Verandering op het werk doorvoeren kan zijn...uitdagend om maar te zwijgen. Of je nu tegen een verandering-resistente cultuur aanloopt of moeite hebt om draagvlak te creëren, het hebben van de juiste tools en documentatie kan veel helpen bij je veranderingsmanagementinspanningen.

Heb je moeite om de juiste sjabloon voor je plannen te vinden? Je bent goed bezig als je zoekt naar sjablonen en documentatie die je kunt gebruiken, maar je zou niet moeten stoppen bij slechts één.

Een uitgebreid veranderingsmanagementplan omvat verschillende componenten die elk hun eigen aandacht nodig hebben.

We gaan je alles geven wat je nodig hebt om de beste veranderingsmanagementstrategie te creëren die mogelijk is.

We maakten geen grapje toen we zeiden dat dit een expertgids voor veranderingsmanagement gaat zijn. Blijf lezen om te leren waarom je een veranderingsmanagementplan nodig hebt en wat erin moet staan, en krijg veel gratis sjablonen voor veranderingsmanagementplannen en Guru Cards om je onderweg te helpen.

Terminologie voor het veranderingsmanagementproces

Voordat we de kern van onze post induiken, laten we het even over termen hebben. Als je wilt uitblinken in veranderingsmanagement en een solide zaak wilt maken voor de voorgestelde veranderingen, zul je de taal moeten leren. Hier zijn enkele termen die je zeker moet begrijpen:

Waarom je een veranderingsmanagementplan nodig hebt

Om een organisatorische verandering succesvol te laten plaatsvinden, moeten veel dingen samenkomen. Je hebt draagvlak van het management nodig, hulp van andere teams en een redelijke tijdlijn om alles gedaan te krijgen.

Je veranderingsmanagementplan zal het belangrijkste hulpmiddel zijn dat je gebruikt om het hele proces te helpen beheren. Een goed geschreven plan kan je inzicht geven in je budget, planning, communicatie, workflow, algemene scope en beschikbare middelen.

Wanneer je een goed doordacht plan hebt, kun je helpen de impact te minimaliseren en rekening te houden met wat je voorgestelde verandering kan veroorzaken. Het is essentieel om in gedachten te houden dat elke verandering de potentie heeft om het werk te verstoren. In plaats van alles in één keer te proberen te doen, kan een veranderingsmanagementstrategie je toestaan om kleinere, incrementele veranderingen door te voeren die je toch naar je einddoel kunnen brengen zonder veel wrijving te veroorzaken.

Het hebben van een formeel, schriftelijk plan geeft je ook de ruimte om een flexibele benadering van veranderingsmanagement aan te nemen. Wanneer je in de planningsfase zit, kan alles wat je doet perfect lijken, maar uiteindelijk verhuizen al je plannen van idealiseren naar realiteit. Wanneer je een veranderingsmanagementplan hebt, kun je pivots en aanpassingen maken als dat nodig is.

Hoe schrijf je een veranderingsmanagementplan?

Elk veranderingsmanagementplan kan uniek zijn, maar ze bevatten nog steeds enkele kritische basiscomponenten. Wanneer je je plan samenstelt, onthoud dan dat je deze essentiële dingen in gedachten moet houden.

Toon de noodzaak voor verandering

Neem niet aan dat iedereen weet dat dingen moeten veranderen (ook al denk je dat het ongelooflijk obvious is). Sommige mensen denken misschien dat alles prima draait zoals het is, en anderen zijn misschien niet betrokken genoeg om te begrijpen waarom je zo hard duwt om verandering teweeg te brengen.

Wanneer je je noodzaak voor verandering aantoont, geef je je belangrijkste belanghebbenden een duidelijk begrip van waarom ze tijd/geld/mensenkracht in je voorstel moeten investeren.

Dit maakt het gemakkelijker om draagvlak te creëren en weerstand tegen verandering te verminderen.

Duik diep in de gegevens die je kunt vinden ter ondersteuning van je voorgestelde verandering, of dat nu van interne of externe bronnen komt (het is nog beter als je beide kunt vinden). Denk na over wat je belanghebbenden het meest motiveert en vind gegevenspunten die hen aanspreken om je zaak nog robuuster te maken.

Stel duidelijk de voordelen uiteen die je verandering kan opleveren voor de organisatie. Plannen en voorstellen die je kunt terugkoppelen naar de algemene bedrijfsdoelen kunnen een succes zijn bij de machtigingen.

Begrijp je scope

Wanneer de meeste mensen aan projectomvang denken, overwegen ze hoeveel tijd alles zal kosten. Hoewel het belangrijk is om na te denken over een redelijke tijdlijn voor je project, is dat slechts de basis van wat het moet zijn.

