Het creëren van een kennisdatabase kost tijd. Je moet alle informatie documenteren die je team nodig heeft, de documenten en naamgevingsconventies systematiseren en de inhoud op een manier samenstellen die bruikbaar (en schaalbaar) is. Zodra het is aangemaakt, moet je de tijd besteden aan het voortdurend bijwerken ervan. Belangrijker nog, je moet iets creëren dat je team daadwerkelijk gebruikt. Het moet zeer eenvoudig zijn om informatie te vinden, en ze moeten duidelijk kunnen zeggen of wat ze lezen accuraat of verouderd is. Kennisrepositories zijn berucht om hun onsucces vanwege de tijd die nodig is om ze te produceren en bij te werken, gecombineerd met de onzekerheid of ze zelfs door het team worden benut. Niemand wil tijd besteden aan iets dat nooit wordt gebruikt, zodat het repository na verloop van tijd verouderd raakt en uiteindelijk helemaal niet meer wordt gebruikt.

Er is goed nieuws: je team is al bezig met het ontwikkelen van een kennisdatabase! Aan de vragen die ze stellen en de informatie die ze aanvragen, geven ze aan welke inhoud aan je kennismanagementsysteem moet worden toegevoegd. Er is ook slecht nieuws: in plaats van een bron te worden die het hele team ten goede komt, raakt deze schat aan kennis gevangen in eenmalige e-mails en chatgesprekken, waardoor het te moeilijk wordt om te vinden of te weten of het nog steeds accuraat is. Hierdoor onderbreken je werknemers dagelijks hun werk door eindeloze zoektochten te doen en dezelfde vragen steeds opnieuw aan experts te stellen. Hoe groter je team groeit, hoe impactvoller dit wordt voor je team.

We willen dat het beheren en delen van kennis eenvoudig is, daarom zijn we met Guru begonnen. Vandaag zijn we enthousiast om onze nieuwe Q&A-functie aan te kondigen, die het typische proces van vragen stellen neemt en een workflow toevoegt waarmee de antwoorden automatisch kunnen worden opgeslagen en bijgewerkt. Net als bij chat en e-mail hoef je alleen maar de vraag te stellen en de persoon of groep te kiezen die je wilt dat het beantwoordt. In tegenstelling tot chat en e-mail slaat Guru deze vraag op, zodat je hele team gemakkelijk het antwoord kan vinden, en onze verificatie workflow herinnert de expert eraan hun antwoord bij te werken (wat ongeveer twee minuten kost). Jouw inhoud blijft relevant zonder dat iemand zich hoeft te herinneren om hun inhoud te vinden en bij te werken.

Alles wat je hoeft te doen om dit proces te starten is je collega's vragen hun vragen in Guru te stellen. Wanneer de vragen een kritische massa bereiken, kun je de Kaartenbeheerder gebruiken om de informatie in Collecties te organiseren en een samengestelde ervaring voor je werknemers te bieden met slechts een paar klikken. Door precies te doen wat je eerder deed, de vragen van je team beantwoorden, heb je een kennisdatabase opgebouwd die je werknemers kunnen gebruiken als een bron voor antwoorden en informatie zonder ooit hun workflow te verlaten of hun collega's te onderbreken. Nu kun je stoppen met het tobben over de structuur van je wiki, teruggaan naar je werk en toekijken hoe er een betekenisvolle kennisdatabase voor je ogen ontstaat.