Implementare cambiamenti al lavoro può essere...sfidante per dirla in modo velato. Che tu stia affrontando una cultura resistente al cambiamento o che fatichi a creare consenso, avere gli strumenti e la documentazione giusti può fare molto per aiutare i tuoi sforzi di gestione del cambiamento.

Hai difficoltà a trovare il modello giusto per i tuoi piani? Se stai cercando modelli e documentazione da utilizzare, sei sulla strada giusta, ma non dovresti fermarti a uno solo.

Un piano di gestione del cambiamento completo prevede diversi componenti che richiederanno ciascuno la propria attenzione.

Ti daremo tutto il necessario per creare la migliore strategia di gestione del cambiamento possibile.

Non scherzavamo quando abbiamo detto che questa sarà una guida per esperti sulla gestione del cambiamento. Continua a leggere per scoprire perché hai bisogno di un piano di gestione del cambiamento e cosa dovrebbe includere, e ottenere molti modelli gratuiti di piano di gestione del cambiamento e Guru Cards per aiutarti lungo il percorso.

Terminologia del processo di gestione del cambiamento

Prima di entrare nel vivo del nostro post, parliamo un po' dei termini. Se vuoi eccellere nella gestione del cambiamento e giustificare bene le tue modifiche proposte, dovrai imparare il linguaggio. Ecco alcuni termini che vorrai assicurarti di comprendere:

Perché hai bisogno di un piano di gestione del cambiamento

Affinché un cambiamento organizzativo avvenga con successo, molte cose devono allinearsi. Avrai bisogno del consenso della leadership, dell'aiuto di altri team e di un programma ragionevole per completare tutto.

Il tuo piano di gestione del cambiamento sarà lo strumento principale che utilizzi per gestire l'intero processo. Un piano ben scritto può aiutarti a ottenere intuizioni sul tuo budget, programma, comunicazione, flusso di lavoro, portata complessiva e risorse disponibili.

Quando hai un piano ben ponderato, puoi contribuire a ridurre al minimo e tenere conto dell'impatto che il cambiamento proposto potrebbe avere. È essenziale tenere presente che qualsiasi cambiamento ha il potenziale di interrompere il lavoro. Invece di cercare di fare tutto in una volta, una strategia di gestione del cambiamento può permetterti di implementare cambiamenti più piccoli e incrementali che possono comunque guidarti verso il tuo obiettivo finale senza causare troppe frizioni.

Avere un piano formalizzato e scritto ti dà anche la possibilità di adottare un approccio agile alla gestione del cambiamento. Quando sei nella fase di pianificazione, tutto ciò che stai facendo può sembrare perfetto, ma alla fine, tutti i tuoi piani passano da una fase idealizzata a quella reale. Quando hai in atto un piano di gestione del cambiamento, puoi apportare modifiche e aggiustamenti secondo necessità.

Come scrivere un piano di gestione del cambiamento?

Ogni piano di gestione del cambiamento potrebbe essere unico, ma contiene comunque alcuni elementi di base critici. Quando stai assemblando il tuo piano, ricorda di tenere a mente queste cose essenziali.

Dimostrare la necessità di un cambiamento

Non dare per scontato che tutti sappiano che è necessario un cambiamento (anche se pensi che sia incredibilmente ovvio). Alcune persone potrebbero pensare che tutto stia funzionando perfettamente così com'è, e altri potrebbero non essere coinvolti abbastanza per capire perché stai spingendo così tanto per apportare un cambiamento.

Quando dimostri la tua necessità di cambiamento, darai ai tuoi stakeholder chiave una chiara comprensione del perché debbano investire tempo/denaro/risorse nel tuo progetto proposto.

Questo facilita la creazione di consenso e riduce la resistenza al cambiamento.

Approfondisci qualsiasi dato tu possa trovare a supporto del tuo cambiamento proposto, che provenga da fonti interne o esterne (è ancora meglio se riesci a trovare entrambi). Pensa a cosa motiva di più i tuoi stakeholder e trova i punti di dati che li attraggono per rendere il tuo caso ancora più solido.

Dichiara chiaramente i benefici che il tuo cambiamento può portare all'organizzazione. Piani e proposte che puoi ricollegare agli obiettivi complessivi dell'azienda possono fare colpo sui poteri che contano.

Comprendere la propria portata

Quando la maggior parte delle persone pensa all'ambito del progetto, considera quanto tempo ci vorrà. Sebbene sia importante pensare a un programma ragionevole per il tuo progetto, questo è solo la base di ciò che deve essere.

