世界が一晩でリモートワークを始めたとき、雇用主が従業員の生活の質を向上させるための明らかな方法がたくさんありました。 フレキシブルな勤務時間、在宅オフィス機器、バーチャルハッピーアワー、そしてブランドのルームウェアは、私たちがリモート生活を始める際に従業員と共有された即時の利点の中に含まれていました。 しかし、タイダイのスウェットパンツの新しさが薄れていくにつれ、現在および未来の職場環境の現実が迫ってくる中で、リーダーたちは自らの技術基盤を見直し、「成功するために必要なものはすべて揃っているのか？」と問うことが不可欠です。

私たちはすでに、リモートワークのテクノロジースタックが重要な要素であると考えています（ビデオ会議、チームコミュニケーション＋メッセージング、ナレッジマネジメント）。しかし、世界的に「自宅待機」の命令が出る以前からこれらのツールが整っていなかったチームには、それを整えることが苦労を伴うことを認識しています。 テクノロジーの予算がこれまで以上に厳しくみられている今、新しいツールの必要性を証明することが重要です。

ビデオ会議やチャットツールの必要性は明らかであり、対面での会議や受動的なランチテーブルでの会話がもはや不可能な状況では、これはリモートワークへの移行初期に実感されました。 Oktaの2020年のBusiness @ Work (From Home)レポートによると、2月から3月にかけてZoomは110%の月次成長を記録し、Slackは19%の成長を見せ、これらのツールがどれほど迅速に職場の基盤になったかが示されています。 しかし、リモートコラボレーションツールの必要性は、実際、パンデミックが世界の多くに影響を与える前から増加していました。今年の2月初旬に、Forbesは、従業員が従来のオフィス環境の外での柔軟性を期待する中で、職場における摩擦のないコラボレーションの重要性が高まっていることを報告しました。

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リモートワークフォースに対する知識管理の影響

これは、ナレッジマネジメントの必要性にも当てはまります。ナレッジマネジメントの欠如の「症状」は、ビデオ会議ツールなしでリモートで会議を開くことができないことほどは明白ではありません。 ナレッジマネジメントツールと知識共有の文化を持たないことの影響は、チームの効果的かつ効率的なコラボレーション能力を深刻に損なう可能性があります。 あなたのチームが知識共有の介入を必要としているという驚くべき兆候をいくつか挙げます：

Z世代の従業員の不満と最終的な離職

多くの人が40歳未満をミレニアル世代と呼ぶのが早いですが、Z世代の最年長メンバーはすでに労働市場に参加しています（Z世代の始まりについては1995年から始まるとする考え方と1997年から始まるとする考え方があり、最年長メンバーは今年中頃20歳代です）。 Z世代が職場に入ると、彼らは日々の業務を可能にするだけでなく、最も意義のある仕事に集中できる環境が整っていることを期待します。 ServiceNowの調査によると、Z世代の従業員の42%は、あまりにも多くの時間を管理業務に費やさせられる仕事を去ると答え、そのことは非常に高価値な仕事を果たすことに対する忍耐力がない世代を示しています。

最近、Guruの知識管理プログラムを実施したユーザーを対象に行った調査では、45%がGuru未実施の新入社員にとって、さまざまなシステムで適切な情報を見つけることが最大の課題であると回答しました。これは、多くの企業で新入社員の大部分を占めるZ世代の従業員にとっては耐え難い課題です。

さらに、回答者の43%がGuruが戦略的計画にもっと時間をかけられるようになったと答え、ナレッジマネジメントが従業員が管理業務からより意味のある仕事への焦点を移すのを助けることができることを示しました。 93%の回答者がGuruが従業員のエンゲージメントと幸福に影響を与えたと述べており、高価値の業務を支持する知識共有の文化が士気に大きく影響を与える可能性があることを示唆しています。

全体的な従業員の燃え尽き症候群とワークライフバランスの悪化

KMが不足していることの結果を感じるのはZ世代の従業員だけではありません。特に専門知識を持つ従業員は、知識共有を優先しない環境においては燃え尽き症候群の影響を強く受けやすいのです。 Gallupは、従業員の燃え尽き症候群の第2の原因が管理できない作業量であると報告しています。これは、高価値の従業員を最も影響力のある業務にのみ集中させることが極めて重要であることを意味します。

