Guruの価値は、知識をリアルタイムで提供することのために営業、カスタマーサクセス、サポートなどの顧客向けチームの間で広く知られていますが、必要なときに必要な場所で確認済みの知識にアクセスできることは、外部向けであれそうでなくても、すべてのチームにとって役立ちます。 Guruでは、すべての部門でプロダクトを使用しており、私たちの組織の共同知識を統一し、みんながより効果的に協力できるようにしています。 そのような内部利用の一例は、私たちの人事部門のためのものです。

ここでは、私たちの人事部門のHR知識を整理するためにGuruをどのように使用しているかを概説し、従業員が内部知識に関して自立し自信を持てるようにします。

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知識ベースの集中管理

HRリソースにGuruを使用する最大の利点の一つは、すべての知識を統合することにより、すべての従業員が必要なときにそれにアクセスできることです。 しばしば、HR文書は、更新が面倒で従業員がアクセスするのに制約が多いクランキーなPDFや文書に存在します。 私たちのすべてのHR知識をGuruで整理することにより、私たちの人事チームは情報を簡単に見つけやすく、理解しやすい形で設定できます。

Guruの知識はバイトサイズの性質を持っているため、情報を小さな塊に分け、カード（Guru内の個別の知識）同士をリンクさせることでテーマに基づいて構築できます。大きな文書を参照するのではなく、情報過多のように感じることなく、構築できます。 従業員が自分が探しているものを正確に知っている場合、Guruでシンプルな検索を入力し、その正確なカードを見つけ、必要な情報だけを読めることができます。長いPDFの中を探し続ける必要はありません。 Guruは、関連する知識を提案する機能も備えており、ユーザーはこの特定の知識を見た他の従業員が他の関連する知識も見ていることがわかり、それによって論理的で自己指導的な方法で知識を発見することができます。

GuruのHR用の別の重要な利用ケースは、私たちが「ソフト知識」と呼ぶものに住む場所を提供することです。 たとえば、ゲストWiFiのパスワード、プリンターへの接続方法、またはコーヒーメーカーの補充方法は、従業員が知っておくべき役立つ知識のカテゴリに該当しますが、直感的な場所を持たないことが多いです。 オフィスのSlackチャンネルにWiFiのパスワードを固定していますか？ Zoomルームの設定方法に関する指示を送信していますか？

Guruを使って、あらゆる従業員向け情報を知識ベースに追加できます。 従業員が必ずしも検索することを考えないかもしれない情報も、私たちは彼らに知ってもらいたいと思います。 たとえば、ある組織にはSlackエチケットやルーム予約のガイドラインがあるかもしれません。 従業員は「一般チャンネルに@をするのはいつが適切な時期か？」や「自分だけのために四人用の部屋を予約してもよいのか？」と尋ねることを考えないかもしれませんが、そのソフト知識がGuruに存在すれば、仕事場のミスをしないためのベストプラクティスが示されます。

同じように、Guruは情報を非侵襲的な方法で伝えるのにも理想的です。 特定のポリシーに更新があった場合あまり緊急ではないものについては、Guruで知識が新しいことを示すことができますが、みんなにそれを確認するように催促する必要はありません。 Guruは、活動フィード内の新しく作成された知識も表示します。好奇心のある従業員が新しいHR知識が作成されたのを見た場合、彼らは自分で確認することができます。

HRの頭痛を解決する

Guruは私たちの人事チームがより効率的に運営できるように支援します。 HRの知識をすべての人が簡単にアクセスできるようにすることで、チームと広い会社の両方の時間を節約します。 HRチームにとって最も大きな課題の一つは、同じ質問に何度も答えなければならないことです。 Guruのような解決策がなくては、FAQを簡単に参照できるようにすることは難しいですが、今では私たちのチームが質問にうまく答え、質問している従業員がその概念に気付いたとき、私たちはその正確な答えをGuruに追加して、他のチームが参照できるようにすることができます。

