일하는 세상이 바뀌었습니다. 하지만 위키, 인트라넷, 그리고 지식 기반의 세상은 바뀌지 않았습니다. 그리고 직원들, 리더십 팀, 그리고 기업의 이익이 그 대가를 치르고 있습니다. 지식 관리에 대한 새로운 접근이 필요할 때입니다. — 새 일하는 세상의 요구를 충족하기 위해 만들어진 접근입니다. 이유를 설명하겠습니다.

새로운 일하는 세상은 기술에 의해 구동되며, 팬데믹으로 가속화되고 비동기식 커뮤니케이션, 원격 근무 및 직원의 유연성으로 정의됩니다. 이 새로운 일하는 세상에서는 새로운 제품, 프로세스 및 정책뿐만 아니라 일하는 완전히 새로운 방식을 필요로 합니다.

대부분의 기업이 이를 인식하고 있지만, 많은 기업들이 빠지는 두 가지 함정이 있습니다:

• 새로운 도구를 오래된 방식으로 사용합니다.
• 오래된 도구를 새로운 방식으로 사용합니다.

회의를 예로 들어봅시다. 기업이 원격 또는 하이브리드 모델로 이동할 때, 그들의 자연스러운 본능은 종종 대면 회의의 리듬과 구조를 가상 환경에서 복제하려고 하는 것입니다. 하지만 이러한 접근은 급속히 전개되고 있는 많은 다른 변화를 고려하지 못합니다.

직원들이 이제는 원격으로 일하고 있는 것뿐만 아니라, 많은 직원들이 다른 시간대의 새로운 장소에서 일하고 있으며, 대부분의 직원들이 유연한 시간을 가지고, 점점 더 많은 직원들이 가능한 한 비동기식 커뮤니케이션으로 전환하고 있습니다. 결과적으로 회의는 주최자가 일정을 잡기 어려워지고, 참석자는 회의를 건너뛰는 것을 쉽게 정당화하며, 모든 사람에게 피로의 원인이 됩니다. 모든 사람들이 바쁘다고 하는 한 최근 맥킨지 연구에 따르면, "80%의 경영진이 사람들이 일하는 방식의 변화에 대응하기 위해 회의 구조와 리듬을 변경하는 것을 고려하고 있다."

기업들이 새로운 도구를 오래된 방식으로 사용하고 있는 것처럼, 많은 기업들이 새로운 도전에 대한 해결책으로 오래된 도구를 새로운 방식으로 사용하고 있습니다. 지식 관리에서 이러한 점이 가장 뚜렷하게(그리고 아프게) 드러납니다.

과거에 머물러야 할 고통

팬데믹 이전에 기업은 여러 목적을 위해 인트라넷, 위키 및 지식 기반을 사용했습니다. 이는 회사 정보를 저장하고, 중요한 업데이트를 게시하며, 보고서 및 메모에서 정책 및 프로세스까지 모든 것을 게시하는 장소였습니다. 하지만 이러한 도구에 대한 열린 비밀은 수용이 저조하고, 검색이 어려우며, 많은 경우 구식이고 관련 없는 정보로 가득 차 있다는 것입니다.

이러한 문제들이 초래하는 고통은 지난 일하는 세상에서는 용납할 수 있었습니다. 결국 직원들은 시급한 질문이나 최신 회사 뉴스에 대한 정보를 얻기 위해 그 옆에 있는 동료에게 도움을 요청할 수 있을 때 회사의 소위 진실의 원천을 사용하지 않아도 되었습니다.

하지만 새로운 일하는 세상에서는 신뢰할 수 있고 널리 수용되고 쉽게 검색할 수 있는 진실의 원천이 없는 회사는 빠르게 불일치, 정보 과부하 및 만성 비효율성으로 뒤덮일 것입니다. — 이 모든 문제는 궁극적으로 회사의 성과에 부정적인 영향을 미칩니다.

실제로 팬데믹 이전에 실시된 연구에 따르면, 평균 지식 근무자는 거의 20%의 업무 주간을 내부 정보를 찾는 데 소모하며, 특정 작업을 도와줄 수 있는 동료를 추적하는 데 걸리는 시간은 25분에 가까우며, 지속적인 상황 전환의 연간 재정 비용은 4,500억 달러에 달합니다. 원격 및 하이브리드 근무가 표준이 되었을 때 이러한 숫자들은 어떻게 변했는지 상상해 보십시오?

