How to Choose the Right HR Software [Buyer's Guide 2024]
Een complete kopersgids voor het kiezen van de beste HR-software. Ontdek welke belangrijke functies u moet zoeken, welke stappen u moet nemen & veel meer.
Leer hoe je de HR-software van je dromen kunt kiezen om je vermogen om top talent te werven en te behouden te verbeteren.
HR-software is een veelgebruikt hulpmiddel dat bedrijven helpt handmatige taken en kosten te verlagen. Maar het stroomlijnt ook de manier waarop jouw HR-afdeling functioneert, wat leidt tot betere productiviteit en efficiëntie.
Waarom hebben zoveel bedrijven (22%) dan een HR-techplan Omdat ze niet weten hoe ze het juiste HR-systeem moeten kiezen.
Het is dan ook geen verrassing — het selectieproces is een lastig proces, vooral als je niet echt weet waar je op moet letten. Bovendien, met zoveel opties, hoe kun je één kiezen als ze allemaal geweldige dingen beloven?
We hebben deze koopgids speciaal om deze reden gemaakt. Leer hoe je jouw selectiecriteria kunt instellen, zodat je het perfecte hulpmiddel kunt vinden voor de behoeften van jouw HR-team.
Wat is HR-software?
Human Resources (HR) software is abonnements- of cloud-gebaseerde software die veel bedrijven gebruiken om HR-gerelateerde taken zoals het beheren van personeelsinformatie te beheren, optimaliseren en automatiseren.
Deze digitale oplossingen werken hard om dagelijkse HR-processen te stroomlijnen en de efficiëntie en productiviteit van HR-afdelingen te verhogen. In plaats van tijd te verspillen aan dezelfde repetitieve administratieve taken, richten HR-professionals zich op productievere inspanningen.
Bovendien, omdat de hulpmiddelen hoogst aanpasbaar zijn, kunnen ze voldoen aan de unieke vereisten, het budget en de bedrijfsdoelen van elk bedrijf.
Maar hoe werkt het precies?
Hoe wordt HR-software gebruikt?
Het belangrijkste doel van HR-software is om papieren documenten te vervangen en te helpen met:
Het up-to-date en georganiseerd houden van werknemersgegevens
Tijd bijhouden en de tevredenheid van werknemers meten
Gegevens monitoren en aangepaste rapporten maken
Real-time feedback geven en de prestaties van werknemers volgen
Administratieve werkzaamheden stroomlijnen en nieuwe workflows creëren
Voordelen beheren voor betere betrokkenheid van werknemers
Kortom, het maakt het leven van HR-management gemakkelijker door automatisering. Bovendien houdt het de gegevens van jouw mensen actueel, wat betere samenwerking mogelijk maakt.
Daardoor kan de HR-afdeling zich concentreren op winstgevendere HR-taken zonder zich te laten afleiden door tijdrovende processen. Ja, een HR-platform heeft veel voordelen. Laten we ze eens bekijken.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van HR-software?
De trieste realiteit is dat Een van de oorzaken zou een gebrek aan HR-technologie kunnen zijn die werving van nieuwe werknemers gemakkelijker en efficiënter maakt.
HR-tools zijn echter meer dan alleen wervingssoftware. Hoewel bedrijven veel verschillende behoeften en wensen hebben, willen ze allemaal dezelfde HR-voordelen:
Een boost voor de medewerkerservaring en moraal: Nieuwe HR-software verbetert de communicatie tussen afdelingen, vooral omdat het een app is waar teamleden kunnen samenwerken. Daardoor is het eenvoudig voor mensen om informatie over hun loonstroken, vakanties, enzovoort te vinden.
Alle gegevens op één plek opgeslagen: HR-afdelingen die met papieren documenten in kasten werken, doen zichzelf een grote tekort. Een HR-systeem verzamelt jouw verspreide gegevens op één plek, zodat het gemakkelijker doorzoekbaar is.
Een gestroomlijnde HR-werkstroom: Door gebruik te maken van geautomatiseerde workflows, kun je HR-gerelateerde taken uitvoeren zonder je zorgen te maken over flessenhalzen. Bovendien kun je de status van elk document en proces volgen, zodat je altijd op de hoogte blijft.
Verbeterde besluitvorming: Naast kosten besparen, alloceren HR-tools ook middelen effectiever. Het bespaart je tijd en jouw HR-afdeling kan accurate en tijdige zakelijke beslissingen nemen.
Veilige personeelsgegevens: HR-afdelingen werken met persoonlijke gegevens, dus het is belangrijk om beveiligingsmaatregelen in te stellen die het risico van cyberaanvallen voorkomen.
Concluderend? Het gebruik van HR-software verbetert aanzienlijk de manier waarop je omgaat met de gegevens van jouw medewerkers en maakt hun ervaring beter. Daardoor heb je een efficiëntere afdeling die zich kan concentreren op wat echt belangrijk is: zijn mensen.
Hoe kies je de juiste HR-software?
Er zijn veel softwareleveranciers die je proberen te verleiden met foutloze voordelen bij de administratie of naadloze salarisverwerking. Maar wat als het niet is wat je nodig hebt?
Hoewel het verleidelijk is om de eerste software te kiezen die je de maan belooft, moet je de tijd nemen om door de volgende stappen te gaan.