Het is heel zeldzaam dat dingen slechts één individu of zelfs één team of afdeling beïnvloeden.

Alles wat je doet is met elkaar verbonden op het werk, dus de behoeften van andere mensen moeten in het veranderingsmanagementproces worden overwogen.

Neem de tijd om na te denken over wat er door je voorgestelde veranderingen zal worden beïnvloed.

Heb je moeite om je scope te bepalen? Stel jezelf deze vragen:

• Welke teams en individuen zullen het meest worden beïnvloed door mijn voorgestelde veranderingen?
• Welke beleidsmaatregelen worden beïnvloed door mijn veranderingen?
• Moeten functies veranderen om mijn verandering zo effectief mogelijk te maken?
• Moeten veranderingen in de organisatie worden overwogen?

Identificeer belangrijke personen

Het is moeilijk (zo niet onmogelijk) voor één enkele persoon om verandering op het werk door te voeren. Je hebt veel hulp nodig als je wilt dat je plannen werkelijkheid worden, en het grootste deel daarvan zal komen van je belanghebbenden en je veranderingsmanagementteam.

Vergeet niet: belanghebbenden en teamleden zijn twee heel verschillende dingen.

Je belanghebbenden kunnen erg betrokken zijn bij de uitkomst van je project. Ze kunnen investeerders, C-level medewerkers of managers zijn, maar ze zullen niet veel, zo niet enige, van het werk doen. Je teamleden voor veranderingsmanagement zullen de mensen zijn die veel van wat moet gebeuren om veranderingen te laten plaatsvinden, voor hun rekening nemen.

Wanneer je aan je teamleden denkt, denk dan niet alleen aan mensen die productie werk gaan doen. Overweeg om een veranderingsadviesraad op te richten die verantwoordelijk is voor het toezicht op het werk en het bieden van goedkeuringen en begeleiding wanneer nodig.

Bepaal budgetten en mijlpalen

Er wordt geschat dat ongeveer 70% van de veranderingen falen omdat mensen ofwel niet geloven dat de inspanning de moeite waard is of denken dat alles werkt. Een van de gemakkelijkste manieren om te voorkomen dat je in deze valstrik valt, is om heel duidelijke mijlpalen en budgetten te schetsen.

We begrijpen dat verandering niet uit de lucht komt vallen.

Of je nu geld, tijd, of werk van andere mensen investeert, zorg ervoor dat je een realistisch budget voor alles maakt. Een goed budget moet wat speelruimte hebben om ervoor te zorgen dat dingen soepel blijven verlopen, voor het geval je in de toekomst wijzigingen moet aanbrengen.

Mijlpalen kunnen worden gezien als kleine controlepunten in je veranderingsreis, maar als je het meeste uit hen wilt halen, behandel dan elke mijlpaal als een check-in. Een aankomende mijlpaal is een geweldige tijd om je plannen opnieuw te evalueren en ervoor te zorgen dat alles nog steeds werkt voor je team.

Stel je communicatieplan op

Heldere en consistente communicatie is de sleutel tot elk veranderingsmanagementplan. Wanneer je een strategische benadering van communicatie neemt, doe je veel om mensen gefocust te houden en een gevoel van vertrouwen te bevorderen. Je werkt niet in het duister of probeert je voortgang te verbergen; je streeft ernaar om zichtbaar en toegankelijk te zijn, elke stap van de weg.

Creëer kansen voor mensen om vragen te stellen en wees duidelijk over welke informatie je kunt delen en wat moet wachten tot een later tijdstip. Stel een positieve toon in voor gesprekken, en wees niet bang om moeilijke vragen aan te pakken. Zelfs als je in de problemen komt of je plannen moet heroverwegen, kan open en eerlijk zijn over wat er gaande is, helpen de steun te behouden.

Wat heeft elk veranderingsmanagementplan nodig om te slagen?

Elk veranderingsmanagementplan heeft een reeks kleinere componenten, en de juiste documentatie speelt een cruciale rol bij het samenhouden van alles. Als je klaar bent om je plannen tot leven te brengen, kunnen we je inzicht geven in wat je moet opnemen en zelfs enkele sjablonen aanbieden om je onderweg te helpen.

Communicatieplan voor veranderingsmanagement

Als je wilt dat je veranderingsmanagementplan zonder problemen verloopt, moet je draagvlak creëren van belangrijke belanghebbenden in je bedrijf. Dit is waar een communicatieplan voor veranderingsmanagement van pas komt.

