Une fonction importante des ressources humaines est la gestion des connaissances internes. Découvrez comment Guru a utilisé notre propre produit comme base de connaissances pour la gestion des ressources humaines et le partage de la culture.
La valeur de Guru est bien connue parmi les équipes en contact avec les clients (comme les ventes, le succès client et le support) pour la mise à jour des connaissances en temps réel, mais l'accès à des connaissances vérifiées quand et où vous en avez besoin est utile pour chaque équipe — qu'elle soit en contact avec l'extérieur ou non. En interne chez Guru, nous utilisons notre produit dans tous les départements, unifiant les connaissances collectives de notre organisation afin que nous puissions tous travailler de manière plus efficace ensemble. Un tel cas d'utilisation interne est pour notre équipe des opérations des personnes.
Voici un aperçu de la façon dont nous utilisons Guru pour organiser les connaissances RH de notre équipe des opérations des personnes, permettant à nos employés d'être autonomes et confiants en ce qui concerne les connaissances internes.
L'un des plus grands avantages de l'utilisation de Guru pour les ressources RH est qu'il unifie toutes les connaissances afin que chaque employé puisse y accéder quand et où il en a besoin. Souvent, la documentation RH existe sous forme de PDF ou de documents encombrants, ce qui est pénible pour les équipes RH à mettre à jour et frustrant pour les employés d'y accéder. En organisant toutes nos connaissances RH dans Guru, notre équipe des personnes peut configurer l'information de manière à ce qu'elle soit facile à trouver et à digérer.
Grâce à la nature en petits morceaux de la connaissance dans Guru, nous pouvons décomposer l'information en petits morceaux et développer des thèmes en reliant des Cartes (pièces individuelles de connaissance dans Guru), plutôt que de renvoyer les employés à de grands documents qui finissent par sembler accablants d'informations. Si un employé sait exactement ce qu'il cherche, il peut entrer une recherche simple dans Guru et trouver cette Carte exacte et lire uniquement les informations dont il a besoin, au lieu de devoir faire un Command F et parcourir un long PDF. Guru suggère également des connaissances connexes, afin qu'un utilisateur puisse voir que d'autres employés qui ont consulté cette pièce particulière de connaissance ont également consulté d'autres pièces de connaissance connexes, ce qui permet de découvrir les connaissances de manière logique et autonome.
Un autre cas d'utilisation clé pour Guru pour RH est de donner à ce que nous appelons des « connaissances douces » un endroit où vivre. Des choses comme le mot de passe wifi invité, comment se connecter à l'imprimante, ou comment remplir la machine à café relèvent de la catégorie des connaissances utiles que les employés doivent connaître, mais qui n'ont pas toujours un endroit intuitif où vivre. Portez-vous le mot de passe wifi au canal Slack du bureau ? Envoyez-vous une communication avec des instructions sur la façon de configurer une salle Zoom ?
Avec Guru, nous pouvons ajouter toute information destinée aux employés dans notre base de connaissances, grande ou petite. Nous pouvons également inclure des informations que les employés peuvent ne pas penser à rechercher mais que nous voulons qu'ils sachent. Par exemple, certaines organisations ont des directives sur l'étiquette Slack ou la réservation de salles. Un employé peut ne pas penser à demander : « Quand est-il approprié de @ le canal général ? » ou « Est-il acceptable de réserver une salle pour quatre personnes juste pour moi ? », mais si cette connaissance douce vit dans Guru, il peut voir ces meilleures pratiques exposées avant de commettre un impair au travail.
Dans le même esprit, Guru est également idéal pour diffuser des informations de manière non intrusive. Si une certaines politiques sont mises à jour et qu'elles ne sont pas pressantes, nous pouvons indiquer dans Guru que la connaissance est nouvelle sans avoir à déranger tout le monde pour qu'il vienne les consulter. Guru affiche également les nouvelles connaissances créées dans le fil d'activité, donc si un employé curieux voit de nouvelles connaissances RH créées, il peut les consulter par lui-même.
Résoudre les maux de tête des RH
Guru aide également notre équipe des opérations des personnes à fonctionner plus efficacement. Rendre les connaissances RH facilement accessibles pour tout le monde fait gagner du temps à notre équipe et à l'ensemble de l'entreprise. L'un des plus grands points de douleur pour les équipes RH est d'avoir à répondre sans cesse aux mêmes questions. Sans une solution comme Guru, il est difficile de rendre ces FAQ faciles à référencer, mais maintenant lorsque notre équipe répond à une question correctement et voit que le concept clique avec l'employé demandeur, nous pouvons prendre cette réponse exacte et l'ajouter à Guru pour que le reste de l'équipe puisse y faire référence.
