Da Guru, crediamo che il posto di lavoro cambierà per sempre. La pandemia ci ha costretti tutti a un esperimento non opzionale di dover svolgere immediatamente il 100% del nostro lavoro da remoto.

Sebbene questo abbia influenzato tutti in modi diversi, una cosa che è diventata chiara è la sfida che affrontano i team quando il 100% delle loro interazioni passa dal faccia a faccia al virtuale. Il modo in cui comunichiamo, i tipi di riunioni che abbiamo, gli strumenti di cui abbiamo bisogno per lavorare efficacemente insieme hanno tutti ricevuto un grande raggio di luce, evidenziando cose che funzionano bene, cose che non funzionano affatto e cose che possono effettivamente funzionare meglio.

Con la riapertura degli uffici, è altamente improbabile che le cose tornino semplicemente a "come erano". Molti team opereranno in una sorta di posto di lavoro "ibrido", strutturando le loro settimane lavorative con un mix di giorni di lavoro da remoto e in ufficio. Questo è, secondo me, un cambiamento molto positivo, poiché ottimizzeremo il nostro lavoro intorno a ciò che è meglio realizzabile di persona e a ciò che è meglio svolto da casa o in uno spazio ininterrotto. Per non parlare del beneficio alle nostre vite personali che è reso possibile da una dinamica lavorativa più flessibile.

Al centro di gran parte di questo cambiamento c'è l'idea che la comunicazione sul posto di lavoro passerà da sincrona a asincrona. Gran parte dei modi in cui i team comunicano sarà progettata con l'assunzione che i team non siano più insieme, di persona, o anche nella stessa struttura. Invece di impostare le interazioni del team su riunioni dal vivo, scriveremo le nostre idee, conoscenze, aggiornamenti di stato, FAQ, politiche, decisioni e le condivideremo con i nostri team da leggere, commentare, agire, decidere, ecc.

Definire la "regola d'oro"

In questa nuova dinamica, ognuno in un team avrà un ruolo fondamentale sia nella lettura che nella scrittura. Ci sono diversi esempi di team che sono cresciuti "nativi remoti" che parlano di una Cultura Scritta e come questo sia fondamentale per operare.

Da Guru, uno dei nostri valori fondamentali è Cercare e Condividere Conoscenza.

Valorizziamo l'apertura e la trasparenza da Guru e ci sentiamo obbligati a garantire che questi comportamenti facciano parte del nostro modo di operare come azienda. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo recentemente rilasciato la nostra Regola d'Oro della Comunicazione Interna:

Cerchiamo e Condividiamo Conoscenza. Affinché ciò funzioni, deve esserci un “contratto” tra te e tutti coloro con cui lavori a Guru. Questo significa che ognuno di noi si impegna a fare 2 cose…

(1) Condividi la tua conoscenza in modo asincrono, sapendo che anche gli altri cercano di comprendere ciò che condividi. Riconosci il pubblico a cui stai condividendo e ottimizza per loro, perché è importante per te che comprendano.

(2) Cerca di assimilare le conoscenze che altri hanno trascorso tempo a preparare per condividerle con te. Se ciò che viene condiviso è poco chiaro o irrilevante, riconosci il valore nel condividere quel feedback per migliorare ciò che viene condiviso in futuro.

Crediamo che entrambe le componenti di questa regola siano fondamentali. Scomponiamo ciascuna di esse, partendo dalla parte 1:

Condividi la tua conoscenza in modo asincrono...

Questo si riferisce tipicamente a conoscenze scritte o registrate. Include una richiesta chiara che può essere semplicemente quella di leggere, una richiesta di commenti, voti, idee, ecc., insieme a una data di scadenza per quando vorresti che ciò fosse completato. Questo potrebbe essere un aggiornamento di stato, una decisione che deve essere presa, o anche conoscenze di prodotto a supporto di un imminente lancio.

...sapendo che gli altri cercheranno di assimilare ciò che condividi.