Stap #1: Beoordeel je behoeften
Elke softwareselectie begint met het evalueren van de behoeften van jouw organisatie. Denk na over wat je probeert op te lossen door zo’n oplossing te implementeren. Wil je het onboardingproces voor nieuwe medewerkers stroomlijnen? Of je talent-evaluatie procedures verbeteren?
Het grondig beoordelen van jouw workflows zal je helpen zien waar jouw werknemers tegen bottlenecks aanlopen en wat je beter kunt doen.
Om een duidelijk beeld te krijgen, hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:
Gebruik je momenteel een ander HR-systeem maar voldoet het niet?
Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen van jouw HR-afdeling?
Zijn er tijdrovende HR-processen?
Zijn jouw werknemers tevreden met de huidige oplossing?
Wat is jouw budget en wat is de verwachte return on investment (ROI)?
Is jouw team technisch onderlegd of zullen ze moeite hebben met onboarding?
Wat zijn de beleidsregels van jouw organisatie met betrekking tot gegevensbeveiliging?
Stap #2: Identificeer je must-have functies
We hebben allemaal een verlanglijstje van wat we het meest willen. Misschien is het een nieuw Apple-product of een mooie shirt - de wereld is onze oester.
Bij het kiezen van jouw HR-oplossing is het niet anders. Nadat je jouw eisen hebt geïdentificeerd, is het tijd om te beginnen met het zoeken naar de functionaliteiten die je nodig hebt.
Deze belangrijke stap houdt in dat je een lijst maakt van de functies die je absoluut nodig hebt en ze prioriteit geeft bij het evalueren van HR-oplossingen. Hier is een kleine lijst van de functies die je absoluut nodig hebt (hierover zullen we later meer bespreken):
Medewerkers zelfservice: Geboren om de productiviteit van medewerkers te verbeteren.
Analytics en rapportage: Om inzicht te krijgen in personeelsverloop, absenteeïsme, enz.
Wervingsbeheer en onboarding: Helpt om de stress van het aannemen te verminderen.
Een van de belangrijkste niet-onderhandelbare functies is integratie. Met deze handige functie kun je je gegevens rechtstreeks in de tool waar je mee werkt, benaderen.
Bijvoorbeeld, Guru's HRIS-synchronisatie verbindt automatisch werknemersgegevens van jouw HR-software, zodat het toegankelijk is vanuit elke andere plek waar je werkt - zonder contextwisseling. Dankzij enterprise AI-zoekopdrachten, geeft Guru je directe antwoorden op jouw HR-vragen, rechtstreeks in jouw workflow.
Nadat je deze lijst hebt gemaakt, beperk je jouw opties totdat je de tool hebt gevonden die aan jouw eisen voldoet. Wees echter voorzichtig. HR-software evolueert altijd; bovendien bieden veel oplossingen waarschijnlijk elke functie op jouw lijst, wat betekent dat ze duurder zijn.
Probeer een tool te vinden die jouw huidige tekortkomingen oplost - en kijk later of je moet uitbreiden.
Stap #3: Beoordeel jouw budget
Na uitgebreide evaluatie heb je eindelijk de tool gevonden die perfect lijkt. Wanneer je echter naar de prijs kijkt, maak je een grimas. Het is veel duurder dan je dacht en je realiseert je dat je daar geen geld voor hebt.
Daarom is deze stap zo belangrijk. Je moet een budget instellen voor de nieuwe software voordat je een dure fout maakt.
Dus raadpleeg belangrijke besluitvormers, zoals de financiën, het management en de HR-afdelingen. Samen kunnen jullie een budget opstellen dat jouw verwachtingen realistisch houdt.
Houd er rekening mee dat de prijs van HR-software afhangt van factoren zoals bedrijfsgrootte, functies en het prijsmodel. Denk goed na over hoeveel je bereid bent uit te geven aan het nieuwe speeltje, maar vergeet ook de bijkomende kosten niet.
Sommige tools hebben bijvoorbeeld migratie- en implementatiekosten die kunnen oplopen tot de initiële kosten van de software.
Het enige nadeel is dat er te veel oplossingen beschikbaar zijn, wat het moeilijker maakt de juiste keuze te maken. Maar dat is precies waarom we hier zijn, om je te vertellen wat je kunt doen om het selectieproces gemakkelijker te maken.
Bij het evalueren van softwareleveranciers kun je beginnen met het bekijken van kopersgidsen (zoals deze). Deze informatieve artikelen vergelijken de top HR-tools met elkaar, zodat je duidelijk kunt zien welke het beste is voor jouw gebruiksgeval.
Om je te helpen, hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:
Kun je het betalen?
Wat is de belangrijkste functie van de tool?
Wat zijn de beste opties voor jouw gebruiksgeval?
Voldoet de tool aan jouw behoeften en normen?
Wat hebben klanten erover te zeggen?
Wat zijn de hoogst gewaardeerde tools in jouw categorie?
Is het gemakkelijk te gebruiken en te navigeren of hindert het de gebruikerservaring?
Heeft het een gratis proefperiode of demo?
Is het geschikt voor kleine bedrijven of grote ondernemingen?
Het beantwoorden van deze vragen zal je helpen je lijst te verkleinen, wat ons naar de volgende stap brengt.
Stap #5: Maak een shortlist
Je hebt een enorme lijst van HR-software systemen die voldoen aan jouw behoeften, binnen jouw budget passen, en de functies hebben die je wilt. Maar je komt niet dichterbij het vinden van een antwoord.
