集まって、アウトオフィス自動応答が発明された時の話を聞いてください。 基本的に、マイクロソフトの何人かが、休暇中にメールに返事をするのをやめることができないことに気づき、したがってOOOが誕生しました。 しかし、汚い真実は、私たちの中には（そう、私たちの多くが）休暇中にメールに返事をするだけでなく、Slackや他のコミュニケーションチャンネルにも積極的に関与し続ける人がいるということです。

これの一部はトップから流れてきます（真実の話：私はかつて、自分がその日の退社時にサインアウトする際にOOOを設定する必要がある会社で働いていましたが）、このプレッシャーの多くは自己造成です。 私たちはループから外れたくないし、私たちが外出しているときに物事が行われることを単に信じていないので、私たちは切り離しを妨げる事前の計画を立てます。 私たちがこの行動で報われるとき（「この重要な問題に取り組んでくれてありがとう。 休暇中に時間を割かなければならなかったことを知っています」または「休暇から戻ってすぐに参加しました！ 素晴らしい！」） 私たちは決して止まらないことが良いことだと内面的に考えています。

私たちは皆、素晴らしい夏を期待しており、人々にはPTOのアプローチを変える時が来たと思います。 休暇の時間には厳しいルールがあり、私たちは人々が考えを変えるのを得るのが難しいことがわかっています。 だからこそ、私たちは皆さんがアウトオブオフィスの時間をどう扱うかについて考えを変える新しい方法を示します。

休暇の実際の意味についての期待を設定する

まず、休暇中に切り離しの文化が必要です。それには、会社と従業員の間で、チェックインやコミュニケーションが期待されないという明示的な合意が必要です。 「仕事は期待されない」という通知を超えるもの。 誰もが数日間の休暇（あるいは数時間の休暇）の後、10分以内にすぐに行動できるとは期待されないことを明確にしてください。 休暇は職場から完全に離れる時間であることを明確にしてください。 この期待はリーダーシップから生まれる必要がありますが、それはチームレベルで強化できます。 もし休暇中の誰かがメールやSlackに返信し始めた場合は、やさしく彼らに外出中であることを思い出させ、心配しないように伝え、あなたがこの状況を把握していること、そしてログオフするように伝えてください。

プロのヒント：もしあなたが私に似ているのなら、実際にはオフラインであるかのようにふるまうでしょう。 休暇中は、実際に私の電話からSlackや仕事のメールを削除します。 これらのチャンネルが利用できないと、手がうずくことは間違いありませんが、私は今、ザイオンでこの崖を登ることを考えるべきです。他の何かを見ているわけではありません。

自動応答の使い方を更新する

ほとんどのアウトオブオフィス自動応答の問題は、私たちに連絡している人々への義務を強調するために使用されていることです。

「私は限られたインターネット接続がある外出中のため、返事が遅れることがあります。 緊急の返信が必要な場合は、同僚のクールキッド（coolkid@coolcompanydotcom）に連絡してください。 それ以外の場合、戻り次第返答します。」

— 私が何年も使っていたOOOのバージョン

聖なるSLA、バットマン！ 休暇中に切り離すことが重荷に感じられるのも無理はありません。 このようなOOOの返信は、ほぼ不可能な期待を設定します。 内部で、あなたが休暇中であるべきみんなはおそらくすでに知っていますし、外部では、ほとんどのメールは返答を必要としません。 （例外：もしあなたに外部クライアントがいる場合は、あなたが外出中であり、代替計画が何であるかを迅速に更新してください—そして、それにはあなたが関わることは含まれないはずです。）

代わりに、より合理的で負担が軽減されるアウトオブオフィスのフォーマットを整えます：

「私は休暇中で、帰ったらすぐにすべての未解決の項目に対処します。」

これにより、あなたが今返事をしていないことが強調されますが、帰ったらすぐに返事をしなければならないというプレッシャーもないのです。 余分な情報がなく、同僚が不必要な営業活動にさらされることもありません。

プロのヒント：あなたのOOOのスペースを使って、あなたが本当に誇りに思っている仕事を紹介するか（「お待ちしている間に、最新の製品リリースを見てみてはいかがですか？」）、少しパーソナリティを見せてください（「現在、史跡66号線を旅行中です。 これについて詳しくはここで学んでください。」）

誰もがあなたの不在中に何が起こるべきかを簡単に見れるようにする

私の最近の非常に遅れた一週間の休暇中、私はこのテンプレートに基づいて、私がいつ外出し、私の不在の計画が何であるか、そして私に連絡するべき状況を示すGuruカードを作成しました。 それを見てみましょう：

タイトルは、会社の誰もが何が起こっているのかを疑問に思ったときに簡単に検索でき、カードそのものの上部でもその情報を繰り返して、私が連絡不能になる時期を強調しています。

ここでは、私はa) 仕事を期待していないことを明確にし、b) どの限られた（率直に言って、幻想的な）状況で連絡が許可されるかを示しています。 また、人々に回答できる人に指示しています。 それ以外は待たなければなりません。

ここでは、私の内なるコントロールフリークが現れます—そしてはい、私は少し恥ずかしいです（これらすべての人はすでに自分たちが何をする必要があるかを知っていましたが）。

私は、日常の業務以外で私のチームの最も重要な優先事項を蒸留することを目指していました。 これは基本的に、私が相談せずに進めることを許可されたものです。

最後に、私が本当に、確かに働かないことをみんなに知らせるべき義務を再確認します。 私に連絡を取ろうとしているGuruの従業員がいた場合、私が休出中であることを見逃すことはありませんでした。

完全に、真に明確にするために、私はこのカードのBitlyリンクを作成し、上記のように自分のSlackのステータスにしました。 でも、私は一歩進んでこれをしました！ 私は「レアはOOO 4/26-4/30」への表示名を変更し、このメッセージを私のステータスにしました：

今、あなたが尋ねている質問は…それは機能しましたか？ 私は完全に切り離せましたか？

ほぼ。 私はSlackをiPadから削除するのを忘れていたことに気づいたとき、週の半ばに一度チェックしました。 すべてがうまくいっていて、誰も私が必要でないことがわかりました（驚き！）、だから私はiPadを閉じ、この間何故みんながこんなにハイキングが好きかを考えることに戻りました。

休暇の見方を変える

私たちの社会は、仕事との関係を再評価する必要がありますが、その間に私たちは自分たちの会社や自分自身で変化を始めることができます。 これは、あなたが会社で始めることができる特定の変更管理のエクササイズであり、全員がどれだけ仕事から切り離されているかの基本的な感覚を得て、上記のステップを通じて切り離しと充電が規範となるように働きかけます。