“Welke metrics zijn voor jou belangrijk?” is de belangrijkste verkoopontdekking vraag van onze tijd. Nu leiders in opbrengsten en mensen het belang van een solide interne communicatiestrategie erkennen, vult deze essentiële vraag nu de meeste werk-inboxen.

De lijst van hoe je interne communicatie kunt meten is gevarieerd, groeit, en (hete take 🔥) onnauwkeurig. Het omvat maar is niet beperkt tot: werknemer tevredenheid/satisfactie (een eNPS-score van 30 wordt als goed beschouwd), werknemer retentie,  email open rates, deelname aan all-hands, voltooiing van enquêtes, “productiviteit,” en kwalitatieve feedback.

Met de techmarkt die onbekend economisch terrein betreedt, is dit een goed moment om processen te auditen en aan te passen om de organisatorische efficiëntie en de ervaring van de werknemer in balans te brengen.  Leiders in interne communicatie hebben vernieuwde metrics nodig voor een evoluerende hybride werkomgeving.

Je kunt niet verbeteren wat je niet meet. En je kunt geen bijgewerkte interne communicatiestrategie ontwikkelen die geschikt is voor een hybride omgeving zonder te beoordelen en eerlijk te zijn over wat niet werkt.

Veelvoorkomende interne communicatiefouten en hoe deze op te lossen

Bedrijven en organisaties kunnen uniek zijn op hun eigen manier, maar velen ervaren bijna identieke interne communicatiethema's. Laten we wat tijd nemen om te duiken in enkele van de meest voorkomende interne communicatieproblemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd. We zouden een hele serie berichten kunnen schrijven over al de verschillende interne communicatieproblemen die je op het werk kunt tegenkomen. Voor nu richten we ons alleen op de drie die wij (en onze klanten) het meest zien.

Probleem: Omgaan met te veel (oftewel misschien had je te veel te snel)

Voel je je soms net iets te vol op het werk? Je bent niet alleen. Amerikanen zijn gemiddeld 1% meer uren aan het werk dan aan het begin van de pandemie. Ze produceren echter niet 1% meer opbrengst of zijn 1% meer tevreden met het werk dat ze doen.

Volgens Reclaim.ai, is de tijd die mensen besteden aan meetings toegenomen sinds februari 2020.  Nu gemiddeld iedereen ongeveer 7,3 meer uur aan meetings besteedt. Deze extra tijd die aan communicatie en werk wordt besteed, draagt bij aan burn-out en stress. En helaas zegt de American Psychological Association (APA) dat deze gevoelens op een hoogtepunt zijn.  

Waarom vraag je dat?

Verontrustend meldt de APA ook dat 6% van de Amerikanen cognitieve vermoeidheid, 32% emotionele uitputting en een verbijsterende 44% fysieke vermoeidheid rapporteerde—een toename van 38% sinds 2019. Het onvermogen om te denken of te focussen heeft invloed op opbrengsten.

Een gebrek aan focus door informatieoverload vermindert de motivatie en dwingt velen van ons om op kleine steentjes (lage taken) in plaats van op grote stenen (het diepere werk dat impact maakt) te werken. Hoe kan iemand verwachten effectief te communiceren met teamgenoten als ze overbelast zijn?

Oplossing: Herzie de manier waarop je meetings beheert en gebruik je tech stack

Als we allemaal meer tijd in meetings doorbrengen, moeten we ervoor zorgen dat we die tijd goed gebruiken. Vergaderaudits en nauwkeurige vergadering regels zijn de sleutel tot succes hier. Dit kan basis lijken, maar meer nadenken over de manier waarop je meetings organiseert en plant, kan helpen. Kijk naar onze 4 Ps van een meeting sjabloon om te zien hoe je meetings effectief kunt plannen en structureren.

Wanneer je de manier waarop je meetings beheert heroverweegt, neem dan ook de tijd om na te denken over de beste manier om ze te beëindigen. Soms kan het weten wanneer je het erbij moet laten, of de discussie asynchroon te verplaatsen, voldoende zijn om je vergadercyclus te verbeteren.

