Welkom bij Guru! Dit bericht is een tactische stapsgewijze gids om je eerste set belangrijke bedrijfskennis vast te leggen en te delen met behulp van Guru.

Ongeacht hoe groot je bedrijf is, zijn er verschillende belangrijke dingen die iedereen in je team moet weten. Je wilt ervoor zorgen dat iedereen in je bedrijf jou en je bedrijf op de beste manier vertegenwoordigt, en consistent!

Dit is niet alleen nuttig voor nieuwe medewerkers die je aanneemt, het is ook geweldig voor teamleden die vanaf het begin bij je zijn, omdat deze informatie veel zal veranderen en je nu een eenvoudige manier hebt om iedereen op dezelfde pagina te houden met een oplossing die direct in hun workflow is geïntegreerd.

Stap 1. Maak je kaarten aan

Laten we je eerste set kaarten inrichten. Hier zijn enkele aanbevelingen voor een kernset kaarten die je zou moeten maken en delen met je team.

Jouw bedrijfs pitch

Als je onze onboarding hebt doorlopen, heb je deze misschien al. Bonuspunt voor jou. Zo niet, hoe beschrijf je jouw bedrijf in een paar zinnen? We raden aan om hier een informele toon te gebruiken, denk aan wanneer iemand uit je team op een evenement is of je bedrijf aan een prospect vertelt.

Belangrijke bedrijfsstatistieken (Extern)

Belangrijke statistieken die je team aan mensen buiten je organisatie moet communiceren, zoals het aantal klanten, het aantal gebruikers, het aantal partners, in hoeveel landen je product is geïmplementeerd, zijn allemaal goede voorbeelden van belangrijke waarde punten. Consistentie is hier echt belangrijk omdat deze cijfers de hele tijd veranderen, en het kan gênant zijn als (1) 2 leden van je team hierover verschillend tegen dezelfde persoon praten, of (2) je gebruik maakt van oude cijfers, omdat mensen zullen aannemen dat je bedrijf geen vooruitgang boekt!

Belangrijke bedrijfsstatistieken (Intern)

Belangrijke statistieken die je team moet weten, maar niet buiten het bedrijf moet delen. Belangrijke aankomende doelen voor het bedrijf, financiële prestaties, enzovoort. Let op het contrast hier, door deze statistieken expliciet als Intern versus Extern te noemen, geef je je team duidelijk aan wat ze veilig kunnen delen, en wat je wilt dat iedereen weet maar als vertrouwelijk beschouwt.

Productkaarten

De volgende set kaarten moet worden aangemaakt voor elk product dat je bedrijf verkoopt.

• Product Pitch: Hoe beschrijf je je product in een paar belangrijke zinnen. Als je maar één product hebt, kan dit behandeld zijn in de bedrijfs pitch kaart hierboven.
• Wat is nieuw met [Productnaam]: Beschrijf kort een paar hoogtepunten van je meest recente release en waarom deze dingen geweldig zijn. Dit zal de hele tijd veranderen, want er zijn altijd nieuwe dingen over je producten, dus dit is een geweldige manier om die boodschap gecentraliseerd te houden, en ervoor te zorgen dat je team altijd weet waar ze de laatste informatie kunnen vinden.
• Wie gebruikt [Productnaam]: Geef een samenvatting van belangrijke klanten (2-3) en welke problemen je product voor hen oplost.
• Klantgerichte roadmap: Wat is de door het bedrijf goedgekeurde set dingen die je kunt bespreken wanneer je in het veld met klanten praat? Vermeld de aanstaande functie, waarom deze geweldig is, en wanneer deze uitkomt. We zullen hieronder behandelen hoe je ervoor zorgt dat de juiste persoon deze datum "goedkeurt" zodat je je engineeringteam niet overbelast!
• Interne roadmap: Vergelijkbaar met de kaart van bedrijfsstatistieken hierboven, kun je een interne versie van de roadmap maken, zodat iedereen weet wat er komt, maar je kunt duidelijk maken dat niemand over deze dingen buiten het bedrijf mag praten. Dit is belangrijk als je van plan bent een grote PR-push voor je nieuwe release te doen en niet wilt dat het verhaal wordt uitgelekt.

[Jouw bedrijf] in het nieuws - wat je moet weten

Naarmate je bedrijf groeit, zullen mensen beginnen te schrijven/tweeten/plaatsen over jou. Je team zal hierover worden gevraagd. Ongeacht of de berichtgeving goed of slecht is, wat wil je dat je team zegt? Zorg voor duidelijke gesprekspunten hier, en werk de kaart in de loop van de tijd bij naarmate er nieuwe nieuwsberichten blijven verschijnen over je bedrijf.

Wat als ik niet weet wat ik in deze kaarten moet zetten?

Veel van deze kaarten zullen dingen zijn die “van bovenaf” komen, rechtstreeks van oprichters, je CEO of vicepresidenten. Als je een van deze mensen niet bent, of niet zeker weet wat je moet zeggen, maak dan tijd vrij met de juiste leider om dat te ontdekken. Dit is een geweldige manier om wat "face time" met deze leiders te krijgen, en 100% van hen zal blij zijn dat iemand op het team zich genoeg bekommert om deze kritische onderwerpen vast te leggen en ze met het team te delen. Een manier om je verzoek te doen is te zeggen:

“Hallo XYZ, we evalueren een product genaamd Guru dat ons in staat stelt om belangrijke bedrijfskennis vast te leggen en gemakkelijk te delen met ons team en up-to-date te blijven naarmate ons bedrijf groeit en evolueert. Ik vroeg me af of ik je een paar vragen zou kunnen stellen die ik kan gebruiken om dit proces te starten.”

