職場での変化を実装することは、...少なくとも挑戦的です。 変化に抵抗する文化に直面している場合や、賛同を得るのに苦労している場合、正しいツールと文書を持つことが、変更管理の努力に大いに役立ちます。

計画のための適切なテンプレートを見つけるのに困っていますか？ テンプレートや使用できる文書を探しているのであれば、正しい道を進んでいますが、ひとつのテンプレートで終わってはいけません。

包括的な変更管理計画には、各自の注意が必要ないくつかの異なる要素が含まれています。

最高の変更管理戦略を作成するために必要なすべてを提供します。

私たちが言ったように、これは変更管理の専門家ガイドになるという冗談ではありません。 変更管理計画が必要な理由や、それに何を含むべきかを学ぶために読み続けてください。また、途中で役立つ無料の変更管理計画テンプレートやGuruカードもたくさん得られます。

変更管理プロセスの用語

私たちの投稿の核心に入る前に、用語について少しお話しましょう。 変更管理に優れるため、自分の提案する変更に対してしっかりと説得するには、その用語を学ぶ必要があります。 理解しておくべきいくつかの用語を紹介します。

変更管理計画が必要な理由

組織の変更が成功裏に行われるには、多くのことが結びつく必要があります。 リーダーシップからの支持、他のチームからのサポート、すべてを終えるのに十分な合理的なタイムテーブルが必要です。

あなたの変更管理計画は、プロセス全体を管理するための主要なツールとなります。 よく書かれた計画は、予算、スケジュール、コミュニケーション、ワークフロー、全体的な範囲、および利用可能なリソースを把握するのに役立ちます。

よく考えられた計画があれば、提案された変更がもたらす影響を最小限に抑え、それに対処するのを助けることができます。 いかなる変更も作業を混乱させる可能性があることを忘れずにいてください。 すべてを一度に行おうとするのではなく、変更管理戦略により、少しずつの段階的な変更を展開することで、大きな摩擦を伴うことなく最終的な目標に到達することができます。

正式で文書化された計画を持つことは、変更管理にアジャイルなアプローチを取る余地を与えます。 計画段階にいるときは、すべてが完璧なように思えるかもしれませんが、最終的にはすべての計画が理想的なものから現実のものに変わります。 変更管理計画が整えば、必要に応じてピボットや調整を行うことができます。

変更管理計画はどのように書くのですか？

すべての変更管理計画はユニークかもしれませんが、依然として重要な基本要素が含まれています。 計画を組み立てる際には、これらの重要なことを忘れないようにしてください。

変更が必要なことを示す

みんなが物事が変わる必要があることを知っているとは限らないと仮定しないでください（たとえそれが非常に明白だと思っていても）。 一部の人々は、物事がうまくいっていると思っているかもしれませんし、他の人々は、変更を強力に進める理由が理解できないかもしれません。

変化の必要性を示すことで、重要な利害関係者に彼らがなぜ提案していることに時間やお金、人的資源を投資する必要があるのかを明確に理解させることができます。

これにより、賛同を得ることが容易になり、変化への抵抗を減らすことができます。

提案する変更をサポートするためのデータを徹底的に調査し、利害関係者を動機づけるデータポイントを見つけて、あなたのケースをさらに強力にしてください。 あなたの変更が組織にどのような利益をもたらすかを明確に述べてください。

スコープを理解する 全体の企業目標に結びつけることができる計画や提案は、権力者たちに受け入れられることがあります。

あなたの範囲を理解する

ほとんどの人がプロジェクトのスコープについて考えるとき、彼らはすべてにどれくらいの時間がかかるかを考えます。 プロジェクトの合理的なタイムラインを考えることは重要ですが、それは必要なことの基本的なものに過ぎません。

物事が1人の個人または1つのチームや部門にしか影響しないということは非常に稀です。

あなたが行うすべてのことは仕事で相互に関連しているため、他の人々のニーズが変更管理プロセスで考慮されるべきです。

提案された変更により何が影響を受けるかを考える時間を取りましょう。

スコープを決定するのに苦しんでいますか？ これらの質問を自問してください：

• 私の提案する変更で最も影響を受けるチームや個人は誰ですか？
• 私の変更によって影響を受けるポリシーは何ですか？
• 私の変更をできるだけ効果的にするために、職務が変更される必要がありますか？
• 組織構造の変更を考慮する必要がありますか？

重要な人々を特定する

仕事で変化を実行するのは、一人の人間には難しい（あるいは不可能です）。 計画を実現させるためには多くの助けが必要で、その多くは利害関係者や変更管理チームから得られるでしょう。

思い出してください：利害関係者とチームメンバーは非常に異なるものです。

あなたの利害関係者は、あなたのプロジェクトの結果に非常に投資することがあります。 彼らは投資家、Cクラスの従業員、またはマネージャーかもしれませんが、実行する作業はあまり行わないでしょう。 あなたの変更管理チームメンバーは、変更を実現させるために必要な多くの作業を処理する人々です。

チームメンバーを考えるときは、制作作業を行う人々だけを考えないでください。 作業の監督や承認、必要に応じてガイダンスを提供する役割を持つ変更諮問委員会を設立することを考えても良いでしょう。

予算とマイルストーンを決定する

約70％の変更が失敗すると推定されています。この理由は、人々がその努力が価値があるとは信じられないか、物事がうまく行っていると思っているからです。 この罠に陥らない最も簡単な方法は、非常に明確なマイルストーンと予算を設定することです。