새로운 일하는 세상은 오래된 지식 관리 시스템에 새로운 요구를 제시하고 있으며, 이러한 시스템은 부족한 상태입니다. 기업이 오늘날 필요하는 것은 정보가.organization—시간대와 위치를 초월하여 원활하게 흐르도록 할 수 있는 새로운 유형의 지식 관리 솔루션입니다.

이 새로운 유형의 솔루션은 직원들이 필요할 때 진실의 단일 출처로부터 정보를 얻을 수 있도록 할 뿐만 아니라, 리더가 시기적절한 업데이트가 필요한 경우 팀원을 그 동일한 진실의 출처로 유도할 수 있도록 해야 합니다. 다시 말해, 기업은 지식 관리 플랫폼이 두 가지 역할을 동시에 수행할 수 있기를 원합니다.

이 두 가지 기능이 단일 플랫폼에 통합되면, 그 플랫폼은 부품의 합보다 더 큰 힘을 가지게 되어 직원들과 리더, 전체 기업이 새로운 일하는 방식을 열 수 있게 합니다 — 새로운 일하는 세상의 요구에 적합한 방식입니다.

유연성 시대에서의 효율성 확보

오늘날 직원들은 일하는 장소, 일하는 시간 및 일하는 방식을 선택할 수 있기를 기대합니다. 기업과 산업 전반의 근로자들은 제대로 구현할 경우 유연성이 직원의 만족도를 높이는 것뿐만 아니라 생산성을 증가시키고, 팀 성과를 최적화하며, 회사 결과를 개선하는 것임을 깨달았습니다. 그럼에도 불구하고 많은 기업들이 새로운 일하는 세상에서 팀의 성공을 돕지 못하고 있습니다. 그렇게 했음에도 불구하고 통근 시간을 줄이고 자신의 시간을 선택할 수 있는 자유가 있음에도 불구하고, 직원들은 더 긴 시간을 일하고 있는 것 같습니다.

그렇지만 신뢰할 수 있는 정보의 출처나 대화할 동료가 없는 상황에서 직원들은 일의 수행에 필요한 기본적인 세부정보를 찾는 데 시간을 보내고, 동료들에게서 오는 회신을 기다리며, 업데이트를 공유하는 데만 존재하는 회의에 참석하고 있습니다. 그리고 그들이 찾고 있는 정보를 드디어 찾았을 때, 그것은 맥락이 부족하고 구식입니다. 결과적으로 비효율적이고 비생산적이며 깊이 실망스러운 업무 날이 되어버립니다.

새로운 일하는 세상에서 기업은 그들의 직원들이 어떤 시간대, 위치 또는 워크플로우에 있든지 신뢰할 수 있는 정보에 즉시 접근할 수 있는 능력을 보장해야 합니다. 그리고 매우 중요하게도, 그 정보는 이해 가능하고 행동 가능하게 만들기 위해 필요한 맥락과 함께 제공되어야 합니다. 이것은 직원의 효율성을 높일 뿐만 아니라 직원 참여도를 높일 것입니다 — 이는 많은 리더에게 가장 중요한 문제이며, 내부 커뮤니케이션이 회사의 지식 관리 전략의 중심 요소가 될 때 크게 개선될 수 있습니다.

시기적절한 커뮤니케이션을 통해 직원의 참여도를 높이기

새로운 일하는 세상에서 리더는 의도적으로 팀과 소통하고 연결될 필요가 있습니다. 공유된 사무실과 표준 근무 시간이 없으면, 이것은 수동적으로 이루어지지 않으며 리더십 팀과 개별 기여자 간에 갭이 생깁니다. 직원들이 역사적으로 보지 못한 수준의 유연성을 경험하고 있음에도 불구하고, 직원 참여율이 떨어지고 있으며 탈진과 이직률이 증가하고 있습니다.

리더십 팀이 오늘날 필요로 하는 것은 시기적절한 요구, 사기를 북돋는 메시지 및 조직 내 다양한 그룹에 대한 중요한 회사 업데이트를 전달할 수 있는 능력입니다. 게다가 그들은 그들의 업데이트가 얼마나 잘 받아들여졌는지에 대한 피드백 루프를 가져야 합니다. 이러한 업데이트는 간섭이 되어서는 안됩니다 — 오히려 수신자를 단일 진실의 출처로 되돌려야 합니다. 이렇게 하면 직원들이 쉽게 찾고 재검토할 수 있게 되어, 그들이 필요할 때 업데이트를 찾아볼 수 있도록 합니다.

리더가 이런 시기적절한 업데이트를 공유할 수 있는 능력이 있을 때, 이는 직원들을 이 리더와 회사의 가치, 비전 및 목표에 더 많이 참여하게 만드는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 그리고 직원들은 이러한 수준에서 회사와 연결되어 있다고 느낄 수 있는 것은 경제적 불확실성의 시기, 현재 우리가 경험하고 있는 것들과 같은 상황에서 큰 자산이 될 수 있습니다.