Scrivere/registrare richiede tempo. Assumiamo che i nostri compagni di squadra siano entusiasti di leggere ciò che abbiamo preparato, e questo ci motiva a spendere il nostro tempo per svolgere questo lavoro. (Maggiore su questo nella seconda parte della nostra regola.)

Riconosci il pubblico a cui stai condividendo e ottimizza per loro...

Cerchiamo di evitare comunicazioni generali che potrebbero interessare solo un sottoinsieme di un team, mantenendo un elevato rapporto segnale/rumore.

...perché è importante per te che comprendano.

I team informati sono più propensi a essere ispirati, coinvolti e entusiasti del lavoro che svolgono. Tutti noi giochiamo un ruolo nel contribuire a questo!

Quindi questa è la prima “metà”, ed è un impegno a prendere tempo per fare il lavoro per mantenere informati gli altri. Ora, esaminiamo la seconda metà:

Cerchi di assimilare le conoscenze che altri hanno trascorso tempo a preparare per condividerle con te.

Come accennato sopra, la richiesta qui è di riconoscere che “entrambi i lati della condivisione della conoscenza” devono essere presenti affinché questo funzioni. Tutti conosciamo la sensazione se qualcuno organizza una riunione dal vivo e l'altra persona non si presenta. Questo dovrebbe essere percepito allo stesso modo.

Se ciò che viene condiviso è poco chiaro o irrilevante, riconosci il valore di condividere quel feedback per migliorare ciò che viene condiviso in futuro.

L'ultima parte del ciclo qui... nessuno sarà perfetto nella scrittura! Fornire feedback gentile e sincero su come un autore può migliorare ciò che comunica rafforza il flusso di comunicazione futuro. Dimostra anche all'autore che ti importa di ciò che ha scritto.

Chi ha tempo per fare tutto questo? La mia giornata è già piena di riunioni!

Sappiamo cosa stai pensando... ma qui è dove inizia la magia! Una delle conseguenze più preziose di un team che si impegna nella regola d'oro è velocità. Le riunioni dal vivo richiedono coordinamento. Dobbiamo guardare un calendario e trovare un momento che funzioni per tutti coloro che devono partecipare alla conversazione. Più grande è la riunione, più lontano sarà programmata, poiché la probabilità di slot di tempo aperti diminuisce. Forse questo argomento è una decisione importante che deve essere presa, ma dobbiamo programmare la riunione a una settimana da oggi, poiché è il primo momento in cui tutti possono farlo funzionare.

In questo scenario, abbiamo già perso una settimana prima ancora di avere la nostra prima conversazione! Ora aggiungi i diversi fusi orari e i programmi lavorativi, improvvisamente quelle finestre temporali comuni si restringono ulteriormente.

Ora, rigiriamo tutto questo per vedere come funziona per un team che segue la Regola d'Oro.

Immagina che qualcuno abbia un argomento di cui vuole parlare con il proprio team. Annotano l'argomento, lo inviano su Slack ai loro compagni di squadra e chiedono loro un feedback entro 2 giorni. Iniziano a ricevere commenti dai loro compagni di squadra, a cui rispondono nel loro tempo. Più compagni di squadra commentano, più risposte arrivano e in pochi giorni questo argomento scritto ha già una serie di feedback, preoccupazioni e idee catturate e documentate.

Nell'approccio sincrono, la prima riunione non si è nemmeno ancora svolta. Ma nell'approccio asincrono, alcuni giorni dopo l'argomento viene affrontato e il team è già andato avanti. Immagina che ciò accada ripetutamente nei nostri team. La collaborazione passa da Riunioni dal Vivo: L'Assassino Silenzioso del Progresso a La Regola d'Oro: un Superpotere di Team e Vantaggio nell'Esecuzione.

Modi in cui seguiamo la Regola d'Oro al lavoro

La Regola d'Oro è nuova per noi, qualcosa che abbiamo introdotto quest'anno. Ecco alcuni modi iniziali in cui stiamo seguendo la Regola da Guru.