Wel, dit is waar deze stap van pas komt. Nu je alle informatie hebt die je nodig hebt, is het tijd om je opties te verkleinen tot je er maar een handvol (drie tot vijf) overhoudt.
Tijdens je onderzoek had je waarschijnlijk al een aantal oplossingen in gedachten die een goede indruk maakten. Het is geen slecht idee om ze opnieuw te vergelijken met je lijst van must-have functies en je budget voordat je ze gaat testen.
Weet je niet hoe je dit moet doen? Hier zijn een paar tips:
Lees beoordelingen: Ga naar vertrouwde beoordelingswebsites zoals G2 of Capterra en kijk wat mensen te zeggen hebben over de tools.
Zoek naar casestudies: De meeste HR-software leveranciers hebben casestudies die laten zien hoe zij de problemen van mensen opgelost hebben.
Vraag je teamgenoten: Wat denken jouw collega’s dat het beste bij jouw bedrijf past? Gebruik hun feedback om jouw beslissingsproces te ondersteunen.
Neem contact op met een verkoopmedewerker: Als je vragen of opmerkingen hebt over de tool, aarzel dan niet om de leverancier rechtstreeks te contacteren.
Stap #6: Test de geselecteerde tools
Heb je je shortlist klaar? Geweldig! Nu is het tijd om ze te testen.
Er zijn veel HR-softwareoplossingen die demo's, gratis plannen of proefversies hebben die je kunt benutten om te zien hoe ze presteren voordat je een beslissing neemt. Hoewel een tool er op papier en in schermafbeeldingen goed uitziet, is hij misschien niet zo intuïtief als je dacht.
Het in actie zien en praktische ervaring opdoen helpt je beslissen of het de moeite waard is om te kopen. Je kunt het zelf testen of je HR-afdeling vragen om het uit te proberen (of beide).
De feedback van je HR-medewerkers zou sterk invloed moeten hebben op je uiteindelijke beslissing.
Stap #7: Selecteer HR-software
Eindelijk! De tijd om een beslissing te nemen is nabij. Hoewel je misschien vertrouwen hebt in je keuze, is je HR-afdeling dan op dezelfde golflengte? Voelen ze hetzelfde?
Misschien is je team niet zo tech-savvy als anderen en zijn ze bang om zo'n tool voor het eerst te gebruiken. In dat geval is het belangrijk om duidelijk te zeggen dat je een nieuwe HR-tool implementeert en ze uit te nodigen om hun zorgen te bespreken met iemand die verantwoordelijk is.
Bovendien hebben sommige leveranciers onboarding- en trainingsmiddelen waarmee je werknemers de tool kunnen leren. Zorg ervoor dat ze zich vertrouwd maken, zodat je de tool goed kunt integreren in hun werkzaamheden.
Zo veel gesproken over functies, maar we hebben ze nog niet verkend. Laten we dat fiksen.
Welke functies in HR-software moeten worden gezocht
Elke HR-software heeft veel handige functies, zoals prestatiemanagement, analyses en rapportage, en leren en ontwikkeling. Maar wat zijn de belangrijkste functies die een HR-tool zou moeten hebben? Wel, begin met deze:
Medewerker-selfservice: Wordt je HR-afdeling vaak gebombardeerd met te veel verzoeken van werknemers over loonstroken of vakantieaanvragen? Een selfserviceportaal kan deze problemen oplossen en de productiviteit verhogen door werknemers in staat te stellen om PTO's te bekijken of zelf in en uit te klokken.
Werving en talentmanagement: Het aantrekken van de beste kandidaten is een moeilijk proces. En dan moet je hard vechten om ze in je bedrijf te houden. Een goede HRIS-softwaretool vereenvoudigt het werven en verwijdert de stress die ermee gepaard gaat.
Loonsystemen: Verlies je in wiskundige berekeningen of vergeet je zelfs om je werknemers op tijd te betalen is gemakkelijk. HR-oplossingen met loonfunctionaliteit kunnen je helpen om belastingen en loonstroken zonder gedoe aan te pakken, wat je werklast aanzienlijk vermindert.
Integraties: Het is vrij tegenintuïtief om constant tussen apps te schakelen terwijl je werkt. Daarom zou je gekozen HR-tool goed moeten samenwerken met je bestaande systemen. Neem bijvoorbeeld Guru. Het verbindt naadloos met je HRIS om velden in werknemersprofielen automatisch in te vullen en een enkele bron voor medewerkergegevens te creëren.
Administratie van voordelen: Dit is een andere belangrijke functie van HR-systemen, omdat het je in staat stelt om de voordelen van medewerkers zorgvuldig te beheren, zoals ziektekostenverzekering of prestatiebonussen. Het is cruciaal voor het behouden van goodwill binnen je bedrijf en het verhogen van de retentiepercentages.
Nog één ding. Met de toenemende populariteit van kunstmatige intelligentie (AI), zullen meer HR-systemen het gebruiken om procesintensievere en repetitieve taken te elimineren.
Maar genoeg over functies. Laten we enkele van de beste HR-software zien die momenteel beschikbaar is.
5 Tools om te overwegen in je selectieproces voor HR-software
Bij de keuze van de juiste HR-software is veel planning en onderzoek betrokken. De gekozen tool moet voldoen aan je zakelijke behoeften en moet nauwkeurig integreren met je workflows.
Anders… 😬
Nu je weet welke functies je moet op letten, is het eenvoudiger om de perfecte HR-softwareoplossing te selecteren. Onze zorgvuldig geselecteerde opties helpen ook.
