Change the Way You Communicate Time Off to Truly Disconnect

Verzamelen en luister naar het verhaal van de tijd waarin automatische out-of-office replies werden uitgevonden. Eigenlijk ontdekte een paar mensen bij Microsoft dat ze niet konden stoppen met het beantwoorden van e-mails terwijl ze op vakantie waren, en zo werd de OOO geboren. Maar de harde waarheid is dat sommigen van ons (oké, veel van ons) niet alleen reageren op e-mail terwijl we op vakantie zijn, maar ook actief de Slack en andere communicatiekanalen in de gaten houden.

Een deel hiervan komt van bovenaf (waarheidsgetrouwe verhaal: ik heb ooit bij een bedrijf gewerkt dat vereiste dat we OOOs instelden wanneer we voor de dag vertrokken), maar veel van deze druk ontstaat uit onszelf. We willen niet buiten de cirkel vallen, en we vertrouwen er simpelweg niet op dat zaken goed zullen worden afgehandeld als we weg zijn, dus maken we noodplannen die ons ervan weerhouden om los te koppelen. En wanneer we beloond worden voor dit gedrag ("Dank voor het werken aan dit kritieke probleem. Ik weet dat je tijd van je verlof moest afnemen om het te doen" of "Je kwam terug van vakantie en sprong meteen erin! Geweldig!") We internaliseren dat nooit stoppen en nooit stilzitten een goede zaak is.

We bereiden ons allemaal voor op wat we hopen dat een behoorlijk epische zomer zal zijn, en we denken dat het tijd is voor mensen om hun benadering van PTO te veranderen. Vakantietijd heeft meestal de strengste regels eromheen, en we weten dat het een uitdaging kan zijn om mensen van gedachten te doen veranderen. Daarom gaan we je helpen een nieuwe manier te geven om na te denken over hoe je met je out-of-office tijd omgaat met enkele manieren om loskoppeling aan te moedigen.

Stel verwachtingen over wat verlof daadwerkelijk betekent

Ten eerste vereist een cultuur van loskoppelen terwijl je op vakantie bent tenminste een expliciete overeenkomst tussen een bedrijf en zijn werknemers dat er geen check-ins of communicatie wordt verwacht. Kennisgeving die verder gaat dan "er wordt geen werk verwacht." Maak duidelijk dat niemand wordt verwacht dat hij binnen 10 minuten na het inloggen na een meerdaagse vakantie (of zelfs een meeruurs vakantie) aan de slag kan. Maak duidelijk dat verlof volledig weg van werk is. Terwijl deze verwachting van de leiding moet komen, kan deze vervolgens op teamniveau worden versterkt. Als iemand op vakantie begint te reageren op e-mails of Slacks, herinner ze dan vriendelijk eraan dat ze weg zijn, dat ze zich geen zorgen hoeven te maken, dat jij dit wel kunt, en dat ze moeten uitloggen.

Pro-tip: Als je net als ik bent, doe je gewoon alsof je offline bent terwijl je dat niet bent. Wanneer ik op vakantie ben, verwijder ik Slack, werk e-mail, enz. van mijn telefoon. Mijn handen worden zeker onrustig wanneer deze kanalen niet beschikbaar zijn voor mij, maar het is een nuttige herinnering aan een persoonlijk gedrag dat hey, ik word geacht deze klif in Zion op te wandelen, niet om te kijken naar een discussie over onze zoekrangschikking.

Update de manier waarop je automatische replies gebruikt

Het probleem met de meeste automatische out-of-office replies is dat ze worden gebruikt om onze verplichtingen te benadrukken aan degenen die ons contacteren.

"Ik ben buiten kantoor met beperkte internettoegang, dus mijn antwoorden kunnen vertraagd zijn. Als je een dringende reactie nodig hebt, neem dan contact op met mijn collega Cool Kid op coolkid@coolcompanydotcom. Verwacht anders een antwoord zodra ik terug ben."

— Een versie van een OOO die ik jaren heb gebruikt

Heilige SLA, Batman! Geen wonder dat het loskoppelen terwijl je op vakantie bent een last voelde. OOO-replies die er zo uitzien stellen bijna onmogelijke verwachtingen. Intern weet iedereen die zou moeten weten dat je op vakantie bent waarschijnlijk al dat je dat bent, en extern vereisen de meeste e-mails die je ontvangt geen antwoord, tijdig of anderszins. (De uitzondering: Als je externe klanten hebt, geef ze dan een snelle update dat je weg bent en wat het fallbackplan is—en het zou niet moeten inhouden dat je checkt.)

