Delen is geven als het gaat om kennis op de werkplek. Wij zijn kampioenen van kennisgestuurde culturen, en we weten dat er veel redenen zijn waarom organisaties zouden moeten investeren in het delen van kennis in plaats van het op te stapelen.
Herinner je je wat er gebeurde de laatste keer dat een "grote vis" je bedrijf verliet? Afhankelijk van of je bedrijf kennisdeling waardeert, wedden we dat een van de twee dingen gebeurde nadat ze hun twee weken' opzegtermijn hadden gegeven:
Ondanks dat ze verdrietig waren dat de grote vis vertrok, wensten iedereen hen het beste. De meesten vroegen hun leidinggevenden of er iets was wat ze konden doen om te helpen terwijl ze de functie vulden en gingen misschien voor een leuke happy hour.
Managers en werknemers raakten in een volledige paniek terwijl teams in chaos werden gegooid omdat niemand wist wat er te doen stond. De "grote vis" bracht hun laatste dagen door met het opschrijven van "alles wat mensen moesten weten" toen ze vertrokken, maar hun notities hielpen niet echt.
Het lijkt alsof Joan haar twee weken heeft gegeven
De chaos in het laatste scenario kwam niet doordat iedereen treurig was over het vertrek van een werknemer. Alle schuld voor die onaangenaamheid gaat naar kennisopstapeling.
Waarom kennisopstapeling plaatsvindt op het werk
Kennis is er niet om door een paar belangrijke spelers vastgehouden te worden. Het is bedoeld om gedeeld te worden zodat iedereen zijn best kan doen. Bovenstaand voorbeeld is slechts één probleem dat gepaard gaat met het opstapelen van kennis. Tal van andere processen en belangrijke zaken lijden wanneer kennis niet gemakkelijk beschikbaar is voor de mensen die het het meest nodig hebben.
Bedrijven die echt willen innoveren, gelijkheid en diversiteit willen omarmen, zouden voorop moeten lopen in kennisdeling.
De uitspraak dat kennis macht is, is zeer waar in de gemiddelde werkplek. Wanneer het speelveld gelijk is en mensen de informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen, is het gemakkelijker om nieuwe ideeën te verkennen, mensen uit verschillende levensomstandigheden binnen te brengen en mensen op succes voor te bereiden.
Het is belangrijker dan ooit dat werknemers op de juiste projecten en processen afgestemd zijn wanneer ze deel uitmaken van een gedistribueerde werkplek. De nadruk op meer hybride en remote-first omgevingen heeft sommige bedrijven misschien geleid om kritischer en strategischer na te denken over de manier waarop ze kennis delen.
Dus, als kennisdeling zo geweldig is, waarom hebben zoveel bedrijven moeite met kennisopstapeling? Ondanks wat je misschien denkt, zijn de meeste managers en werknemers geen Machiavellistische schurken die proberen hun mede-werknemers te ondermijnen. In werkelijkheid vindt kennisopstapeling om enkele zeer alledaagse (en oplosbare) redenen plaats.
Kennis delen is tijdrovend
Je wilt een belangrijke update over een project delen. Je zou je gebruikelijke projectmanagementsoftware kunnen gebruiken, maar dat is echt meer voor het bijhouden van werk in plaats van het doorgeven van berichten. Een e-mail of Slack-bericht zou kunnen werken, maar aangezien sommige mensen niet aanwezig zijn, maak je je zorgen dat je update verloren gaat in de drukte. Misschien zou de volgende teamvergadering kunnen werken, maar je moet dit echt nu verspreiden.
Terwijl je nadenkt over de beste manier om het nieuws te delen, realiseer je je dat je het grootste deel van je enige half uur downtime hebt besteed aan het nadenken over hoe je het bericht moet verzenden. Je haalt het van je af en besluit een manier te vinden om je update te versturen na je volgende vergadering, maar je werd in iets belangrijks getrokken en moet wachten tot morgen.
Maar wacht, morgen moet je omschakelen naar een ander project, dus misschien na het weekend kun je je bericht maken…
Je kunt niet verwachten dat werknemers bereid zijn om kennis te delen als dat zo'n hoge prijs heeft. Wanneer organisaties niet zijn ingesteld om kennis te delen, wordt zelfs het delen van het eenvoudigste nieuws soms een grote tijd- en geldverslindende taak. Kennis delen moet eenvoudig, ongecompliceerd en relatief snel te doen zijn.
