Il mondo del lavoro è cambiato. Ma il mondo dei wiki, intranet e basi di conoscenza non è cambiato. E i dipendenti, i team di leadership e i risultati economici delle aziende stanno pagando il prezzo. È tempo di un nuovo approccio alla gestione delle conoscenze — uno progettato appositamente per soddisfare le esigenze del nuovo mondo del lavoro. Spiegherò perché.

Il nuovo mondo del lavoro è alimentato dalla tecnologia, accelerato dalla pandemia e definito da comunicazione asincrona, lavoro remoto e flessibilità dei lavoratori. E in questo nuovo mondo del lavoro, non abbiamo solo bisogno di nuovi prodotti, processi e politiche, ma abbiamo bisogno di un modo completamente nuovo di lavorare.

La maggior parte delle aziende ne è consapevole, ma ci sono due insidie in cui vedo molte persone cadere:

• Usano nuovi strumenti in vecchi modi
• Usano vecchi strumenti in nuovi modi

Prendiamo ad esempio le riunioni. Quando le aziende si spostano verso un modello remoto o ibrido, il loro istinto naturale è spesso quello di tentare di replicare la cadenza e la struttura delle riunioni in presenza in un ambiente virtuale. Ma questo approccio non tiene conto dei molti altri cambiamenti che stanno avvenendo rapidamente.

Non è solo che i dipendenti ora lavorano da remoto — molti lavorano anche da nuove località in fusi orari diversi, la maggior parte lavora in orari flessibili e un numero crescente ricorre a comunicazioni asincrone ogni volta che è possibile. Di conseguenza, le riunioni risultano più difficili da programmare per gli organizzatori, più facili per i partecipanti giustificare l'assenza e fonte di affaticamento per tutti. Non sorprende che, secondo uno studio recente di McKinsey, “l'80 percento dei dirigenti sta considerando cambiamenti nella struttura e nella cadenza delle riunioni in risposta all'evoluzione di come le persone lavorano.”

Proprio come le aziende usano nuovi strumenti in modi vecchi, molte stanno anche usando vecchi strumenti in modi nuovi come mezzo per risolvere nuove sfide. Nessun luogo dimostra ciò in modo più ovvio (e doloroso) della gestione delle conoscenze.

Il dolore che queste questioni causavano era tollerabile nel vecchio mondo del lavoro.

Prima della pandemia, le aziende usavano intranet, wiki e basi di conoscenza per una gamma di scopi. Erano luoghi per archiviare informazioni aziendali, pubblicare aggiornamenti importanti e pubblicare tutto, dai rapporti e memos a politiche e processi. Ma il segreto aperto su questi strumenti è che sono scarsamente adottati, difficili da cercare e, in molti casi, stracolmi di informazioni obsolete e irrilevanti.

Il dolore causato da queste questioni era tollerabile nel vecchio mondo del lavoro. Dopotutto, i dipendenti non dovevano usare la cosiddetta fonte di verità della loro azienda quando potevano semplicemente rivolgersi al collega accanto a loro quando avevano una domanda urgente o erano necessari per essere aggiornati sulle ultime notizie aziendali.

Ma nel nuovo mondo del lavoro, un'azienda senza una fonte di verità fidata, ampiamente adottata e facilmente ricercabile si troverà rapidamente ad affrontare disallineamenti, sovraccarico di informazioni e inefficienza cronica: problemi che alla fine influiranno negativamente sulle performance aziendali.

Infatti, secondo studi condotti prima della pandemia, il lavoratore della conoscenza medio trascorre quasi il 20 percento della settimana lavorativa a cercare informazioni interne o “rintracciare colleghi che possono aiutare con compiti specifici,” ci vogliono quasi 25 minuti per recuperare la concentrazione dopo essere stati interrotti e il costo finanziario annuo del costante switching di contesto è di 450 miliardi di dollari, a livello globale. Immagina come appaiono quei numeri da quando il lavoro remoto e ibrido è diventato la norma?

Il nuovo mondo del lavoro presenta nuove richieste ai vecchi sistemi di gestione delle conoscenze e questi sistemi sono inadeguati. Ciò di cui le aziende hanno bisogno oggi è un nuovo tipo di soluzione di gestione delle conoscenze; uno che consenta alle informazioni di fluire senza problemi all'interno di un'organizzazione, attraverso fusi orari e località, tra leader e dipendenti e direttamente nei flussi di lavoro preferiti degli individui.

