Istituendo un team di campioni in grado di creare una struttura di governance della conoscenza, un'organizzazione può impostare la sua base di conoscenze per un successo duraturo.
Quindi hai ricostruito la tua base di conoscenze. Congratulazioni! Ma cosa succede adesso? Come fai a garantire di non dover fare una ricostruzione totale di nuovo? Anche quando si inizia con le migliori intenzioni, è facile per i team — e per le aziende — lasciare che una base di conoscenze pulita diventi gradualmente inutilizzabile. Tuttavia, istituendo un team di campioni della conoscenza in grado di creare una struttura di governance, un'organizzazione può preparare la sua base di conoscenze per un successo duraturo.
Nel sistema di gestione delle conoscenze, le persone sono rappresentate da due gruppi altrettanto importanti: la base di conoscenze, che ospita la conoscenza, e il consiglio di governance, che ne protegge l'integrità. Queste sono le loro storie.
Chi fa parte di un consiglio di governance della conoscenza?
Un consiglio di governance della conoscenza dovrebbe essere composto da personale chiave abilitante. Se il tuo compito è preparare il tuo team per il successo, la gestione della conoscenza è un componente chiave di questo. Indipendentemente dal tipo di ruolo di abilitazione in cui ti trovi, la gestione della conoscenza è il modo in cui puoi garantire la continuità dell'esperienza e dell'informazione sia all'interno che all'esterno del tuo team. Prendiamo come esempio l'abilitazione delle vendite, anche se questo è applicabile a tutti i ruoli di abilitazione, compresi l'abilitazione dei ricavi e l'abilitazione tecnologica.
"Oltre a una base di conoscenze dinamica, robusta e facilmente accessibile, le organizzazioni dovrebbero avere seminari, workshop, tutoraggi e altri programmi di formazione per mantenere il loro [team] in ottima forma."
Fondamentalmente, mantenere una base di conoscenze di qualità è così fondamentale per essere un leader di abilitazione efficace che è considerato un dato di fatto. Visto in questo modo, è semplice identificare chi fa parte del tuo consiglio di conoscenza: tutti i membri del team in ruoli di abilitazione formali o de facto.
Qual è il compito del consiglio di governance della conoscenza?
Formalizzare le linee guida per la creazione e la manutenzione dei contenuti di conoscenza (e renderli facilmente accessibili)
Promuovere un utilizzo corretto della tua base di conoscenze
Attenerti a ripetizioni di vecchi problemi e risolvere quelli nuovi
Vuoi imparare ancora di più sulla governance delle conoscenze e sugli audit delle conoscenze? Ottieni la registrazione del nostro webinar:
Formalizzare le linee guida della base di conoscenze
Non preoccuparti; il compito di un consiglio di conoscenza non è creare il contenuto; è garantire che il contenuto creato sia utilizzabile e ricercabile. Quando un team cresce oltre circa 15 persone (e soprattutto quando uno inizia a crescere rapidamente), formalizzare le linee guida è un must. Le linee guida dovrebbero includere tutto, dalla formattazione corretta della conoscenza al processo per crearla/modificarla (es: indicare chi potrebbe essere un SME valido) e i cicli di verifica ideali.
La buona notizia è che puoi mantenere queste linee guida stesse ricercabili e utilizzabili mettendole direttamente nella tua base di conoscenze. Assicurati di considerarle come un documento vivo, soggetto agli stessi cicli di verifica e revisione di tutte le tue altre conoscenze.
Promuovere un utilizzo corretto
Un altro compito per il consiglio di conoscenza è garantire un utilizzo continuo della base di conoscenze. Una regola generale è che quando una base di conoscenze è utile per un team/org, i canali di comunicazione diventano più silenziosi. Questo è principalmente perché le domande che prima venivano poste in chat (o faccia a faccia) vengono ora ricercate nella tua base di conoscenze. Ma questo non è un comportamento automatico, specialmente quando i team non sono abituati a poter contare su una KB.
Una volta che hai ricostruito una base di conoscenze, incoraggia a usarla come riferimento ricordando a coloro che fanno domande di controllare prima nella tua KB prima. Assicurati di dare la forza ai singoli membri del team di fare lo stesso. Non è sufficiente addestrare all'uso corretto, devi assicurarti che ci sia un'adeguata formazione per la promozione.
Controllare i segni di una base di conoscenze rotta
L'ultimo pezzo del puzzle della governance è lavorare per prevenire un collasso nella tua base di conoscenze. Dopo tutto, una volta che l'hai messa in ottima forma, non vuoi lasciarla di nuovo andare a pezzi. La chiave qui è delineare i problemi che hanno portato al collasso l'ultima volta e documentare eventuali nuovi problemi che emergono lungo la strada. Questo ti consente di dire, ad esempio: “OK, Slack sta tornando a essere davvero rumoroso con domande di nuovo. Quali sono le domande che vengono poste? Le risposte sono accessibili nella nostra base di conoscenze? Oh, non sono etichettate correttamente!” dandoti l'opportunità di risolvere problemi di basso livello prima che si trasformino in un totale fallimento della base di conoscenze.