Assicurarci di avere una “comunicazione con scopo”

Questa è la guida che diamo a tutti i dipendenti. Riguarda l'elevato rapporto segnale/rumore di cui ho accennato sopra.

Utilizziamo una metodologia di decisione

Incoraggiamo l'uso di documenti decisionali per progredire nelle decisioni il più lontano possibile in modo asincrono, il che consente (1) di prendere la decisione completamente in modo asincrono, o (2) quando si svolge una riunione dal vivo, tutti sono molto avanti nel processo e di solito l'obiettivo della riunione è finalizzare una decisione. Utilizziamo anche il concetto di DRI per garantire che sia chiaro come vengono effettivamente prese le decisioni e chi le prende.

Incoraggiamo il pre-lettura sui temi che un team desidera discutere

Le pre-letture delle riunioni sono sembrate un buon passo successivo per noi. Fanno sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda prima di una riunione e ci impediscono di perdere tempo a presentare diapositive invece di discutere attivamente le cose. La prossima domanda per noi è dove possiamo evitare completamente la riunione dal vivo?

Stabiliamo le migliori pratiche per Slack

Incoraggiamo la maggior parte delle conversazioni a svolgersi in canali pubblici. Incoraggiamo @menzioni nei canali pubblici per indirizzare i compagni di squadra ad agire e aiutare a gestire tutte le chiacchiere. Un altro esempio di aiuto con il segnale attraverso il rumore. Usiamo anche indicatori di urgenza. Ad esempio, se forniamo un documento da leggere e commentare, usiamo l'abbreviazione di 1, 3, 5 giorni per dare ai lettori una comprensione di quando dovrebbero rispondere.

Usiamo Guru per inviare annunci

Gli annunci vengono inviati a gruppi specifici di persone e forniscono un chiaro invito all'azione per leggere qualcosa. Gli avvisi sono in coda e facilmente accessibili dalla nostra app web, dalla nostra estensione, Slack e Teams, ecc. La maggior parte dei nostri annunci sono distribuiti in questo modo. È stato il modo più efficace per garantire il mezzo con il più alto rapporto segnale/rumore per comunicare informazioni importanti.

Facciamo una revisione settimanale dei nostri progetti attivi più critici

Ogni settimana i nostri DRI di progetto forniscono aggiornamenti sui loro progetti in Asana il giovedì. Ogni venerdì la leadership rivede e fornisce feedback anche tramite Asana. Questo consente una comunicazione rapida, aperta e asincrona su tutte le nostre iniziative aziendali più critiche.

Stabiliamo blocchi di calendario per la lettura e la scrittura

Un modo in cui lo facciamo è senza riunioni interne il mercoledì. È importante fare spazio per quel tempo di lettura e scrittura. La maggior parte di noi pensa abitualmente alla programmazione di una riunione dal vivo come un modo per creare uno spazio dedicato per trattare un argomento. È sul calendario, a un orario specificato, in modo che quella conversazione, quel “scambio di conoscenze in presenza” sia probabile che accada.

Ma nel mondo della Regola d'Oro, funziona in modo diverso.

Più del nostro tempo si sposta via da queste riunioni dal vivo e verso un tempo dedicato alla lettura e scrittura. Ma questo tempo deve comunque essere riflesso nel tuo calendario. Abbiamo bisogno di un tempo simile di concentrazione ritagliato specificamente per lettura e scrittura. Questo è un tempo altamente efficiente, poiché 1 ora di lettura e scrittura può spesso salvarti 10 ore di tempo di riunione dal vivo.

Spero che questa sia stata una guida utile affinché tu possa portare alcune di queste insegnamenti al tuo team! Mentre continuiamo ad apprendere di più qui, certamente continueremo a condividere. Come ho accennato, sotto molti aspetti, il posto di lavoro ha davanti a sé i suoi giorni migliori mentre le aziende riconoscono che tecniche come questa hanno come risultato combinato sia un aumento delle performance aziendali che un incremento della soddisfazione dei dipendenti.