仕事の世界は変化しました。 しかし、ウィキ、イントラネット、およびナレッジベースの世界は変わっていません。 そして、従業員、リーダーシップチーム、および企業の利益はその代償を払っています。 新しい仕事の世界の要求に応えるために特別に構築されたナレッジマネジメントの新しいアプローチが必要です。 その理由を説明します。

新しい仕事の世界は、技術によって支えられ、パンデミックによって加速され、非同期コミュニケーション、リモート雇用、そして労働者の柔軟性によって定義されています。 そして、この新しい仕事の世界では、新しい製品、プロセス、方針だけでなく、まったく新しい働き方が必要です。

ほとんどの企業はこのことを認識していますが、私が多くの人が陥る二つの落とし穴を見ています：

• 彼らは新しいツールを古い方法で使用しています。
• 彼らは古いツールを新しい方法で使用しています。

例えば会議を考えてみましょう。 企業がリモートまたはハイブリッドモデルに移行する際、彼らの自然な本能は、多くの場合、対面での会議のリズムと構造を仮想環境で再現しようとすることです。 しかし、このアプローチは、急速に展開されている他の多くの変化を考慮していません。

従業員がリモートで働いているだけでなく、異なるタイムゾーンの新しい場所から働いている者が多く、大多数は柔軟な時間で働いており、ますます多くの人々が可能な限り非同期コミュニケーションにデフォルトしています。 その結果、会議は主催者がスケジュールするのが難しく、出席者が欠席することを正当化しやすく、皆にとって疲労の原因となります。 従って、不思議ではありません。マッキンゼーの最近の調査によると、「経営陣の80％が、人々の働き方の進化に応じて、会議の構造とリズムの変更を検討しています。」

企業が古い方法で新しいツールを使用する一方で、多くの企業が新しい課題を解決する手段として古いツールを新しい方法で使用しています。 知識管理ではこれが最も明白（かつ痛ましい）です。

過去に留まるべき痛み

パンデミックの前、企業は目的の範囲に応じてイントラネット、ウィキ、およびナレッジベースを使用していました。 それらは企業情報を保存したり、重要な更新を投稿したり、報告書やメモから方針やプロセスまでのすべてを公開する場所でした。 しかし、これらのツールの公然の秘密は、それがあまり採用されておらず、検索が難しく、多くの場合、古くて無関係な情報であふれかえっていることです。

これらの問題が引き起こした痛みは、古い仕事の世界では我慢できるものでした。 従業員は、会社のいわゆる真実の源を使用する必要がなく、タイムセンスのある質問があるときや最新の会社のニュースに迅速に追いつく必要があるときに、その隣の同僚に頼ることができました。

しかし、新しい仕事の世界では、信頼され、広く採用され、簡単に検索できる真実の源を持たない企業は、すぐに、不整合、情報過多、慢性的な非効率に悩まされ、最終的には企業の業績に悪影響を及ぼす問題に直面します。

実際、パンデミック前に行われた研究によると、平均的なナレッジワーカーは、内部情報を探すために週の労働時間のほぼ20パーセントと、特定のタスクで助けが必要な同僚を見つけるために近く25分もかかり、絶え間ない文脈の切り替えの年間財務コストは4500億ドルにのぼります。 リモートワークやハイブリッドワークが常態化となって以来、これらの数字はどうなっているのか想像できますか？

新しい仕事の世界は古い知識管理システムに新しい要求をし、これらのシステムは期待を下回っています。 今日、企業に必要なのは新種の知識管理ソリューションです。情報が時間帯や場所を越えて流れることを可能にし、リーダーと従業員の間、個人の好ましいワークフローに直接流れることを可能にするものです。

この新しい種のソリューションは、従業員が必要なときに真実の単一の源から情報を引き出すことを可能にするだけでなく、リーダーが行動を必要とするタイムリーな更新を推進することも可能にすべきです。 言い換えれば、企業は今や彼らの知識管理プラットフォームに二つのものを一つで求める必要があります。

これら二つの機能が一つのプラットフォームに統合されると、そのプラットフォームはその部品の合計以上のものとなり、従業員、リーダー、企業全体が新しい働き方を解き放つことを可能にします。これは新しい仕事の世界の要求に適したものです。

柔軟性の時代における効率の解放

今日の従業員は、どこで働くか、いつ働くか、どのように働くかを選ぶことを期待しています。 さまざまな業種の企業と労働者は、正しく実施された場合、柔軟性は従業員の満足度を高めるだけでなく、生産性を高め、チームのパフォーマンスを最適化し、企業の結果を改善すると認識しています。 それでも、多くの企業は新しい仕事の世界で成功するためにチームを支援するための準備を整えていません。 通勤時間が短縮され、自分の時間を自由に選択できるにもかかわらず、従業員が長時間働いていると感じるのはなぜですか？

そう、会社情報の信頼できる真実の源がなく、オフィスの同僚とチャットできないため、従業員は仕事を行うために必要な基本的な詳細を探すために1日を費やし、オンラインであるかないか分からない同僚からの返事を待ち、更新を共有するためだけの会議に出席しています。 そして、彼らが求めていた情報をついに見つけたとき、それは文脈が欠けていて古くなっています。 その結果、非効率的で生産性のない、非常にストレスの多い仕事の日々になります。

