Poiché le aziende hanno iniziato a passare dal lavoro remoto come una necessità temporanea a uno stile di vita, si è detto molto sulla questione della produttività.

“Come possiamo essere certi che tutti siano produttivi come quando lavoravano in ufficio?” chiedono le persone, strappandosi quasi i capelli per l'ansia? “Cosa possono fare i manager per garantire che tutti rimangano concentrati e completino il proprio lavoro?”

Risulta che un modo semplice per aiutare le persone a lavorare è (rullino i tamburi) dare loro in realtà più tempo per lavorare!

“Mercoledì senza riunioni” “Venerdì senza riunioni” “Giorni senza riunioni”. Non importa come lo chiami. Molti uffici stanno aderendo alla tendenza di dichiarare certi giorni o periodi di tempo come “senza riunioni” e noi siamo uno di essi!

Giorni senza riunioni: cosa sono e come funzionano

Un concetto con un nome come “giorni senza riunioni” è piuttosto semplice. I giorni senza riunioni sono giorni lavorativi in cui le persone possono aspettarsi una mancanza di riunioni. Ma... perché una società dovrebbe farlo?

Credici o no, molti luoghi di lavoro stanno implementando i giorni senza riunioni come modo per aumentare la produttività in due modi:

• Dare ai dipendenti tempo per concentrarsi su compiti importanti di “lavoro profondo” senza doversi preoccupare di essere interrotti
• Costringere le riunioni regolari a lavorare un po' di più

Alcuni compiti lavorativi richiederanno un po' più di tempo e riflessione rispetto ad altri. Può essere incredibilmente raro che le persone trovino abbastanza tempo per essere “concentrate” durante la loro normale giornata lavorativa. I giorni senza riunioni stanno rapidamente diventando un modo per dare alle persone più tempo per concentrarsi sul proprio lavoro.

Pensa a quanto potresti fare se avessi un giorno in cui sapevi di non affrontare interruzioni. Potresti concentrarti sul lavoro strategico, sviluppare nuove idee o semplicemente recuperare il terreno poiché non dovrai preoccuparti di essere coinvolto in qualcos'altro.

Alcune aziende portano i giorni senza riunioni a un livello completamente diverso. Permetteranno ai dipendenti di spegnere i propri telefoni e silenziare le notifiche per avere una concentrazione completa. Dopo tutto, un avviso sui piani per il pranzo di domani può aspettare se stai passando del tempo a ideare e risolvere problemi complessi.

Per quanto riguarda il commento “far lavorare le riunioni di più”… puoi davvero dire sinceramente che ogni singola riunione che hai in calendario sia un buon uso del tuo tempo? C'è un motivo per cui la ricerca mostra che il 40% delle persone ritiene che le proprie riunioni siano improduttive.

Le riunioni inutili hanno rivendicato un'altra vittima

Potremmo dire molto sulla cultura che circonda le riunioni interminabili. Ci sono molti manager e colleghi che pensano che le riunioni siano automaticamente produttive per il semplice fatto di essere riunioni. Invece di ottenere qualcosa di significativo, passerai solo altri 30-45 minuti su un problema che avrebbe potuto essere risolto con un DM.

Le persone tendono a mettere un po' più di impegno nella pianificazione di riunioni efficaci quando sanno di non avere molto tempo per farle. Quando implementi i giorni senza riunioni, sei essenzialmente costretto ad assicurarti che le tue riunioni regolari siano più efficienti e orientate agli obiettivi.

Come facciamo i giorni senza riunioni: nessuna riunione interna il mercoledì

C'è un motivo per cui siamo grandi sostenitori dei giorni senza riunioni: abbiamo uno nostro.  Abbiamo esaminato a lungo il modo in cui gestiamo le comunicazioni interne in Guru e volevamo trovare modi per aiutare tutti a lavorare in modo più efficace. Abbiamo implementato la nostra versione dei mercoledì senza riunioni in cui incoraggiamo i dipendenti a non programmare riunioni interne. Le riunioni con i clienti erano consentite, ma anche i manager sono stati incoraggiati a trovare date alternative ogni volta che fosse possibile.

Finora, dobbiamo dire che ci stiamo divertendo con i risultati. Il nostro più recente sondaggio tra i dipendenti mostra che il 75% dei rispondenti afferma che il mercoledì senza riunioni è stato efficace nel aumentare il tempo di concentrazione e ridurre il numero di riunioni. Considerando che gran parte di questo post è stato scritto in un mercoledì senza riunioni, sembra che tutto stia funzionando come previsto!

Come implementare un giorno senza riunioni tuo

Ami l'idea di avere un giorno senza riunioni, ma non sei sicuro di come far concordare ai poteri che siano. Non preoccuparti, noi siamo qui per aiutarti.

Perché i giorni senza riunioni funzionino, hai bisogno di due cose. Una è una comprensione solida di quanto bene funzionano le tue attuali riunioni per il team. Consigliamo vivamente di effettuare un audit delle riunioni per ridurre il tempo trascorso in riunioni improduttive. Se hai bisogno di un aiutino per determinare quanto bene stiano andando le cose, ti consigliamo di seguire la nostra regola delle 4 P.

Avrai anche bisogno di avere tutti d'accordo su quando avverrà il tempo di concentrazione. Per fortuna, sappiamo esattamente come fare. Ogni azienda può avere politiche e necessità diverse, ma ci sono alcuni principi di base dei giorni senza riunioni che ne garantiscono il successo. Se vuoi realizzare il tuo sogno di giorni senza riunioni, ecco cosa devi fare.

