluzioni di pagamento sono create uguali. Ogni strumento ha funzionalità uniche che lo rendono buono; devi solo sapere cosa cercare. Quindi, esploriamo alcune delle caratteristiche più comuni di una soluzione di pagamento a servizio completo:
Integrazioni per il tracciamento del tempo: Una funzionalità di tracciamento del tempo è molto utile se hai dipendenti pagati all'ora, poiché ti permette di inserire i dati automaticamente e garantirne l'accuratezza durante un periodo di paga.
Opzioni di bonifico diretto: I tuoi dipendenti, nuove assunzioni e persino i potenziali candidati si aspettano di avere accesso istantaneo alle loro buste paga. Non solo li aiuta a ricevere i pagamenti in tempo, ma elimina la necessità di distribuire assegni paga cartacei.
Gestione della compensazione: La tua capacità di gestire l'indennità di malattia dei lavoratori farà una differenza significativa in questo aspro panorama lavorativo. Ti permetterà di attrarre e trattenere i migliori talenti premiandoli in base al merito senza troppi problemi.
Integrazioni: Probabilmente sei stanco di sentire parlare così tanto di integrazioni, ma sono sicuramente un salvavita. Il tuo strumento di pagamento scelto dovrebbe integrarsi facilmente nel tuo ecosistema, un po' come Guru. Guru connette tutte le app nel tuo stack tecnologico—incluso il tuo software di pagamento—e rende subito accessibili tutte le informazioni disparate dei tuoi strumenti da un'unica posizione: ovunque tu stia lavorando attualmente.
Servizio self-service per i dipendenti: Questa funzionalità consente ai dipendenti di accedere alle informazioni vitali, come PTO, moduli W-2 o buste paga ogni volta che vogliono. Ciò riduce significativamente il carico di lavoro del team HR e dà ai lavoratori maggiore responsabilità.
Ci sono molte funzionalità da considerare quando si valutano gli strumenti di pagamento, come calcolatore fiscale, depositi, ecc. Se hai seguito i passaggi sopra, sai che dipende dalle tue esigenze.
Ma quali sono i migliori strumenti software di pagamento? Abbiamo navigato in rete per te e fatto un elenco.
10 Servizi Software di Pagamento da Considerare
Se hai fatto le tue ricerche, sai quanti strumenti software di pagamento ci sono in giro. C'è OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — l'elenco potrebbe continuare all'infinito.
Ma sono validi?
Dipende da ciò che vuoi e di cosa hai bisogno. Ecco perché abbiamo selezionato con cura strumenti diversi per esigenze uniche, così puoi avere una visione completa del mercato del software di pagamento.
1. Gusto
Gusto è un programma software di pagamento online che aiuta i team HR a compilare i moduli fiscali, elaborare la busta paga e garantire la conformità alle leggi del settore.
Ma Gusto non riguarda solo la gestione delle paghe. “Gli strumenti completi di reportistica sono user-friendly e offrono una varietà di opzioni per accedere alle informazioni esatte di cui abbiamo bisogno,” dice un recensore. Inoltre, Gusto ha un semplice processo di inserimento che consente di utilizzare lo strumento in pochi minuti, non settimane.
2. Rippling
Rippling, uno strumento moderno di gestione delle risorse umane, consente ai team di gestire diversi aspetti del loro dipartimento HR, come la gestione delle paghe, i benefici, le spese e altro ancora.
Rippling calcola e presenta automaticamente le tasse sulle paghe, anche se hai dipendenti internazionali. Inoltre, ha un'app mobile dove i dipendenti possono visualizzare le buste paga o richiedere del tempo libero.
Sorpresa, sorpresa! Rippling si integra con Guru.
3. Square
Square è una soluzione tecnologica aziendale che consente ai dipartimenti HR di gestire facilmente le paghe rimanendo conformi.
Usato ogni giorno dai proprietari di piccole imprese, questo strumento offre pagamenti affidabili e si integra con il tuo sistema POS. Ciò significa che puoi pagare direttamente i dipendenti dal tuo cruscotto e elaborare i pagamenti più rapidamente.
Inoltre, se stai avendo difficoltà a compilare le tasse, Square ti aiuta a rimanere aggiornato sulla conformità attraverso consigli esperti.
E Square si integra con Guru! Cosa si può desiderare di più?
4. OnPay
OnPay — uno strumento completo di gestione delle paghe online — offre ai team HR tutto ciò di cui hanno bisogno per razionalizzare le paghe e i benefici.
“Tutto il lavoro coinvolto nell'esecuzione della gestione delle paghe e nella segnalazione allo stato viene effettuato ad un prezzo ragionevole, in modo affidabile e senza confusione e moduli aggiuntivi.”
Poiché automatizza tutti i compiti che richiedono tempo e riduce la contabilità mensile, OnPay ti consente di concentrarti su ciò che è importante. Inoltre, si integra con popolari strumenti di contabilità, monitoraggio del tempo e altri strumenti aziendali, inclusi Guru.
5. Gestione delle paghe ADP
La gestione dei salari di ADP è un servizio HR e fiscale che si assicura che la tua busta paga funzioni senza intoppi, senza troppe complicazioni.
