シロにいることを認識するのが最悪な瞬間です。

最初の仕事のとき、非常に特定の報告書草案を丹念に調べたことを覚えています。 私は何時間も編集やチャートの更新をしましたが、週の後半にそれが無駄だったことに気付くことになりました。 私は部門のドライブ上でまだ更新されていない古いバージョンで作業をしていました。

このようなイライラを抱えているのは私だけではありません。 チームが情報のサイロのために、月に最大20時間を失うことがあるのです。 ここ数年でオフィス、リモート、ハイブリッドなモデルに切り替える中で、サイロの問題はさらに増加しています。 驚くことではありませんが、同じ物理の空間で同僚と一緒に作業していないときには、サイロの中で迷うのがさらに簡単になります。

情報のサイロ

私たちが情報のサイロと言うとき、私たちが意味することから始めましょう。 簡単に言うと、情報のサイロは、組織内のチームが互いに情報とプロセスを共有しないときに発生します。 サイロは通常小さく始まり、組織が成長するにつれて膨張していき、協力を妨げます。

では、なぜ組織でサイロが形成されるのでしょうか？

サイロの原因

ほとんどすべての組織にはサイロがあり、それは通常意図しないものです。 サイロが形成される理由は一つではありませんが、透明性の欠如に関する一般的な理由には次のようなものがあります：

異なる優先事項

組織内のグループが異なる（または、より悪いことに、競合する）優先事項を持っているとき、情報とプロセスは円滑に流れません。 当然、すべてのチームには独自の目標がありますが、透明な企業文化は、チームがグループ全体で優先順位を調整するのに役立つはずです。

現状維持

慣性は強力な力です。 組織は、根付いたプロセスが変更に対応するためにピボットする必要がある場合、困難に直面することがよくあります。

社内の政治

大企業はしばしば、さまざまなグループ間の複雑な関係の網を持っています。 情報とプロセスは、職場の人間関係によって簡単に流れないかもしれません。

地理と文化

チームはますます世界中に分散しており、多様な文化的背景を持つ個々のメンバーで構成されています。 異なる時間帯、言語能力、その他の要因が、サイロ化した職場につながることがあります。

心理的安全性の欠如

信頼は、仲間と効果的に協力するための重要な要素です。 チームがリスクのあるアイデアを出し合い、チームの支援を受けて実験できるとき、革新が花開きます。 それが実現しない場合、コミュニケーションが途絶え、サイロが発生することがあります。

非効率なシステム

正しい技術とプロセスは、透明性の観点からすべての違いを生むことができます。 間違ったシステムを使用すると、情報を共有し、協力して作業する際に不必要な摩擦を生じることがあります。

サイロのコスト

残念ながら、サイロは単に時間を浪費するだけではありません。 組織内のサイロの影響は、深刻な問題を引き起こします。

彼らは士気とパフォーマンスを低下させます。 実際、86%のリーダーが、仲間とのコラボレーションの欠如が職場の失敗を招いていると言っています。 サイロは無駄な作業と適応力の欠如を引き起こすことがしばしばあります。 彼らは顧客にも影響を与えます！ Aberdeenによると、サイロ化されたコールセンターエージェントの15%の時間は顧客にサービスを提供するための情報を得るために費やされます。 最後に、顧客サービスの行列で待つことを楽しんだのはいつですか？

自分のチームのサイロを特定する

いくつかのサイロは明らかです。 残りについては、いくつかの調査が必要です。 コミュニケーションやコラボレーションがどこで欠けているのか理解するために、調査やインタビューを考慮してください。

チーム間の情報のサイロをよりよく理解するのに役立つ調査の種類がいくつかあります。 まず、従業員エンゲージメント調査を使用することを考えてみてください。 この種類の調査は、どの従業員がチームや企業に最もつながっていると感じているか、また最も孤立していると感じる従業員を特定するのに役立ちます。

同様に、コミュニケーションやコラボレーションに特化した質問を含む調査を作成して問題を特定することができます。 有用な別の調査の種類がパルス調査です。 パルス調査は定期的かつ頻繁に送信され、問題が起きる前にサイロの問題を特定します。

調査に加えて、退職面接や従業員との「残留」面接の実施を検討してください。 退職面接は、従業員がなぜ退職しているのか、情報のサイロが原因となる離職の一部を照らし出すはずです。 一方、残留面接は、会社で長期間勤務している従業員との議論であり、仲間とのコラボレーションがどのように成功しているのかを明らかにすることができます。

サイロを打破し、効果的なコラボレーションを導入するための戦略

チームの情報のサイロを特定したら、サイロを打破し、透明性の基盤に置き換える時が来ました。 コミュニケーションやコラボレーションを改善するのに役立ついくつかの戦略を紹介します。

目標と価値観を整える

異なるグループが効果的に協力して働くには、会社の目標と価値観に関して皆が同じ目標にいることを確認することから始まります。 これはリーダーシップから始まります。 全員が会社のミッションを理解し、自分の仕事が大きな絵の中でどのように適合するのかを知っていることを確認してください。

その後、各チームの目標を特定し、それらを会社のミッションや他のチームの目標の文脈に位置付けます。 これらの目標と価値観を定期的に繰り返し伝えます。

過剰コミュニケーションを心がける

ビジネス環境では、特に非同期の場合、実際に 過剰にコミュニケーションするのは驚くほど難しいです。 人々が情報の流れに置いて行かれていると感じることがはるかに一般的です。

もし、チームがあまりにも多くの情報で圧倒されるのが心配であれば、あなたが明確で簡潔なメッセージを提供しているかどうかを検討し、全員が使えるシステムでさらに学ぶ機会を提供してください。

良い指針は、少なくとも多くの情報を伝えることです。 疑問がある場合は、過剰なコミュニケーションを心がけてください。 長い目で見ると、チームは感謝してくれます。

実験を共有を通じて奨励する

新しいことに挑戦するのは怖いことがあります。特にそれが失敗する可能性がある場合。 ただし、革新的なチームはリスクを取ることに快適である必要があります。

実験を奨励する一つの方法は、チームが自分の実験を共有できる環境を作ることです。物理的なスペース（ラボやワークショップ）やデジタルスペース（ブログや社員イントラネットサイト）などの。 透明性のある形で実験を行うことにより、チームは相互の成功や失敗から学びやすくなり、サポートシステムを持っていることを理解すれば、今後のリスクを取ることに対しても安心感を持たせることができます。

チームビルディング活動を奨励する

ポジティブな職場関係を築くことは、効果的なコラボレーションに不可欠です。 従業員が互いをよく知り合い、仲間意識を育むのに役立つチームビルディングイベントを開催することを考慮してください。

グループ料理教室から宝探し、ボランティア活動まで、選択できるさまざまな種類のチームビルディング活動があります。 重要なのは、全員が楽しめ、互いを異なる視点で見るのに役立つ活動を見つけることです。

チーム情報にアクセス可能にする

人々が情報を共有したいと思う文化を奨励するだけでは不十分です。適切なツールを提供する必要があります。 チームが互いに情報を見つけて共有するのを容易にします。

しばしば、これは情報を簡単に使えるようにするためのGuruのような集中化された知識ベースを設定することを意味します。 これは、ユーザーがアクセスして貢献できる情報共有環境を作ることを意味します。

サイロを終わらせる

情報のサイロは職場でよくある問題ですが、成功したチームは、積極的な戦略とチームコラボレーションを改善することでそれに対処できます。

サイロがあなたのチームにどこに存在するかを特定し、効果的な戦略をチームに導入することで、パフォーマンス、士気などを改善できます。