Giustificare

Non intendiamo edulcorarlo. Ci sarà un po' di resistenza da parte della dirigenza e dei colleghi su un giorno senza riunioni. Le riunioni sono praticamente sinonimo di lavoro in alcuni uffici, quindi le persone potrebbero rimanere un po' sorprese quando annuncerai che i giorni senza riunioni diventeranno la norma.

Avere motivazioni chiare su perché vuoi che le persone partecipino ai giorni senza riunioni. Sentiti libero di menzionare alcuni dei nostri punti di discussione di cui sopra e sottolinea come questo possa dare alle persone un po' più di controllo sul proprio programma.

Comunica

Affinché i giorni senza riunioni funzionino, tu e i membri del tuo team dovete comunicare il più possibile. I giorni senza riunioni funzioneranno solo (e rimarranno) se le persone sono in grado di completare cose importanti. Assicurati di sottolineare l'importanza della comunicazione, indipendentemente dal fatto che sia un giorno senza riunioni o meno.

Questo è uno dei motivi per cui siamo grandi fan della comunicazione asincrona al lavoro. Tieni aperte le linee di comunicazione e consenti alle persone di lavorare quando ne hanno bisogno. Implementare qualcosa di semplice come una regolare newsletter che raccoglie contenuti importanti da condividere e leggere invece di occupare tempo in riunioni può essere un grande risparmio di tempo.

Imposta le tue regole

I giorni senza riunioni valgono anche come “giorni senza e-mail” e “giorni senza Slack”? Le riunioni con i clienti sono comunque ammissibili nei giorni senza riunioni, o devi riprogrammare? Cosa succede se hai un'emergenza che richiede che alcune persone si colleghino a una chiamata?

Non lasciare le persone a indovinare

Ogni azienda gestirà i giorni senza riunioni come meglio crede. Stabilire regole fondamentali sulle aspettative riguardo a determinati aspetti può rendere i tuoi giorni senza riunioni più efficaci e meno confusi. Assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda su cosa può essere fatto in questi giorni e cosa deve aspettare.

La consapevolezza è fondamentale per far funzionare i giorni senza riunioni. I candidati per un lavoro potrebbero essere in grado di incontrare il team solo nel tuo giorno senza riunioni. Il momento migliore per te e un collega per incontrarvi e fare brainstorming potrebbe funzionare solo nel tuo venerdì senza riunioni. Ci saranno sempre eccezioni alla regola. Assicurati solo di fare la tua parte seguendo i protocolli stabiliti, di usare il tuo tempo libero per riunioni in modo saggio e di rispettare il fatto che è un giorno senza riunioni per tutti gli altri nel tuo team.

Ricorda, affinché questo funzioni, tutti devono seguire le regole, e questo include le persone in posizione di leadership. Assicurati che le persone nella direzione siano chiare sulle regole dei giorni senza riunioni e affronta eventuali preoccupazioni che possono avere in anticipo.

Cambia il modo in cui gestisci le riunioni

Dichiarare un giorno senza riunioni non farà scomparire le esigenze lavorative. La maggior parte delle volte le persone semplicemente scrollano le spalle e spostano le loro riunioni a un altro giorno. Quella mossa potrebbe avere senso, ma potrebbe fare di più per danneggiare la produttività.

Ricorda, aggiungere un'altra riunione a una giornata piena non è l'obiettivo di avere giorni senza riunioni.

Abbiamo menzionato che uno dei migliori effetti collaterali dei giorni senza riunioni è che costringono le persone a pianificare meglio le riunioni. Abbiamo alcuni suggerimenti di base per le persone che vogliono migliorare e ridurre il numero delle loro riunioni:

• Assicurati che ogni riunione abbia un'agenda stabilita e termini con risultati attuabili.
• Assegna ruoli per le riunioni con gruppi numerosi di persone per aiutare a mantenere tutti concentrati e produttivi.
• Non avere paura di annullare le riunioni se non pensi siano il migliore uso del tempo.
• Invia e-mail di follow-up che ricapitolano ciò che è accaduto durante le riunioni e ricordano alle persone i passaggi successivi che devono intraprendere.

Vuoi approfondire alcuni di questi concetti? Controlla la nostra scheda sulle migliori pratiche per ridurre le riunioni.

Aumenta la produttività, riduci le riunioni

Siamo lontani dall'essere l'unica azienda che sta implementando i giorni senza riunioni, e non saremo gli ultimi. Man mano che sempre più aziende passano a orari ibridi e le forze lavoro si distribuiscono, la produttività e la flessibilità contano più che mai. Saresti sorpreso di quanto più possa risultare produttivo il lavoro delle persone quando hanno il tempo di concentrarsi su beh... il loro lavoro.

Man mano che sempre più uffici si muovono verso modelli ibridi, è importante essere aperti nel provare nuove cose per migliorare l'esperienza lavorativa. Oggi la grande tendenza sono i giorni senza riunioni, e domani potrebbe essere qualcosa di completamente diverso. Mantenere una mente aperta può aiutare il tuo luogo di lavoro a evolversi e rimanere competitivo in un panorama in continuo cambiamento.

Le riunioni avranno sempre un posto al lavoro, vogliamo solo che il posto che hanno abbia senso per tutti. Unisciti al movimento per riprendersi la giornata lavorativa e guadagnare un po' più di tempo per concentrarti su ciò che davvero conta. Ti diremmo noi stessi di farlo, ma risulta che attualmente sono in una riunione di 2 ore in cui le persone hanno già trascorso i primi 45 minuti a chiedersi quale dovrebbe essere l'esito della riunione.