Start the No Meeting Day Revolution at Your Office

企業がリモートワークを一時的な必要からライフスタイルへとシフトし始めると、生産性に関する問題が多く語られるようになりました。

「オフィスで働いていたときと同じように、みんなが生産的であることをどうやって確認できますか？」人々は不安で髪を引っ張りながら尋ねます。 「マネージャーは、全員が作業を続けていることを確認するために何をすべきですか？」

実際、時間をもっと与えることが、人々の作業を助ける簡単な方法であることが分かりました！

「会議のない水曜日」や「会議のない金曜日」、「会議のない日々」。 何と呼ぶかは関係ありません。 多くのオフィスが特定の日や期間を「会議なし」と宣言する傾向にあり、私たちもその一つです！

会議なしの日々：それは何で、どのように機能するのか

「会議なしの日々」という名前の概念は非常に明確です。 会議なしの日は、人々が会議がないことを楽しみにできる労働日です。 しかし…なぜ企業はそれをするのでしょうか？

信じられないかもしれませんが、多くの職場が生産性を高める手段として会議なしの日を導入しています。

• 従業員が中断されることなく重要な「深い作業」に集中できる時間を与える
• 定期的な会議にもう少し頑張らせる

いくつかの作業タスクは、他の作業よりも集中する時間と考えることが必要です。 通常の労働時間の間に「集中」できる十分な時間を見つけるのは非常に稀です。 会議なしの日々は、人々が自分の仕事により多くの焦点を合わせるための方法として急速に普及しています。

中断がないことを知っている一日で、あなたがどれだけ多くのことを成し遂げられるか考えてみてください。 戦略的な作業に集中したり、新しいアイデアを練ったり、他のことに引き込まれる心配がないので、単にキャッチアップをしたりできます。

いくつかの企業は会議なしの日をさらに進化させています。 従業員が携帯電話の電源を切ったり、通知を無音にしたりして、完全に集中できるようにします。 結局、明日のランチ計画についてのチェックインテキストは、複雑な問題を考える時間を取っているなら待っても構いません。

「会議にもっと頑張らせる」というコメントについて…あなたは本当にカレンダーにあるすべての会議が有意義な時間の使い方だと言えますか？ 調査によると、40%の人々が自分の会議は生産的ではないと感じている理由があります。

無駄な会議がまた一人の犠牲者を生んでいます。

無限の会議に関する文化については多くを語れるかもしれません。 会議は自動的に生産的であると考えるマネージャーや同僚がたくさんいます。 実際に意味のあることを実行することなく、DMで解決できる問題についてさらに30〜45分を費やすことになります。

人々は、時間があまりないと知っているときに効果的な会議を計画することにもう少し努力をする傾向があります。 会議なしの日を導入すると、定期的な会議をより効率的で目標指向にするように強制されます。

私たちの会議なしの日の過ごし方：社内会議なしの水曜日

なぜ私たちが会議なしの日の大きな支持者なのか理由があります：私たち自身のものがあります。  私たちはGuruでの内部コミュニケーションの方法を見直し、全員がより効率的に作業できる方法を探しました。 私たちは水曜日が社内会議の予定を立てないように従業員を促す独自の会議なしの水曜日を実施しました。 顧客との定期的な会議は許可されましたが、マネージャーは可能な限り代替日を見つけるようにも奨励されました。

今のところ、私たちは結果をとても気に入っています。 最近の従業員調査によると、75%の回答者が会議のない水曜日が集中時間の増加と会議の数の減少に効果的であったと回答しています。 この投稿の大部分が会議なしの水曜日に書かれたと考えると、すべてが計画通りに機能しているようです！

自分自身の会議なしの日を実施する方法

会議のない日を設けるアイデアは大好きですが、それを実現するための権限を持っている人たちをどうやって納得させるか不安です。 心配しないでください、私たちはあなたをサポートします。

会議なしの日を実施するためには、2つのものが必要です。 1つは、あなたの現在の会議がチームにどれほど効果的であるかをしっかりと理解することです。 生産的でない会議にかかる時間を減らすために、会議監査を実施することを強くお勧めします。 物事がどのようにうまくいっているかを判断するのに少し助けが必要な場合は、私たちの4つのPのルールに従うことをお勧めします。

また、集中時間がいつ行われるかについて、全員が合意する必要があります。 幸いなことに、私たちはその方法を知っています。 すべての会社には異なるポリシーとニーズがありますが、会議なしの日を成功に導くいくつかの基本的な要点があります。 会議のない日々の夢を実現したい場合は、次のことを実行してください。

