Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Scopri come la gestione della conoscenza può aiutare le aziende a superare i problemi del burnout e della rotazione dei dipendenti, e altri problemi legati agli ambienti di lavoro asincroni.
Quando il mondo ha cominciato a lavorare da casa da un giorno all'altro, ci sono stati molti modi ovvi per i datori di lavoro di migliorare la qualità della vita dei loro dipendenti. Orari flessibili, attrezzature per ufficio a casa, happy hour virtuali e abbigliamento da casa con logo erano tra i benefici immediati condivisi con i dipendenti mentre avviavamo le nostre vite da remoto. Ma mentre la novità dei pantaloni tinti a crudo sfuma e la realtà degli attuali e futuri ambienti di lavoro si fa sentire, è imperativo che i leader facciano il punto sulla loro infrastruttura tecnologica e si chiedano: “abbiamo tutto ciò di cui abbiamo bisogno per avere successo?”
Abbiamo già dettagliato quali riteniamo siano gli elementi critici di un stack tecnologico per il lavoro remoto (videoconferenze, comunicazione e messaggistica tra team, e gestione della conoscenza), ma riconosciamo che per i team che non avevano questi strumenti in precedenza agli ordini di rimanere a casa in tutto il mondo, ottenerli richiede lavoro. E in un momento in cui i budget tecnologici sono sottoposti a maggiore scrutinio che mai, dimostrare la necessità di nuovi strumenti è cruciale.
La necessità di strumenti di videoconferenza e chat è evidente quando le riunioni di persona e le conversazioni passive al tavolo del pranzo non sono più possibili—questo è stato visto all’inizio della nostra transizione al lavoro remoto. Il report di Okta del 2020 Business @ Work (Da Casa) ha notato una crescita del 110% mese su mese da febbraio a marzo per Zoom, e una crescita del 19% per Slack, mostrando quanto rapidamente questi strumenti siano diventati la spina dorsale dei nostri luoghi di lavoro. Ma la necessità di strumenti di collaborazione remota stava già crescendo di prevalenza prima che la pandemia colpisse davvero gran parte del mondo—nei primi di febbraio di quest'anno, Forbes segnalava l'importanza crescente della collaborazione senza attriti sul posto di lavoro poiché i dipendenti si aspettano flessibilità al di fuori dei contesti d'ufficio tradizionali.
Scopri l'opportunità di una cultura guidata dalla conoscenza
L'impatto della gestione della conoscenza sulle forze lavoro da remoto
Questo si applica alla necessità di gestione della conoscenza così come—anche se i “sintomi” di una mancanza di gestione della conoscenza potrebbero non essere evidenti come l'incapacità di tenere riunioni da remoto senza uno strumento di videoconferenza. Le conseguenze di non avere uno strumento di gestione della conoscenza e una cultura di condivisione della conoscenza possono compromettere seriamente la capacità di una squadra di collaborare in modo efficace ed efficiente. Ecco alcune sorprendenti indicazioni che la tua squadra ha bisogno di un intervento di condivisione della conoscenza:
Malcontento e successiva rotazione dei dipendenti della Generazione Z
Sebbene molti siano rapidi a etichettare chiunque abbia meno di 40 anni come millennial, i membri più anziani della Generazione Z hanno già fatto il loro ingresso nel mondo del lavoro (è importante notare che alcune scale considerano la Generazione Z a partire dal 1995 mentre altre dicono che è iniziata nel 1997, il che significa che i membri più anziani avranno circa 25 anni quest'anno). Quando la Generazione Z entra nel mondo del lavoro, si aspetta che la tecnologia sia presente non solo per rendere possibile il loro giorno per giorno, ma anche per aiutarli a concentrarsi sul loro lavoro più significativo. Uno studio di ServiceNow sui dipendenti della Generazione Z ha scoperto che il 42% di loro ha dichiarato che lascerebbe un lavoro che richiede loro di dedicare troppo tempo a compiti amministrativi, illustrando una generazione desiderosa di fornire lavoro di alto valore senza molta pazienza per orientarsi in sistemi legacy ingombranti.
