Il momento peggiore di lavorare in un silo è rendersi conto che si sta lavorando in un silo.

Al mio primo lavoro, ricordo di aver esaminato meticolosamente una bozza di rapporto molto specifica. Ho trascorso ore a fare modifiche e aggiornare grafici solo per rendermi conto più tardi nella settimana che era tutto vano. Stavo lavorando su una versione obsoleta che non era stata ancora aggiornata sul drive del dipartimento.

Non sono solo io a provare questo tipo di frustrazione. Si scopre che i team perdono fino a 20 ore al mese a causa dei silos informativi. Il problema dei silos è aumentato man mano che i luoghi di lavoro sono passati a modelli in ufficio, remoti e ibridi negli ultimi anni. Non sorprende che sia ancora più facile perdersi nei silos quando non si lavora nello stesso spazio fisico dei propri colleghi.

Silos informativi

Iniziamo con cosa intendiamo quando parliamo di silos informativi. Detto in modo semplice, i silos informativi si verificano quando i team all'interno di un'organizzazione non condividono informazioni e processi tra loro. I silos di solito iniziano in piccolo e crescono man mano che le organizzazioni si espandono, ostacolando la collaborazione.

Quindi perché si formano i silos nelle organizzazioni?

Cause dei silos

Quasi tutte le organizzazioni hanno silos e di solito sono involontari. Non c'è un motivo unico per cui si formano i silos, ma alcune ragioni comuni per questa mancanza di trasparenza includono:

Priorità diverse

Quando gruppi all'interno di un'organizzazione hanno priorità diverse (o peggio, contrastanti), le informazioni e i processi non scorrono fluidamente. Naturalmente, ogni team ha i propri obiettivi, ma una cultura aziendale trasparente dovrebbe aiutare il team ad allineare le priorità tra gruppi.

Status quo

L'inerzia è una forza potente. Le organizzazioni spesso incontrano difficoltà quando i processi radicati devono adattarsi per accogliere cambiamenti.

Politica aziendale

Le grandi organizzazioni spesso hanno una rete complessa di relazioni tra vari gruppi. Le informazioni e i processi potrebbero non fluire facilmente a causa delle personalità nel luogo di lavoro.

Geografia e cultura

I team sono sempre più distribuiti in tutto il mondo e composti da individui con diverse origini culturali. Fusi orari diversi, competenze linguistiche e altri fattori possono contribuire a luoghi di lavoro silo.

Mancanza di sicurezza psicologica

La fiducia è un componente essenziale su come collaborare in modo efficace con i colleghi. Quando i team sentono di poter presentare idee rischiose e sperimentare con il supporto del proprio team, l'innovazione fiorisce. Quando questo non è il caso, la comunicazione si interrompe e possono verificarsi silos.

Sistemi inefficaci

Le tecnologie e i processi giusti possono fare la differenza in termini di trasparenza. Usare i sistemi sbagliati può introdurre attriti inutili nel condividere informazioni e lavorare insieme.

Costi dei silos

Sfortunatamente, i silos non sprecano solo tempo. L'effetto silo nelle organizzazioni può causare problemi importanti.

Riduce il morale e le prestazioni. Infatti, l'86% dei leader sostiene che la mancanza di collaborazione tra pari ha portato a fallimenti sul luogo di lavoro. I silos portano spesso a lavoro inutile e a una mancanza di adattabilità. Impattano anche i clienti! Secondo Aberdeen, il 15% del tempo di un agente call center in silo viene speso tentando di ottenere informazioni per servire i clienti. Quando è stata l'ultima volta che hai goduto di aspettare in una fila al servizio clienti?

Identificare i silos nel proprio team

Alcuni silos sono evidenti. Per il resto, dovrai fare qualche indagine. Per aiutarti a capire dove la comunicazione e la collaborazione stanno andando male, considera i sondaggi e le interviste.

Ci sono alcuni tipi di sondaggi che possono aiutarti a comprendere meglio i silos informativi tra i team. Innanzitutto, considera di utilizzare un sondaggio di coinvolgimento dei dipendenti. Questo tipo di sondaggio ti aiuterà a identificare quali dipendenti si sentono più connessi al proprio team e all'azienda, così come quali dipendenti si sentono più isolati.

