Ik heb nooit gewild dat ik een evenementplanner zou zijn, en toch heb ik, op de een of andere manier, bedrijfs evenementen gepland sinds de digitale marketing startup waarvoor ik werkte samenwerkte met Facebook in het toen coole Ace Hotel (Facebook had net hun advertentie-API geopend en het internet en onze aandachtsspanne zouden nooit meer hetzelfde zijn). Ik dacht altijd meer aan evenementen als tactisch werk in plaats van strategie, en benaderde ze als iets dat dichter bij een warm Thanksgiving-diner op tafel zetten lag, rekening houdend met alle dieetbeperkingen.

Op afstand werken in 2021 heeft mijn verhaal veranderd (het enige waar ik controle over heb) over het plannen van bedrijfs evenementen. Interne virtuele evenementen zouden een strategische prioriteit voor het bedrijf moeten zijn en zouden standaard als zodanig gepositioneerd moeten worden. Deze evenementen missen zinvolle kansen voor nachtelijke kameraadschap, maar monopolizeert onze dure en eindige middelen van tijd en aandacht. Zonder intentie over hoe kostbare schermtijd wordt doorgebracht, kunnen virtuele evenementen echter vermoeiend en demotiverend zijn.

Bij Guru probeer ik ons team te helpen beter te worden in hun werk door processen voor digitale welzijn te ontwikkelen en te testen en de interne communicatie te verbeteren. Volgens de Slack Funds Future of Work, "83% [oprichters] gelooft dat hun grootste uitdaging bij het overschakelen naar remote werken was om ervoor te zorgen dat hun werknemers zich betrokken en verbonden voelden met hun werk."

Alles is interne communicatie

Als de grootste uitdaging het bevorderen van betrokkenheid en verbinding is, dan ligt de oplossing in de aanpak en het proces rondom communicatie in plaats van een specifieke software/tool. Van de diepten van agenda-uitnodigingen tot de 2-gallon vat popcorn dat nu leeg is beneden, hoe we contact maken met elkaar is belangrijk. Publieke erkenning en toon kan iemands dag maken. Onduidelijke verwachtingen over waarom je in een vergadering bent en hoe je waarde kunt toevoegen aan de discussie kunnen het breken.

Hoe kan Company Kick-Off (CKO) een positieve impact hebben op omzet en moraal (de werknemers blij maken) als ze uitgeput zijn en waarschijnlijk vitamine D-tekorten hebben? Hoe kunnen we een team motiveren wiens aandacht verdeeld is?

Hoe we ons virtuele evenement hebben gepland

Dus na een jaar vol videovergaderingen, en alle uitdagingen die daarmee gepaard gaan, hoe hebben we dit grootschalige evenement voorbereid op succes?

1. We zorgden voor zichtbaarheid en verantwoordelijkheid over ons FY22 Bedrijfsplan

Dagen voorafgaand aan de start van de virtuele kick-off, stuurde onze CEO een aankondiging naar alle medewerkers. Samen met de essentiële evenementdetails en verwachtingen, bevatte deze geconsolideerde communicatie het bedrijfsplan van Guru en onze doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR’s) voor het kwartaal.

Sjabloon: Uw Bedrijf Kick Off - Weet voordat u gaat

Bij Guru sturen we aankondigingen naar medewerkers wanneer er actie van hen vereist is. In dit geval wilden we dat medewerkers naar onze Town Hall (de inaugurele kick-off) kwamen, nadat ze onze bedrijfsdoelen en richting al hadden gelezen en opgenomen. Dit is allemaal goed en wel, maar hoe zorgden we er dan voor dat medewerkers deze essentiële context niet negeren door afleiding?

2. We blokkeerden tijd voor Sustained Silent Reading (of SSR voor degenen die Ramona Quimby in de jaren '90 hebben gelezen)

We stelden specifieke agendablokken voor het hele bedrijf in met gedetailleerde instructies voor hoe medewerkers dat solo-uur konden gebruiken, inclusief het inhalen van vooraf opgenomen sessies, of het doen van specifieke voorbereidende werkzaamheden met betrekking tot bedrijfsinvesteringen.