In un nostro recente sondaggio tra gli utenti di Guru che hanno attuato un programma aziendale di gestione della conoscenza, il 45% ha riferito che una delle maggiori sfide per i nuovi assunti prima di Guru era trovare le informazioni giuste in vari sistemi, una sfida per cui i dipendenti della Generazione Z, che probabilmente costituiscono una parte significativa dei nuovi assunti in molte aziende, hanno poca tolleranza.
Inoltre, il 43% degli intervistati ha dichiarato che Guru li ha aiutati a spendere più tempo nella pianificazione strategica, indicando che la gestione della conoscenza può aiutare i dipendenti a spostare il loro focus da lavori amministrativi a lavori più significativi. Il 93% degli intervistati nota che Guru ha avuto un impatto sul coinvolgimento e sulla felicità dei dipendenti, suggerendo che una cultura di condivisione della conoscenza che supporti lavori ad alto valore può avere un enorme impatto sul morale.
Burnout generale dei dipendenti e cattivo equilibrio tra vita e lavoro
Non sono solo i dipendenti della Generazione Z a sentire le conseguenze di una mancanza di gestione della conoscenza in un'azienda: i dipendenti più anziani, specialmente quelli che sono diventati esperti di settore (SMEs), sono altamente suscettibili al burnout in un ambiente che non dà priorità alla condivisione della conoscenza. Gallup riporta che la causa n. 2 del burnout dei dipendenti è un carico di lavoro ingestibile—significando che mantenere i dipendenti ad alto valore concentrati solo sul loro lavoro più impattante è della massima importanza.
Spesso, gli SME sono i membri del team che sono stati in azienda per anni; in team in rapida crescita, probabilmente hanno ricoperto più posizioni e nelle startup, probabilmente hanno visto diverse iterazioni dello sviluppo del prodotto. Diventano per default la persona “di riferimento” quando il tuo team non riesce a trovare le informazioni di cui ha bisogno, che si tratti di una domanda dettagliata sul prodotto o di confusione riguardo a un processo amministrativo. Questi continui “tacchetti sulla spalla” potrebbero sembrare innocui, ma possono accumularsi notevolmente nel tempo e contribuire in modo significativo al carico di lavoro ingestibile degli SMEs, che devono rispondere a queste domande oltre a svolgere il loro normale lavoro.
La gestione della conoscenza può svolgere un ruolo chiave nel ridurre il burnout degli SME restituendo loro tempo, e permettendo al resto del tuo team di essere più autonomo. Il 98% dei clienti intervistati che utilizzano Guru in tutta l'organizzazione ha dichiarato che Guru ha avuto un impatto sul tempo che il loro team spende a rispondere a domande ripetute, e il 99% ha dichiarato che Guru ha impattato il tempo che il loro team spende a cercare informazioni. Il 19% ha anche dichiarato che Guru ha aiutato il loro team a trascorrere più tempo in attività al di fuori del lavoro, dimostrando che la gestione della conoscenza può portare a un migliore equilibrio tra vita e lavoro. Quando sia i condivisori di conoscenza che i cercatori di conoscenza comprendono la cultura di condivisione della conoscenza del tuo team, la loro propensione ad evitare il burnout è molto più alta. Scopri di più sulla differenza tra conoscenza attiva e passiva e come ciascuna contribuisce alla condivisione della conoscenza.
Sovraccarico di riunioni e la lotta per passare a una comunicazione asincrona
“Questa riunione avrebbe potuto essere un'email”—battute a parte, la fatica da riunione è diventata molto più evidente quando hanno iniziato a svolgersi attraverso gli schermi. Ma, anche mesi fa, i pionieri comprendevano l'importanza di ridurre le riunioni di persona e di dare al loro team la possibilità di collaborare in modo asincrono. Infatti, Gartner prevede che le riunioni in presenza scenderanno dal 60% al 25% entro il 2024, e che le aziende con un approccio ben ponderato a uno stile di lavoro “nomade” avranno accesso a talenti migliori rispetto a quelle che rimangono indietro (non sorprende, specialmente ora).
