How to Create a More Efficient Tech Stack

Er zijn twee versies van elke tech stack: de lange lijst met tools en platforms die je hebt, en de korte lijst met de tools die je daadwerkelijk gebruikt. Naarmate tech stacks uitbreiden en werkforces veranderen, kan het aantal verwaarloosde apps in het ecosysteem van een bedrijf (die lage adoptie hebben of zonder duidelijke eigenaren) onopgemerkt blijven en tot budgetslurpers en beveiligingsrisico's worden. Zelfs de jaarlijkse budgetteringsprocessen kunnen het probleem mogelijk niet oplossen, waarbij er te veel lijnen blijven staan voor voornamelijk ongebruikte apps. Een voorbeeld: ik werkte ooit voor een bedrijf dat me een zitplaatslicentie gaf voor een ontwerptoepassing die ik niet kende - en nooit heb geleerd - om te gebruiken, simpelweg omdat het deel uitmaakte van de standaard marketing toolkit.

Dit wil niet zeggen dat je geen nieuwe apps in je stack moet brengen! Sterker nog, als je nieuwe apps overweegt, krijg je waarschijnlijk een beter inzicht in welke apps in je huidige opstelling onderbenut worden en waar je mogelijk enige investering nodig hebt.

Laten we kijken hoe we een holistische evaluatie van je tech stack kunnen uitvoeren, hoe we kunnen begrijpen wat er op ieders korte en lange lijsten staat, en hoe we de hiaten kunnen opvullen.

Hoe evalueer je je bestaande tech stack

Je zou kunnen denken dat het beginpunt is om naar je budget te kijken. Dat is het niet. Door eerst je budget te onderzoeken, kunnen grote lijnitems je misschien schokken om de stekker uit een veelgebruikte app te trekken. Het houdt ook geen rekening met gratis apps die je team mogelijk gebruikt (of die mogelijk niet meer in gebruik zijn, maar nog steeds toegang hebben tot je gegevens via SSO).

1. De beste manier om je evaluatie te beginnen is… je team vragen!

Er is een reden dat je dokter je vraagt om elke keer dat je komt je medicijnen op te sommen. Ze kunnen oude voorschriften in hun systeem hebben die een negatieve invloed kunnen hebben op het aanbevelen van een nieuwe aanpak, en ze willen begrijpen wat je precies neemt. Om datavermoeidheid te verminderen, kun je ze vragen om een formulier in te vullen dat al is geladen met bestaande tools waarvan je weet dat ze toegang hebben, vraag ze de items aan te vinken die ze gebruiken, en andere items toe te voegen die je mogelijk niet hebt vastgelegd.

Je moet ook je intakeformulier opsplitsen door mensen te vragen hoe vaak ze elk product gebruiken (opties: nooit, 1-2 keer per maand, bijna elke week, een paar keer per week, elke dag) voor het beste begrip van hun lange en korte lijsten.

Pro tip: Zorg ervoor dat je benadrukt dat dit geen "gotcha"-oefening is. Mensen zijn misschien niet bereid te zeggen dat ze een product niet gebruiken dat ze zouden moeten gebruiken.

2. Betrek je IT-team

Als je een SSO-methode zoals Google gebruikt die mensen in staat stelt om in te loggen op apps zonder door een native accountinstelling te gaan, zou je IT-team zicht moeten hebben op welke apps het zijn, en hoe vaak ze worden benaderd. Het geeft je niet alleen een vollediger inzicht in het gebruik, maar kan je ook helpen eventuele beveiligingsrisico's te identificeren.

3. Bekijk de gebruiksdata in het product

Als een product gebruiksdata heeft, haal het dan op! Als je geen dashboard kunt vinden, vraag dan het ondersteuningsteam of je een exemplaar kunt krijgen. Immers, data is objectief, terwijl persoonlijke rapportage subjectief is.

4. Bekijk het budget

Nu is het tijd om je budget te evalueren. Met alle zelfgerapporteerde gegevens van je team, SSO en gebruiksgegevens in het product kun je a) het vergelijken met lijnitems en b) beslissen of dat lijnitem geld goed besteed is. Maar zelfs dat is iets ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt.

Als je $30/stoel/maand uitgeeft aan een product dat door 10 van de 100 werknemers wordt gebruikt, zou je geneigd kunnen zijn om de uitgaven automatisch te elimineren. Maar hier is wat je echt moet overwegen:

• Waarom hebben we dit product eigenlijk gekocht?
• Wie is intern de eigenaar?
• Hebben we te veel zitplaatsen gekocht? (oftewel, gebruiken de mensen die het gebruiken het veel?)
• Moeten we gebruikers gewoon opnieuw trainen op de waarde?

Hier is een handige beslissingsgrafiek:

Waar moet je op letten bij het kopen van een nieuwe tool of platform

Nu je begrijpt wat je team echt gebruikt, moet je overwegen waar zich hiaten kunnen bevinden. Als je bijvoorbeeld een ingebouwde wiki hebt als onderdeel van een grotere bundel, maar niemand het gebruikt - zelfs na hertraining - wil je misschien overwegen een nieuw kennisdelingsplatform toe te voegen.

Wanneer veel leveranciers vergelijkbare functies aanbieden, hoe kun je bepalen of je een efficiënte investering doet en niet gewoon een app toevoegt voor het toevoegen van een app? Vraag altijd een leverancier wat hun dagelijkse en maandelijkse adoptiegegevens eruitzien na de eerste uitrol.

Waarom is dit belangrijk? Met elke nieuwe app zal er een periode van opwinding zijn waarin je team in de bruikbaarheid ervan gelooft. Echter, na die eerste hype, kun je beginnen te zien dat het gebruik afneemt (tot het gewoon een van die tools is die je door je keep/cut beslissingsgrafiek moet leiden). Door de gemiddelde dagelijkse en maandelijkse adoptie op lange termijn te achterhalen, kun je begrijpen of andere bedrijven een reëel rendement op investering hebben gezien - en heb je metrics waartegen je het succes van je eigen bedrijf kunt meten.

Efficiëntie is een continu proces

U weet dit al: het verfijnen van uw tech stack is geen eenmalige oefening. Wat nu voor je team werkt, werkt misschien niet meer in de toekomst door groei, krimp, industrievoorwaarden of veranderingen in strategie.

Dat gezegd hebbende, het is onpraktisch om dit soort proces elke maand door te voeren! Doe het alleen na een dwingende gebeurtenis (zoals die hierboven vermeld), en aan het begin van je jaarlijkse budgetcyclus.

Heb je andere inzichten in het creëren van een efficiënte tech stack? Reacties hieronder of stuur ons je tips op Twitter.