Een belangrijke functie van Human Resources is het beheer van interne kennis. Ontdek hoe Guru ons eigen product heeft benut als kennisbasis voor HRM en cultuuroverdracht.
De waarde van Guru is goed bekend onder klantgerichte teams (zoals verkoop, klantenservice en ondersteuning) voor het in real-time naar voren brengen van kennis, maar toegang tot geverifieerde kennis wanneer en waar je het nodig hebt, is nuttig voor elk team — ongeacht of het klantgericht is of niet. Intern bij Guru gebruiken we ons product in alle afdelingen, waarmee we de collectieve kennis van onze organisatie verenigen zodat we allemaal effectiever samen kunnen werken. Een van de interne gebruiksscenario's is voor ons People Operations-team.
Hier is een overzicht van hoe we Guru gebruiken om de HR-kennis van onze People Ops te organiseren, waardoor we onze medewerkers in staat stellen autonoom en vol vertrouwen om te gaan met interne kennis.
Een van de grootste voordelen van het gebruik van Guru voor HR-middelen is dat het alle kennis verenigt, zodat elke medewerker er toegang toe heeft wanneer en waar ze het nodig hebben. Vaak bestaat HR-documentatie in onhandige PDF's of documenten die moeilijk zijn voor HR-teams om bij te werken en frustrerend voor medewerkers om toegang toe te krijgen. Door al onze HR-kennis in Guru te organiseren, kan ons People-team de informatie op een manier inrichten die gemakkelijk te vinden en te begrijpen is.
Dankzij de bite-size structuur van kennis in Guru kunnen we informatie opdelen in kleinere stukjes en thema's uitbouwen door links tussen kaarten (individuele kennisstukken in Guru), in plaats van medewerkers te verwijzen naar grote documenten die eindigen in een gevoel van informatie-overload. Als een medewerker precies weet wat ze zoeken, kunnen ze een eenvoudige zoekopdracht in Guru invoeren en dat specifieke kaartje vinden en alleen de informatie lezen die ze nodig hebben, in plaats van een Command F te moeten doen en door een lange PDF te scannen. Guru suggereert ook gerelateerde kennis, zodat een gebruiker kan zien dat andere medewerkers die dit specifieke stuk kennis hebben bekeken, ook andere gerelateerde stukjes kennis hebben bekeken, wat het ontdekken van kennis op een logische en zelfgestuurde manier bevordert.
Een ander belangrijk gebruiksscenario voor Guru voor HR is het geven van wat wij 'zachte kennis' noemen, een plek om te wonen. Dingen zoals het wifi-wachtwoord voor gasten, hoe verbinding maken met de printer, of hoe de koffiemachine bij te vullen vallen onder de categorie nuttige kennis die medewerkers moeten weten, maar die niet altijd een intuïtieve plek heeft. Pin je het wifi-wachtwoord aan het openbare Slack-kanaal? Stuur je een communicatie met instructies over hoe je een Zoom-kamer instelt?
Met Guru kunnen we alle informatie voor medewerkers aan onze kennisbasis toevoegen, groot of klein. We kunnen ook informatie opnemen waarvan medewerkers misschien niet per se denken dat ze het moeten zoeken, maar waarvan we willen dat ze het weten. Bijvoorbeeld, sommige organisaties hebben richtlijnen voor Slack-etiquette of het boeken van vergaderzalen. Een medewerker zou misschien niet denken te vragen: “Wanneer is een geschikt moment om @ het algemene kanaal te attenderen?” of “Is het oké om een vergaderzaal voor vier personen voor alleen mezelf te boeken?” maar als die zachte kennis in Guru staat, kunnen ze die beste praktijken zien voordat ze onbedoeld een werkplekblunder begaan.
In dezelfde geest is Guru ook ideaal voor het verspreiden van informatie op een niet-opdringerige manier. Als een bepaalde richtlijn een update krijgt die niet dringend is, kunnen we in Guru aangeven dat de kennis nieuw is zonder iedereen te hoeven storen om het te bekijken. Guru toont ook nieuw aangemaakte kennis binnen de activiteit feed, zodat als een nieuwsgierige medewerker ziet dat er nieuwe HR-kennis wordt aangemaakt, ze het op hun eigen manier kunnen bekijken.
Oplossen van HR-hoofdpijn
Guru helpt ons People Ops-team ook om efficiënter te opereren. HR-kennis gemakkelijk toegankelijk maken voor iedereen bespaart tijd voor zowel ons team als het bredere bedrijf. Een van de grootste pijnpunten voor HR-teams is het steeds opnieuw moeten beantwoorden van dezelfde vragen. Zonder een oplossing zoals Guru is het moeilijk om die veelgestelde vragen gemakkelijk te verwijzen, maar nu wanneer ons team een vraag goed beantwoordt en ziet dat het concept aansluit bij de vragende medewerker, kunnen we dat exacte antwoord opnemen in Guru voor de rest van het team om te verwijzen.