1. BambooHR
BambooHR is een gebruiksvriendelijke platform dat belangrijke HR-taken zoals werknemersdatabase, loonadministratie, en onboarding automatiseert.
Deze oplossing helpt je snel top talent te vinden, aannemen en onboarden. Door een robuust applicant tracking system te gebruiken, kun je boeiende ervaringen voor je nieuwe werknemers creëren vanaf dag één.
Bovendien verbetert BambooHR de ervaring en prestatie van werknemers door een bloeiende omgeving te creëren. De tool kan de tevredenheid van werknemers meten en relevante feedback verzamelen om het welzijn van werknemers te waarborgen.
Het belangrijkste doel is om de loonadministratie moeiteloos te maken door automatisch je belastingen in te voeren en belastingkredieten te identificeren, wat je geld kan besparen. Bovendien synchroniseert Gusto de PTO, uren en vakanties van je team met de loonadministratie, zodat je alles hebt wat je nodig hebt om werknemers tevreden te houden.
De tool heeft een eenvoudig onboardingsproces, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is.
Je kunt de tool aanpassen op basis van de manier waarop je opereert, of dat nu on-site, op afstand of hybride is.
Wat mensen waarderen is “de eenvoud van het product. Het is zo gemakkelijk om medewerkersgegevens op te slaan en aangepaste velden toe te voegen voor extra informatie die je nodig hebt.”
HiBob helpt je je kern-HR-processen te beheren, en toont belangrijke informatie over je werknemers, zoals verjaardagen, wie ziek is, werkverjaardagen, enz.
En raad eens? HiBob integreert met Guru!
4. Rippling
Rippling biedt een workforce management system voor de loonadministratie van een bedrijf, onkosten, voordelen en apparaten.
Rippling is eenvoudig. “Ik denk dat mijn oma het zou kunnen gebruiken, het is zo eenvoudig.” Gebruikers kunnen snel vinden wat ze zoeken, of het nu loonstroken of PTO-verzoeken zijn.
Bovendien automatiseert deze HR-oplossing al je operaties en houdt ze op één plek, van onboarding tot offboarding.
Al met al doet Rippling wat elke HR-software doet. Het helpt je om werknemers op tijd te betalen, beheert de voordelen van het team, behandelt prestatiebeoordelingen en houdt de tijd en aanwezigheid bij.
Je kunt het beste van beide werelden krijgen door Rippling en Guru samen te gebruiken.
5. TriNet
TriNet is een HR-, loon- en outsourceplatform dat geschikt is voor kleine en middelgrote bedrijven in elke sector.
Het biedt veel HR-functionaliteiten die veel tijdrovende taken oplossen, zoals risicobeperking en compliance, loonadministratie, en expertise op het gebied van menselijk kapitaal.
“Ik vind hoe gemakkelijk het is om een echte persoon te bereiken als er een probleem ontstaat,” zegt een beoordelaar. Maar mensen waarderen ook hoe gemakkelijk de tool te gebruiken is en hoe het de volledige levenscyclus van een werknemer beheert.
Bovendien stelt TriNet je in staat om loonadministratie en voordelen van een enkel dashboard te verzorgen. Aangezien het ook automatisch gegevens over het platform synchroniseert, leidt dit tot minder fouten en meer geoptimaliseerde operaties.
Probeer vandaag TriNet en Guru samen.
Aan jou de keuze
Hoe voel je je? Alsof je alles aan kunt? 😊 We hopen van wel.
Deze gids heeft je absoluut geholpen te leren hoe je HR-software kiest die bij je zakelijke behoeften past. Dus wees niet bang om deze stappen te volgen en de juiste HR-oplossing voor jou te vinden.
Maar waarom niet ook Guru meenemen op de rit?
Guru is een op AI gebaseerde zoek-, intranet- en wiki-tool die ideaal is voor het geven van teams snelle toegang tot de informatie die ze dagelijks nodig hebben. Het biedt de HR-afdeling een enkel, vertrouwd platform om beleid, checklisten en handboeken te centraliseren, zodat ze slimmer en sneller kunnen werken.
Verschillende soorten HR-software helpen je bij het automatiseren van kern-HR-taken, waaronder:
Human Resources Information System (HRIS) om informatie te centraliseren.
Human Capital Management (HCM) voor het bereiken van zakelijke doelen.
Applicant Tracking System (ATS) om je wervingsinspanningen te ondersteunen.
Human Resource Management System (HRMS) voor betere procesoptimalisatie.
Software voor prestatiemanagement om prestatiebeoordelingen te verwerken.
Learning Management System (LMS) om leren en ontwikkeling van werknemers te ondersteunen.
Hoeveel kost HR-software?
HR-software kan kosten van $25 tot $80 per maand.
Een rapport van Software Path meldde echter dat de gemiddelde kosten van HRIS-systemen rond de $12.625 per gebruiker of $210 per gebruiker per maand zijn.
De kosten van HR-software kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie, het prijsmodel en de specifieke functies en functionaliteiten die u nodig heeft.
Hoe kies je tussen HRIS en salarissoftware?
HRIS en salarissoftware vervullen verschillende rollen. HR-platforms beheren veel aspecten van de HR-afdeling, zoals werving, opleiding van nieuwe medewerkers of talentmanagement.
Salarissoftware houdt daarentegen alleen de betaling van uw personeel en het uitgeven van facturen in de hand.