Questo nuovo tipo di soluzione dovrebbe non solo consentire ai dipendenti di estrarre informazioni da una fonte di verità unica quando ne hanno bisogno, ma anche consentire ai leader di spingere i membri del team verso quella stessa fonte di verità quando c'è un aggiornamento tempestivo che richiede un'azione. In altre parole, le aziende ora hanno bisogno che la loro piattaforma di gestione delle conoscenze sia due cose in una:

Quando queste due capacità sono unite in un'unica piattaforma, quella piattaforma diventa maggiore della somma delle sue parti poiché consente a dipendenti, leader e intere aziende di sbloccare un modo completamente nuovo di lavorare - uno adatto alle esigenze del nuovo mondo del lavoro.

Sbloccare l'efficienza nell'era della flessibilità

I dipendenti oggi si aspettano di poter scegliere dove lavorano, quando lavorano e come lavorano. Le aziende e i lavoratori di tutti i settori hanno capito che, quando implementata correttamente, la flessibilità non solo aumenta la soddisfazione dei dipendenti, ma migliora anche la produttività, ottimizza le performance del team e migliora i risultati aziendali. Eppure, molti stanno fallendo nel preparare i propri team al successo nel nuovo mondo del lavoro. Com'è possibile che, anche con il tempo di pendolarismo ridotto e la libertà di scegliere le proprie ore, i dipendenti hanno la sensazione di lavorare ore più lunghe?

Bene, in assenza di una fonte di verità affidabile sulle informazioni aziendali o di colleghi in ufficio con cui chiacchierare, i dipendenti trascorrono le loro giornate cercando dettagli di base necessari per svolgere il proprio lavoro, aspettando risposte dai colleghi che potrebbero o meno essere online e partecipando a riunioni che esistono solo per condividere aggiornamenti. E spesso quando finalmente trovano le informazioni che stanno cercando, mancano di contesto e sono obsolete. Il risultato sono giornate lavorative inefficaci, poco produttive e profondamente frustranti.

Nel nuovo mondo del lavoro, le aziende devono garantire che i loro dipendenti abbiano la possibilità di accedere istantaneamente a informazioni affidabili indipendentemente dal fuso orario, dalla località o dal flusso di lavoro in cui si trovano in quel momento. E, in modo critico, hanno bisogno che tali informazioni siano accompagnate dal contesto necessario per renderle comprensibili e azionabili. Non solo questo aumenterà l'efficienza dei dipendenti, ma porterà a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti — un tema molto presente nella mente di molti leader, e uno che può essere notevolmente migliorato quando le comunicazioni interne sono una parte centrale della strategia di gestione delle conoscenze di un'azienda.

Promuovere il coinvolgimento dei dipendenti attraverso comunicazioni tempestive

Nel nuovo mondo del lavoro, i leader devono essere intenzionali nella comunicazione e nel connettersi con i propri team. Senza un ufficio condiviso e orari lavorativi standard, ciò non avviene passivamente e ci sono lacune emergenti tra i team di leadership e i collaboratori individuali ovunque. Nonostante il fatto che i dipendenti stiano vivendo livelli di flessibilità mai visti prima, i tassi di coinvolgimento dei dipendenti stanno diminuendo mentre i tassi di burnout e turnover aumentano.

Ciò di cui hanno bisogno oggi i team di leadership è la capacità di comunicare richieste tempestive, messaggi di sostegno alla morale e aggiornamenti aziendali importanti a diversi gruppi all'interno della propria organizzazione. Cosa c'è di più, hanno bisogno di un feedback che dica loro quanto bene siano stati ricevuti i loro aggiornamenti. E questi aggiornamenti non dovrebbero essere interruttivi: piuttosto, dovrebbero indirizzare i destinatari a una singola fonte di verità. Fare ciò incoraggia un'adozione più profonda di quella fonte di verità e ricorda ai dipendenti che potranno facilmente localizzare e rileggere l'aggiornamento in futuro se ne hanno bisogno.