変化は空から降ってこないことを理解しています。

お金、時間、または他の人の作業に投資しているなら、それに対して現実的な予算を作成してください。 良い予算は、将来の変更が必要な場合にも物事が円滑に進むように、少しの余裕を持つべきです。

マイルストーンは、変更の旅の小さなチェックポイントとして考えられますが、それから最も多くの成果を得たい場合は、各マイルストーンを小さなチェックインのように扱ってください。 次のマイルストーンは、計画を再評価し、すべてがチームにとって機能しているかを確認するのに最適な時期です。

コミュニケーション計画を設定する

明確で一貫したコミュニケーションは、どの変更管理計画にも不可欠です。 戦略的にコミュニケーションに取り組むことで、人々を集中させ、信頼感を育むために多くのことを行うことになります。 暗闇の中で働いたり、進捗を隠そうとしたりすることはありません。あなたは各ステップで可視性とアクセス可能性を追求しています。

質問をする機会を作り、共有できる情報と後で待つ必要のある情報について明確にしてください。 会話のための良いトーンを設定し、難しい質問に取り組むことを恐れないでください。 問題に直面したり、計画を再評価する必要があったりしても、何が起こっているのかをオープンにし、正直に話すことがサポートを維持するのに役立ちます。

すべての変更管理計画に必要なものは何ですか？

すべての変更管理計画には一連の小さな要素があり、適切な文書がすべてをまとめるのに重要な役割を果たします。 計画を現実のものにする準備ができたなら、必要なことや含めるべきものについての洞察を提供することができ、計画を進めるのに役立つテンプレートも提供します。

変更管理コミュニケーション計画

変更管理計画をスムーズに進めたいなら、会社の重要な利害関係者からの賛同を得る必要があります。 ここで変更管理コミュニケーション計画が役に立ちます。

変更管理ロードマップ

変更管理計画を作成する際にはタイミングが全てです。 タイムラインを描くことは、チームが特定のマイルストーンを達成するのを助け、作業のペースに対する期待を設定するのにも役立ちます。

明確な変更管理役割

役割を定義することは、効果的な変更管理には必須です。 役割を割り当てることで、作業に構造が追加され、プロジェクトの最も重要な作業が実行されることが保証されます。

誰があなたが行っている作業の文書を更新するのを担当しますか？ このプロジェクトには指定されたデザイナーや開発者がいますか？ 誰が利害関係者とのコミュニケーションを継続的に行うのか？

役割の委任に苦しんでいますか？ 時には、すべてを自分で行う必要はありません。 チームメンバーにもタスクを引き受けたい人がいるかどうかを確認することができます。

変更管理委員会

プロジェクトを担当する主な人々について考える時が来ました。 大勢の人々がプロジェクトに関わっているかもしれませんが、特定のタスクに対して「決定者」が必要です。 彼らは、あなたの元の計画から逸脱する変更や決定を担当します。

明確に定義された変更管理プロセス

何を達成したいのか、チームや委員会の洞察を持つことができれば、プロセスに飛び込むことができます。 これが、あなたの変更を前進させるために何をする必要があるかを明確に示す部分です。 これが変更管理作業の中で最も重要な部分の一つであり、あなたの助けになるガイドがあります。 変更管理プロセスを定義する についての詳細を学ぶ 。

変更管理ツール

変更管理プロセスに没頭している際に、さまざまなツールを持つことに問題はありません。 すべての人が使用するツールについて明確であることを保証するだけです。

ほとんどの制作スタッフがAdobeで作業をしているときに、リードデザイナーがFigmaで働くことはできません。 変更管理作業にあまり深く入り込む前に、適切なツールに全員が一致していることを確認してください。

変更管理分析計画

あなたの優れた変更管理計画が実行され、今変更を正しく行ったか確認する必要があります。 これが、あなたの変更管理分析計画になるでしょう。 成功を決定するために測定する指標を決定し、達成すべき目標を概説してください。

追加の変更管理資源

変更管理計画の必須要件についてはすでに述べました。 変化を実現させるために必要なことを提供しましたが、会社の成熟度や業種によっては、もう少し助けが必要かもしれません。

すべての T を交差させ、すべての I にドットを打ちたい場合は、全体の変更管理計画にこれらの文書を追加することを検討してください：

変更管理トレーニング計画

変更が来ることを知っていることと、その変更に対処する準備ができていることには違いがあります。 あなたが行った変更の推測を取り除き、人々に前進するための明確な指針を与える。

変更管理資源テンプレート

新しいプロセスで変更を加える必要がある場合、私は何をする必要がありますか？

正しい方法で全てを使用しているかどうか確認するにはどうしたらいいですか？

人々に質問の前に必要な答えを提供するには、リソースガイドを用意してください。 追加の役立つ文書、必要な指示、さらに助けが必要な場合に連絡する人物についての情報を含めます。

変更要求フォーム

特定のプロセスに変更を加える必要がありますか？ 他のチームの誰かが新しいプロセスの素晴らしい提案を持っていますか？ 人々が提案を忘れないように変更要求フォームを提出させてください。

変更注文ログ

変更が暗闇の中で、または文脈なしで行われないようにしてください。 適切な変更管理ログは、チームがすでに行った重要な作業を示すことができ、特定の変更がなぜ行われたのかについての洞察を提供します。

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