Kies dus voor een salarisoplossing als u de betaling wilt automatiseren. Als u meer aspecten van HR wilt beheren, heeft u een HRIS nodig.
Leer hoe je de HR-software van je dromen kunt kiezen om je vermogen om top talent te werven en te behouden te verbeteren.
HR-software is een veelgebruikt hulpmiddel dat bedrijven helpt handmatige taken en kosten te verlagen. Maar het stroomlijnt ook de manier waarop jouw HR-afdeling functioneert, wat leidt tot betere productiviteit en efficiëntie.
Waarom hebben zoveel bedrijven (22%) dan een HR-techplan Omdat ze niet weten hoe ze het juiste HR-systeem moeten kiezen.
Het is dan ook geen verrassing — het selectieproces is een lastig proces, vooral als je niet echt weet waar je op moet letten. Bovendien, met zoveel opties, hoe kun je één kiezen als ze allemaal geweldige dingen beloven?
We hebben deze koopgids speciaal om deze reden gemaakt. Leer hoe je jouw selectiecriteria kunt instellen, zodat je het perfecte hulpmiddel kunt vinden voor de behoeften van jouw HR-team.
Wat is HR-software?
Human Resources (HR) software is abonnements- of cloud-gebaseerde software die veel bedrijven gebruiken om HR-gerelateerde taken zoals het beheren van personeelsinformatie te beheren, optimaliseren en automatiseren.
Deze digitale oplossingen werken hard om dagelijkse HR-processen te stroomlijnen en de efficiëntie en productiviteit van HR-afdelingen te verhogen. In plaats van tijd te verspillen aan dezelfde repetitieve administratieve taken, richten HR-professionals zich op productievere inspanningen.
Bovendien, omdat de hulpmiddelen hoogst aanpasbaar zijn, kunnen ze voldoen aan de unieke vereisten, het budget en de bedrijfsdoelen van elk bedrijf.
Maar hoe werkt het precies?
Hoe wordt HR-software gebruikt?
Het belangrijkste doel van HR-software is om papieren documenten te vervangen en te helpen met:
Het up-to-date en georganiseerd houden van werknemersgegevens
Tijd bijhouden en de tevredenheid van werknemers meten
Gegevens monitoren en aangepaste rapporten maken
Real-time feedback geven en de prestaties van werknemers volgen
Administratieve werkzaamheden stroomlijnen en nieuwe workflows creëren
Voordelen beheren voor betere betrokkenheid van werknemers
Kortom, het maakt het leven van HR-management gemakkelijker door automatisering. Bovendien houdt het de gegevens van jouw mensen actueel, wat betere samenwerking mogelijk maakt.
Daardoor kan de HR-afdeling zich concentreren op winstgevendere HR-taken zonder zich te laten afleiden door tijdrovende processen. Ja, een HR-platform heeft veel voordelen. Laten we ze eens bekijken.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van HR-software?
De trieste realiteit is dat Een van de oorzaken zou een gebrek aan HR-technologie kunnen zijn die werving van nieuwe werknemers gemakkelijker en efficiënter maakt.
HR-tools zijn echter meer dan alleen wervingssoftware. Hoewel bedrijven veel verschillende behoeften en wensen hebben, willen ze allemaal dezelfde HR-voordelen:
Een boost voor de medewerkerservaring en moraal: Nieuwe HR-software verbetert de communicatie tussen afdelingen, vooral omdat het een app is waar teamleden kunnen samenwerken. Daardoor is het eenvoudig voor mensen om informatie over hun loonstroken, vakanties, enzovoort te vinden.
Alle gegevens op één plek opgeslagen: HR-afdelingen die met papieren documenten in kasten werken, doen zichzelf een grote tekort. Een HR-systeem verzamelt jouw verspreide gegevens op één plek, zodat het gemakkelijker doorzoekbaar is.
Een gestroomlijnde HR-werkstroom: Door gebruik te maken van geautomatiseerde workflows, kun je HR-gerelateerde taken uitvoeren zonder je zorgen te maken over flessenhalzen. Bovendien kun je de status van elk document en proces volgen, zodat je altijd op de hoogte blijft.
Verbeterde besluitvorming: Naast kosten besparen, alloceren HR-tools ook middelen effectiever. Het bespaart je tijd en jouw HR-afdeling kan accurate en tijdige zakelijke beslissingen nemen.
Veilige personeelsgegevens: HR-afdelingen werken met persoonlijke gegevens, dus het is belangrijk om beveiligingsmaatregelen in te stellen die het risico van cyberaanvallen voorkomen.
Concluderend? Het gebruik van HR-software verbetert aanzienlijk de manier waarop je omgaat met de gegevens van jouw medewerkers en maakt hun ervaring beter. Daardoor heb je een efficiëntere afdeling die zich kan concentreren op wat echt belangrijk is: zijn mensen.
Hoe kies je de juiste HR-software?
Er zijn veel softwareleveranciers die je proberen te verleiden met foutloze voordelen bij de administratie of naadloze salarisverwerking. Maar wat als het niet is wat je nodig hebt?
Hoewel het verleidelijk is om de eerste software te kiezen die je de maan belooft, moet je de tijd nemen om door de volgende stappen te gaan.
Stap #1: Beoordeel je behoeften
Elke softwareselectie begint met het evalueren van de behoeften van jouw organisatie. Denk na over wat je probeert op te lossen door zo’n oplossing te implementeren. Wil je het onboardingproces voor nieuwe medewerkers stroomlijnen? Of je talent-evaluatie procedures verbeteren?