Quindi hai ricostruito la tua base di conoscenze. Congratulazioni! Ma cosa succede adesso? Come fai a garantire di non dover fare una ricostruzione totale di nuovo? Anche quando si inizia con le migliori intenzioni, è facile per i team — e per le aziende — lasciare che una base di conoscenze pulita diventi gradualmente inutilizzabile. Tuttavia, istituendo un team di campioni della conoscenza in grado di creare una struttura di governance, un'organizzazione può preparare la sua base di conoscenze per un successo duraturo.
Nel sistema di gestione delle conoscenze, le persone sono rappresentate da due gruppi altrettanto importanti: la base di conoscenze, che ospita la conoscenza, e il consiglio di governance, che ne protegge l'integrità. Queste sono le loro storie.
Chi fa parte di un consiglio di governance della conoscenza?
Un consiglio di governance della conoscenza dovrebbe essere composto da personale chiave abilitante. Se il tuo compito è preparare il tuo team per il successo, la gestione della conoscenza è un componente chiave di questo. Indipendentemente dal tipo di ruolo di abilitazione in cui ti trovi, la gestione della conoscenza è il modo in cui puoi garantire la continuità dell'esperienza e dell'informazione sia all'interno che all'esterno del tuo team. Prendiamo come esempio l'abilitazione delle vendite, anche se questo è applicabile a tutti i ruoli di abilitazione, compresi l'abilitazione dei ricavi e l'abilitazione tecnologica.
"Oltre a una base di conoscenze dinamica, robusta e facilmente accessibile, le organizzazioni dovrebbero avere seminari, workshop, tutoraggi e altri programmi di formazione per mantenere il loro [team] in ottima forma."
Fondamentalmente, mantenere una base di conoscenze di qualità è così fondamentale per essere un leader di abilitazione efficace che è considerato un dato di fatto. Visto in questo modo, è semplice identificare chi fa parte del tuo consiglio di conoscenza: tutti i membri del team in ruoli di abilitazione formali o de facto.
Qual è il compito del consiglio di governance della conoscenza?
Formalizzare le linee guida per la creazione e la manutenzione dei contenuti di conoscenza (e renderli facilmente accessibili)
Promuovere un utilizzo corretto della tua base di conoscenze
Attenerti a ripetizioni di vecchi problemi e risolvere quelli nuovi
Vuoi imparare ancora di più sulla governance delle conoscenze e sugli audit delle conoscenze? Ottieni la registrazione del nostro webinar:
Formalizzare le linee guida della base di conoscenze
Non preoccuparti; il compito di un consiglio di conoscenza non è creare il contenuto; è garantire che il contenuto creato sia utilizzabile e ricercabile. Quando un team cresce oltre circa 15 persone (e soprattutto quando uno inizia a crescere rapidamente), formalizzare le linee guida è un must. Le linee guida dovrebbero includere tutto, dalla formattazione corretta della conoscenza al processo per crearla/modificarla (es: indicare chi potrebbe essere un SME valido) e i cicli di verifica ideali.
La buona notizia è che puoi mantenere queste linee guida stesse ricercabili e utilizzabili mettendole direttamente nella tua base di conoscenze. Assicurati di considerarle come un documento vivo, soggetto agli stessi cicli di verifica e revisione di tutte le tue altre conoscenze.
Promuovere un utilizzo corretto
Un altro compito per il consiglio di conoscenza è garantire un utilizzo continuo della base di conoscenze. Una regola generale è che quando una base di conoscenze è utile per un team/org, i canali di comunicazione diventano più silenziosi. Questo è principalmente perché le domande che prima venivano poste in chat (o faccia a faccia) vengono ora ricercate nella tua base di conoscenze. Ma questo non è un comportamento automatico, specialmente quando i team non sono abituati a poter contare su una KB.
Una volta che hai ricostruito una base di conoscenze, incoraggia a usarla come riferimento ricordando a coloro che fanno domande di controllare prima nella tua KB prima. Assicurati di dare la forza ai singoli membri del team di fare lo stesso. Non è sufficiente addestrare all'uso corretto, devi assicurarti che ci sia un'adeguata formazione per la promozione.
Controllare i segni di una base di conoscenze rotta
L'ultimo pezzo del puzzle della governance è lavorare per prevenire un collasso nella tua base di conoscenze. Dopo tutto, una volta che l'hai messa in ottima forma, non vuoi lasciarla di nuovo andare a pezzi. La chiave qui è delineare i problemi che hanno portato al collasso l'ultima volta e documentare eventuali nuovi problemi che emergono lungo la strada. Questo ti consente di dire, ad esempio: “OK, Slack sta tornando a essere davvero rumoroso con domande di nuovo. Quali sono le domande che vengono poste? Le risposte sono accessibili nella nostra base di conoscenze? Oh, non sono etichettate correttamente!” dandoti l'opportunità di risolvere problemi di basso livello prima che si trasformino in un totale fallimento della base di conoscenze.