Se dovessimo descrivere la Gestione dei salari di ADP in una frase, suonerebbe così questa recensione:
“Uno dei vantaggi più utili di ADP è accedere, scaricare e salvare facilmente le buste paga dei mesi precedenti, con un semplice clic.”
ADP ha anche una piattaforma self-service per dipendenti e manager, che puoi utilizzare sia online che tramite un'app mobile. Se hai bisogno di aiuto per qualsiasi cosa, ADP ha professionisti esperti di gestione dei salari disponibili 24/7.
Per quanto riguarda le integrazioni, la Gestione dei salari di ADP si abbina bene a Guru.
6. Paychex
Paychex offre strumenti automatizzati di elaborazione delle buste paga in una semplice soluzione HR all-in-one.
Questa soluzione rende facile pagare i tuoi dipendenti in tempo con pochi clic. Lo fa attraverso un'elaborazione flessibile, un portale self-service per dipendenti e un'amministrazione fiscale automatizzata.
“[...] La funzione di contabilità dal vivo è semplice da utilizzare, soprattutto per i principianti in contabilità.” Ciò lo rende una scelta perfetta per coloro che non sono familiari con tali strumenti.
Intuit QuickBooks ti aiuta a monitorare le spese, eseguire report dettagliati e personalizzare le fatture da una piattaforma unica. Inoltre, tiene traccia di dove va il tuo denaro salvando automaticamente le tue transazioni sulla piattaforma.
Puoi anche collegare le tue app preferite con QuickBooks; anche Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct è una piattaforma di contabilità online per liberi professionisti o piccole medie imprese.
Portando funzionalità principali come conti da pagare, gestione del denaro e fatturazione sul tavolo, Sage One può soddisfare tutte le tue esigenze. È facile da configurare e puoi accedervi 24/7, purché tu abbia una connessione internet.
Deel è una soluzione di gestione della busta paga che si rivolge a team globali, in grado di gestire le dichiarazioni, le detrazioni fiscali e la conformità ovunque si trovino i tuoi lavoratori.
Deel è ottimo perché offre una visione completa del tuo personale senza dover cambiare app. Inoltre, manager, leader e persino dipendenti possono utilizzare il portale self-service di Deel per aggiornare i dettagli del prelievo, supervisionare le spese totali della busta paga e svolgere molti altri compiti.
Pronto a fare un affare? Porta Guru con te: lavorano insieme!
10. BrightPay
BrightPay, con sede nel Regno Unito, è un sistema di gestione della busta paga basato su cloud che favorisce la collaborazione in tempo reale e riduce i ritardi nel ciclo della busta paga.
"[...] L'interfaccia utente è semplice da usare, e l'inserimento dei dati salariali è un gioco da ragazzi. Il programma automatizza le buste paga regolari facendo rullare i numeri mese dopo mese e generando indicazioni di variazione."
Inoltre, ha un portale self-service in cui i dipendenti possono accedere alle informazioni che cercano, come buste paga, ritenute, permessi annui, ecc.
BrightPay si integra con molti altri strumenti, come BrightBooks, Sage, Xero e - l'hai indovinato - Guru!
A te
Vedi? Con questa guida all'acquirente, non è così difficile imparare come scegliere un software di gestione della busta paga che faccia il suo lavoro. Osa dire che ti fa sentire più sicuro nella scelta della soluzione giusta - finalmente!
Una cosa prima di andare. Parliamo di Guru, una piattaforma aziendale di ricerca e conoscenza basata sull'IA che mantiene tutte le informazioni della tua azienda a portata di mano.
Guru si integra con i tuoi strumenti esistenti, così puoi cercare tutte le tue app, chat e documenti istantaneamente, senza dover passare da una scheda o da un compito all'altro.
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Domande frequenti (FAQ)
Quanto costa il software di gestione della busta paga?
Il prezzo varia a seconda di diversi fattori, come la dimensione dell'organizzazione, il modello di prezzo e il numero di dipendenti.
Di solito, la maggior parte dei fornitori di servizi ha un abbonamento mensile che varia da $8/mese a $49/mese. Se vuoi aggiungere nuovi utenti, dovrai pagare un costo aggiuntivo.
Altri potrebbero avere prezzi personalizzati in cui dovrai richiedere un preventivo e consultarti con il fornitore.
Esiste un software gratuito per la gestione delle paghe?
Sì, alcune soluzioni software per la gestione delle paghe offrono un piano gratuito, come Square e Deel, ma la maggior parte ha piani di abbonamento a pagamento.
Se opti per piani gratuiti, potresti ottenere un accesso limitato alle funzionalità, che probabilmente non ti aiuteranno a lungo termine.
Come posso scegliere un fornitore di paghe per una piccola impresa?
Ecco alcuni utili consigli per le piccole imprese:
Valuta le tue esigenze: Cosa stai cercando di risolvere? Hai bisogno solo di strumenti per la gestione del tempo delle paghe? O di più di questo?
Considera il tuo budget: Quanto sei disposto a spendere per lo strumento di gestione delle paghe?
Assicurati che sia scalabile: Scegli un'opzione di gestione delle paghe che cresce con la tua impresa.
Controlla le recensioni: Vedi cosa dicono altri piccoli team su uno strumento particolare.
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