新しい仕事の世界で、企業は従業員がタイムゾーン、場所、またはその時のワークフローに関係なく、信頼できる情報に即座にアクセスできる能力を確保する必要があります。 そして、重要なのは、その情報が理解可能かつ実行可能にするための文脈を伴っている必要があります。 これにより、従業員の効率が向上するだけでなく、従業員のエンゲージメントも向上します。これは多くのリーダーの頭を悩ませる問題であり、社内のコミュニケーションが企業の知識管理戦略の中心的な部分であるときに大いに改善されることができます。

タイムリーなコミュニケーションを通じた従業員のエンゲージメントの推進

新しい仕事の世界では、リーダーは意図的にチームとコミュニケーションを取り、つながる必要があります。 共有のオフィスと標準の労働時間がないため、これは消極的には起こらず、リーダーシップチームと個々の貢献者の間にギャップが生まれています。 従業員が未曾有の柔軟性のレベルを体験しているにもかかわらず、従業員のエンゲージメント率は低下し、バーンアウトと離職率は急増しています。

現在、リーダーシップチームが必要なのは、時間に敏感な要求、士気を高めるメッセージ、および組織内のさまざまなグループへの重要な会社の更新を伝える能力です。 さらに、彼らは更新がどれだけ受け入れられたかを知らせるフィードバックループが必要です。 これらの更新が中断されるものであってはならず、むしろ受取人が単一の真実の源に戻れるようにするべきです。 そうすることにより、その真実の源のより深い採用が促進され、従業員は今後必要な場合に簡単に更新を見つけ、再度読むことができることを思い出させます。

リーダーがこのようなタイムリーな更新を共有できる能力を持っていれば、従業員がこれらのリーダーだけでなく、企業の価値観、使命、および目標にもよりエンゲージされるのに大いに役立ちます。 そして、そのレベルで自社に結びついていると感じる労働力は、今私たちが経験しているような経済の不確実性の時代に大きな資産となります。

知識管理への新たなアプローチによる不確実性のナビゲーション

過去数年が私たちに教えてくれたのは、変化は恒常的であるということです。 パンデミックが展開される中、企業は急速にテレワークポリシーを策定し、それらのポリシーがすべての従業員によって読まれ、遵守されることを確保しなければなりませんでした。 企業のリーダーが会社のイントラネットやウィキにこれらの時間に敏感な更新を公開したとき、多くは実際に情報を配布し、それを理解させる信頼できる方法が欠如していることに気付きました。 パンデミックが ebb と flow して方針をさらに更新する必要が生じると、この問題が何度も発生しました。

今、私たちが経済的不確実性の時代に備えているとき、企業は外部要因に応じてピボットし、全社を再調整する必要があります。これは、複数の場所やタイムゾーンにある可能性が高く、雷のように高速で行う必要があります。 それを行うためには、適切な人に適切なタイミングで明確で実行可能な更新を伝える方法が必要です。 それでも、今日の多くの企業は、全体会議とメールの一斉送信、チャットアプリの急報に依存して、チームに大きな変更を更新しています。

変化する環境の中で、企業は、情報が読み、理解され、行動が取られることを完全に自信を持って配信できる能力を必要とします。 そのようなことを可能にしながら、同時に信頼できる企業全体の真実の情報源である知識管理システムは、新しい仕事の世界に適応し、不確実な時代を成功裏にナビゲートするのを助けるタイプのソリューションです。 そして、これは私たちがここGuruで構築しているまさにその種類のシステムです。お客様の助けを借りて。

新しい仕事の世界への新機能

世界で最も革新し、先見の明のある企業のいくつかは、Guruの顧客です。 私たちは常にそのようなお客様にインスパイアされています。

文脈の切り替えが企業にとって大きな痛みの源だったことがわかると、タブを切り替えずに重要な情報にアクセスできるようにブラウザー拡張を構築しました。 情報の正確性に対する信頼がチームの課題として見られると、エンドユーザーが読んでいる情報が最新であることを心配しなくて済むように、検証ワークフローを開始しました。

現在、私たちはお客様が、Guruを企業全体の真実の源として利用することと、組織全体にタイムリーな会社の更新を通じてコミュニケーションを図ることによって新しい課題に取り組むのを目の当たりにしています。 今週、私たちはその課題をさらに克服するための一連の新機能を展開しました。 これらの更新について詳しくは、こちらをご覧ください。

パンデミックは新しい仕事の世界を作ったのではなく、古い世界を時代遅れにし、その欠陥を悪化させただけです。 今、私たちは真っ白なキャンバスを見つめており、世代に一度の機会を得て、まったく新しい働き方を創造することができます。 オフィスの儀式をデジタルで再現することが解決策ではなく、古いツールを新しいニーズに合わせて強制しようとすることも解決策ではありません。

1. 企業情報の信頼できる真実の源（理想的には、より良い検索、統合、ユーザーエクスペリエンスを備えた）
2. 最先端の内部コミュニケーションツール（情報の消費だけでなく理解も向上させる）