Allo stesso modo, puoi creare un sondaggio con domande specifiche su comunicazione e collaborazione per individuare problemi. Un altro tipo di sondaggio utile è il sondaggio di opinione. I sondaggi di opinione vengono inviati con una frequenza regolare e spesso individuano i problemi dei silos prima che inizino a causare problemi.

In aggiunta ai sondaggi, considera di condurre interviste di uscita e interviste di permanenza con i dipendenti. Le interviste di uscita dovrebbero illuminare i motivi per cui i dipendenti se ne vanno e quale parte del turnover è causata dai silos informativi. D'altro canto, le interviste di permanenza sono discussioni con dipendenti che sono stati con l'azienda per un periodo significativo e possono illuminare dove la collaborazione tra pari sta avendo successo.

Strategie per abbattere i silos e introdurre una collaborazione efficace

Una volta identificati i silos informativi del tuo team, è tempo di iniziare ad abbattere quei silos e sostituirli con una base di trasparenza. Ecco alcune strategie che possono aiutarti a migliorare la comunicazione e la collaborazione nel tuo team.

Allineare obiettivi e valori

Far lavorare insieme in modo efficace diversi gruppi inizia con l'assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in termini di obiettivi e valori aziendali. Questo inizia con la leadership. Assicurati che tutti comprendano la missione dell'azienda e sappiano come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale.

Da lì, identifica gli obiettivi dei team individuali e mettili nel contesto delle missioni aziendali e degli obiettivi degli altri team. Ripeti regolarmente questi obiettivi e valori, sia durante le riunioni generali.

Sii proattivo nella comunicazione

È sorprendentemente difficile effettivamente sovra-comunicare in un contesto lavorativo, soprattutto quando si fa in modo asincrono. È molto più comune che le persone si sentano escluse.

Se sei preoccupato di sopraffare il tuo team con troppe informazioni, considera se stai fornendo un messaggio chiaro e conciso e poi offri opportunità affinché le persone possano saperne di più in un sistema che funzioni per tutti.

Una buona regola empirica è comunicare di più, non meno. Quando hai dei dubbi, sii proattivo nella comunicazione. Il tuo team ti ringrazierà a lungo termine.

Incoraggiare la sperimentazione attraverso la condivisione

Provare qualcosa di nuovo può essere spaventoso, soprattutto se è qualcosa che potrebbe fallire. Detto questo, i team innovativi devono sentirsi a proprio agio nel prendere rischi.

Un modo per incoraggiare la sperimentazione è creare un ambiente in cui i team possano condividere i propri esperimenti, sia che si tratti di uno spazio fisico come un laboratorio o una workshop, sia di uno spazio digitale come un blog o un sito di intranet aziendale. Sperimentando in modo trasparente, i team possono imparare dai successi e dai fallimenti reciproci, e sentirsi più a loro agio nel prendere rischi futuri sapendo di avere un sistema di supporto su cui contare.

Incoraggiare attività di team-building

Creare relazioni di lavoro positive è essenziale per una collaborazione efficace. Considera di ospitare eventi di team-building che aiutino i dipendenti a conoscersi meglio e a promuovere un senso di cameratismo.

Ci sono molti tipi diversi di attività di team-building tra cui scegliere, da corsi di cucina di gruppo a cacce al tesoro e volontariato. La chiave è trovare attività che tutti apprezzeranno e che li aiuteranno a vedersi in una luce diversa.

Rendere l'informazione del team accessibile

Non basta incoraggiare una cultura in cui le persone vogliono condividere informazioni: devi anche fornire loro gli strumenti giusti. Rendi facile per i team trovare e condividere informazioni tra loro.

Spesso ciò significa impostare una base di conoscenza centralizzata come Guru per assicurarsi che le informazioni siano facili da usare. Significa creare un ambiente di condivisione delle informazioni accessibile per gli utenti per accedere e contribuire.

Addio silos

I silos informativi sono assolutamente un problema comune nei luoghi di lavoro, ma i team di successo riescono ad affrontarli con strategie proattive e a migliorare la collaborazione tra team.

Prendendosi del tempo per identificare dove esistono i silos nel proprio team e introducendo strategie efficaci, migliorerai le prestazioni, il morale e altro ancora nel tuo team.