Documenteren alle soorten kennis, inclusief formele processen zoals informatie over voordelen en informele of zachte kennis zoals veelgestelde vragen, maakt ook onze People-team vrij van tijdrovende transactionele gesprekken. Vaak, als een medewerker vragen heeft over een HR-proces en ze kunnen het antwoord nergens gedocumenteerd vinden, willen ze een vergadering met ons team om het proces door te nemen. Hoewel we graag onze medewerkers helpen, is het een inefficiënte manier om ons People-team tijd te besteden aan eenmalige transactionele vergaderingen om mensen stap voor stap door een proces te begeleiden. Het gebruik van Guru om duidelijke en gemakkelijk te vinden instructies te geven, maakt onze agenda's vrij zodat we tijd kunnen besteden aan gesprekken met mensen over diepere, complexere problemen die ze mogelijk hebben.
Misschien is de belangrijkste functie van Guru voor HR-teams verificatie. Guru heeft een vertrouwensstatus die lezers laat weten of wat ze lezen ‘geverifieerde’ kennis is of niet, wanneer het voor het laatst is geverifieerd en door wie. Zo hoeven medewerkers nooit te twijfelen of ze de meest recente versie van een beleid lezen, en HR-professionals hoeven zich nooit zorgen te maken of mensen een verouderde versie van een proces volgen.
Aan de andere kant helpt de revisie functie in Guru HR-professionals om alle versies van beleid te behouden. Als er ooit een geschil is over een procedure en een medewerker zegt: “Dat was het beleid niet toen ik hier begon,” kan ons People-team daadwerkelijk de revisiegeschiedenis van een stuk kennis bekijken en precies achterhalen wat het beleid was toen die medewerker begon.
Een andere functie waarop we goed letten in Guru zijn ‘zoekopdrachten die geen resultaten opleveren’. Bijvoorbeeld, als we zien dat vijf medewerkers hebben gezocht naar “zwangerschap” en onze kennisbasis geen resultaten opleverde, vertelt dat ons dat medewerkers nieuwsgierig zijn naar ons beleid voor zwangerschapsverlof en dat we daar niet voldoende kennis over hebben in Guru. Dit is nuttig omdat als een medewerker naar iets heeft gezocht en het niet heeft gevonden, er geen garantie is dat ze dat onderwerp zelf aan HR naar voren brengen. Door analytics te gebruiken om te zien waar mensen naar op zoek zijn zonder dat ze ons dat zelf hoeven te vertellen, kunnen we een betere job doen in het uitbreiden van onze kennisbasis.
Medewerkers in de kracht zetten
Naast het in staat stellen van ons People-team om efficiënter te opereren, stelt het gebruik van Guru voor HR-kennis ook onze bredere medewerkers in staat om zelfzamer en comfortabeler te zijn met interne processen. Door alle kennis op elk moment toegankelijk te maken in Guru, kunnen medewerkers leren op hun eigen tempo. In plaats van het hele handboek voor medewerkers in één keer aan nieuwe medewerkers te overladen, kunnen we ze tijdens de onboarding naar Guru verwijzen om beleidsregels in hun eigen tijd te bekijken. En nog beter, we kunnen kaarten aanmerken als “moet lezen” en vervolgens zien wie ze eigenlijk heeft nagelezen of niet, voor het geval iemand een duwtje nodig heeft om te gaan lezen.
Deze gemakkelijke toegang tot kennis stelt medewerkers ook in staat om antwoorden zelf te vinden zonder iemand anders lastig te vallen. Met Guru kunnen gebruikers zoeken naar kennis in de browserextensie bovenop elke webpagina, zoals onze voordelenportal, of rechtstreeks in Slack. Ze kunnen ook vragen stellen in de Guru-webapp en Guru zal relevante kennis voorstellen. Of als er geen kennis bestaat, kan Guru een onderwerp expert voorstellen waar ze naartoe kunnen gaan. Soms is een belemmering om een vraag te stellen niet weten wie je moet vragen of je geneigd te voelen om dit te doen, zodat Guru die obstakels elimineert.
Guru gebruiken voor jouw interne kennis
Geen enkel team opereert in een vacuüm. Bij Guru profiteert ons verkoopteam van de kennis van het beveiligingsteam, ons CX-team profiteert van de kennis van het productteam, ons marketingteam profiteert van de kennis van het operationele team, en iedereen profiteert van de kennis van het people-team. Alle kennis op één plek verenigen, de nauwkeurigheid verifiëren, en medewerkers in staat stellen deze te benaderen waar ze werken, creëert een productievere en efficiëntere werkplek.