Het grondig beoordelen van jouw workflows zal je helpen zien waar jouw werknemers tegen bottlenecks aanlopen en wat je beter kunt doen.
Om een duidelijk beeld te krijgen, hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:
Gebruik je momenteel een ander HR-systeem maar voldoet het niet?
Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen van jouw HR-afdeling?
Zijn er tijdrovende HR-processen?
Zijn jouw werknemers tevreden met de huidige oplossing?
Wat is jouw budget en wat is de verwachte return on investment (ROI)?
Is jouw team technisch onderlegd of zullen ze moeite hebben met onboarding?
Wat zijn de beleidsregels van jouw organisatie met betrekking tot gegevensbeveiliging?
Stap #2: Identificeer je must-have functies
We hebben allemaal een verlanglijstje van wat we het meest willen. Misschien is het een nieuw Apple-product of een mooie shirt - de wereld is onze oester.
Bij het kiezen van jouw HR-oplossing is het niet anders. Nadat je jouw eisen hebt geïdentificeerd, is het tijd om te beginnen met het zoeken naar de functionaliteiten die je nodig hebt.
Deze belangrijke stap houdt in dat je een lijst maakt van de functies die je absoluut nodig hebt en ze prioriteit geeft bij het evalueren van HR-oplossingen. Hier is een kleine lijst van de functies die je absoluut nodig hebt (hierover zullen we later meer bespreken):
Medewerkers zelfservice: Geboren om de productiviteit van medewerkers te verbeteren.
Analytics en rapportage: Om inzicht te krijgen in personeelsverloop, absenteeïsme, enz.
Wervingsbeheer en onboarding: Helpt om de stress van het aannemen te verminderen.
Een van de belangrijkste niet-onderhandelbare functies is integratie. Met deze handige functie kun je je gegevens rechtstreeks in de tool waar je mee werkt, benaderen.
Bijvoorbeeld, Guru's HRIS-synchronisatie verbindt automatisch werknemersgegevens van jouw HR-software, zodat het toegankelijk is vanuit elke andere plek waar je werkt - zonder contextwisseling. Dankzij enterprise AI-zoekopdrachten, geeft Guru je directe antwoorden op jouw HR-vragen, rechtstreeks in jouw workflow.
Nadat je deze lijst hebt gemaakt, beperk je jouw opties totdat je de tool hebt gevonden die aan jouw eisen voldoet. Wees echter voorzichtig. HR-software evolueert altijd; bovendien bieden veel oplossingen waarschijnlijk elke functie op jouw lijst, wat betekent dat ze duurder zijn.
Probeer een tool te vinden die jouw huidige tekortkomingen oplost - en kijk later of je moet uitbreiden.
Stap #3: Beoordeel jouw budget
Na uitgebreide evaluatie heb je eindelijk de tool gevonden die perfect lijkt. Wanneer je echter naar de prijs kijkt, maak je een grimas. Het is veel duurder dan je dacht en je realiseert je dat je daar geen geld voor hebt.
Daarom is deze stap zo belangrijk. Je moet een budget instellen voor de nieuwe software voordat je een dure fout maakt.
Dus raadpleeg belangrijke besluitvormers, zoals de financiën, het management en de HR-afdelingen. Samen kunnen jullie een budget opstellen dat jouw verwachtingen realistisch houdt.
Houd er rekening mee dat de prijs van HR-software afhangt van factoren zoals bedrijfsgrootte, functies en het prijsmodel. Denk goed na over hoeveel je bereid bent uit te geven aan het nieuwe speeltje, maar vergeet ook de bijkomende kosten niet.
Sommige tools hebben bijvoorbeeld migratie- en implementatiekosten die kunnen oplopen tot de initiële kosten van de software.
Het enige nadeel is dat er te veel oplossingen beschikbaar zijn, wat het moeilijker maakt de juiste keuze te maken. Maar dat is precies waarom we hier zijn, om je te vertellen wat je kunt doen om het selectieproces gemakkelijker te maken.
Bij het evalueren van softwareleveranciers kun je beginnen met het bekijken van kopersgidsen (zoals deze). Deze informatieve artikelen vergelijken de top HR-tools met elkaar, zodat je duidelijk kunt zien welke het beste is voor jouw gebruiksgeval.
Om je te helpen, hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen:
Kun je het betalen?
Wat is de belangrijkste functie van de tool?
Wat zijn de beste opties voor jouw gebruiksgeval?
Voldoet de tool aan jouw behoeften en normen?
Wat hebben klanten erover te zeggen?
Wat zijn de hoogst gewaardeerde tools in jouw categorie?
Is het gemakkelijk te gebruiken en te navigeren of hindert het de gebruikerservaring?
Heeft het een gratis proefperiode of demo?
Is het geschikt voor kleine bedrijven of grote ondernemingen?
Het beantwoorden van deze vragen zal je helpen je lijst te verkleinen, wat ons naar de volgende stap brengt.
Stap #5: Maak een shortlist
Je hebt een enorme lijst van HR-software systemen die voldoen aan jouw behoeften, binnen jouw budget passen, en de functies hebben die je wilt. Maar je komt niet dichterbij het vinden van een antwoord.
Wel, dit is waar deze stap van pas komt. Nu je alle informatie hebt die je nodig hebt, is het tijd om je opties te verkleinen tot je er maar een handvol (drie tot vijf) overhoudt.
