Uma função importante de Recursos Humanos é o gerenciamento de conhecimento interno. Descubra como o Guru aproveitou seu próprio produto como uma base de conhecimento para gerenciamento de recursos humanos e compartilhamento cultural.
O valor do Guru é bem conhecido entre equipes que lidam com clientes (como vendas, sucesso do cliente e suporte) por trazer conhecimento em tempo real, mas ter acesso ao conhecimento verificado quando e onde você precisa é útil para toda equipe — externa ou não. Internamente no Guru, usamos nosso produto em todos os departamentos, unificando o conhecimento coletivo da nossa organização para que todos possamos trabalhar de forma mais eficaz juntos. Um desses casos de uso interno é para nossa equipe de Operações de Pessoas.
Aqui está um resumo de como usamos o Guru para organizar o conhecimento de RH de nossas Operações de Pessoas, capacitando nossos funcionários a serem autônomos e confiantes no que diz respeito ao conhecimento interno.
Um dos maiores benefícios de usar o Guru para recursos de RH é que ele unifica todo o conhecimento para que cada funcionário possa acessá-lo quando e onde precisar. Frequentemente, a documentação de RH existe em PDFs ou documentos complicados que são difíceis para as equipes de RH atualizarem e frustrantes para os funcionários acessarem. Organizando todo o nosso conhecimento de RH no Guru, nossa equipe de Pessoas pode configurar as informações de uma forma que seja fácil de encontrar e digerir.
Graças à natureza em pedaços do conhecimento no Guru, podemos dividir as informações em pedaços menores e construir sobre temas interligando entre Cartões (pecinhas de conhecimento individuais no Guru), em vez de referenciar os funcionários a grandes documentos que acabam parecendo uma sobrecarga de informação. Se um funcionário sabe exatamente o que está procurando, ele pode inserir uma busca simples no Guru e encontrar aquele Cartão exato e ler apenas as informações que precisa, em vez de ter que fazer um Comando F e escanear um PDF longo. O Guru também sugere conhecimento relacionado, então um usuário pode ver que outros funcionários que visualizaram esta peça específica de conhecimento também visualizaram outras peças de conhecimento relacionadas, o que facilita a descoberta de conhecimento de uma maneira lógica e autoguiada.
Outro caso de uso importante do Guru para RH é dar o que nos referimos como "conhecimento suave" um lugar para existir. Coisas como a senha do wifi para convidados, como se conectar à impressora ou como reabastecer a máquina de café estão na categoria de conhecimento útil que os funcionários precisam saber, mas nem sempre têm um lugar intuitivo para existir. Você fixa a senha do wifi no canal Slack do escritório? Você envia uma comunicação com instruções sobre como solucionar a configuração de uma sala do Zoom?
Com o Guru, podemos adicionar qualquer informação voltada para o funcionário à nossa base de conhecimento, grande ou pequena. Também podemos incluir informações que os funcionários podem não pensar necessariamente em buscar, mas que queremos que eles saibam. Por exemplo, algumas organizações têm diretrizes sobre etiqueta no Slack ou reserva de salas. Um funcionário pode não pensar em perguntar: "Quando é um momento apropriado para mencionar o canal geral?" ou "É aceitável reservar uma sala para quatro pessoas apenas para mim?" mas se esse conhecimento suave existir no Guru, eles podem ver essas melhores práticas dispostas antes que inadvertidamente cometam um erro no ambiente de trabalho.
Na mesma linha, o Guru também é ideal para disseminar informações de uma maneira não intrusiva. Se uma determinada política recebe uma atualização que não é urgente, podemos indicar no Guru que o conhecimento é novo sem precisar avisar todo mundo para verificar. O Guru também exibe o novo conhecimento criado dentro do feed de atividade, para que se um funcionário curioso vir um novo conhecimento de RH sendo criado, ele possa verificá-lo por conta própria.
Resolvendo dores de cabeça de RH
O Guru também ajuda nossa equipe de Operações de Pessoas a operar de forma mais eficiente. Tornar o conhecimento de RH facilmente acessível para todos economiza tempo tanto para nossa equipe quanto para a empresa em geral. Um dos maiores problemas para as equipes de RH é ter que responder as mesmas perguntas repetidamente. Sem uma solução como o Guru, é difícil tornar essas perguntas frequentes fáceis de referenciar, mas agora, quando nossa equipe responde bem a uma pergunta e vê o conceito se encaixar com o funcionário que questiona, podemos pegar essa resposta exata e adicioná-la ao Guru para que o resto da equipe tenha referência.