Quando i leader hanno la possibilità di condividere aggiornamenti tempestivi come questo, può contribuire in modo significativo a far sentire i dipendenti più coinvolti non solo con quei leader, ma anche con i valori, la missione e gli obiettivi della loro azienda. E avere una forza lavoro che si sente connessa alla propria azienda a quel livello può essere una risorsa enorme in tempi di incertezza economica, come quelli che stiamo vivendo ora.

Navigare nell'incertezza con un nuovo approccio alla gestione delle conoscenze

Se gli ultimi anni ci hanno insegnato qualcosa, è che il cambiamento è costante. Man mano che la pandemia si sviluppava, le aziende ovunque hanno dovuto rapidamente redigere politiche di lavoro da casa e garantire che tali politiche venissero lette e seguite da ogni dipendente - velocemente. Quando i leader aziendali pubblicavano questi aggiornamenti urgenti sulla intranet o sul wiki della loro azienda, molti si sono resi conto di non avere un modo affidabile per distribuire effettivamente l'informazione e garantire che fosse compresa. Man mano che la pandemia si attenuava e si susseguivano aggiornamenti delle politiche, questo problema si ripresentava di continuo.

Ora, mentre ci prepariamo per un periodo di incertezza economica, le aziende ovunque dovranno adattarsi in risposta a fattori esterni e riorientare l'intera loro organizzazione—che è probabilmente basata in più località e fusi orari—con una velocità fulminea. Per farlo, avranno bisogno di un modo per comunicare aggiornamenti chiari e azionabili alle persone giuste al momento giusto. Eppure, molte aziende oggi si affidano ancora a riunioni di tutti e una combinazione di email e messaggi di chat per aggiornare i team sui cambiamenti importanti.

In un ambiente in cambiamento, le aziende hanno bisogno della capacità di pubblicare e distribuire informazioni con la completa fiducia che verranno lette, comprese e agite. Un sistema di gestione delle conoscenze che possa abilitare ciò, mentre è simultaneamente una fonte di verità fidata a livello aziendale, è il tipo di soluzione che aiuterà le aziende ad adattarsi al nuovo mondo del lavoro e a navigare con successo nei tempi incerti. Ed è esattamente il tipo di sistema che stiamo costruendo qui a Guru—con l'aiuto dei nostri clienti.

Nuove funzionalità per un nuovo mondo del lavoro

Alcune delle aziende più innovative e lungimiranti al mondo sono clienti di Guru. E siamo costantemente ispirati da quei clienti mentre costruiamo una piattaforma di gestione delle conoscenze per soddisfare le loro esigenze nel nuovo mondo del lavoro.

Quando abbiamo visto che il cambiamento di contesto era una grande fonte di problemi per le aziende, abbiamo costruito un'estensione del browser in modo che potessero accedere a informazioni chiave senza dover cambiare schede. Quando la fiducia nell'accuratezza delle informazioni è emersa come una sfida per i team, abbiamo lanciato un flusso di lavoro di verifica per dare agli utenti finali la certezza che le informazioni che stanno leggendo siano aggiornate.

Ora, stiamo vedendo i nostri clienti affrontare nuove sfide presentate dal nuovo mondo del lavoro utilizzando Guru sia come fonte di verità aziendale che come mezzo per comunicare aggiornamenti tempestivi sull'azienda all'interno della propria organizzazione. E questa settimana, abbiamo introdotto una serie di nuove funzionalità per aiutarli ulteriormente a superare queste sfide. Puoi leggere di più su questi aggiornamenti qui.

La pandemia non ha creato un nuovo mondo del lavoro; ha semplicemente reso obsoleto il vecchio e ha esacerbato i suoi difetti. Ora, ci troviamo di fronte a una tela bianca, con un'opportunità unica nella generazione di creare un modo completamente nuovo di lavorare. Replicare i rituali in ufficio digitalmente non è la risposta, né tantomeno tentare di forzare strumenti vecchi a soddisfare nuove esigenze.

1. Una fonte di verità fidata sulle informazioni aziendali (idealmente con una migliore ricerca, integrazioni e esperienza utente)
2. Uno strumento di comunicazione interna all'avanguardia (che non solo migliora il consumo di informazioni, ma anche la comprensione)