De waarde van Guru is goed bekend onder klantgerichte teams (zoals verkoop, klantenservice en ondersteuning) voor het in real-time naar voren brengen van kennis, maar toegang tot geverifieerde kennis wanneer en waar je het nodig hebt, is nuttig voor elk team — ongeacht of het klantgericht is of niet. Intern bij Guru gebruiken we ons product in alle afdelingen, waarmee we de collectieve kennis van onze organisatie verenigen zodat we allemaal effectiever samen kunnen werken. Een van de interne gebruiksscenario's is voor ons People Operations-team.
Hier is een overzicht van hoe we Guru gebruiken om de HR-kennis van onze People Ops te organiseren, waardoor we onze medewerkers in staat stellen autonoom en vol vertrouwen om te gaan met interne kennis.
Een van de grootste voordelen van het gebruik van Guru voor HR-middelen is dat het alle kennis verenigt, zodat elke medewerker er toegang toe heeft wanneer en waar ze het nodig hebben. Vaak bestaat HR-documentatie in onhandige PDF's of documenten die moeilijk zijn voor HR-teams om bij te werken en frustrerend voor medewerkers om toegang toe te krijgen. Door al onze HR-kennis in Guru te organiseren, kan ons People-team de informatie op een manier inrichten die gemakkelijk te vinden en te begrijpen is.
Dankzij de bite-size structuur van kennis in Guru kunnen we informatie opdelen in kleinere stukjes en thema's uitbouwen door links tussen kaarten (individuele kennisstukken in Guru), in plaats van medewerkers te verwijzen naar grote documenten die eindigen in een gevoel van informatie-overload. Als een medewerker precies weet wat ze zoeken, kunnen ze een eenvoudige zoekopdracht in Guru invoeren en dat specifieke kaartje vinden en alleen de informatie lezen die ze nodig hebben, in plaats van een Command F te moeten doen en door een lange PDF te scannen. Guru suggereert ook gerelateerde kennis, zodat een gebruiker kan zien dat andere medewerkers die dit specifieke stuk kennis hebben bekeken, ook andere gerelateerde stukjes kennis hebben bekeken, wat het ontdekken van kennis op een logische en zelfgestuurde manier bevordert.
Een ander belangrijk gebruiksscenario voor Guru voor HR is het geven van wat wij 'zachte kennis' noemen, een plek om te wonen. Dingen zoals het wifi-wachtwoord voor gasten, hoe verbinding maken met de printer, of hoe de koffiemachine bij te vullen vallen onder de categorie nuttige kennis die medewerkers moeten weten, maar die niet altijd een intuïtieve plek heeft. Pin je het wifi-wachtwoord aan het openbare Slack-kanaal? Stuur je een communicatie met instructies over hoe je een Zoom-kamer instelt?
Met Guru kunnen we alle informatie voor medewerkers aan onze kennisbasis toevoegen, groot of klein. We kunnen ook informatie opnemen waarvan medewerkers misschien niet per se denken dat ze het moeten zoeken, maar waarvan we willen dat ze het weten. Bijvoorbeeld, sommige organisaties hebben richtlijnen voor Slack-etiquette of het boeken van vergaderzalen. Een medewerker zou misschien niet denken te vragen: “Wanneer is een geschikt moment om @ het algemene kanaal te attenderen?” of “Is het oké om een vergaderzaal voor vier personen voor alleen mezelf te boeken?” maar als die zachte kennis in Guru staat, kunnen ze die beste praktijken zien voordat ze onbedoeld een werkplekblunder begaan.
In dezelfde geest is Guru ook ideaal voor het verspreiden van informatie op een niet-opdringerige manier. Als een bepaalde richtlijn een update krijgt die niet dringend is, kunnen we in Guru aangeven dat de kennis nieuw is zonder iedereen te hoeven storen om het te bekijken. Guru toont ook nieuw aangemaakte kennis binnen de activiteit feed, zodat als een nieuwsgierige medewerker ziet dat er nieuwe HR-kennis wordt aangemaakt, ze het op hun eigen manier kunnen bekijken.
Oplossen van HR-hoofdpijn
Guru helpt ons People Ops-team ook om efficiënter te opereren. HR-kennis gemakkelijk toegankelijk maken voor iedereen bespaart tijd voor zowel ons team als het bredere bedrijf. Een van de grootste pijnpunten voor HR-teams is het steeds opnieuw moeten beantwoorden van dezelfde vragen. Zonder een oplossing zoals Guru is het moeilijk om die veelgestelde vragen gemakkelijk te verwijzen, maar nu wanneer ons team een vraag goed beantwoordt en ziet dat het concept aansluit bij de vragende medewerker, kunnen we dat exacte antwoord opnemen in Guru voor de rest van het team om te verwijzen.