Zelfs als Guru niet werkt voor je team, is het nog steeds van enorme waarde voor je bedrijf om deze informatie vast te leggen.

Stap 2. Stel je verifiers in

Elke kaart in Guru heeft een verifier. Wanneer iemand in je team een kaart in Guru opent, is het heel duidelijk (1) wie de informatie aan het verifiëren is die ze bekijken, en (2) of de kaart verouderd of up-to-date is. Dit elimineert de problemen die bedrijven vandaag de dag hebben wanneer ze deze informatie proberen vast te leggen in documenten of oude e-mails. Je graaft ze op wanneer je ze nodig hebt (als je ze kunt vinden), maar je hebt geen manier om te weten of ze nog juist zijn.

Verificatie lost dit op. Voor elke kaart die je hebt gemaakt, denk na over wie in je team deze zou moeten verifiëren. Als een teamlid je gloednieuwe Roadmap-kaart opent, wie willen ze dan zien als de verifier zodat ze erop kunnen vertrouwen dat het de juiste en nieuwste roadmap is? Maak die persoon de verifier. Afhankelijk van de specifieke kaart, besluit hoe vaak deze opnieuw moet worden geverifieerd. Om bij ons Roadmap-voorbeeld te blijven, als je productreleases per kwartaal doet, stel dan het verificatie-interval in op 3 maanden. Je bent nu op automatische piloot; je hoeft niet meer te onthouden om dat verouderde document te zoeken en bij te werken, Guru zal je automatisch herinneren.

Stap 3. Maak je eerste bord aan

Nu je deze kaarten hebt aangemaakt, organiseer ze op een bord. Geef het bord een duidelijke naam zoals “Belangrijke feiten over [Ons bedrijf]”. Borden zijn responsief, dus nadat je het hebt gemaakt, neem je de URL voor het bord en laat je je team deze bookmarken. Kaarten zijn fundamenteel ontworpen voor schermen van alle maten, dus je hebt nu toegang tot al deze belangrijke informatie waar je ook bent.

Stap 4. Veranderingen communiceren

Oké, dus nu we dit allemaal hebben ingesteld, wat gebeurt er als het verandert? Zoals ik hierboven al zei, zal Guru automatisch contact opnemen met je experts om ervoor te zorgen dat al je kaarten accuraat blijven, en wanneer je wijzigingen moet aanbrengen, zijn hier 2 manieren om je team eenvoudig op de hoogte te stellen:

Gebruik een opmerking. Schrijf een opmerking om het hele team in één stap op de hoogte te stellen. Open de kaart die is veranderd, en klik op de knop Opmerking. Wanneer je de opmerking schrijft, @vermeld het hele team om hen op de hoogte te stellen van het nieuws, zo:

“Hey @team, hier is de laatste klantgerichte roadmap. Als je vragen hebt, voel je vrij om een opmerking op deze kaart achter te laten en ik zal blij zijn om te antwoorden!”

Wanneer je deze opmerking plaatst, ontvangt je hele team een e-mail met deze boodschap en een link naar de Guru-kaart.

Gebruik een link. Stuur een link naar de kaart in je favoriete messaging-app. Als je team op een messaging-app zoals Slack, Chatter, HipChat, etc. is gestandaardiseerd, pak dan gewoon een link naar de kaart door op de plusknop op de kaart te klikken en de deel link te kiezen. Nu kun je deze link in je messaging-app plakken en je team kan op die link klikken om de kaart te openen.

Wat is de volgende stap?

Gefeliciteerd! Je hebt net je bedrijf op dezelfde pagina gekregen. Het maakt niet uit hoe groot of hoe snel of hoe vaak je bedrijf groeit of verandert, je hebt nu één gecentraliseerde plek waar iedereen weet dat ze moeten kijken en vertrouwen dat wat ze lezen accuraat is!

Je hebt nu de basis gelegd voor je volgende set inhoud in Guru. Beschouw deze kaarten als de “root directory” voor jouw bedrijf kennis. Onder elke kaart kun je uitbreiden en in team specifieke details gaan. Voor verkoopteams in het bijzonder, hier zijn enkele geweldige onderwerpen die we aanbevelen om op te zetten:

Hoe concurrentiepositie opzetten met behulp van Guru

Hoe verkoopproces en berichten vast te leggen met behulp van Guru

We zijn hier om te helpen!

Heb je hulp nodig bij wat je moet maken? Wil je hulp bij het migreren van oude inhoud naar Guru? Wil je advies over hoe je je inhoud het beste kunt ontwerpen in Guru? We helpen je. Klik gewoon op de helpknop in Guru om contact met ons op te nemen wanneer je maar wilt of schrijf ons op info@getguru.com en we zorgen ervoor dat je onmiddellijk aan de slag kunt!