Documentar todos os tipos de conhecimento, incluindo processos formais como informações sobre benefícios e informal ou conhecimentos suaves como perguntas frequentes, também libera nossa equipe de Pessoas de ter conversas transacionais demoradas. Frequentemente, se um funcionário tem dúvidas sobre um processo de RH e não consegue encontrar a resposta documentada em lugar nenhum, eles vão querer ter uma reunião com nossa equipe para discutir o processo. Embora adorar ajudar nossos funcionários, reuniões transacionais pontuais para conduzir as pessoas passo a passo ao longo de um processo não é uma utilização eficiente do tempo da nossa equipe de Pessoas. Usar o Guru para criar instruções claras e fáceis de encontrar libera nossas agendas para que possamos passar tempo nos reunindo com as pessoas sobre problemas mais profundos e complexos que possam estar enfrentando.
Talvez a única característica mais importante do Guru para as equipes de RH seja a verificação. O Guru apresenta um status de confiança que informa aos leitores se o que estão lendo é conhecimento ‘verificado’ ou não, quando foi verificado pela última vez e por quem. Dessa forma, os funcionários nunca precisam se perguntar se estão lendo a versão mais recente de uma política, e os profissionais de RH nunca precisam se preocupar se as pessoas estão seguindo uma versão desatualizada de um processo.
Por outro lado, o recurso de revisão no Guru ajuda os profissionais de RH a preservar todas as versões das políticas. Se houver alguma disputa sobre um procedimento e um funcionário disser: “Essa não era a política quando comecei a trabalhar aqui,” nossa equipe de Pessoas pode realmente olhar para o histórico de revisões de uma peça de conhecimento e descobrir exatamente qual era a política quando aquele funcionário começou.
Outro recurso ao qual prestamos muita atenção no Guru é 'buscas que não produzem resultados'. Por exemplo, se vemos que cinco funcionários pesquisaram por “licença maternidade” e nossa base de conhecimento não retornou resultados, isso nos diz que os funcionários estão curiosos sobre nossa política de licença maternidade e que não temos conhecimento suficiente sobre ela no Guru. Isso é útil porque se um funcionário pesquisou algo e não encontrou, não há garantia de que eles levantarão esse assunto para o RH. Então, usando análises para ver o que as pessoas estão procurando sem que elas tenham que nos dizer, podemos fazer um trabalho melhor na construção de nossa base de conhecimento.
Empoderando funcionários
Além de capacitar nossa equipe de Pessoas a operar de forma mais eficiente, usar o Guru para conhecimento de RH também capacita nossa base de funcionários mais ampla a ser mais autossuficiente e confortável com os processos internos. Tornando todo o conhecimento acessível no Guru a qualquer momento, os funcionários podem aprender no seu próprio ritmo. Em vez de jogar o manual do funcionário inteiro para os novos contratados no primeiro dia, podemos referi-los ao Guru durante a integração para revisar as políticas no seu próprio tempo. E melhor ainda, podemos designar Cartões como “leituras obrigatórias” e depois ver quem realmente os revisou ou não, caso alguém precise de um empurrãozinho para começar a ler.
Esse fácil acesso ao conhecimento também capacita os funcionários a encontrarem respostas por conta própria sem precisar incomodar outra pessoa. Com o Guru, os usuários podem buscar conhecimento na extensão do navegador sobre qualquer página da web, como nosso portal de benefícios, ou diretamente no Slack. Eles também podem fazer perguntas no aplicativo web do Guru e o Guru sugerirá qualquer conhecimento relevante. Ou se nenhum existir, o Guru pode sugerir um especialista no assunto ao qual recorrer. Às vezes, uma barreira para fazer uma pergunta é não saber a quem perguntar ou estar envergonhado de fazê-lo, então o Guru elimina esses obstáculos.
Usando o Guru para seu conhecimento interno
Nenhuma equipe opera isoladamente. Na Guru, nossa equipe de vendas se beneficia do conhecimento da equipe de segurança, nossa equipe de CX se beneficia do conhecimento da equipe de produtos, nossa equipe de marketing se beneficia do conhecimento da equipe de operações e todos se beneficiam do conhecimento da equipe de pessoas. Unificando todo o conhecimento em um só lugar, verificando sua precisão e capacitando os funcionários a acessá-lo onde trabalham cria um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente.