多くの場合、専門家は長年会社にいるチームメンバーです。急成長するチームでは、彼らは複数の役職を歴任しており、スタートアップでは、製品開発のいくつかのサイクルを見てきたでしょう。 彼らはデフォルトで、チームが詳細な製品に関する質問や管理プロセスについて混乱しているときに「頼りになる」存在になります。 これらの常連の「肩トントン」は無害に思えるかもしれませんが、時間が経つにつれてかなり重荷となり、通常の業務を行うだけでなく、これらの質問にも答えなければならない専門家の管理できない作業量に大きく貢献します。

ナレッジマネジメントは、専門家が燃え尽き症候群を避けるのを助ける重要な役割を果たし、彼らの時間を取り戻し、チームの他のメンバーを自立させることができます。 Guruを組織で利用している調査参加者の98%が、Guruがチームが同じ質問に繰り返し答える時間に影響を与えたと述べ、99%がチームが情報を探す時間にも影響を与えたと答えました。 19%は、Guruがチームが仕事以外の活動にもっと時間を費やすのを助けたと述べており、ナレッジマネジメントがより良いワークライフバランスにつながる可能性があることを示しています。 知識共有文化を持つ両者（知識を共有する人と求める人）が理解し合うと、燃え尽き症候群を避ける可能性が高くなります。 知識共有の違いについての詳細を知るアクティブとパッシブな知識、それぞれがどのように知識共有に寄与するかを理解する。

会議が多すぎて非同期コミュニケーションに移行する際の苦労

「この会議はメールで済む」というジョークはさておき、会議疲れは、すべてがスクリーン越しに行われるようになったときに非常に明らかになってきました。 しかし数ヶ月前から、先見の明を持つ人々は対面の会議を減らし、チームに非同期でコラボレーションする能力を与えることの重要性を理解していました。 実際、Gartnerは、対面の会議が2024年までに60%から25%に減少すると予測しており、「ノマディック」ワークスタイルに対する思慮深いアプローチを持つ企業は、劣位の企業よりも優れた才能を持つことができるとしています（特に今は驚くべきことではありません）。

CNBCは、Basecamp CEO Jason Friedの対面会議の禁止方針を強調しており、これが彼らの歴史的にハイブリッドなチームがオフィス勤務の従業員に対して優遇されるのを避ける方法です。 その代わりに、彼らは書面による文書化を好み、それをすべての従業員に同じ方法で配布します。 情報を民主化する方法に関する明確な方針と手順を持つことは、会議が少ない職場を成功させるために不可欠です。

対面での会話が減る文化にとって、より良い「受動的知識」を共有するためのシステムが重要です。MIT Sloanによると。 新しくリモートチームが「知っておくべき」コミュニケーションに「知っておくと良い情報」を含めることを検討するように奨励する一方で、会議や1対1のチャットが情報伝達の最終的な手段とならない協力的な知識共有の文化を展開することも提案します。

会議を成功裏に減らすためには、チームが情報を受信する場所とその方法を理解し、その情報が正確であると信頼することが重要です。 Guruを全社的に使用している調査参加者の97%が、情報が専門家によってリアルタイムで常に最新のものに保たれていることを知ることは、チームを効果的に機能させるために重要であると述べています。 チームが重要な情報を共有し確認するための効果的なチャネルを持つと感じるとき、カレンダーを「削除」するのはずっと簡単になります。

非同期作業での進むべき道

今、私たちは、効率的なコミュニケーションとコラボレーションがこれまで以上に急務であり、その欠如がこれまで以上に痛感されるというユニークな時期にいます。 チームが今日および今後の成功に向けて準備を整える中で、リモートワークとそれに伴う要求がここに定着しており、ずっと前からやってきたことを思い出すことが重要です。 今日、チームが協力的、非同期、かつ目的を持って働く手助けをするツールやプロセスを整えることにより、どこでも、いつでも、チームが本当に最高の仕事をすることができるようにできます。