Er is een beloning in de stapel
Het doet ons pijn om het toe te geven, maar sommige werkplekken zijn echt goed in het SUBtiel aanmoedigen van werknemers om kennis op te stapelen. We hebben het once gezegd en we zijn blij om deze oude parel weer op te poetsen: kennis is macht, en dat is heel waar als het gaat om werk.
Mensen die belangrijke informatie dicht bij zich houden, worden de facto leiders op het werk. Elke taak, hoe klein ook, moet door hen gaan om te worden voltooid. Uiteindelijk worden de kennisophalers langzaam gezien als deskundigen, ook als ze alleen maar "deskundigen" zijn in het weg houden van mensen. Ze krijgen de betere projecten, ze beginnen de touwtjes in handen te nemen, en ze blijven kennis dichtbij zichzelf houden om hun macht te behouden.
Hij begrijpt het (op de slechtste manier mogelijk)
We begrijpen dat er wat kennisverdeling op het werk moet zijn voor alles soepel te laten verlopen. Immers, niet iedereen kan alles weten over bepaalde onderwerpen en projecten. Het probleem ontstaat wanneer het lijkt alsof er maar één persoon is die de antwoorden op alles heeft.
Mensen worden gestraft voor het delen van kennis
We weten wat je denkt. “Dat is absurt! Ik zou/mijn kantoor zou nooit een werknemer straffen die anderen helpt!”
...Ja...over dat...
Heb je of je manager ooit:
Een werknemer berispt omdat hij te lang deed over het uitleggen van iets aan een collega?
Verzoeken om je kennisbasis uit te breiden als “onnodig” afgeschreven?
Klachten over verwarring rond processen en projecten als de schuld van werknemers en niet van de systemen die ze gebruiken bekeken?
Je hebt mogelijk niet de bedoeling gehad, maar je doet veel om kennisdeling op het werk te schaden. Hoe kunnen werknemers het initiatief nemen om zaken te documenteren en uit te leggen als ze daarvoor gestraft worden?
Constructieve kritiek is één ding, overmatig zeuren en ronduit negativiteit is iets heel anders. In plaats van constant de fout te zoeken in de wijze waarop dingen gedaan worden, probeer suggesties te doen over hoe de zaken beter kunnen worden.
Het belang van het bestrijden van kennisopstapeling
“Groot probleem,” denk je. “Alles hier is zo goed als een veelvoorkomende klacht over werk. Alles lijkt goed zoals het is, waarom moet ik zoveel investeren in verandering?”
Nou, prestaties, bijvoorbeeld.
Bedrijven die een kennisgestuurde cultuur hebben, functioneren meestal op volle toeren. Processen worden gedocumenteerd, belangrijke kennis wordt gedeeld, en iedereen heeft de informatie die ze nodig hebben om te werken.
Eigenlijk hebben we onderzoek dat aangeeft dat 94% van de bedrijven met kennisgestuurde culturen hun doelen haalt of overtreft. Bovendien meldt 84% tevreden te zijn over hun medewerkersbetrokkenheid.
Wanneer je het goed doet op het werk, is klanttevredenheid meestal ook niet ver weg. Plotseling hoeft het supportteam geen kostbare minuten meer te verspillen aan het zoeken naar het juiste antwoord om een ontevreden klant te helpen. Mensen in vervulling hebben wat ze nodig hebben om de productie gemakkelijk te verhogen of over te schakelen naar een andere verzenddienst. Omdat alles soepel verloopt, plukken de klanten de vruchten.
4 eenvoudige manieren om kennisopstapeling te stoppen
We weten dat je wilt dat je bedrijf altijd op zijn best presteert, dus we gaan je helpen kennisopstapeling op de juiste manier te bestrijden. Als je serieus bent over het stoppen van de stapel, weten we wat je moet doen.