Para mais informações sobre como as equipes de RH podem utilizar o Guru, entre em contato conosco.
O valor do Guru é bem conhecido entre equipes que lidam com clientes (como vendas, sucesso do cliente e suporte) por trazer conhecimento em tempo real, mas ter acesso ao conhecimento verificado quando e onde você precisa é útil para toda equipe — externa ou não. Internamente no Guru, usamos nosso produto em todos os departamentos, unificando o conhecimento coletivo da nossa organização para que todos possamos trabalhar de forma mais eficaz juntos. Um desses casos de uso interno é para nossa equipe de Operações de Pessoas.
Aqui está um resumo de como usamos o Guru para organizar o conhecimento de RH de nossas Operações de Pessoas, capacitando nossos funcionários a serem autônomos e confiantes no que diz respeito ao conhecimento interno.
Um dos maiores benefícios de usar o Guru para recursos de RH é que ele unifica todo o conhecimento para que cada funcionário possa acessá-lo quando e onde precisar. Frequentemente, a documentação de RH existe em PDFs ou documentos complicados que são difíceis para as equipes de RH atualizarem e frustrantes para os funcionários acessarem. Organizando todo o nosso conhecimento de RH no Guru, nossa equipe de Pessoas pode configurar as informações de uma forma que seja fácil de encontrar e digerir.
Graças à natureza em pedaços do conhecimento no Guru, podemos dividir as informações em pedaços menores e construir sobre temas interligando entre Cartões (pecinhas de conhecimento individuais no Guru), em vez de referenciar os funcionários a grandes documentos que acabam parecendo uma sobrecarga de informação. Se um funcionário sabe exatamente o que está procurando, ele pode inserir uma busca simples no Guru e encontrar aquele Cartão exato e ler apenas as informações que precisa, em vez de ter que fazer um Comando F e escanear um PDF longo. O Guru também sugere conhecimento relacionado, então um usuário pode ver que outros funcionários que visualizaram esta peça específica de conhecimento também visualizaram outras peças de conhecimento relacionadas, o que facilita a descoberta de conhecimento de uma maneira lógica e autoguiada.
Outro caso de uso importante do Guru para RH é dar o que nos referimos como "conhecimento suave" um lugar para existir. Coisas como a senha do wifi para convidados, como se conectar à impressora ou como reabastecer a máquina de café estão na categoria de conhecimento útil que os funcionários precisam saber, mas nem sempre têm um lugar intuitivo para existir. Você fixa a senha do wifi no canal Slack do escritório? Você envia uma comunicação com instruções sobre como solucionar a configuração de uma sala do Zoom?
Com o Guru, podemos adicionar qualquer informação voltada para o funcionário à nossa base de conhecimento, grande ou pequena. Também podemos incluir informações que os funcionários podem não pensar necessariamente em buscar, mas que queremos que eles saibam. Por exemplo, algumas organizações têm diretrizes sobre etiqueta no Slack ou reserva de salas. Um funcionário pode não pensar em perguntar: "Quando é um momento apropriado para mencionar o canal geral?" ou "É aceitável reservar uma sala para quatro pessoas apenas para mim?" mas se esse conhecimento suave existir no Guru, eles podem ver essas melhores práticas dispostas antes que inadvertidamente cometam um erro no ambiente de trabalho.
Na mesma linha, o Guru também é ideal para disseminar informações de uma maneira não intrusiva. Se uma determinada política recebe uma atualização que não é urgente, podemos indicar no Guru que o conhecimento é novo sem precisar avisar todo mundo para verificar. O Guru também exibe o novo conhecimento criado dentro do feed de atividade, para que se um funcionário curioso vir um novo conhecimento de RH sendo criado, ele possa verificá-lo por conta própria.
Resolvendo dores de cabeça de RH
O Guru também ajuda nossa equipe de Operações de Pessoas a operar de forma mais eficiente. Tornar o conhecimento de RH facilmente acessível para todos economiza tempo tanto para nossa equipe quanto para a empresa em geral. Um dos maiores problemas para as equipes de RH é ter que responder as mesmas perguntas repetidamente. Sem uma solução como o Guru, é difícil tornar essas perguntas frequentes fáceis de referenciar, mas agora, quando nossa equipe responde bem a uma pergunta e vê o conceito se encaixar com o funcionário que questiona, podemos pegar essa resposta exata e adicioná-la ao Guru para que o resto da equipe tenha referência.
