Quando si tratta di creare una base di conoscenza centralizzata, lo strumento che scegli è solo un pezzo del puzzle. È importante prendersi del tempo (ossia: andare piano per andare veloce) per comprendere come la centralizzazione della conoscenza si inserisce nella cultura, nei processi e nelle persone della tua organizzazione, per trovare le migliori pratiche di gestione del cambiamento necessarie per garantire una centralizzazione della conoscenza di successo.

Naturalmente, seguire questo processo solleverà molte domande importanti a cui dovrai rispondere per andare avanti.

In termini di cultura, c'è una comprensione più ampia della necessità di una conoscenza centralizzata? C'è consenso da parte della leadership? La centralizzazione della conoscenza è collegata agli obiettivi/valori aziendali? Per i processi, quali standard di governance devono essere definiti affinché questo possa essere ripetibile e scalabile? Come viene diffusa la conoscenza? Per quanto riguarda le persone, ci sono proprietari chiari definiti che hanno tempo e budget? La creazione e la condivisione della conoscenza sono premiate?

Esaminiamo alcuni modi in cui la tua organizzazione può dare una svolta alla gestione del cambiamento nel lavoro di centralizzazione della conoscenza.

Identifica il tuo stato attuale e ideale

Non puoi andare avanti finché non capisci dove ti trovi e dove vuoi essere. Per creare un piano completo per centralizzare la tua conoscenza, ti consigliamo di prenderti del tempo per definire lo stato attuale della tua base di conoscenza e riflettere su come appare nel suo stato futuro idealizzato.

Questo esercizio può aiutarti a definire le fasi del tuo progetto in termini di obiettivi a breve e lungo termine. Può anche aiutarti a determinare i tuoi elementi essenziali rispetto a quelli desiderabili quando definisci le caratteristiche e le capacità della tua base di conoscenza. Quando hai una visione specifica per il futuro, sarà più facile ispirare gli altri a unirsi a te mentre prosegui con la tua strategia di centralizzazione della conoscenza.

Come parte dell'esercizio, è utile definire come appare una centralizzazione della conoscenza di successo e come misurerai tale successo. Avere metriche definite insieme a un solido piano focalizzato sulla gestione del cambiamento rende più facile creare il business case per la centralizzazione della conoscenza. Questo può essere molto utile per creare consenso, mostrare urgenza e ottenere supporto critico dalla leadership. Scopri di più sul processo di gestione del cambiamento.

Definisci il tuo team

Ci vuole molto lavoro e dedizione per centralizzare la conoscenza, per questo è fondamentale definire il tuo team principale per il progetto. Assegnare ruoli e responsabilità dà alle persone un senso di appartenenza e responsabilità personale. Assicura anche che tutti i compiti necessari possano essere completati e che i proprietari della conoscenza siano coinvolti nel processo di centralizzazione della conoscenza. Senza una definizione chiara dei ruoli, è molto facile che i singoli team inizino a sviluppare le proprie soluzioni di conoscenza. Questo porta a una proliferazione degli strumenti e alla temuta versione incontrollata che può verificarsi senza una conoscenza verificata.

Ti consigliamo di creare un Consiglio della Conoscenza per i nostri clienti. Un Consiglio della Conoscenza è un gruppo di rappresentanti di ciascuno dei team che usano Guru che si riuniscono regolarmente per mantenere Guru al massimo livello e garantire che soddisfi le esigenze di ciascun dipartimento.

Da Guru, utilizziamo il modello RACI per supportare la nostra Governance della Conoscenza. Il nostro responsabile delle comunicazioni interne è il Responsabile, con team leader esperti di materia designati come Accountabili. Tutta la nostra azienda ha l'opportunità di essere consultata e informata attraverso il nostro canale Slack Guru-on-Guru dove discutiamo di tutto ciò che riguarda la Governance di Guru. Abbiamo anche uno Sponsor Esecutivo per garantire che ci sia consenso da parte della leadership e per facilitare la comunicazione dall'alto verso il basso durante i nostri Town Hall interni.

Crea opportunità di crescita

Un elemento importante del processo di gestione del cambiamento è fornire opportunità di feedback. Questo può essere collegato al processo di creazione di conoscenza centralizzata e/o alla conoscenza all'interno della tua base di conoscenza centralizzata.

Ci sono molti modi per realizzarlo. Da Guru, abbiamo creato una Collezione di Sottomissioni di Conoscenza dove chiunque può creare nuova conoscenza; questa viene poi riesaminata, curata e verificata da esperti di materia. Abbiamo anche il nostro canale Slack #guru-on-guru dove abbiamo un flusso di lavoro incorporato per idee e azioni di conoscenza e condividiamo nuove migliori pratiche che i singoli team hanno definito in modo che altri possano adottarle.

Aggiorna tutti

Una volta che hai tutti i tuoi processi in atto per la centralizzazione della conoscenza, è il momento di aggiornare tutti sul perché stai apportando queste modifiche. I clienti hanno creato video fantastici per entusiasmare tutti riguardo alla loro nuova base di conoscenza centralizzata. Abbiamo anche la nostra bellissima Guru Academy che supporta il coinvolgimento delle parti interessate in modo scalabile.

Puoi sfruttare la nostra funzionalità di annunci per comunicare processi e migliori pratiche ai tuoi team. Da Guru, utilizziamo le nostre Knewslettern per condividere nuove informazioni e migliori pratiche e integriamo ciò con brevi video dei principali stakeholder e della leadership per fornire contesto sul perché stiamo agendo.

Infine, integrare questo nel tuo processo di onboarding permette ai tuoi nuovi assunti di aderire al tuo piano di conoscenza centralizzata fin da subito. Le schede Guru possono essere incorporate e collegate a sistemi LMS. Guru è quindi il manuale su come i dipendenti supportano la tua base di conoscenza.

Sei pronto a fare i primi passi verso la centralizzazione della conoscenza aziendale? Inizia a usare Guru così puoi gestire la centralizzazione nel modo giusto!