Kom op het niveau van Diane Lockhart
1. Maak documentatie eenvoudig
Een van de grootste hindernissen waarmee bedrijven worden geconfronteerd wanneer ze hun kennisbasis beoordelen, is hoe ze alles moeten organiseren. De beste manier te vinden om de enorme hoeveelheid kennis die elke deskundige heeft, is geen gemakkelijke taak.
We kunnen het gebruik van sjablonen hier niet genoeg aanbevelen. Als je sjablonen gebruikt, kun je gemakkelijk herhaalbare processen delen en het eenvoudiger maken voor mensen om het te volgen. Vergeet niet dat de documentatie tijd kost om goed te krijgen. Maar als je het op de juiste basis bouwt, wordt het een stuk gemakkelijker om te beheersen.
Stijg de productiviteit met Guru's gratis sjablonen
Je ziet er tegenop om de kennis Gollum op het werk te vertellen dat hij zijn kostbare spullen moet opgeven. Voor al het gemopper dat we net hebben gedaan over kennisopstapeling, begrijpen we waarom het moeilijk kan zijn om op te geven. Immers, mensen willen nog steeds erkenning en waardering voor wat ze hebben gedaan.
Oh, dat had je niet moeten doen :)
Geloof het of niet, je kunt nog steeds deskundigen hebben zonder dat ze veranderen in op voorraad. Ons kaartregeling kan mensen die belangrijke processen en documentatie hebben ontwikkeld erkenning geven, terwijl het tegelijkertijd gemakkelijker maakt voor mensen om belangrijke kennis bij te werken.
We zijn ook voorstanders van managers en andere belanghebbenden die de grootste aanmoedigers van werknemers zijn. Vind manieren om de bijdragen van mensen aan het werk te benadrukken zodat het iets gemakkelijker wordt om een deel van de kennis die is opgestapeld, los te laten.
3. Maak delen eenvoudig
Ben je moe van schouderklopjes en onderbrekingen die de flow van de werkdag verstoren? Maak het makkelijker en natuurlijker om kennis te delen terwijl mensen werken!
Woorden waar we bij Guru naar leven
Maak kennisdeling en consumptie een natuurlijk onderdeel van de werkdag door mensen de tijd te geven die ze nodig hebben om te lezen, te schrijven en te communiceren. Moedig mensen aan om gedurende de dag "focus-tijden" in te stellen zodat ze zich op de communicatie kunnen concentreren.
Ben je gebonden aan 60 of 30 minuten durende vergaderingen? Geef mensen een deel van hun tijd terug en maak vergaderingen efficiënter door ze te verkorten. Maak pre-lezen een onderdeel van grote vergaderingen zodat mensen voorbereid komen met vragen en ideeën. Mensen 5-15 minuten de tijd geven om in de juiste mindset te komen, kan wonderen doen voor de productiviteit.
4. Detoxifieer je cultuur
Als je een van de volgende dingen hebt gezien:
Mensen zijn bang om vragen te stellen omdat ze niet als incompetent willen worden gezien.
Je had ooit een betrokken deskundige, maar na hun laatste 2 grote overwinningen zijn ze niet erkend en checken ze uit van het werk.
Werknemers voelen zich zo overwerkt en overweldigd door hun volgende deadline dat ze zelfs niet willen vragen stellen.
Uh... het klinkt alsof je problemen hebt die dieper gaan dan kennisopstapeling.
Het spijt ons het je te vertellen
Als je echt een kennisgestuurde werkplek wilt hebben en het aantal ophalers in je midden wilt verminderen, werk dan aan het creëren van een positieve cultuur voor iedereen.
Prijs creativiteit en moedig mensen aan om met nieuwe ideeën te komen, ongeacht hoe goed doordacht ze zijn. Hoe meer mensen delen EN zich prettig voelen bij het delen, hoe beter de kennis die ze produceren zal zijn. Hoe meer mensen delen EN zich comfortabel voelen met delen, des te beter de kennis die ze produceren zal zijn.
Welkom in het nieuwe tijdperk
Kennisopstapeling is de stille moordenaar van veelbelovende werkplekken en het kan moeilijk te detecteren zijn als je de signalen niet kent. We hebben veel gepraat over dingen die je kunt doen binnen je management en cultuur om te helpen, maar er is één voor de hand liggende oplossing die we nog niet hebben vermeld: de juiste software hebben.