CNBC ha evidenziato la politica del CEO di Basecamp, Jason Fried, di non tenere riunioni di persona, che è il modo in cui il loro team storicamente ibrido evita favoritismi verso i dipendenti in ufficio. Invece, favoriscono la documentazione scritta, che poi distribuiscono a tutti i loro dipendenti allo stesso modo. Avere politiche e procedure permanenti su come le informazioni vengono democratizzate è fondamentale per garantire che un ambiente di lavoro con meno riunioni possa avere successo.
Un altro elemento critico per una cultura di meno conversazioni faccia a faccia è un sistema migliore per la condivisione della “conoscenza passiva”, secondo MIT Sloan. Mentre incoraggiano i team appena remoti a pensare di includere le informazioni “belle da sapere” nella comunicazione “necessaria da sapere”, suggeriamo anche di implementare una cultura più ampia di condivisione collaborativa della conoscenza—dove le riunioni e le chat uno a uno non sono la fine di tutti i segreti di una comunicazione veritiera.
Per ridurre con successo le riunioni, è fondamentale che il tuo team comprenda dove e come riceveranno le informazioni, e si fidi che siano accurate quando lo faranno. Tra i clienti intervistati che utilizzano Guru in tutta l'azienda, il 97% ha dichiarato che la capacità di sapere che le informazioni sono costantemente aggiornate da un esperto è importante per abilitare con successo il loro team. Quando i team sentono di avere un canale efficace per condividere e verificare informazioni integralmente, è molto più facile premere “elimina” su quel blocco nel calendario.
La strada da seguire con il lavoro asincrono
Ci troviamo in un momento unico in cui la comunicazione e la collaborazione streamline sono più urgenti che mai—e la loro assenza è avvertita più acutamente che mai. Mentre il tuo team si prepara per il successo oggi e in futuro, è importante ricordare che il lavoro remoto, e i requisiti che ne derivano, sono destinati a restare, e sono arrivati da un po' di tempo. Implementando strumenti e processi oggi che aiutano il tuo team a lavorare in modo più collaborativo, asincrono e mirato, puoi consentire al tuo team di fare davvero il proprio miglior lavoro da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.
Quando il mondo ha cominciato a lavorare da casa da un giorno all'altro, ci sono stati molti modi ovvi per i datori di lavoro di migliorare la qualità della vita dei loro dipendenti. Orari flessibili, attrezzature per ufficio a casa, happy hour virtuali e abbigliamento da casa con logo erano tra i benefici immediati condivisi con i dipendenti mentre avviavamo le nostre vite da remoto. Ma mentre la novità dei pantaloni tinti a crudo sfuma e la realtà degli attuali e futuri ambienti di lavoro si fa sentire, è imperativo che i leader facciano il punto sulla loro infrastruttura tecnologica e si chiedano: “abbiamo tutto ciò di cui abbiamo bisogno per avere successo?”
Abbiamo già dettagliato quali riteniamo siano gli elementi critici di un stack tecnologico per il lavoro remoto (videoconferenze, comunicazione e messaggistica tra team, e gestione della conoscenza), ma riconosciamo che per i team che non avevano questi strumenti in precedenza agli ordini di rimanere a casa in tutto il mondo, ottenerli richiede lavoro. E in un momento in cui i budget tecnologici sono sottoposti a maggiore scrutinio che mai, dimostrare la necessità di nuovi strumenti è cruciale.
La necessità di strumenti di videoconferenza e chat è evidente quando le riunioni di persona e le conversazioni passive al tavolo del pranzo non sono più possibili—questo è stato visto all’inizio della nostra transizione al lavoro remoto. Il report di Okta del 2020 Business @ Work (Da Casa) ha notato una crescita del 110% mese su mese da febbraio a marzo per Zoom, e una crescita del 19% per Slack, mostrando quanto rapidamente questi strumenti siano diventati la spina dorsale dei nostri luoghi di lavoro. Ma la necessità di strumenti di collaborazione remota stava già crescendo di prevalenza prima che la pandemia colpisse davvero gran parte del mondo—nei primi di febbraio di quest'anno, Forbes segnalava l'importanza crescente della collaborazione senza attriti sul posto di lavoro poiché i dipendenti si aspettano flessibilità al di fuori dei contesti d'ufficio tradizionali.