"Pre-Reading van tevoren was nuttig en het vrijmaken van vergaderingen voor focustijd." — Feedback van medewerkers

Bijvoorbeeld, we hebben een bedrijf wijd impliciete bias training in maart waarvoor uitgebreide voorbereidingen nodig zijn. Door geblokkeerde tijd nu toe te voegen aan agenda's en onze medewerkers nu tijd te geven om die voorbereidende werkzaamheden te doen (versus dit op het laatste moment of helemaal niet doen), hebben we iedereen de hulpmiddelen gegeven die ze nodig hebben om het meeste uit een toekomstige gebeurtenis te halen.

3. We stelden voor dat asynchrone kennisdeling de standaard communicatiemethode moest zijn

Door een mix van Guru en Loom (video-opnamen die context bieden voor gedocumenteerd materiaal) vervingen we de noodzaak om decks tijdens live sessies te lezen, waardoor de sessies zelf efficiënter werden. Het gebruik van Guru om bedrijfs brede informatie (zoals onze Q4 omzet realisatie en trends) te documenteren, geeft medewerkers de autonomie en autoriteit om informatie te verwerken in de tijd en ruimte die voor hen werkt.

"Ik vond het geweldig om te zien wat er in de organisatie gebeurt en waar het bedrijf naartoe gaat. Ik vond de serie kaarten waar Rick deze dingen definieerde, de asynchrone aard van dat werk, en dan samenkomen om op de initiatieven af te stemmen en ze interpersoonlijk toe te passen." — Feedback van medewerkers

4. We verspreidden ons typische 3-daagse persoonlijke evenement over een periode van 10 dagen op afstand

Normaal gesproken zijn onze bedrijfs kick-offs 3-daagse off-site evenementen die volledige dagen sessies omvatten (en volledige nachten van concerten, diners, trivia en feesten). Nu dat geen optie is, hebben we opzettelijk bedrijfsbrede evenementen over 2 weken verdeeld. Zonder hotels om te budgetteren of bowlen om te plannen, besloten we in plaats van mensen te dwingen om 8 achtereenvolgende uren op Zoom door te brengen, om het grotere evenement in een meer normale werkweek te integreren.

Dit tempo had ook het voordeel dat we verwachtingen konden scheppen over wanneer we klaar moesten zijn om deel te nemen zonder mensen moe te maken. Zeker, een zorg is dat het verspreiden van inhoud en messaging over 2 weken de effectiviteit en urgentie zal verminderen (tenslotte, misschien is het gewoon een normale werkweek). Maar hoewel dat mogelijk is, ben ik een voorstander van de “langzame brand”-methodologie voor strategisch verandermanagement.

5. We zorgden ervoor dat er genoeg verrassingen en vreugde voor medewerkers waren (en ondersteunden de USPS in het proces)

Om dit een coole virtuele kick-off te maken, geen reguliere virtuele kick-off, werkten we samen met ons geweldige merkteam om verrassingen en kennisbestendigkeiten door het evenement te verspreiden. We verweven eten, prijzen, beloningen, wedstrijden en contentbetrokkenheid door elke dag van de kick-off via Slack en Guru.

Waarschijnlijk het belangrijkste - en leuke - onderdeel van deze CKO was een puzzel voor het hele bedrijf geleid door een geheim personage (volledig met Slack-profiel en Guru Levensverhaal kaart) genaamd Knowledge Master die ons hielp samenwerken om de ultieme prijs voor het voltooien van het evenement te vinden: naast een swag pack (frisbee, beanie, je reguliere chique buitenkleding) gaven we ons team een 4-daagse weekend.

Wat we hebben geleerd over het organiseren van een virtueel evenement

"Ook al waren we niet persoonlijk, dit voelde allemaal echt speciaal en ik voelde me verbonden met de missie en het team van Guru." — Feedback van medewerkers

Na net onze 10-daagse kick-off te hebben afgerond, is hier wat we hebben ontdekt: verwachtingen scheppen - en deze vervolgens overtreffen - is de sleutel tot het laten slagen van een volledig virtueel evenement. In een remote omgeving zijn afleidingen te verwachten. Om die status quo te doorbreken, helpt het om te weten hoe je verwacht wordt je tijd door te brengen, gefocust te blijven - maar verrast worden op punten waar de aandacht kan wegebben helpt ons om ons opnieuw te focussen en te herverbinden.