Documenter tous les types de connaissances, y compris les processus formels comme les informations sur les avantages et les connaissances informelles ou les FAQ, libère également notre équipe des personnes des conversations transactionnelles chronophages. Souvent, si un employé a des questions sur un processus RH et qu'il ne trouve pas la réponse documentée nulle part, il souhaitera avoir une réunion avec notre équipe pour passer en revue le processus. Bien que nous aimions aider nos employés, les réunions transactionnelles ponctuelles pour guider les gens étape par étape à travers un processus ne sont pas une utilisation efficace du temps de notre équipe des personnes. Utiliser Guru pour définir des instructions claires et faciles à trouver libère nos calendriers pour que nous puissions passer du temps à rencontrer des gens sur des problèmes plus profonds et complexes qu'ils pourraient rencontrer.
Peut-être la fonctionnalité la plus importante de Guru pour les équipes RH est la vérification. Guru dispose d'un statut de confiance qui indique aux lecteurs si ce qu'ils lisent est une connaissance « vérifiée » ou non, quand elle a été vérifiée pour la dernière fois et par qui. Ainsi, les employés n'ont jamais à se demander s'ils lisent la version la plus récente d'une politique, et les professionnels des RH n'ont jamais à s'inquiéter de savoir si les gens suivent une itération obsolète d'un processus.
D'un autre côté, la fonction de révision dans Guru aide les professionnels des RH à préserver toutes les versions des politiques. S'il y a un litige sur une procédure et qu'un employé dit : « Ce n'était pas la politique quand j'ai commencé à travailler ici », notre équipe des personnes peut réellement consulter l'historique des révisions d'une pièce de connaissance et découvrir exactement quelle était la politique lorsque cet employé a commencé.
Une autre fonctionnalité à laquelle nous prêtons une attention particulière dans Guru est « les recherches produisant aucun résultat ». Par exemple, si nous voyons que cinq employés ont recherché « maternité » et que notre base de connaissances n'a renvoyé aucun résultat, cela nous indique que les employés souhaitent connaître notre politique de congé maternité et que nous n'avons pas suffisamment de connaissances à ce sujet dans Guru. C'est utile car si un employé a recherché quelque chose et ne l'a pas trouvé, il n'y a aucune garantie qu'il aborde lui-même ce sujet avec les RH. Ainsi, en utilisant l'analyse pour voir ce que les gens recherchent sans qu'ils aient besoin de nous le dire, nous pouvons mieux nous acquitter de notre tâche de développement de notre base de connaissances.
Autonomiser les employés
En plus d'autonomiser notre équipe des personnes pour fonctionner plus efficacement, utiliser Guru pour les connaissances RH permet également à notre large base d'employés d'être plus autosuffisante et à l'aise avec les processus internes. En rendant toutes les connaissances accessibles dans Guru à tout moment, les employés peuvent aborder l'apprentissage à leur propre rythme. Plutôt que de lancer le manuel de l'employé entier aux nouvelles recrues le premier jour, nous pouvons les renvoyer à Guru pendant l'intégration pour revoir les politiques à leur propre rythme. Et mieux encore, nous pouvons désigner les Cartes comme des « lectures obligatoires » et ensuite voir qui les a vraiment examinées ou non, au cas où quelqu'un aurait besoin d'un petit coup de pouce pour commencer la lecture.
Cet accès facile aux connaissances permet également aux employés de trouver des réponses par eux-mêmes sans avoir besoin de déranger quelqu'un d'autre. Avec Guru, les utilisateurs peuvent rechercher des connaissances dans l'extension de navigateur sur n'importe quelle page Web, comme notre portail d'avantages, ou directement dans Slack. Ils peuvent également poser des questions dans l'application Web de Guru et Guru suggérera toute connaissance pertinente. Ou si aucune n'existe, Guru peut suggérer un expert en la matière vers lequel se tourner. Parfois, un obstacle à poser une question est de ne pas savoir à qui s'adresser ou d'en avoir honte, donc Guru élimine ces obstacles.
Utiliser Guru pour votre connaissance interne
Aucune équipe n'opère en silo. Chez Guru, notre équipe de ventes bénéficie des connaissances de l'équipe de sécurité, notre équipe CX bénéficie des connaissances de l'équipe produit, notre équipe de marketing bénéficie des connaissances de l'équipe des opérations, et chacun bénéficie des connaissances de l'équipe des personnes. Unifier toutes les connaissances en un seul endroit, vérifier son exactitude et permettre aux employés d'y accéder où qu'ils travaillent crée un lieu de travail plus productif et efficace.