Roadmap voor veranderingsmanagement

Timing is alles wanneer je een veranderingsmanagementplan opstelt. Een tijdlijn uitzetten helpt je team op schema te blijven om bepaalde mijlpalen te halen en helpt ook om verwachtingen rondom je werktempo te scheppen.

Duidelijke rollen in veranderingsmanagement

Het definiëren van rollen is een must in effectief veranderingsmanagement. Het uitgeven van rollen helpt structureel te werken en zorgt ervoor dat het belangrijkste werk aan je project wordt gedaan.

Wie gaat de documentatie bijwerken over het werk dat je doet? Heb je een aangewezen ontwerper of ontwikkelaar voor dit project? Wie gaat de communicatie met belanghebbenden soepel laten verlopen?

Heb je moeite met het delegeren van rollen? Soms hoeft het niet alleen aan jou te liggen. Voel je vrij om het aan teamleden voor te leggen om te zien of iemand een taak op zich wil nemen.

Veranderingscontrolecommissie

Het is tijd om na te denken over de belangrijkste mensen die het project zullen sturen. Vergeet niet, je kunt een grote groep mensen hebben die aan je project werkt, maar je hebt één "beslisser" nodig voor bepaalde taken. Zij zijn verantwoordelijk voor alle wijzigingen en beslissingen die afwijken van je oorspronkelijke plan.

Gedefinieerd veranderingsmanagementproces

Nu je een duidelijk idee hebt van wat je wilt bereiken en inzicht in je team en raad, kun je eindelijk de procedure induiken. Hier ga je duidelijk schetsen wat er moet gebeuren om je verandering vooruit te helpen. Dit is een van de belangrijkste onderdelen van het werk in veranderingsmanagement, en gelukkig voor jou hebben we een gids die kan helpen. Leer meer over het definiëren van een veranderingsmanagementproces.

Veranderingsmanagementtools

Er is niets mis met het hebben van verschillende tools in je tech-stack wanneer je diep in het veranderingsmanagementproces zit. Je moet er alleen voor zorgen dat iedereen duidelijk is over de tools die je gaat gebruiken.

Je kunt je hoofdontwerper niet in Figma laten werken, terwijl de meeste mensen in de productie nog steeds in Adobe zitten. Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit met de juiste tools om te gebruiken voordat je te diep in je veranderingsmanagementwerk duikt.

Analyseplan voor veranderingsmanagement

Je uitstekende veranderingsmanagementplan is uitgevoerd, en nu moet je zien of je de juiste veranderingen hebt doorgevoerd. Hier komt je analyseplan voor veranderingsmanagement van pas. Bepaal welke metrics je gaat meten om succes te bepalen en schets welke doelen je moet behalen.

Extra bronnen voor veranderingsmanagement

We hebben net enkele absolute must-haves voor veranderingsmanagementplannen genoemd. We hebben je gegeven wat je nodig hebt om verandering door te voeren, maar afhankelijk van de volwassenheid en sector van je bedrijf heb je misschien iets meer hulp nodig.

Als je alle T's wilt doortrekken en de i's wilt punteren, moet je misschien overwegen om deze documenten aan je algemene veranderingsmanagementplan toe te voegen:

Trainingsplan voor veranderingsmanagement

Er is een verschil tussen weten dat er een verandering aan komt en voorbereid zijn om met de verandering om te gaan. Neem de gok uit de veranderingen die je hebt doorgevoerd en geef mensen duidelijke instructies over hoe verder te gaan.

Sjabloon voor bronnen voor veranderingsmanagement

Wat moet ik doen als ik een verandering in het nieuwe proces moet aanbrengen?

Hoe zorg ik ervoor dat ik alles op de juiste manier gebruik?

Geef mensen de antwoorden die ze nodig hebben op vragen voordat ze ze zelfs maar hoeven te stellen met een bronwijzer. Voeg extra nuttige documentatie, noodzakelijke instructies en informatie toe over wie te contacteren als ze meer hulp nodig hebben.

Veranderingsverzoekformulier

Moet je wijzigingen aanbrengen in een bepaald proces? Heeft iemand van een ander team een geweldig idee voor nieuwe processen? Laat mensen een veranderingsverzoekformulier indienen, zodat hun suggesties op je radar blijven.

Logboek van veranderingsbestellingen

Laat veranderingen niet gebeuren in het duister of zonder context. Een goed wijzigingsbeheerlogboek kan je laten zien welk belangrijk werk je team al heeft verricht om veranderingen door te voeren en kan je inzicht geven in waarom bepaalde wijzigingen zijn aangebracht.

Wil je een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot alle gratis sjablonen in deze post? Bekijk alles in één handige kaart!