私はイベントプランナーになりたくなかったのに、なぜか、私が働いていたデジタルマーケティングのスタートアップがFacebookと提携した当時のクールなエースホテルでの会社イベントを計画してきました（Facebookはちょうど広告APIを開放したばかりで、インターネットと私たちの注意力は二度と同じではなくなりました）。 私は常にイベントを戦術的な作業と考え、田舎の感謝祭のディナーを温かい状態で机に運ぶようなアプローチをしていました。

2021年のリモートワークは、会社イベントの計画に関する私の物語（唯一制御できること）を変えました。 社内のバーチャルイベントは戦略的な企業の優先事項であるべきであり、デフォルトとしてそのように位置づけられるべきです。 これらのイベントは遅くまでの親密な機会が不足していますが、私たちの時間と注意という高価で有限なリソースを独占しています。 しかし、画面上の時間の使い方に意図がないと、バーチャルイベントは疲弊させ、気力を失わせる可能性があります。

Guruでは、私たちのチームが自分たちの仕事をより良くできるように手助けするために、デジタルウェルネスのプロセスを開発・テストすることと、社内コミュニケーションを改善することに努めています。 スラックファンドの未来の仕事によると、「83％の創設者は、リモートワークに移行する際の最大の課題は、彼らの従業員が自分の仕事に参加し、つながりを感じることを確認することだと考えています。」

すべてが社内コミュニケーションです。

最大の課題がエンゲージメントとつながりの育成であれば、解決策は特定のソフトウェアやツールではなく、コミュニケーションのアプローチとプロセスにあります。 カレンダーの招待状の内部から、今は空になった2ガロンのポップコーンのバットまで、私たちが互いに接触し、つながる方法は重要です。 公の認識とトーンは、誰かの一日を良くすることができます。 会議に参加している理由と、ディスカッションにどう貢献するかについての期待が不明確であると、会議は壊れてしまいます。

従業員が疲れていてビタミンDが不足している場合、会社のキックオフ（CKO）が収益と士気にどのようにプラスの影響を与えることができますか（従業員を喜ばせる）？ 注意が分散されたチームをどのように動機づけることができますか？

私たちがバーチャルイベントを計画した方法

1年分のビデオ会議とそれに伴うすべての課題の後、私たちはどのようにしてこの大規模なイベントを成功に導くために設計したか？

1. 私たちはFY22会社計画に関する可視性と責任を提供しました。

バーチャルキックオフの数日前、私たちのCEOは全従業員に発表 を送りました。 重要なイベントの詳細と期待に加えて、この統合されたコミュニケーションには、Guruの会社計画と私たちの四半期の目標および重要業績評価指標（OKR）が含まれていました。

テンプレート: あなたの会社キックオフ - 行く前に知っておくべきこと

Guruでは、必要なアクションがある場合に従業員に発表を送ります。 この場合、私たちは従業員に町のホール（初回のキックオフイベント）に来る前に、会社の目標と方向性を事前に読んで理解してもらいたかった。 これはすべていいことですが、私たちは、従業員が注意散漫のためにこの重要な文脈を見逃さないようにどのように確保したのでしょうか？

2. 持続的な沈黙の読書の時間をブロックしました（または90年代にラモナ・クインビーを読んだ人のためのSSR）

私たちは、会社全体で特定のカレンダーブロックを設定し、従業員がその個人の時間をどのように使用するかについて具体的な指示を提供しました。

「前もってのプレリーディングは役立ちましたし、集中する時間のために会議をクリアすることも役立ちました。」 — 従業員のフィードバック

たとえば、私たちは3月に会社全体の暗黙のバイアストレーニングを実施し、そのために広範な事前作業が必要です。 今、カレンダーにブロックされた時間を追加することで、従業員にその事前作業を行う時間を与え（直前に行うか、全く行わないかの代わりに）、私たちは皆、将来のイベントから最大限の成果を得るために必要なツールを提供しました。

3. 私たちは、非同期の知識共有がデフォルトのコミュニケーション方法論であることを提案しました。

GuruとLoom（文書化された資料のための文脈を提供するビデオ記録）を組み合わせることで、ライブセッションでデッキを読む必要性を排除し、セッション自体をより効率的にしました。 会社全体の情報を文書化するためにGuruを使用することで、従業員には情報を自分に合った時間と空間で消化する自律性と権限があります。

「組織全体を見て、会社が何をしているのか、どこに向かっているのかに整合させるのを楽しみました。」 リックがこれらのことを定義し、その作業の非同期的な性質を示し、そしてイニシアチブに対して整合させ、対人関係に適用できるよう会うことができたカードのシリーズが好きでした。」 — 従業員のフィードバック

4. 私たちは通常の3日間の対面イベントを10日間のリモート期間に広げました。

通常、私たちの会社のキックオフは、セッションのフルデイ（コンサート、ディナー、トリビア、パーティーのフルナイトを含む）を伴う3日間の対面で行われます。 それがオプションでなくなったため、私たちは意図的に会社全体のイベントを2週間にわたってスケジュールしました。 ホテルの予算を考慮することも、ボウリングを計画することもなく、私たちは人々に8時間もZoomで過ごさせるのではなく、より通常の仕事週に大規模イベントを統合することにしました。

このペース配分は、人々を疲れさせずに、いつ参加できるかについて期待を設定する利点もありました。 確かに、1つの懸念は、2週間にわたってコンテンツとメッセージングを展開することがその効果と緊急性を低下させることです（結局のところ、それは通常の仕事週に過ぎないかもしれません）。 ただし、それが可能である一方で、「スロー バーン」手法を戦略的変化管理に使用することには賛成です。

5. 私たちは従業員のために楽しみや驚きを用意しました（そしてそのプロセスでUSPSをサポートしました）

このクールなバーチャルキックオフを通常のものではなくするために、私たちは素晴らしいブランドチームと提携し、イベント全体で驚きや知識のかけらを散りばめました。 私たちは、食べ物、賞、報酬、競争、コンテンツエンゲージメントをキックオフの毎日を通してSlackやGuruを通じて織り交ぜました。

このCKOの最も重要で楽しい部分は、秘密のキャラクター（SlackのプロフィールとGuruのライフストーリーカード付き）によって主導された全社的なパズルであり、ナレッジマスターがイベントでの成功のために最終的な全社的な賞を見つけるために私たちが協力する手助けをしました。イベントには、スワッグパック（フリスビー、ビーニー、通常のシックなアウトドアアパレル）に加えて、私たちのチームに4日間の週末を贈呈しました。

バーチャルイベントを組み立てることについて私たちが学んだこと

「私たちは対面していませんでしたが、すべてが本当に特別で、Guruの使命とチームに緊密に結びついていると感じました。」 — 従業員のフィードバック

私たちの10日間のキックオフを終えたばかりで、わかったことは、期待を設定し、それを上回ることが完全にリモートのイベントを機能させる鍵であるということです。 リモート環境では、注意を引くことが常に難しいです。 その現状を打破するためには、時間をどのように使うことが期待されているかを知ることが重要ですが、注意がそこから外れ始めそうなポイントで驚きを持たせることで、私たちはリセットして再参加できます。