すべての技術スタックには2つのバージョンがあります：あなたが持っているツールとプラットフォームの長いリストと、実際に使用しているものの短いリストです。 技術スタックが拡大し、労働力が変わるにつれて、企業のエコシステム内の死にかけているアプリ（採用が少ないか、明確な所有者がいないもの）の数は、予算の無駄であり、セキュリティリスクになることがあります。 年次予算プロセスで問題が解決するわけではなく、多くの未使用アプリケーションに対して多すぎるライセンスの項目が残ることがあります。 実際の例として、私が以前働いていた会社では、標準のマーケティングツールキットの一部として私が使い方を知らなかったデザインソフトウェアのシートライセンスを与えられました。

新しいアプリケーションをスタックに追加すべきではないと言っているわけではありません！ 実際、新しいアプリを考慮する際には、現在のセットアップの中であまり使用されていないアプリについてより良い理解が得られるでしょう。

技術スタックの包括的な評価を行い、各人の短いリストと長いリストの内容を理解し、ギャップを埋める方法を見てみましょう。

既存の技術スタックを評価する方法

あなたが考え始める場所は、あなたの予算を見ることだと思うかもしれません。 違います。 最初に予算を調べると、大きな項目があなたを驚かせ、その結果、広く使われているアプリケーションの利用停止を強いられるかもしれません。 また、あなたのチームが使用している無料のアプリ（または現在使用していないが、SSO経由でデータにアクセスできるもの）を考慮に入れていません。

1. 評価を開始する最良の方法は…あなたのチームに聞くことです！

医者が毎回あなたに処方薬をリストアップするように頼む理由があります。 彼らはあなたの手元に新しいアプローチを推奨するのに悪影響を及ぼすかもしれない古い処方がシステムにあるかもしれず、あなたが実際に何を服用しているかを理解したいのです。 データ疲れを減らすために、彼らに既存のツールにプレロードされたフォームを記入させ、使用しているアイテムにチェックを入れ、キャプチャしていない他のアイテムを追加させることができます。

あなたはまた、各製品の使用頻度を評価するように、インテークフォームを分解して尋ねるべきです（オプション：使用しない、月に1-2回、ほぼ毎週、週に数回、毎日）を選択し、彼らの長いリストと短いリストを最大限に理解します。

プロのヒント：これは“捕まえる”演習ではないと強調することを忘れないでください。 人々は自分が使っていない製品を言うことにしぶるかもしれません。

2. ITチームを巻き込む

GoogleのようなSSOメソッドを使用する場合、ユーザーはネイティブアカウントセットアップを経ずにアプリにログインできるため、ITチームはどのアプリが実際にアクセスされ、どのくらい頻繁にアクセスされているかを正確に把握できます。 それは使用の理解を深めるだけでなく、潜在的なセキュリティリスクを特定するのにも役立つかもしれません。

3. 製品使用データを見る

製品に使用データがある場合は、取得してください！ ダッシュボードを見つけられない場合は、サポートチームにコピーを取得できるかどうか聞いてください。 最終的に、データは客観的であり、個人的な報告は主観的です。

4. 予算を見る

今、あなたの予算を評価する時です。 チームの自己報告、SSO、および製品使用データを持って、a）ライセンス項目と照合し、b）そのライセンス項目が良い支出かどうかを判断できます。 しかし、それでも最初は思ったほど簡単ではありません。

もしあなたが100人の従業員のうち10人が使用している製品に月々$30の費用がかかっているなら、自動的に支出を排除したくなるかもしれません。 しかし、あなたが本当に考慮すべきことは次のとおりです：

• なぜ私たちはこの製品を最初に購入したのですか？
• 内部で誰がそれを所有していますか？
• 座席が多すぎますか？ （すなわち、それを使用している人々は実際に多くの機会に使用していますか？）
• 私たちはただ価値についてユーザーを再教育する必要がありますか？

便利な意思決定チャートがあります：

新しいツールやプラットフォームを購入する際に考慮すべきこと

チームが実際に使用していることを理解したので、どこにギャップがあるかを考慮すべきです。 たとえば、より大きなバンドルの一部として含まれているWikiがあるが、誰も使わない場合（再教育の後も）、新しい知識共有プラットフォームの追加を検討した方が良いかもしれません。

多くのベンダーが同様の機能を提供しているとき、どのようにして効率的な投資をしているか、単にアプリを追加するためにアプリを追加するのではないかを判断できますか？ 常にベンダーに初回の導入後の日次および月次の採用メトリクスはどのようになっているかを尋ねてください。

なぜこれが重要なのか？ 新しいアプリには、あなたのチームがその有用性に納得する興奮の期間があるでしょう。 しかし、その初期の興奮の後、あなたは使用の減少を見始めるかもしれません（それが単にあなたがkeep/cut意思決定チャートを通過しなければならないツールの1つになるまで）。 平均して長期にわたって日次および月次の採用を明らかにすることで、他の企業が実際に投資に見合ったリターンを見ているかどうかを理解することができ、あなた自身の会社の成功を評価するためのメトリクスを持つことができます。

効率性は継続的な演習です

最後に、これを知っているでしょう：技術スタックを洗練することは、一度で済む演習ではありません。 今のあなたのチームに合っているものが、将来的に成長、縮小、業界の状況、または戦略の変化によりうまく機能するとは限りません。

とはいえ、この種のプロセスを毎月実行することは現実的ではありません！ したがって、説得力のあるイベント（上記に挙げたイベントなど）の後や、年次予算サイクルの始まりにのみ実行してください。

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