正当化

それを甘く見ないでください。 会議なしの日に対して管理や同僚から反発があるでしょう。 会議は、多くのオフィスでは仕事と同義なので、会議なしの日々が常態化するという発表をすると驚く人が多いかもしれません。

会議なしの日に人々に参加してもらいたい理由を明確に示してください。 上記のいくつかのポイントに言及しても構いませんし、これが人々に自分のスケジュールに対するコントロールを少し増やしてくれることを強調してください。

コミュニケーション

会議なしの日を実施するためには、あなたとチームメンバーができるだけ多くコミュニケーションを取る必要があります。 会議なしの日は、人々が重要なことを完了させることができる場合にのみ機能します（残ります）。 会議なしの日でも、コミュニケーションの重要性を強調しなければなりません。

これは、私たちが仕事において非同期コミュニケーションの大ファンである理由の1つです。 コミュニケーションの線をオープンに保ち、人々が必要なときに作業できるようにします。 重要なコンテンツを集めて共有したり読むための定期的なニュースレターを提供することさえも、会議の時間を取る代わりに大きな時間の節約になります。

基本的なルールを設定する

会議のない日も「メールなし」や「Slackなし」の日として機能しますか？ 会議なしの日にクライアントとの定期会議はまだ許可されますか、それとも再調整が必要ですか？ 火事が発生し、数人が電話に出なければならない場合はどうしますか？

人々を推測させないでください。

すべての企業は、会議なしの日を自分たちの方法で扱います。 特定の事柄に関する期待のための基本的なルールを設定することで、会議なしの日をより効果的で混乱の少ないものにできる可能性があります。 これらの日に何ができ、何を待つ必要があるのかについて全員が同じ認識を持っていることを確認してください。

マインドフルネスは、会議なしの日を成功させるための鍵です。 仕事をする候補者は、あなたの会議なしの日にチームと会うことができるかもしれません。 あなたと同僚がアイデアをブレインストーミングするのに最適な時間は、会議なしの金曜日だけかもしれません。 ルールに例外は常に存在します。 確かに、確立されたプロトコルに従い、会議なしの時間を賢く利用し、他のチームメンバーの会議なしの日を尊重してください。

このためには、全員がルールに従う必要があることを忘れないでください。それにはリーダーシップの人々も含まれます。 マネジメントの人々が会議なしの日のルールを明確にし、彼らの懸念を前もって扱うことができるようにしてください。

会議を扱う方法を変える

会議なしの日を宣言しても、仕事の必要が消えるわけではありません。 ほとんどの時間、人々は単に肩をすくめて、会議を別の日に押しやります。 その動きは理にかなっているかもしれませんが、生産性を害することもあります。

会議なしの日を設けるという意味では、忙しい一日に別の会議を追加することが目的ではありません。

会議なしの日の最良の副作用の1つは、実際に会議をより良く計画させることです。 会議の数を改善し、減少させるための基本的なヒントをいくつかあげます：

• すべての会議にセットされたアジェンダがあり、アクション可能な結果で終わることを確認してください。
• 多くの人々がいる会議の場合、役割を割り当てて、全員がトラックを保ち、生産的であるのを助けてください。
• 会議が時間の最良の使い方でないと思う場合は、会議をキャンセルすることを恐れないでください。
• 会議中に何が行われたかを要約するフォローアップのメールを送信し、人々が取るべき次のステップを思い出させます。

これらの概念のいくつかを深く考えてみたいですか？ 会議を減らすためのベストプラクティスに関する私たちのカードをチェックしてください。

生産性を高め、会議を減らす

私たちは会議なしの日を実施している唯一の企業ではなく、最後でもありません。 ますます多くの企業がハイブリッドスケジュールに切り替え、労働力がより分散される中、生産性と柔軟性がこれまで以上に重要です。 人々が仕事に、つまり…自分の仕事に焦点を合わせる時間を持つと、どれだけ多くのことを成し遂げられるかに驚くかもしれません。

ますます多くのオフィスがハイブリッドモデルに移行する中、職場体験を改善するために新たな試みにオープンであることが重要です。 今日の最大のトレンドは会議なしの日であり、明日は全く異なる何かである可能性があります。 オープンマインドを保つことで、職場が進化し、変化し続ける環境で競争力を保つことができます。

会議は常に仕事の一部でありますが、その場がすべての人にとって意味を成す事になれば良いです。 勤務日を取り戻す運動に参加し、真に重要な作業に焦点を合わせるために少し多くの時間を確保してください。 私たちからあなたの上司に伝えたいですが、実は彼らは現在、2時間の会議中で、最初の45分間は会議の成果が何であるべきかを考えています。