È molto raro che le cose colpiscano solo una singola persona o anche solo un team o un reparto.

Tutto ciò che fai è interconnesso al lavoro, quindi anche i bisogni delle altre persone dovrebbero essere considerati nel processo di gestione del cambiamento.

Prenditi del tempo per riflettere su ciò che sarà colpito dai tuoi cambiamenti proposti.

Hai difficoltà a determinare la tua portata? Fatti queste domande:

• Quali team e individui saranno maggiormente colpiti dai miei cambiamenti proposti?
• Quali politiche saranno influenzate dai miei cambiamenti?
• Le mansioni lavorative dovranno cambiare per rendere il mio cambiamento il più efficace possibile?
• Devono essere considerati cambiamenti alla struttura organizzativa?

Identifica le persone chiave

È difficile (se non impossibile) per una singola persona attuare cambiamenti al lavoro. Avrai bisogno di molto aiuto se vuoi vedere i tuoi piani realizzati, e la maggior parte di esso proviene dai tuoi stakeholder e dal tuo team di gestione del cambiamento.

Ricorda: gli stakeholder e i membri del team sono due cose molto diverse.

I tuoi stakeholder possono essere molto coinvolti nell'esito del tuo progetto. Potrebbero essere investitori, dipendenti di livello dirigente o manager, ma non svolgeranno gran parte, se non nessuna, del lavoro. I membri del tuo team di gestione del cambiamento saranno le persone che si occupano di gran parte di ciò che deve essere fatto per attuare i cambiamenti.

Quando pensi ai membri del tuo team, non pensare solo alle persone che faranno un lavoro di produzione. Considera di avviare un consiglio consultivo per il cambiamento responsabile della supervisione del lavoro e della concessione di approvazioni e indicazioni quando necessario.

Determinare budget e traguardi

Si stima che circa il 70% dei cambiamenti fallisca perché le persone non credono che gli sforzi ne valgano la pena o pensano che le cose stiano funzionando. Uno dei modi più semplici per evitare di cadere in questa trappola è delineare traguardi e budget molto chiari.

Capisco che il cambiamento non può provenire dal nulla.

Che tu stia investendo denaro, tempo o lavoro da parte di altre persone, assicurati di fare un budget realistico per tutto. Un buon budget dovrebbe avere un margine di manovra per garantire che tutto funzioni ancora senza problemi in caso tu debba apportare modifiche future.

I traguardi possono essere considerati come piccoli punti di controllo nel tuo viaggio di cambiamento, ma se vuoi ottenere il massimo da essi, tratta ciascuno come un po' di controllo. Un prossimo traguardo è un ottimo momento per rivalutare i tuoi piani e assicurarti che tutto funzioni ancora per il tuo team.

Imposta il tuo piano di comunicazione

Comunicazione chiara e coerente è la chiave per qualsiasi piano di gestione del cambiamento. Quando adotti un approccio strategico alla comunicazione, stai facendo molto per mantenere le persone concentrate e favorire un senso di fiducia. Non stai lavorando al buio o cercando di nascondere i tuoi progressi; stai cercando di essere visibile e accessibile in ogni fase del processo.

Crea opportunità per le persone di porre domande e sii chiaro su quali informazioni puoi condividere e cosa deve aspettare una data successiva. Imposta un tono positivo per le conversazioni e non aver paura di affrontare domande difficili. Anche se hai dei problemi o devi rivalutare i tuoi piani, essere aperto e onesto su ciò che sta accadendo può contribuire a mantenere il supporto.

Cosa serve a ogni piano di gestione del cambiamento per avere successo?

Ogni piano di gestione del cambiamento ha una serie di componenti più piccoli, e la giusta documentazione svolge un ruolo cruciale nel mantenere tutto insieme. Se sei pronto a dare vita ai tuoi piani, possiamo darti alcune indicazioni su ciò che devi includere e anche fornire alcuni modelli per aiutarti lungo il percorso.

Piano di comunicazione per la gestione del cambiamento

Se vuoi che il tuo piano di gestione del cambiamento vada avanti senza intoppi, dovrai ottenere il consenso dei principali stakeholder della tua azienda. È qui che un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento è utile.

Tabella di marcia per la gestione del cambiamento

Il tempismo è tutto quando crei un piano di gestione del cambiamento. Tracciare una cronologia aiuta a mantenere il tuo team in carreggiata per raggiungere determinati traguardi e aiuta a impostare le aspettative riguardo al tuo ritmo di lavoro.