Delen is geven als het gaat om kennis op de werkplek. Wij zijn kampioenen van kennisgestuurde culturen, en we weten dat er veel redenen zijn waarom organisaties zouden moeten investeren in het delen van kennis in plaats van het op te stapelen.
Herinner je je wat er gebeurde de laatste keer dat een "grote vis" je bedrijf verliet? Afhankelijk van of je bedrijf kennisdeling waardeert, wedden we dat een van de twee dingen gebeurde nadat ze hun twee weken' opzegtermijn hadden gegeven:
Ondanks dat ze verdrietig waren dat de grote vis vertrok, wensten iedereen hen het beste. De meesten vroegen hun leidinggevenden of er iets was wat ze konden doen om te helpen terwijl ze de functie vulden en gingen misschien voor een leuke happy hour.
Managers en werknemers raakten in een volledige paniek terwijl teams in chaos werden gegooid omdat niemand wist wat er te doen stond. De "grote vis" bracht hun laatste dagen door met het opschrijven van "alles wat mensen moesten weten" toen ze vertrokken, maar hun notities hielpen niet echt.
Het lijkt alsof Joan haar twee weken heeft gegeven
De chaos in het laatste scenario kwam niet doordat iedereen treurig was over het vertrek van een werknemer. Alle schuld voor die onaangenaamheid gaat naar kennisopstapeling.
Waarom kennisopstapeling plaatsvindt op het werk
Kennis is er niet om door een paar belangrijke spelers vastgehouden te worden. Het is bedoeld om gedeeld te worden zodat iedereen zijn best kan doen. Bovenstaand voorbeeld is slechts één probleem dat gepaard gaat met het opstapelen van kennis. Tal van andere processen en belangrijke zaken lijden wanneer kennis niet gemakkelijk beschikbaar is voor de mensen die het het meest nodig hebben.
Bedrijven die echt willen innoveren, gelijkheid en diversiteit willen omarmen, zouden voorop moeten lopen in kennisdeling.
De uitspraak dat kennis macht is, is zeer waar in de gemiddelde werkplek. Wanneer het speelveld gelijk is en mensen de informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen, is het gemakkelijker om nieuwe ideeën te verkennen, mensen uit verschillende levensomstandigheden binnen te brengen en mensen op succes voor te bereiden.
Het is belangrijker dan ooit dat werknemers op de juiste projecten en processen afgestemd zijn wanneer ze deel uitmaken van een gedistribueerde werkplek. De nadruk op meer hybride en remote-first omgevingen heeft sommige bedrijven misschien geleid om kritischer en strategischer na te denken over de manier waarop ze kennis delen.
Dus, als kennisdeling zo geweldig is, waarom hebben zoveel bedrijven moeite met kennisopstapeling? Ondanks wat je misschien denkt, zijn de meeste managers en werknemers geen Machiavellistische schurken die proberen hun mede-werknemers te ondermijnen. In werkelijkheid vindt kennisopstapeling om enkele zeer alledaagse (en oplosbare) redenen plaats.
Kennis delen is tijdrovend
Je wilt een belangrijke update over een project delen. Je zou je gebruikelijke projectmanagementsoftware kunnen gebruiken, maar dat is echt meer voor het bijhouden van werk in plaats van het doorgeven van berichten. Een e-mail of Slack-bericht zou kunnen werken, maar aangezien sommige mensen niet aanwezig zijn, maak je je zorgen dat je update verloren gaat in de drukte. Misschien zou de volgende teamvergadering kunnen werken, maar je moet dit echt nu verspreiden.
Terwijl je nadenkt over de beste manier om het nieuws te delen, realiseer je je dat je het grootste deel van je enige half uur downtime hebt besteed aan het nadenken over hoe je het bericht moet verzenden. Je haalt het van je af en besluit een manier te vinden om je update te versturen na je volgende vergadering, maar je werd in iets belangrijks getrokken en moet wachten tot morgen.
Maar wacht, morgen moet je omschakelen naar een ander project, dus misschien na het weekend kun je je bericht maken…
Je kunt niet verwachten dat werknemers bereid zijn om kennis te delen als dat zo'n hoge prijs heeft. Wanneer organisaties niet zijn ingesteld om kennis te delen, wordt zelfs het delen van het eenvoudigste nieuws soms een grote tijd- en geldverslindende taak. Kennis delen moet eenvoudig, ongecompliceerd en relatief snel te doen zijn.