불확실성을 새로운 지식 관리 접근으로 항해하기

지난 몇 년이 우리에게 아무것도 가르쳐 주지 않았다면, 변화는 항상 존재한다는 것입니다. 팬데믹이 펼쳐지면서, 기업들은 빠르게 재택 근무 정책을 마련하고, 그 정책들이 모든 직원에게 빠르게 읽히고 따르게 해야 하는确保해야 한다고 했습니다. 회사 리더들이 이러한 시기적절한 업데이트를 회사의 인트라넷이나 위키에 게시할 때, 그들은 실제로 정보를 배포하고 이해하게 할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법이 없다는 것을 발견했습니다. 팬데믹이 ebb와 flow를 거듭하면서 정책들은 계속 업데이트되어야 했고, 이 문제가 끊임없이 발생했습니다.

이제 경제적 불확실성의 시기를 대비하면서 기업들은 외부 요인에 따라 피벗하고, 여러 위치와 시간대에 기반하여 전체 조직을 긴급하게 재정렬해야 할 것입니다. 이를 위해서는 적시에 올바른 사람들에게 명확하고 실행 가능한 업데이트를 전달할 수 있는 방법이 필요합니다. 그럼에도 불구하고 오늘날 많은 기업들은 모든 직원 미팅과 이메일 발송 및 채팅 앱 활용의 조합에 여전히 의존하여 주요 변경사항을 팀에 업데이트하고 있습니다.

변화하는 환경에서는 기업이 정보를 게시하고 배포할 수 있는 능력을 가지고 신뢰할 수 있다는 것을 이해하고, 독자가 읽고 이해하고 행동하게 될 것이라는 확신을 가져야 합니다. 그러한 시스템을 사용할 수 있게 하며, 동시에 신뢰할 수 있는 회사 전반의 진실의 원천이 될 수 있도록 할 수 있는 지식 관리 시스템은 기업이 새로운 일하는 세상에 적응하고 불확실한 시기를 성공적으로 항해하는 데 도움을 줄 것입니다. 그리고 이것은 바로 우리가 고객의 도움을 받아 Guru에서 구축하고 있는 시스템입니다.

새로운 일하는 세상을 위한 새로운 기능들

세계에서 가장 혁신적이고 발전적인 기업들 중 일부가 Guru의 고객입니다. 우리는 새로운 일하는 세상에서 그들의 요구를 충족할 지식 관리 플랫폼을 구축하면서 이러한 고객들로부터 끊임없이 영감을 받고 있습니다.

우리는 맥락 전환이 회사에서 주요 고통의 원인이 되는 것을 보았고, 그들이 탭을 전환하지 않고도 중요한 정보에 접근할 수 있도록 브라우저 확장 프로그램을 구축했습니다. 정보의 정확성에 대한 신뢰가 팀의 도전이 되었을 때, 우리는 사용자가 읽고 있는 정보가 최신이라는 것을 제공하기 위해 검증 워크플로를 시작했습니다.

이제 우리는 고객들이 새로운 일하는 세상이 제시하는 새로운 도전을 해결하기 위해 Guru를 회사 전체의 진실의 원천으로 사용하고 있으며, 조직 내에서 시기적절한 회사 업데이트를 전달할 수 있는 수단으로 활용하고 있는 것을 보고 있습니다. 그리고 이번 주에 우리는 그들이 이러한 도전을 극복하는 데 더욱 도움을 줄 새로운 기능을 출시했습니다. 여기에서 이러한 업데이트에 대해 더 읽을 수 있습니다.

팬데믹이 새로운 일하는 세상을 창출한 것이 아닙니다; 단지 구식을 쓸모없게 만들어 그 결함을 악화시켰습니다. 이제 우리는 빈 캔버스를 바라보고 있으며, 생성하기 위한 세대의 기회를 가지고 있습니다. 완전히 새로운 일하는 방식을 만들어내는 것입니다. 사무실 내 의례를 디지털로 복제하는 것은 답이 아니며, 또한 옛 도구들이 새로운 요구를 충족하기 위해 강요받는 것도 아닙니다.

1. 기업 정보에 대한 신뢰할 수 있는 진실의 출처(더 나은 검색, 통합 및 사용자 경험을 포함하여)
2. 최첨단 내부 커뮤니케이션 도구(정보 소비를 향상시킬 뿐만 아니라 이해도 향상시킴)