Als je je overweldigd voelt door het aantal vergaderingen in je agenda, overweeg dan om jezelf en je team een pauze te geven. Denk na over hoe een geen interne vergaderdag eruit zou zien in je week. Dit kan iedereen wat broodnodige tijd geven om zich te concentreren op belangrijke taken en laat je ook langlopende vergaderingen met klanten behouden.

Nu je de kans hebt gehad om je vergadertijd te heroverwegen, laten we dan jouw tech stack onder de loep nemen. Geloof het of niet, het is vrij eenvoudig om dagelijks een tool voor werk te gebruiken en nog steeds niet te weten hoe je deze het beste kunt gebruiken. Zorg ervoor dat iedereen het meeste uit de door het team gekozen software en tools haalt door enkele best practices op te zetten.

Neem de tijd om na te denken over het doel van elke tool wanneer je door deze oefening gaat. Wat zijn de problemen en gebruiksgevallen die jouw tools oplossen? Voelen jij en je team alsof die tools aan die behoeften voldoen?

Bekijk onze kaarten over Slack etiquette en "welke tool moet ik gebruiken wanneer..." om te zien wat we bedoelen. Dit beetje richting fungeert als een vangrail voor je werknemers. Uiteindelijk creëren deze vangrails gemakkelijk herhaalbare rituelen die kunnen helpen de besluitvorming vermoeidheid en de cognitieve belasting die ermee gepaard gaat te verminderen.

Probleem: Interne communicatie is ieders probleem, maar niet ieders taak

Tijd voor nog een hete take 🔥: Interne communicatieleiders worden overladen met werk en informatie, en het is niet redelijk (of zelfs haalbaar) om van hen te verwachten dat ze iedere communicatie binnen het bedrijf creëren en verspreiden.

Zelfs als jouw bedrijf geen afdeling of functie heeft die aan interne communicatie is gewijd, wedden we dat er een klein aantal mensen (of misschien zelfs één persoon) is die de belangrijkste notities, PDF's, richtlijnen, en formulieren creëert en documenteert.

Het is gevaarlijk makkelijk om in deze manier van werken verzeild te raken, en uiteindelijk kan het behoorlijk grote problemen in de hele organisatie veroorzaken. Dit is een gegarandeerde manier om informatie silo's te creëren en nuttige werknemers in per ongeluk kennishoarders te veranderen. Het is absoluut belangrijk voor managers, individuele bijdragers, en andere werknemers om te weten wanneer ze moeten documenteren of hoe ze hun kennis moeten delen. Een werkbaar proces voor interne communicatie dat slechts door één team of individu wordt opgevolgd, helpt niemand.

Interne afstemming en operationele efficiëntie zijn kwesties waar iedereen, ongeacht de titel, zich druk over zou moeten maken als ze zich zorgen maken over groei en winstgevendheid. Niet elk team heeft echter de cross-functionele zichtbaarheid om te observeren waar departementale silo's wrijving creëren.

Oplossing: Train werknemers op de juiste manier om interne communicatie aan te pakken

We weten wat je denkt. “Moet ik werknemers echt trainen hoe ze kennis documenteren of iemand een bericht in Slack sturen?” We zeggen niet dat je mensen moet trainen hoe ze basisdingen doen die ze waarschijnlijk al weten hoe ze moeten doen. We zeggen dat het geven van mensen een beetje richting over etiquette, goed gebruik van platformen, en formattering ver kan helpen.

Het templatizeren van je interne communicatieprocessen is essentieel. Het instellen van concrete procedures en protocollen helpt om verwarring te verminderen en maakt het voor mensen veel eenvoudiger om betrokken te raken.

Ontwikkel en deel sjablonen, handleidingen, en andere middelen om werknemers de juiste manier van communiceren te laten zien. Deze middelen moeten toegankelijk, gemakkelijk te vinden zijn, en nog gemakkelijker om mee aan de slag te gaan.  Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat elke werknemer zich bevoegd voelt om belangrijke informatie zelfstandig te creëren en te delen.