Ruoli chiari nella gestione del cambiamento

Definire i ruoli è un must nella gestione efficace del cambiamento. Assegnare ruoli aiuta a dare struttura al tuo lavoro e garantisce che il lavoro più importante nel tuo progetto venga eseguito.

Chi si occuperà di aggiornare la documentazione riguardo al lavoro che stai svolgendo? Hai un designer o sviluppatore designato per questo progetto? Chi si occuperà di mantenere la comunicazione attiva con gli stakeholder?

Hai difficoltà a delegare ruoli? A volte non deve essere tutto compito tuo. Sentiti libero di coinvolgere i membri del team per vedere se qualcuno vuole assumersi un compito.

Consiglio di controllo delle modifiche

È tempo di pensare alle persone principali che guideranno il progetto. Ricorda, potresti avere un ampio gruppo di persone che lavorano al tuo progetto, ma avrai bisogno di un “decisore” per determinati compiti. Sarà responsabile di eventuali modifiche e decisioni che si discostano dal tuo piano originale.

Processo di gestione del cambiamento definito

Ora che hai un'idea chiara di cosa vuoi ottenere e una visione del tuo team e del tuo consiglio, puoi finalmente immergerti nel processo. Qui delineerai chiaramente cosa deve accadere per far avanzare il tuo cambiamento. Questa è una delle parti più importanti del lavoro di gestione del cambiamento, e fortunatamente per te, abbiamo una guida che può aiutarti. Scopri di più su come definire un processo di gestione del cambiamento.

Strumenti per la gestione del cambiamento

Non c'è niente di sbagliato ad avere diversi strumenti nel tuo stack tecnologico quando sei nel mezzo del processo di gestione del cambiamento. Devi solo assicurarti che tutti siano chiari sugli strumenti che utilizzerai.

Non puoi avere il tuo designer principale che lavora in Figma mentre la maggior parte delle persone in produzione è ancora in Adobe. Assicurati che tutti siano allineati sugli strumenti giusti da utilizzare prima di immergerti troppo nel tuo lavoro di gestione del cambiamento.

Piano di analisi della gestione del cambiamento

Il tuo eccellente piano di gestione del cambiamento è stato eseguito, e ora devi vedere se hai fatto i cambiamenti giusti. Qui entrerà in gioco il tuo piano di analisi della gestione del cambiamento. Determina quali metriche misurerai per valutare il successo e delinea quali obiettivi devi raggiungere.

Risorse aggiuntive per la gestione del cambiamento

Abbiamo appena menzionato alcuni elementi essenziali per i piani di gestione del cambiamento. Ti abbiamo fornito ciò di cui hai bisogno per attuare cambiamenti, ma a seconda della maturità della tua azienda e del settore, potresti aver bisogno di un po' più di aiuto.

Se vuoi contare fino all'ultimo dettaglio, potresti considerare di aggiungere questi documenti al tuo piano di gestione del cambiamento complessivo:

Piano di formazione per la gestione del cambiamento

C'è una differenza tra sapere che un cambiamento sta arrivando ed essere pronti ad affrontarlo. Elimina le congetture da qualsiasi cambiamento che hai effettuato e fornisci alle persone indicazioni chiare su come procedere.

Modelli di risorse per la gestione del cambiamento

Cosa devo fare se ho bisogno di apportare cambiamenti nel nuovo processo?

Come posso assicurarmi di utilizzare tutto correttamente?

Fornisci alle persone le risposte di cui hanno bisogno prima che abbiano bisogno di porre domande con una guida alle risorse. Includi documentazione aggiuntiva utile, direttive necessarie e informazioni su chi contattare se hanno bisogno di ulteriore aiuto.

Modulo di richiesta di modifica

Hai bisogno di apportare modifiche a un certo processo? Qualcuno di un altro team ha un'ottima proposta per nuovi processi? Fai in modo che le persone presentino un modulo di richiesta di modifica affinché i loro suggerimenti rimangano sotto il tuo radar.

Registro degli ordini di modifica

Non lasciare che le modifiche vengano apportate nell'oscurità o senza contesto. Un registro di gestione dei cambiamenti adeguato può mostrarti il lavoro importante che il tuo team ha già svolto per attuare cambiamenti e può darti un'idea del motivo per cui sono state fatte determinate modifiche.

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