Er is een beloning in de stapel
Het doet ons pijn om het toe te geven, maar sommige werkplekken zijn echt goed in het SUBtiel aanmoedigen van werknemers om kennis op te stapelen. We hebben het once gezegd en we zijn blij om deze oude parel weer op te poetsen: kennis is macht, en dat is heel waar als het gaat om werk.
Mensen die belangrijke informatie dicht bij zich houden, worden de facto leiders op het werk. Elke taak, hoe klein ook, moet door hen gaan om te worden voltooid. Uiteindelijk worden de kennisophalers langzaam gezien als deskundigen, ook als ze alleen maar "deskundigen" zijn in het weg houden van mensen. Ze krijgen de betere projecten, ze beginnen de touwtjes in handen te nemen, en ze blijven kennis dichtbij zichzelf houden om hun macht te behouden.
Hij begrijpt het (op de slechtste manier mogelijk)
We begrijpen dat er wat kennisverdeling op het werk moet zijn voor alles soepel te laten verlopen. Immers, niet iedereen kan alles weten over bepaalde onderwerpen en projecten. Het probleem ontstaat wanneer het lijkt alsof er maar één persoon is die de antwoorden op alles heeft.
Mensen worden gestraft voor het delen van kennis
We weten wat je denkt. “Dat is absurt! Ik zou/mijn kantoor zou nooit een werknemer straffen die anderen helpt!”
...Ja...over dat...
Heb je of je manager ooit:
Een werknemer berispt omdat hij te lang deed over het uitleggen van iets aan een collega?
Verzoeken om je kennisbasis uit te breiden als “onnodig” afgeschreven?
Klachten over verwarring rond processen en projecten als de schuld van werknemers en niet van de systemen die ze gebruiken bekeken?
Je hebt mogelijk niet de bedoeling gehad, maar je doet veel om kennisdeling op het werk te schaden. Hoe kunnen werknemers het initiatief nemen om zaken te documenteren en uit te leggen als ze daarvoor gestraft worden?
Constructieve kritiek is één ding, overmatig zeuren en ronduit negativiteit is iets heel anders. In plaats van constant de fout te zoeken in de wijze waarop dingen gedaan worden, probeer suggesties te doen over hoe de zaken beter kunnen worden.
Het belang van het bestrijden van kennisopstapeling
“Groot probleem,” denk je. “Alles hier is zo goed als een veelvoorkomende klacht over werk. Alles lijkt goed zoals het is, waarom moet ik zoveel investeren in verandering?”
Nou, prestaties, bijvoorbeeld.
Bedrijven die een kennisgestuurde cultuur hebben, functioneren meestal op volle toeren. Processen worden gedocumenteerd, belangrijke kennis wordt gedeeld, en iedereen heeft de informatie die ze nodig hebben om te werken.
Eigenlijk hebben we onderzoek dat aangeeft dat 94% van de bedrijven met kennisgestuurde culturen hun doelen haalt of overtreft. Bovendien meldt 84% tevreden te zijn over hun medewerkersbetrokkenheid.
Wanneer je het goed doet op het werk, is klanttevredenheid meestal ook niet ver weg. Plotseling hoeft het supportteam geen kostbare minuten meer te verspillen aan het zoeken naar het juiste antwoord om een ontevreden klant te helpen. Mensen in vervulling hebben wat ze nodig hebben om de productie gemakkelijk te verhogen of over te schakelen naar een andere verzenddienst. Omdat alles soepel verloopt, plukken de klanten de vruchten.
4 eenvoudige manieren om kennisopstapeling te stoppen
We weten dat je wilt dat je bedrijf altijd op zijn best presteert, dus we gaan je helpen kennisopstapeling op de juiste manier te bestrijden. Als je serieus bent over het stoppen van de stapel, weten we wat je moet doen.