Pour plus d'informations sur la façon dont les équipes RH peuvent tirer parti de Guru, contactez-nous.
La valeur de Guru est bien connue parmi les équipes en contact avec les clients (comme les ventes, le succès client et le support) pour la mise à jour des connaissances en temps réel, mais l'accès à des connaissances vérifiées quand et où vous en avez besoin est utile pour chaque équipe — qu'elle soit en contact avec l'extérieur ou non. En interne chez Guru, nous utilisons notre produit dans tous les départements, unifiant les connaissances collectives de notre organisation afin que nous puissions tous travailler de manière plus efficace ensemble. Un tel cas d'utilisation interne est pour notre équipe des opérations des personnes.
Voici un aperçu de la façon dont nous utilisons Guru pour organiser les connaissances RH de notre équipe des opérations des personnes, permettant à nos employés d'être autonomes et confiants en ce qui concerne les connaissances internes.
L'un des plus grands avantages de l'utilisation de Guru pour les ressources RH est qu'il unifie toutes les connaissances afin que chaque employé puisse y accéder quand et où il en a besoin. Souvent, la documentation RH existe sous forme de PDF ou de documents encombrants, ce qui est pénible pour les équipes RH à mettre à jour et frustrant pour les employés d'y accéder. En organisant toutes nos connaissances RH dans Guru, notre équipe des personnes peut configurer l'information de manière à ce qu'elle soit facile à trouver et à digérer.
Grâce à la nature en petits morceaux de la connaissance dans Guru, nous pouvons décomposer l'information en petits morceaux et développer des thèmes en reliant des Cartes (pièces individuelles de connaissance dans Guru), plutôt que de renvoyer les employés à de grands documents qui finissent par sembler accablants d'informations. Si un employé sait exactement ce qu'il cherche, il peut entrer une recherche simple dans Guru et trouver cette Carte exacte et lire uniquement les informations dont il a besoin, au lieu de devoir faire un Command F et parcourir un long PDF. Guru suggère également des connaissances connexes, afin qu'un utilisateur puisse voir que d'autres employés qui ont consulté cette pièce particulière de connaissance ont également consulté d'autres pièces de connaissance connexes, ce qui permet de découvrir les connaissances de manière logique et autonome.
Un autre cas d'utilisation clé pour Guru pour RH est de donner à ce que nous appelons des « connaissances douces » un endroit où vivre. Des choses comme le mot de passe wifi invité, comment se connecter à l'imprimante, ou comment remplir la machine à café relèvent de la catégorie des connaissances utiles que les employés doivent connaître, mais qui n'ont pas toujours un endroit intuitif où vivre. Portez-vous le mot de passe wifi au canal Slack du bureau ? Envoyez-vous une communication avec des instructions sur la façon de configurer une salle Zoom ?
Avec Guru, nous pouvons ajouter toute information destinée aux employés dans notre base de connaissances, grande ou petite. Nous pouvons également inclure des informations que les employés peuvent ne pas penser à rechercher mais que nous voulons qu'ils sachent. Par exemple, certaines organisations ont des directives sur l'étiquette Slack ou la réservation de salles. Un employé peut ne pas penser à demander : « Quand est-il approprié de @ le canal général ? » ou « Est-il acceptable de réserver une salle pour quatre personnes juste pour moi ? », mais si cette connaissance douce vit dans Guru, il peut voir ces meilleures pratiques exposées avant de commettre un impair au travail.
Dans le même esprit, Guru est également idéal pour diffuser des informations de manière non intrusive. Si une certaines politiques sont mises à jour et qu'elles ne sont pas pressantes, nous pouvons indiquer dans Guru que la connaissance est nouvelle sans avoir à déranger tout le monde pour qu'il vienne les consulter. Guru affiche également les nouvelles connaissances créées dans le fil d'activité, donc si un employé curieux voit de nouvelles connaissances RH créées, il peut les consulter par lui-même.
Résoudre les maux de tête des RH
Guru aide également notre équipe des opérations des personnes à fonctionner plus efficacement. Rendre les connaissances RH facilement accessibles pour tout le monde fait gagner du temps à notre équipe et à l'ensemble de l'entreprise. L'un des plus grands points de douleur pour les équipes RH est d'avoir à répondre sans cesse aux mêmes questions. Sans une solution comme Guru, il est difficile de rendre ces FAQ faciles à référencer, mais maintenant lorsque notre équipe répond à une question correctement et voit que le concept clique avec l'employé demandeur, nous pouvons prendre cette réponse exacte et l'ajouter à Guru pour que le reste de l'équipe puisse y faire référence.