Formateer in plaats daarvan een out-of-office die er wat redelijker uitziet en je last vermindert:

"Ik ben op vakantie en zal beginnen met reageren op alle openstaande zaken zodra ik terug ben."

Dit benadrukt niet alleen dat je nu niet reageert, maar het dwingt je ook niet om meteen in te duiken in het reageren zodra je terug bent. Er is geen overbodige informatie en het opent je collega's niet voor ongewenste prospectie.

Pro-tip: Gebruik je OOO-ruimte om wat werk uit te lichten waar je echt trots op bent ("Waarom check je niet ons laatste product uit terwijl je wacht?") of laat een beetje persoonlijkheid zien ("Ik ben momenteel op roadtrip over de historische Route 66. Leer er meer over hier.”)

Maak het iedereen gemakkelijk om te zien wat er moet gebeuren tijdens jouw afwezigheid

Tijdens mijn recente en zeer verlate weeklange vakantie, heb ik een Guru-kaart gemaakt (gebaseerd op deze sjabloon) die niet alleen uiteenzette wanneer ik weg was en wat het plan was voor mijn afwezigheid, maar ook onder welke omstandigheden het in orde was om contact met me op te nemen. Laten we ernaar kijken:

De titel maakt het gemakkelijk doorzoekbaar voor iedereen in het bedrijf die zich afvraagt wat er aan de hand is, en die informatie wordt herhaald aan de bovenkant van de kaart zelf om te benadrukken wanneer ik niet bereikbaar ben.

Hier maak ik duidelijk dat ik a) niet verwacht te werken aangezien ik mijn computer niet meeneem en b) onder welke beperkte (en eerlijk gezegd, fantasierijke) omstandigheden het acceptabel is om contact met me op te nemen. Ik verwijs ook mensen door naar degenen die hen antwoorden kunnen geven. Alles wat anders is, zal moeten wachten.

Dit is waar mijn innerlijke controlfreak naar buiten komt—en ja, ik schaam me een beetje (al deze mensen wisten al wat ze moesten doen), maar het geeft me gemoedsrust dat het gedocumenteerd is, wat betekent dat ik me er geen zorgen over hoef te maken terwijl ik speel (lees: verlies bij) blackjack.

Ik had de grootste prioriteiten voor mijn team samengebracht naast onze gebruikelijke dagelijkse taken. Dit is in wezen wat ik een groene licht heb gegeven om door te gaan zonder mij te raadplegen.

Ten slotte herhaal ik wat ik zie als mijn verplichtingen om ervoor te zorgen dat iedereen weet ik ga echt, echt, zeker niet werken. Er was geen manier als je een Guru-medewerker was die aan het denken was om mij te contacteren dat je de conclusie zou missen dat ik op vakantie was.

Om het volledig, echt duidelijk te maken, heb ik een Bitly-link voor deze kaart gemaakt en deze mijn Slack-status gemaakt, zoals hierboven aangegeven. Maar ik ging een stap verder! Ik wijzigde mijn weergavenaam naar "Leah is OOO 4/26-4/30" en maakte mijn status dit bericht:

De vraag die je nu stelt is… werkte het? Heb ik me volledig losgekoppeld?

Bijna. Toen ik me realiseerde dat ik vergeten was Slack van mijn iPad te verwijderen, checkte ik het een keer halverwege de week. Blijkt dat alles goed ging en dat niemand mij nodig had (schokkend!), dus sloot ik mijn iPad en richtte mijn aandacht weer op waarom iedereen zo graag wandelt.

Verander de manier waarop we over verlof denken

Als samenleving moeten we onze relatie met werk heroverwegen, maar in de tussentijd kunnen we beginnen met het aanbrengen van veranderingen in onze bedrijven en binnen onszelf. Dit is een specifieke veranderingsmanagementoefening die je in je bedrijf kunt beginnen door een basislijn te krijgen van hoe goed iedereen in staat is om los te koppelen van werk, en de bovenstaande stappen te doorlopen om ervoor te zorgen dat loskoppelen en opladen de norm is, niet de uitzondering.