Scopri l'opportunità di una cultura guidata dalla conoscenza
L'impatto della gestione della conoscenza sulle forze lavoro da remoto
Questo si applica alla necessità di gestione della conoscenza così come—anche se i “sintomi” di una mancanza di gestione della conoscenza potrebbero non essere evidenti come l'incapacità di tenere riunioni da remoto senza uno strumento di videoconferenza. Le conseguenze di non avere uno strumento di gestione della conoscenza e una cultura di condivisione della conoscenza possono compromettere seriamente la capacità di una squadra di collaborare in modo efficace ed efficiente. Ecco alcune sorprendenti indicazioni che la tua squadra ha bisogno di un intervento di condivisione della conoscenza:
Malcontento e successiva rotazione dei dipendenti della Generazione Z
Sebbene molti siano rapidi a etichettare chiunque abbia meno di 40 anni come millennial, i membri più anziani della Generazione Z hanno già fatto il loro ingresso nel mondo del lavoro (è importante notare che alcune scale considerano la Generazione Z a partire dal 1995 mentre altre dicono che è iniziata nel 1997, il che significa che i membri più anziani avranno circa 25 anni quest'anno). Quando la Generazione Z entra nel mondo del lavoro, si aspetta che la tecnologia sia presente non solo per rendere possibile il loro giorno per giorno, ma anche per aiutarli a concentrarsi sul loro lavoro più significativo. Uno studio di ServiceNow sui dipendenti della Generazione Z ha scoperto che il 42% di loro ha dichiarato che lascerebbe un lavoro che richiede loro di dedicare troppo tempo a compiti amministrativi, illustrando una generazione desiderosa di fornire lavoro di alto valore senza molta pazienza per orientarsi in sistemi legacy ingombranti.
In un nostro recente sondaggio tra gli utenti di Guru che hanno attuato un programma aziendale di gestione della conoscenza, il 45% ha riferito che una delle maggiori sfide per i nuovi assunti prima di Guru era trovare le informazioni giuste in vari sistemi, una sfida per cui i dipendenti della Generazione Z, che probabilmente costituiscono una parte significativa dei nuovi assunti in molte aziende, hanno poca tolleranza.
Inoltre, il 43% degli intervistati ha dichiarato che Guru li ha aiutati a spendere più tempo nella pianificazione strategica, indicando che la gestione della conoscenza può aiutare i dipendenti a spostare il loro focus da lavori amministrativi a lavori più significativi. Il 93% degli intervistati nota che Guru ha avuto un impatto sul coinvolgimento e sulla felicità dei dipendenti, suggerendo che una cultura di condivisione della conoscenza che supporti lavori ad alto valore può avere un enorme impatto sul morale.
Burnout generale dei dipendenti e cattivo equilibrio tra vita e lavoro
Non sono solo i dipendenti della Generazione Z a sentire le conseguenze di una mancanza di gestione della conoscenza in un'azienda: i dipendenti più anziani, specialmente quelli che sono diventati esperti di settore (SMEs), sono altamente suscettibili al burnout in un ambiente che non dà priorità alla condivisione della conoscenza. Gallup riporta che la causa n. 2 del burnout dei dipendenti è un carico di lavoro ingestibile—significando che mantenere i dipendenti ad alto valore concentrati solo sul loro lavoro più impattante è della massima importanza.
Spesso, gli SME sono i membri del team che sono stati in azienda per anni; in team in rapida crescita, probabilmente hanno ricoperto più posizioni e nelle startup, probabilmente hanno visto diverse iterazioni dello sviluppo del prodotto. Diventano per default la persona “di riferimento” quando il tuo team non riesce a trovare le informazioni di cui ha bisogno, che si tratti di una domanda dettagliata sul prodotto o di confusione riguardo a un processo amministrativo. Questi continui “tacchetti sulla spalla” potrebbero sembrare innocui, ma possono accumularsi notevolmente nel tempo e contribuire in modo significativo al carico di lavoro ingestibile degli SMEs, che devono rispondere a queste domande oltre a svolgere il loro normale lavoro.