Documenter tous les types de connaissances, y compris les processus formels comme les informations sur les avantages et les connaissances informelles ou les FAQ, libère également notre équipe des personnes des conversations transactionnelles chronophages. Souvent, si un employé a des questions sur un processus RH et qu'il ne trouve pas la réponse documentée nulle part, il souhaitera avoir une réunion avec notre équipe pour passer en revue le processus. Bien que nous aimions aider nos employés, les réunions transactionnelles ponctuelles pour guider les gens étape par étape à travers un processus ne sont pas une utilisation efficace du temps de notre équipe des personnes. Utiliser Guru pour définir des instructions claires et faciles à trouver libère nos calendriers pour que nous puissions passer du temps à rencontrer des gens sur des problèmes plus profonds et complexes qu'ils pourraient rencontrer.
Peut-être la fonctionnalité la plus importante de Guru pour les équipes RH est la vérification. Guru dispose d'un statut de confiance qui indique aux lecteurs si ce qu'ils lisent est une connaissance « vérifiée » ou non, quand elle a été vérifiée pour la dernière fois et par qui. Ainsi, les employés n'ont jamais à se demander s'ils lisent la version la plus récente d'une politique, et les professionnels des RH n'ont jamais à s'inquiéter de savoir si les gens suivent une itération obsolète d'un processus.
D'un autre côté, la fonction de révision dans Guru aide les professionnels des RH à préserver toutes les versions des politiques. S'il y a un litige sur une procédure et qu'un employé dit : « Ce n'était pas la politique quand j'ai commencé à travailler ici », notre équipe des personnes peut réellement consulter l'historique des révisions d'une pièce de connaissance et découvrir exactement quelle était la politique lorsque cet employé a commencé.
Une autre fonctionnalité à laquelle nous prêtons une attention particulière dans Guru est « les recherches produisant aucun résultat ». Par exemple, si nous voyons que cinq employés ont recherché « maternité » et que notre base de connaissances n'a renvoyé aucun résultat, cela nous indique que les employés souhaitent connaître notre politique de congé maternité et que nous n'avons pas suffisamment de connaissances à ce sujet dans Guru. C'est utile car si un employé a recherché quelque chose et ne l'a pas trouvé, il n'y a aucune garantie qu'il aborde lui-même ce sujet avec les RH. Ainsi, en utilisant l'analyse pour voir ce que les gens recherchent sans qu'ils aient besoin de nous le dire, nous pouvons mieux nous acquitter de notre tâche de développement de notre base de connaissances.
Autonomiser les employés
En plus d'autonomiser notre équipe des personnes pour fonctionner plus efficacement, utiliser Guru pour les connaissances RH permet également à notre large base d'employés d'être plus autosuffisante et à l'aise avec les processus internes. En rendant toutes les connaissances accessibles dans Guru à tout moment, les employés peuvent aborder l'apprentissage à leur propre rythme. Plutôt que de lancer le manuel de l'employé entier aux nouvelles recrues le premier jour, nous pouvons les renvoyer à Guru pendant l'intégration pour revoir les politiques à leur propre rythme. Et mieux encore, nous pouvons désigner les Cartes comme des « lectures obligatoires » et ensuite voir qui les a vraiment examinées ou non, au cas où quelqu'un aurait besoin d'un petit coup de pouce pour commencer la lecture.
Cet accès facile aux connaissances permet également aux employés de trouver des réponses par eux-mêmes sans avoir besoin de déranger quelqu'un d'autre. Avec Guru, les utilisateurs peuvent rechercher des connaissances dans l'extension de navigateur sur n'importe quelle page Web, comme notre portail d'avantages, ou directement dans Slack. Ils peuvent également poser des questions dans l'application Web de Guru et Guru suggérera toute connaissance pertinente. Ou si aucune n'existe, Guru peut suggérer un expert en la matière vers lequel se tourner. Parfois, un obstacle à poser une question est de ne pas savoir à qui s'adresser ou d'en avoir honte, donc Guru élimine ces obstacles.
Utiliser Guru pour votre connaissance interne
Aucune équipe n'opère en silo. Chez Guru, notre équipe de ventes bénéficie des connaissances de l'équipe de sécurité, notre équipe CX bénéficie des connaissances de l'équipe produit, notre équipe de marketing bénéficie des connaissances de l'équipe des opérations, et chacun bénéficie des connaissances de l'équipe des personnes. Unifier toutes les connaissances en un seul endroit, vérifier son exactitude et permettre aux employés d'y accéder où qu'ils travaillent crée un lieu de travail plus productif et efficace.
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