Veel mensen leren van voorbeelden, dus zorg ervoor dat leidinggevenden betrokken zijn door hen de gouden standaard voor interne communicatie te laten zijn. Bijvoorbeeld, de CFO van Guru, Dennis Sevilla, deelt regelmatig updates over de markt en hoe deze de organisatie beïnvloedt via de nieuwe aankondigingsfunctie van Guru. Zijn informatieve en toegankelijke updates zijn niet alleen nuttig; ze tonen ook mensen de juiste manier om belangrijke informatie in kaarten te structureren.

Probleem: Consumptie verwarren met begrip

Je veronderstelt dat het verzenden van een e-mail (of PDF, video, Teams-bericht, of wat jouw communicatiemethode van keuze ook is) betekent dat mensen:

1. Het lezen

en

2. Begrijpen wat je probeert over te brengen

De meeste tijd heb je geluk als mensen nummer 1 halen. Weergaven en impressies zijn slechts één dimensie van kennisconsumptie, en ze garanderen niet noodzakelijk dat een mens de actie onderneemt die je wilt dat ze nemen na consumptie. Er is een groot verschil tussen het lezen van een bericht dat je is gestuurd en het begrijpen van de informatie die je net hebt ontvangen.

Oplossing: Test manieren om ervoor te zorgen dat mensen de berichten die je verstuurt begrijpen

Maak je geen zorgen, je hoeft geen proctor te worden en mensen uitgebreide toetsen te geven voor elke projectupdate die je via Slack verstuurt. Er zijn genoeg eenvoudige en effectieve manieren om ervoor te zorgen dat mensen de communicatie die ze ontvangen begrijpen.

Overweeg om direct te zijn en een intentieverklaring aan het begin van je boodschap op te nemen. Een eenvoudige zin die zegt: “Na het lezen van dit document, zou je ons nieuwe proces voor het aanvragen van PTO moeten begrijpen,” vertelt mensen wat ze kunnen verwachten en laat subtiel ook weten dat als ze het niet begrijpen, ze moeten doorverwijzen.

Creëer een feedbackloop voor communicatie die verantwoordelijkheidsgevoel bij zowel de communicator als de ontvanger inhoudt. Guru noemt dit de Gouden Regel voor Interne Communicatie.  Bijvoorbeeld, wanneer een werknemer een notificatie ontvangt die niet is ontworpen voor hun specifieke doelgroep, worden ze aangemoedigd om radicaal eerlijk te zijn en te vragen dat de afzender specifieker is over wat ze van werknemers vragen om te doen.

Voel je vrij om creatief te zijn met deze. Sommige mensen geven graag korte quizzen die de belangrijkste punten samenvatten. Anderen houden ervan om kleine “Easter eggs” aan het eind van communicatie op te nemen om lezers te belonen en wat plezier aan hun dag toe te voegen. Onze meest recente “knewsletter” eindigde met dit:

Je hebt het einde van de Knews bereikt! Als beloning kun je lezen over degeschiedenis van slagroom en kijk een kraai die zachtjes "Woo!" zegt gedurende 50 seconden.

Slagroom en kraaien hadden niet veel te maken met onze updates. Ondanks dat veroorzaakten ze toch een lach of twee en gaven ons subtiel een manier om mensen te stimuleren om onze nieuwsbrieven van begin tot eind te lezen.

Betere interne communicatie = beter werk

Mentaal en fysiek stress ontstaat omdat een overvloed aan informatie leidt tot een schaarste aan aandacht. Leiders in interne communicatie geven om het creëren van signalen door het geluid, bieden helderheid als vriendelijkheid, en helpen werknemers tijd en (mentale en daadwerkelijke) ruimte te houden om hun beste werk te doen.

Dus, verminder het aantal projecten waar je aan werkt, stel op, maak templates, en leer je leiders en team over je beste praktijken voor communicatie voor interne afstemming. Dit heeft invloed op iedereen in jouw organisatie! Zonder een schaalbare manier om te meten of mensen begrijpen en actie ondernemen op wat je verzendt, zijn de meeste communicatie metrics eendimensionaal.