La gestione della conoscenza può svolgere un ruolo chiave nel ridurre il burnout degli SME restituendo loro tempo, e permettendo al resto del tuo team di essere più autonomo. Il 98% dei clienti intervistati che utilizzano Guru in tutta l'organizzazione ha dichiarato che Guru ha avuto un impatto sul tempo che il loro team spende a rispondere a domande ripetute, e il 99% ha dichiarato che Guru ha impattato il tempo che il loro team spende a cercare informazioni. Il 19% ha anche dichiarato che Guru ha aiutato il loro team a trascorrere più tempo in attività al di fuori del lavoro, dimostrando che la gestione della conoscenza può portare a un migliore equilibrio tra vita e lavoro. Quando sia i condivisori di conoscenza che i cercatori di conoscenza comprendono la cultura di condivisione della conoscenza del tuo team, la loro propensione ad evitare il burnout è molto più alta. Scopri di più sulla differenza tra conoscenza attiva e passiva e come ciascuna contribuisce alla condivisione della conoscenza.
Sovraccarico di riunioni e la lotta per passare a una comunicazione asincrona
“Questa riunione avrebbe potuto essere un'email”—battute a parte, la fatica da riunione è diventata molto più evidente quando hanno iniziato a svolgersi attraverso gli schermi. Ma, anche mesi fa, i pionieri comprendevano l'importanza di ridurre le riunioni di persona e di dare al loro team la possibilità di collaborare in modo asincrono. Infatti, Gartner prevede che le riunioni in presenza scenderanno dal 60% al 25% entro il 2024, e che le aziende con un approccio ben ponderato a uno stile di lavoro “nomade” avranno accesso a talenti migliori rispetto a quelle che rimangono indietro (non sorprende, specialmente ora).
CNBC ha evidenziato la politica del CEO di Basecamp, Jason Fried, di non tenere riunioni di persona, che è il modo in cui il loro team storicamente ibrido evita favoritismi verso i dipendenti in ufficio. Invece, favoriscono la documentazione scritta, che poi distribuiscono a tutti i loro dipendenti allo stesso modo. Avere politiche e procedure permanenti su come le informazioni vengono democratizzate è fondamentale per garantire che un ambiente di lavoro con meno riunioni possa avere successo.
Un altro elemento critico per una cultura di meno conversazioni faccia a faccia è un sistema migliore per la condivisione della “conoscenza passiva”, secondo MIT Sloan. Mentre incoraggiano i team appena remoti a pensare di includere le informazioni “belle da sapere” nella comunicazione “necessaria da sapere”, suggeriamo anche di implementare una cultura più ampia di condivisione collaborativa della conoscenza—dove le riunioni e le chat uno a uno non sono la fine di tutti i segreti di una comunicazione veritiera.
Per ridurre con successo le riunioni, è fondamentale che il tuo team comprenda dove e come riceveranno le informazioni, e si fidi che siano accurate quando lo faranno. Tra i clienti intervistati che utilizzano Guru in tutta l'azienda, il 97% ha dichiarato che la capacità di sapere che le informazioni sono costantemente aggiornate da un esperto è importante per abilitare con successo il loro team. Quando i team sentono di avere un canale efficace per condividere e verificare informazioni integralmente, è molto più facile premere “elimina” su quel blocco nel calendario.
La strada da seguire con il lavoro asincrono
Ci troviamo in un momento unico in cui la comunicazione e la collaborazione streamline sono più urgenti che mai—e la loro assenza è avvertita più acutamente che mai. Mentre il tuo team si prepara per il successo oggi e in futuro, è importante ricordare che il lavoro remoto, e i requisiti che ne derivano, sono destinati a restare, e sono arrivati da un po' di tempo. Implementando strumenti e processi oggi che aiutano il tuo team a lavorare in modo più collaborativo, asincrono e mirato, puoi consentire al tuo team di fare davvero il proprio miglior lavoro da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento.
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