Kom op het niveau van Diane Lockhart
1. Maak documentatie eenvoudig
Een van de grootste hindernissen waarmee bedrijven worden geconfronteerd wanneer ze hun kennisbasis beoordelen, is hoe ze alles moeten organiseren. De beste manier te vinden om de enorme hoeveelheid kennis die elke deskundige heeft, is geen gemakkelijke taak.
We kunnen het gebruik van sjablonen hier niet genoeg aanbevelen. Als je sjablonen gebruikt, kun je gemakkelijk herhaalbare processen delen en het eenvoudiger maken voor mensen om het te volgen. Vergeet niet dat de documentatie tijd kost om goed te krijgen. Maar als je het op de juiste basis bouwt, wordt het een stuk gemakkelijker om te beheersen.
Stijg de productiviteit met Guru's gratis sjablonen
Je ziet er tegenop om de kennis Gollum op het werk te vertellen dat hij zijn kostbare spullen moet opgeven. Voor al het gemopper dat we net hebben gedaan over kennisopstapeling, begrijpen we waarom het moeilijk kan zijn om op te geven. Immers, mensen willen nog steeds erkenning en waardering voor wat ze hebben gedaan.
Oh, dat had je niet moeten doen :)
Geloof het of niet, je kunt nog steeds deskundigen hebben zonder dat ze veranderen in op voorraad. Ons kaartregeling kan mensen die belangrijke processen en documentatie hebben ontwikkeld erkenning geven, terwijl het tegelijkertijd gemakkelijker maakt voor mensen om belangrijke kennis bij te werken.
We zijn ook voorstanders van managers en andere belanghebbenden die de grootste aanmoedigers van werknemers zijn. Vind manieren om de bijdragen van mensen aan het werk te benadrukken zodat het iets gemakkelijker wordt om een deel van de kennis die is opgestapeld, los te laten.
3. Maak delen eenvoudig
Ben je moe van schouderklopjes en onderbrekingen die de flow van de werkdag verstoren? Maak het makkelijker en natuurlijker om kennis te delen terwijl mensen werken!
Woorden waar we bij Guru naar leven
Maak kennisdeling en consumptie een natuurlijk onderdeel van de werkdag door mensen de tijd te geven die ze nodig hebben om te lezen, te schrijven en te communiceren. Moedig mensen aan om gedurende de dag "focus-tijden" in te stellen zodat ze zich op de communicatie kunnen concentreren.
Ben je gebonden aan 60 of 30 minuten durende vergaderingen? Geef mensen een deel van hun tijd terug en maak vergaderingen efficiënter door ze te verkorten. Maak pre-lezen een onderdeel van grote vergaderingen zodat mensen voorbereid komen met vragen en ideeën. Mensen 5-15 minuten de tijd geven om in de juiste mindset te komen, kan wonderen doen voor de productiviteit.
4. Detoxifieer je cultuur
Als je een van de volgende dingen hebt gezien:
Mensen zijn bang om vragen te stellen omdat ze niet als incompetent willen worden gezien.
Je had ooit een betrokken deskundige, maar na hun laatste 2 grote overwinningen zijn ze niet erkend en checken ze uit van het werk.
Werknemers voelen zich zo overwerkt en overweldigd door hun volgende deadline dat ze zelfs niet willen vragen stellen.
Uh... het klinkt alsof je problemen hebt die dieper gaan dan kennisopstapeling.
Het spijt ons het je te vertellen
Als je echt een kennisgestuurde werkplek wilt hebben en het aantal ophalers in je midden wilt verminderen, werk dan aan het creëren van een positieve cultuur voor iedereen.
Prijs creativiteit en moedig mensen aan om met nieuwe ideeën te komen, ongeacht hoe goed doordacht ze zijn. Hoe meer mensen delen EN zich prettig voelen bij het delen, hoe beter de kennis die ze produceren zal zijn. Hoe meer mensen delen EN zich comfortabel voelen met delen, des te beter de kennis die ze produceren zal zijn.
Welkom in het nieuwe tijdperk
Kennisopstapeling is de stille moordenaar van veelbelovende werkplekken en het kan moeilijk te detecteren zijn als je de signalen niet kent. We hebben veel gepraat over dingen die je kunt doen binnen je management en cultuur om te helpen, maar er is één voor de hand liggende oplossing die we nog niet hebben vermeld: de juiste software hebben.
