Als het gaat om het creëren van een gecentraliseerde kennisbank, is de tool die je kiest slechts één onderdeel van de puzzel. Het is belangrijk om de tijd te nemen (oftewel: langzaam gaan om snel te gaan) om te begrijpen hoe kenniscentralisatie past in de cultuur, processen en mensen van jouw organisatie, om de beste praktijken voor verandermanagement te vinden die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat de kenniscentralisatie succesvol is.

Natuurlijk zal het doorlopen van dit proces veel belangrijke vragen oproepen die je moet beantwoorden om verder te gaan.

Wat betreft de cultuur, is er een breder begrip van de noodzaak van gecentraliseerde kennis? Is er steun vanuit de leiding? Hangt kenniscentralisatie samen met de doelen/waarden van het bedrijf? Wat zijn de governance-standaarden die gedefinieerd moeten worden, zodat dit herhaalbaar en schaalbaar kan zijn? Hoe wordt kennis verspreid? Zijn er duidelijke eigenaren gedefinieerd die tijd en budget hebben? Worden kenniscreatie en -deling beloond?

Laten we een paar manieren uiteenzetten waarop jouw organisatie een verandermanagement draai kan geven aan jouw werk rond kenniscentralisatie.

Identificeer jouw huidige en ideale staat

Je kunt niet vooruitgaan totdat je begrijpt waar je bent en waar je wilt zijn. Om een uitgebreid plan te creëren voor het centraliseren van je kennis, raden we aan om de tijd te nemen om de huidige staat van je kennisbank te definiëren en na te denken over hoe deze eruit zal zien in de toekomst, in een ideale staat.

Deze oefening kan je helpen de fasen van je project te definiëren in termen van korte- en langetermijndoelen. Het kan je ook helpen om je must-haves versus nice-to-haves te bepalen wanneer je de functies en mogelijkheden van je kennisbank bepaalt. Wanneer je een specifieke visie voor de toekomst hebt, zal het gemakkelijker zijn om anderen te inspireren om zich bij jou aan te sluiten terwijl je vooruitgaat met je strategie voor kenniscentralisatie.

Als onderdeel van de oefening is het nuttig om te definiëren hoe succesvolle kenniscentralisatie eruitziet en hoe je dat succes zult meten. Het hebben van gedefinieerde metrics samen met een solide verandermanagementgerichte plan maakt het gemakkelijker om de business case voor het centraliseren van kennis te creëren. Dit kan zeer nuttig zijn voor het creëren van steun, het tonen van urgentie, en het krijgen van kritische ondersteuning van de leiding. Leer meer over de verandermanagementproces.

Definieer je team

Het kost veel werk en toewijding om kennis te centraliseren, daarom is het cruciaal om je kernteam voor het project te definiëren. Het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden geeft mensen een gevoel van eigenaarschap en persoonlijke verantwoordelijkheid. Het zorgt er ook voor dat alle noodzakelijke taken kunnen worden uitgevoerd en dat cruciale kennis eigenaren betrokken zijn bij het proces van kenniscentralisatie. Zonder een duidelijke definitie van rollen is het erg gemakkelijk voor individuele teams om hun eigen kennisoplossingen te creëren. Dat leidt tot proliferatie van tools en de gevreesde ongecontroleerde versiebeheer die kan optreden zonder geverifieerde kennis.

We raden aan om een Kennisraad te creëren voor onze klanten. Een Kennisraad is een groep vertegenwoordigers van elk van de teams die Guru gebruiken, die regelmatig samenkomen om Guru op het hoogste niveau te onderhouden en ervoor te zorgen dat het voldoet aan de behoeften van elke afdeling.

Bij Guru gebruiken we het RACI-model ter ondersteuning van ons Kennisbeheer. Onze lead van het interne communicatieteam is de verantwoordelijke persoon, met aangewezen teamleiders/onderwerpsexperts als verantwoordelijk. Onze hele organisatie heeft de kans om te worden geraadpleegd en geïnformeerd via ons Guru-on-Guru Slack-kanaal waar we alles bespreken met betrekking tot Guru-beheer. We hebben ook een Executive Sponsor om ervoor te zorgen dat er steun is van de leiding en om het makkelijker te maken om top-down communicatie te geven tijdens onze interne Town Halls.

Creëer kansen voor groei

Een belangrijk onderdeel van het verandermanagementproces is het bieden van kansen voor feedback. Dat kan betrekking hebben op het proces van het creëren van gecentraliseerde kennis en/of op de kennis binnen jouw gecentraliseerde kennisbank.

Er zijn veel manieren om dit te bereiken. Bij Guru hebben we een Kennisinzendingen-verzameling gecreëerd waar nieuwe kennis door iedereen kan worden gecreëerd; deze wordt vervolgens beoordeeld, gecureerd en geverifieerd door SME's. We hebben ook ons #guru-on-guru Slack-kanaal waar we een ingebouwd workflow hebben voor kennisideeën en acties en nieuwe best practices delen die individuele teams hebben gedefinieerd zodat anderen deze kunnen adopteren.

Krijg iedereen op de hoogte

Zodra je al je processen voor kenniscentralisatie op hun plek hebt, is het tijd om iedereen op de hoogte te brengen van waarom je deze veranderingen doorvoert. We hebben klanten gehad die geweldige hypevideo's hebben gemaakt om iedereen enthousiast te maken over hun nieuwe gecentraliseerde kennisbank. We hebben ook onze mooie Guru Academy die helpt om stakeholders op een schaalbare manier op de hoogte te krijgen.

Je kunt onze aankondigingsfunctie gebruiken om processen en best practices aan jouw teams door te geven. Bij Guru gebruiken we onze Knewsletters om nieuwe informatie en best practices te delen en we vullen dat aan met korte video’s van belangrijke stakeholders en leidinggevenden om achtergrond te geven over waarom we actie ondernemen.

Tot slot stelt het integreren van dit in jouw onboardingproces jouw nieuwe medewerkers in staat om vroegtijdig betrokken te raken bij jouw gecentraliseerde kennisplan. Guru Cards kunnen worden ingebed en gelinkt in LMS-systemen. Guru is dan het handboek voor hoe medewerkers jouw kennisbank ondersteunen.

Ben je klaar om de eerste stappen te zetten richting het centraliseren van bedrijf kennis? Begin met het gebruik van Guru zodat je het centraliseren op de juiste manier kunt aanpakken!