Documenteren alle soorten kennis, inclusief formele processen zoals informatie over voordelen en informele of zachte kennis zoals veelgestelde vragen, maakt ook onze People-team vrij van tijdrovende transactionele gesprekken. Vaak, als een medewerker vragen heeft over een HR-proces en ze kunnen het antwoord nergens gedocumenteerd vinden, willen ze een vergadering met ons team om het proces door te nemen. Hoewel we graag onze medewerkers helpen, is het een inefficiënte manier om ons People-team tijd te besteden aan eenmalige transactionele vergaderingen om mensen stap voor stap door een proces te begeleiden. Het gebruik van Guru om duidelijke en gemakkelijk te vinden instructies te geven, maakt onze agenda's vrij zodat we tijd kunnen besteden aan gesprekken met mensen over diepere, complexere problemen die ze mogelijk hebben.
Misschien is de belangrijkste functie van Guru voor HR-teams verificatie. Guru heeft een vertrouwensstatus die lezers laat weten of wat ze lezen ‘geverifieerde’ kennis is of niet, wanneer het voor het laatst is geverifieerd en door wie. Zo hoeven medewerkers nooit te twijfelen of ze de meest recente versie van een beleid lezen, en HR-professionals hoeven zich nooit zorgen te maken of mensen een verouderde versie van een proces volgen.
Aan de andere kant helpt de revisie functie in Guru HR-professionals om alle versies van beleid te behouden. Als er ooit een geschil is over een procedure en een medewerker zegt: “Dat was het beleid niet toen ik hier begon,” kan ons People-team daadwerkelijk de revisiegeschiedenis van een stuk kennis bekijken en precies achterhalen wat het beleid was toen die medewerker begon.
Een andere functie waarop we goed letten in Guru zijn ‘zoekopdrachten die geen resultaten opleveren’. Bijvoorbeeld, als we zien dat vijf medewerkers hebben gezocht naar “zwangerschap” en onze kennisbasis geen resultaten opleverde, vertelt dat ons dat medewerkers nieuwsgierig zijn naar ons beleid voor zwangerschapsverlof en dat we daar niet voldoende kennis over hebben in Guru. Dit is nuttig omdat als een medewerker naar iets heeft gezocht en het niet heeft gevonden, er geen garantie is dat ze dat onderwerp zelf aan HR naar voren brengen. Door analytics te gebruiken om te zien waar mensen naar op zoek zijn zonder dat ze ons dat zelf hoeven te vertellen, kunnen we een betere job doen in het uitbreiden van onze kennisbasis.
Medewerkers in de kracht zetten
Naast het in staat stellen van ons People-team om efficiënter te opereren, stelt het gebruik van Guru voor HR-kennis ook onze bredere medewerkers in staat om zelfzamer en comfortabeler te zijn met interne processen. Door alle kennis op elk moment toegankelijk te maken in Guru, kunnen medewerkers leren op hun eigen tempo. In plaats van het hele handboek voor medewerkers in één keer aan nieuwe medewerkers te overladen, kunnen we ze tijdens de onboarding naar Guru verwijzen om beleidsregels in hun eigen tijd te bekijken. En nog beter, we kunnen kaarten aanmerken als “moet lezen” en vervolgens zien wie ze eigenlijk heeft nagelezen of niet, voor het geval iemand een duwtje nodig heeft om te gaan lezen.
Deze gemakkelijke toegang tot kennis stelt medewerkers ook in staat om antwoorden zelf te vinden zonder iemand anders lastig te vallen. Met Guru kunnen gebruikers zoeken naar kennis in de browserextensie bovenop elke webpagina, zoals onze voordelenportal, of rechtstreeks in Slack. Ze kunnen ook vragen stellen in de Guru-webapp en Guru zal relevante kennis voorstellen. Of als er geen kennis bestaat, kan Guru een onderwerp expert voorstellen waar ze naartoe kunnen gaan. Soms is een belemmering om een vraag te stellen niet weten wie je moet vragen of je geneigd te voelen om dit te doen, zodat Guru die obstakels elimineert.
Guru gebruiken voor jouw interne kennis
Geen enkel team opereert in een vacuüm. Bij Guru profiteert ons verkoopteam van de kennis van het beveiligingsteam, ons CX-team profiteert van de kennis van het productteam, ons marketingteam profiteert van de kennis van het operationele team, en iedereen profiteert van de kennis van het people-team. Alle kennis op één plek verenigen, de nauwkeurigheid verifiëren, en medewerkers in staat stellen deze te benaderen waar ze werken, creëert een productievere en efficiëntere werkplek.