Tijdens je onderzoek had je waarschijnlijk al een aantal oplossingen in gedachten die een goede indruk maakten. Het is geen slecht idee om ze opnieuw te vergelijken met je lijst van must-have functies en je budget voordat je ze gaat testen.
Weet je niet hoe je dit moet doen? Hier zijn een paar tips:
Lees beoordelingen: Ga naar vertrouwde beoordelingswebsites zoals G2 of Capterra en kijk wat mensen te zeggen hebben over de tools.
Zoek naar casestudies: De meeste HR-software leveranciers hebben casestudies die laten zien hoe zij de problemen van mensen opgelost hebben.
Vraag je teamgenoten: Wat denken jouw collega’s dat het beste bij jouw bedrijf past? Gebruik hun feedback om jouw beslissingsproces te ondersteunen.
Neem contact op met een verkoopmedewerker: Als je vragen of opmerkingen hebt over de tool, aarzel dan niet om de leverancier rechtstreeks te contacteren.
Stap #6: Test de geselecteerde tools
Heb je je shortlist klaar? Geweldig! Nu is het tijd om ze te testen.
Er zijn veel HR-softwareoplossingen die demo's, gratis plannen of proefversies hebben die je kunt benutten om te zien hoe ze presteren voordat je een beslissing neemt. Hoewel een tool er op papier en in schermafbeeldingen goed uitziet, is hij misschien niet zo intuïtief als je dacht.
Het in actie zien en praktische ervaring opdoen helpt je beslissen of het de moeite waard is om te kopen. Je kunt het zelf testen of je HR-afdeling vragen om het uit te proberen (of beide).
De feedback van je HR-medewerkers zou sterk invloed moeten hebben op je uiteindelijke beslissing.
Stap #7: Selecteer HR-software
Eindelijk! De tijd om een beslissing te nemen is nabij. Hoewel je misschien vertrouwen hebt in je keuze, is je HR-afdeling dan op dezelfde golflengte? Voelen ze hetzelfde?
Misschien is je team niet zo tech-savvy als anderen en zijn ze bang om zo'n tool voor het eerst te gebruiken. In dat geval is het belangrijk om duidelijk te zeggen dat je een nieuwe HR-tool implementeert en ze uit te nodigen om hun zorgen te bespreken met iemand die verantwoordelijk is.
Bovendien hebben sommige leveranciers onboarding- en trainingsmiddelen waarmee je werknemers de tool kunnen leren. Zorg ervoor dat ze zich vertrouwd maken, zodat je de tool goed kunt integreren in hun werkzaamheden.
Zo veel gesproken over functies, maar we hebben ze nog niet verkend. Laten we dat fiksen.
Welke functies in HR-software moeten worden gezocht
Elke HR-software heeft veel handige functies, zoals prestatiemanagement, analyses en rapportage, en leren en ontwikkeling. Maar wat zijn de belangrijkste functies die een HR-tool zou moeten hebben? Wel, begin met deze:
Medewerker-selfservice: Wordt je HR-afdeling vaak gebombardeerd met te veel verzoeken van werknemers over loonstroken of vakantieaanvragen? Een selfserviceportaal kan deze problemen oplossen en de productiviteit verhogen door werknemers in staat te stellen om PTO's te bekijken of zelf in en uit te klokken.
Werving en talentmanagement: Het aantrekken van de beste kandidaten is een moeilijk proces. En dan moet je hard vechten om ze in je bedrijf te houden. Een goede HRIS-softwaretool vereenvoudigt het werven en verwijdert de stress die ermee gepaard gaat.
Loonsystemen: Verlies je in wiskundige berekeningen of vergeet je zelfs om je werknemers op tijd te betalen is gemakkelijk. HR-oplossingen met loonfunctionaliteit kunnen je helpen om belastingen en loonstroken zonder gedoe aan te pakken, wat je werklast aanzienlijk vermindert.
Integraties: Het is vrij tegenintuïtief om constant tussen apps te schakelen terwijl je werkt. Daarom zou je gekozen HR-tool goed moeten samenwerken met je bestaande systemen. Neem bijvoorbeeld Guru. Het verbindt naadloos met je HRIS om velden in werknemersprofielen automatisch in te vullen en een enkele bron voor medewerkergegevens te creëren.
Administratie van voordelen: Dit is een andere belangrijke functie van HR-systemen, omdat het je in staat stelt om de voordelen van medewerkers zorgvuldig te beheren, zoals ziektekostenverzekering of prestatiebonussen. Het is cruciaal voor het behouden van goodwill binnen je bedrijf en het verhogen van de retentiepercentages.
Nog één ding. Met de toenemende populariteit van kunstmatige intelligentie (AI), zullen meer HR-systemen het gebruiken om procesintensievere en repetitieve taken te elimineren.
Maar genoeg over functies. Laten we enkele van de beste HR-software zien die momenteel beschikbaar is.
5 Tools om te overwegen in je selectieproces voor HR-software
Bij de keuze van de juiste HR-software is veel planning en onderzoek betrokken. De gekozen tool moet voldoen aan je zakelijke behoeften en moet nauwkeurig integreren met je workflows.
Anders… 😬
Nu je weet welke functies je moet op letten, is het eenvoudiger om de perfecte HR-softwareoplossing te selecteren. Onze zorgvuldig geselecteerde opties helpen ook.
1. BambooHR
BambooHR is een gebruiksvriendelijke platform dat belangrijke HR-taken zoals werknemersdatabase, loonadministratie, en onboarding automatiseert.