Documentar todos os tipos de conhecimento, incluindo processos formais como informações sobre benefícios e informal ou conhecimentos suaves como perguntas frequentes, também libera nossa equipe de Pessoas de ter conversas transacionais demoradas. Frequentemente, se um funcionário tem dúvidas sobre um processo de RH e não consegue encontrar a resposta documentada em lugar nenhum, eles vão querer ter uma reunião com nossa equipe para discutir o processo. Embora adorar ajudar nossos funcionários, reuniões transacionais pontuais para conduzir as pessoas passo a passo ao longo de um processo não é uma utilização eficiente do tempo da nossa equipe de Pessoas. Usar o Guru para criar instruções claras e fáceis de encontrar libera nossas agendas para que possamos passar tempo nos reunindo com as pessoas sobre problemas mais profundos e complexos que possam estar enfrentando.
Talvez a única característica mais importante do Guru para as equipes de RH seja a verificação. O Guru apresenta um status de confiança que informa aos leitores se o que estão lendo é conhecimento ‘verificado’ ou não, quando foi verificado pela última vez e por quem. Dessa forma, os funcionários nunca precisam se perguntar se estão lendo a versão mais recente de uma política, e os profissionais de RH nunca precisam se preocupar se as pessoas estão seguindo uma versão desatualizada de um processo.
Por outro lado, o recurso de revisão no Guru ajuda os profissionais de RH a preservar todas as versões das políticas. Se houver alguma disputa sobre um procedimento e um funcionário disser: “Essa não era a política quando comecei a trabalhar aqui,” nossa equipe de Pessoas pode realmente olhar para o histórico de revisões de uma peça de conhecimento e descobrir exatamente qual era a política quando aquele funcionário começou.
Outro recurso ao qual prestamos muita atenção no Guru é 'buscas que não produzem resultados'. Por exemplo, se vemos que cinco funcionários pesquisaram por “licença maternidade” e nossa base de conhecimento não retornou resultados, isso nos diz que os funcionários estão curiosos sobre nossa política de licença maternidade e que não temos conhecimento suficiente sobre ela no Guru. Isso é útil porque se um funcionário pesquisou algo e não encontrou, não há garantia de que eles levantarão esse assunto para o RH. Então, usando análises para ver o que as pessoas estão procurando sem que elas tenham que nos dizer, podemos fazer um trabalho melhor na construção de nossa base de conhecimento.
Empoderando funcionários
Além de capacitar nossa equipe de Pessoas a operar de forma mais eficiente, usar o Guru para conhecimento de RH também capacita nossa base de funcionários mais ampla a ser mais autossuficiente e confortável com os processos internos. Tornando todo o conhecimento acessível no Guru a qualquer momento, os funcionários podem aprender no seu próprio ritmo. Em vez de jogar o manual do funcionário inteiro para os novos contratados no primeiro dia, podemos referi-los ao Guru durante a integração para revisar as políticas no seu próprio tempo. E melhor ainda, podemos designar Cartões como “leituras obrigatórias” e depois ver quem realmente os revisou ou não, caso alguém precise de um empurrãozinho para começar a ler.
Esse fácil acesso ao conhecimento também capacita os funcionários a encontrarem respostas por conta própria sem precisar incomodar outra pessoa. Com o Guru, os usuários podem buscar conhecimento na extensão do navegador sobre qualquer página da web, como nosso portal de benefícios, ou diretamente no Slack. Eles também podem fazer perguntas no aplicativo web do Guru e o Guru sugerirá qualquer conhecimento relevante. Ou se nenhum existir, o Guru pode sugerir um especialista no assunto ao qual recorrer. Às vezes, uma barreira para fazer uma pergunta é não saber a quem perguntar ou estar envergonhado de fazê-lo, então o Guru elimina esses obstáculos.
Usando o Guru para seu conhecimento interno
Nenhuma equipe opera isoladamente. Na Guru, nossa equipe de vendas se beneficia do conhecimento da equipe de segurança, nossa equipe de CX se beneficia do conhecimento da equipe de produtos, nossa equipe de marketing se beneficia do conhecimento da equipe de operações e todos se beneficiam do conhecimento da equipe de pessoas. Unificando todo o conhecimento em um só lugar, verificando sua precisão e capacitando os funcionários a acessá-lo onde trabalham cria um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente.
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