あらゆる種類の知識を文書化することは、福利厚生情報のような公式なプロセスや、FAQのような非公式またはソフト知識も含めて、私たちの人事チームを面倒な取引の会話から解放することにもなります。 しばしば、従業員がHRプロセスについて質問があり、その答えがどこにも文書化されていない場合、私たちのチームとの会議を希望します。 私たちは従業員を助けることが好きですが、プロセスを段階的に説明するための一時的な会議は、私たちの人事チームの時間を効率的に使用する方法ではありません。 Guruを使用して、明確で見つけやすい指示を分けることで、私たちのカレンダーは、彼らが抱えるかもしれないより深い、より複雑な問題について会うための時間を確保できるようになります。

おそらくHRチームにとって最も重要なGuruの機能は、検証です。 Guruは信頼ステータスを備えており、読者は自分が読んでいるものが「確認済みの」知識であるかどうか、最後に確認されたのはいつか、誰によってかを知ることができます。 そのため、従業員は自分が読んでいるポリシーの最新バージョンを確認する必要がなく、HR専門家は人々が古いバージョンのプロセスに従っているかどうかを心配する必要がありません。

その反面、Guruの改訂機能は、HR専門家がすべてのポリシーのバージョンを保存するのを助けます。 手続きに関する紛争が発生した場合、従業員が「私がここで働き始めたとき、そんなポリシーはなかった」と言った場合、私たちの人事チームは、知識の改訂履歴を確認し、その従業員が働き始めた時にそのポリシーが正確に何であったかを見つけることができます。

Guruでは、検索結果が得られない場合に特に注意を払っています。 たとえば、5人の従業員が「育児休暇」を検索し、私たちの知識ベースが結果を返さなかった場合、それは従業員が私たちの育児休暇ポリシーについて興味を持っており、Guruにはそれに関する知識が不十分であることを示しています。 これは、従業員が何かを検索して見つからなかった場合、彼ら自身がHRにそのトピックを持ち出す保証はないため、役立ちます。 人々が私たちに知らせる必要なく何を探しているのかを理解するために分析を使用することで、私たちは知識ベースの構築でより良い仕事ができるようになります。

従業員の権限を強化する

私たちの人事チームがより効率的に運営できるようにするだけでなく、HR知識にGuruを使用することで、広範な従業員が内部プロセスに対してより自立し、快適になることができます。 Guruであらゆる知識をいつでも利用できるようにすることで、従業員は自分のペースで学習に取り組むことができます。 新入社員が最初の日に従業員ハンドブックをすべて押し付けられるのではなく、オンボーディング中にGuruを参照してポリシーを自分の時間で確認させることができます。 さらに、私たちはカードを「必読」と指定し、誰が実際にそれを確認したかを見ることができます。誰かが読む必要がある場合、軽く促すことができます。

このように、知識への簡単なアクセスは、従業員が他の誰かを煩わせることなく自分で答えを見つけることをも可能にします。 Guruを使用することで、ユーザーは、福利厚生ポータルやSlackの上にある任意のウェブページの上でブラウザ拡張機能で知識を検索することができます。 彼らはまた、Guruのウェブアプリで質問をし、Guruは関連する知識を提案します。 また、存在しない場合、Guruは頼るべき専門家を提案できます。 時には、質問をする際の障壁は、誰に聞くべきかわからないことや、するのが恥ずかしいことです。Guruはそれらのハードルを取り除きます。

内部知識にGuruを使用する

どのチームも孤立して運営されていません。 Guruでは、私たちの営業チームはセキュリティチームの知識から恩恵を受け、私たちのCXチームは製品チームの知識から恩恵を受け、私たちのマーケティングチームはオペレーションチームの知識から恩恵を受け、すべての人が人事チームの知識から恩恵を受けています。 すべての知識を一ヶ所に統合し、その正確性を確認し、従業員が自ら働く場所でそれにアクセスできるようにすることで、より生産的で効率的な職場を作ります。

HRチームがGuruを活用する方法に関する詳細については、ご連絡ください。