Deze oplossing helpt je snel top talent te vinden, aannemen en onboarden. Door een robuust applicant tracking system te gebruiken, kun je boeiende ervaringen voor je nieuwe werknemers creëren vanaf dag één.
Bovendien verbetert BambooHR de ervaring en prestatie van werknemers door een bloeiende omgeving te creëren. De tool kan de tevredenheid van werknemers meten en relevante feedback verzamelen om het welzijn van werknemers te waarborgen.
Het belangrijkste doel is om de loonadministratie moeiteloos te maken door automatisch je belastingen in te voeren en belastingkredieten te identificeren, wat je geld kan besparen. Bovendien synchroniseert Gusto de PTO, uren en vakanties van je team met de loonadministratie, zodat je alles hebt wat je nodig hebt om werknemers tevreden te houden.
De tool heeft een eenvoudig onboardingsproces, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is.
Je kunt de tool aanpassen op basis van de manier waarop je opereert, of dat nu on-site, op afstand of hybride is.
Wat mensen waarderen is “de eenvoud van het product. Het is zo gemakkelijk om medewerkersgegevens op te slaan en aangepaste velden toe te voegen voor extra informatie die je nodig hebt.”
HiBob helpt je je kern-HR-processen te beheren, en toont belangrijke informatie over je werknemers, zoals verjaardagen, wie ziek is, werkverjaardagen, enz.
En raad eens? HiBob integreert met Guru!
4. Rippling
Rippling biedt een workforce management system voor de loonadministratie van een bedrijf, onkosten, voordelen en apparaten.
Rippling is eenvoudig. “Ik denk dat mijn oma het zou kunnen gebruiken, het is zo eenvoudig.” Gebruikers kunnen snel vinden wat ze zoeken, of het nu loonstroken of PTO-verzoeken zijn.
Bovendien automatiseert deze HR-oplossing al je operaties en houdt ze op één plek, van onboarding tot offboarding.
Al met al doet Rippling wat elke HR-software doet. Het helpt je om werknemers op tijd te betalen, beheert de voordelen van het team, behandelt prestatiebeoordelingen en houdt de tijd en aanwezigheid bij.
Je kunt het beste van beide werelden krijgen door Rippling en Guru samen te gebruiken.
5. TriNet
TriNet is een HR-, loon- en outsourceplatform dat geschikt is voor kleine en middelgrote bedrijven in elke sector.
Het biedt veel HR-functionaliteiten die veel tijdrovende taken oplossen, zoals risicobeperking en compliance, loonadministratie, en expertise op het gebied van menselijk kapitaal.
“Ik vind hoe gemakkelijk het is om een echte persoon te bereiken als er een probleem ontstaat,” zegt een beoordelaar. Maar mensen waarderen ook hoe gemakkelijk de tool te gebruiken is en hoe het de volledige levenscyclus van een werknemer beheert.
Bovendien stelt TriNet je in staat om loonadministratie en voordelen van een enkel dashboard te verzorgen. Aangezien het ook automatisch gegevens over het platform synchroniseert, leidt dit tot minder fouten en meer geoptimaliseerde operaties.
Probeer vandaag TriNet en Guru samen.
Aan jou de keuze
Hoe voel je je? Alsof je alles aan kunt? 😊 We hopen van wel.
Deze gids heeft je absoluut geholpen te leren hoe je HR-software kiest die bij je zakelijke behoeften past. Dus wees niet bang om deze stappen te volgen en de juiste HR-oplossing voor jou te vinden.
Maar waarom niet ook Guru meenemen op de rit?
Guru is een op AI gebaseerde zoek-, intranet- en wiki-tool die ideaal is voor het geven van teams snelle toegang tot de informatie die ze dagelijks nodig hebben. Het biedt de HR-afdeling een enkel, vertrouwd platform om beleid, checklisten en handboeken te centraliseren, zodat ze slimmer en sneller kunnen werken.
Verschillende soorten HR-software helpen je bij het automatiseren van kern-HR-taken, waaronder:
Human Resources Information System (HRIS) om informatie te centraliseren.
Human Capital Management (HCM) voor het bereiken van zakelijke doelen.
Applicant Tracking System (ATS) om je wervingsinspanningen te ondersteunen.
Human Resource Management System (HRMS) voor betere procesoptimalisatie.
Software voor prestatiemanagement om prestatiebeoordelingen te verwerken.
Learning Management System (LMS) om leren en ontwikkeling van werknemers te ondersteunen.
Hoeveel kost HR-software?
HR-software kan kosten van $25 tot $80 per maand.
Een rapport van Software Path meldde echter dat de gemiddelde kosten van HRIS-systemen rond de $12.625 per gebruiker of $210 per gebruiker per maand zijn.
De kosten van HR-software kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie, het prijsmodel en de specifieke functies en functionaliteiten die u nodig heeft.
Hoe kies je tussen HRIS en salarissoftware?
HRIS en salarissoftware vervullen verschillende rollen. HR-platforms beheren veel aspecten van de HR-afdeling, zoals werving, opleiding van nieuwe medewerkers of talentmanagement.
Salarissoftware houdt daarentegen alleen de betaling van uw personeel en het uitgeven van facturen in de hand.
Kies dus voor een salarisoplossing als u de betaling wilt automatiseren. Als u meer aspecten van HR wilt beheren, heeft u een HRIS nodig.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
.webp)
