Het ergste moment van werken in een silo is het besef dat je in een silo werkt.

Bij mijn eerste baan herinner ik me dat ik nauwgezet door een heel specifiek conceptverslag ging. Ik heb uren besteed aan het maken van bewerkingen en het bijwerken van grafieken, alleen om later in de week te beseffen dat het allemaal voor niets was. Ik had in een verouderde versie gewerkt die nog niet was bijgewerkt op de schijf van de afdeling.

Ik ben niet de enige die deze soort frustratie ervaart. Het blijkt dat teams tot 20 uur per maand verliezen door informatie-silo's. Het probleem met silo's is alleen maar toegenomen naarmate werkplekken de afgelopen jaren zijn overgestapt van kantoor- naar remote- en hybride modellen. Het is niet verrassend dat het nog gemakkelijker is om verloren te raken in silo's wanneer je niet in dezelfde fysieke ruimte werkt als je collega's.

Informatie-silo's

Laten we beginnen met wat we bedoelen als we zeggen informatie-silo's. Eenvoudig gezegd ontstaan informatie-silo's wanneer teams binnen een organisatie geen informatie en processen met elkaar delen. Silo's beginnen meestal klein en groeien naarmate organisaties uitbreiden, wat samenwerking belemmerd.

Dus waarom ontstaan er silo's in organisaties?

Oorzaken van silo's

Bijna alle organisaties hebben silo's, en ze zijn meestal onbedoeld. Er is niet één reden waarom silo's ontstaan, maar een paar veelvoorkomende redenen voor dit gebrek aan transparantie zijn:

Verschillende prioriteiten

Wanneer groepen binnen organisaties verschillende (of erger, concurrerende) prioriteiten hebben, stroomt informatie en processen niet soepel. Natuurlijk heeft elk team zijn eigen doelen, maar een transparante bedrijfscultuur zou het team moeten helpen om prioriteiten af te stemmen tussen groepen.

Status quo

Inertia is een krachtige kracht. Organisaties hebben vaak moeite wanneer in standhoudende processen een draai moet worden gegeven om veranderingen te accommoderen.

Bedrijfspolitiek

Grote organisaties hebben vaak een complex web van relaties tussen verschillende groepen. Informatie en processen vloeien misschien niet soepel door de persoonlijkheden op de werkplek.

Geografie en cultuur

Teams zijn steeds meer verspreid over de wereld en bestaan uit individuen met uiteenlopende culturele achtergronden. Verschillende tijdzones, taalvaardigheid en andere factoren kunnen bijdragen aan afgebakende werkplekken.

Gebrek aan psychologische veiligheid

Vertrouwen is een essentiële component in hoe je effectief kunt samenwerken met collega's. Wanneer teams het gevoel hebben dat ze risicovolle ideeën op de tafel kunnen leggen en kunnen experimenteren met de ondersteuning van hun team, floreert de innovatie. Wanneer dat niet het geval is, komt de communicatie tot stilstand en kunnen silo's ontstaan.

Ineffectieve systemen

De juiste technologieën en processen kunnen het verschil maken in termen van transparantie. Het gebruik van de verkeerde systemen kan onnodige wrijving introduceren bij het delen van informatie en samenwerken.

Kosten van silo's

Helaas verspillen silo's niet alleen tijd. Het silo-effect in organisaties kan grote problemen veroorzaken.

Ze verminderen de moraal en prestaties. In feite zegt 86% van de leiders dat een gebrek aan samenwerking met collega's heeft geleid tot falen op de werkplek. Silo's leiden vaak tot onnodig werk en een gebrek aan aanpassingsvermogen. Ze beïnvloeden ook de klanten! Volgens Aberdeen, 15% van de tijd van een silo-geïsoleerde callcenteragent wordt besteed aan het proberen om informatie te krijgen om klanten te helpen. Wanneer was de laatste keer dat je het prettig vond om in een klantenservice-lijn te wachten?

Identificeren van silo's binnen je eigen team

Sommige silo's zijn overduidelijk. Voor de rest moet je wat onderzoek doen. Om je te helpen begrijpen waar communicatie en samenwerking afbreken, overweeg dan om enquêtes en interviews te houden.

Er zijn een paar soorten enquêtes die je kunnen helpen om informatie-silo's tussen teams beter te begrijpen. Als eerste, overweeg een medewerkerstevredenheidsonderzoek te gebruiken. Dit type onderzoek zal je helpen identificeren welke medewerkers zich het meest verbonden voelen met hun team en bedrijf, evenals welke medewerkers zich het meest geïsoleerd voelen.

Eveneens kun je een enquête opstellen met vragen over communicatie en samenwerking om problemen te pinpointen. Een ander type nuttige enquête is de pulse-enquête. Pulse-enquêtes worden regelmatig en vaak verzonden en identificeren vaak silo-problemen voordat ze problemen beginnen te veroorzaken.

Naast enquêtes, overweeg exit-interviews en stay-interviews met medewerkers te houden. Exit-interviews moeten verhelderen waarom medewerkers vertrekken en welk deel van het verloop veroorzaakt wordt door informatie-silo's. Aan de andere kant zijn stay-interviews gesprekken met medewerkers die al lange tijd bij het bedrijf zijn en kunnen verhelderen waar de samenwerking tussen collega's succesvol is.

Strategieën voor het afbreken van silo's en het introduceren van effectieve samenwerking

Zodra je hebt vastgesteld waar de informatie-silo's van jouw team zich bevinden, is het tijd om die silo's af te breken en ze te vervangen door een basis van transparantie. Hier zijn een paar strategieën die je kunnen helpen de communicatie en samenwerking binnen je team te verbeteren.

Afstemmen van doelen en waarden

Zorg ervoor dat verschillende groepen effectief samenwerken door ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft de doelen en waarden van het bedrijf. Dit begint met leiderschap. Zorg ervoor dat iedereen de missie van het bedrijf begrijpt en weet hoe hun werk in het grotere geheel past.

Bepaal daarna de doelen van de individuele teams en plaats ze in de context van de missies van het bedrijf en de doelen van andere teams. Herhaal deze doelen en waarden regelmatig, of het nu tijdens algemene vergaderingen is.

Fout aan de kant van overcommunicatie

Het is verrassend uitdagend om eigenlijk te overcommuniceren in een zakelijke omgeving, vooral wanneer dit asynchroon gebeurt. Het is veel gebruikelijker dat mensen zich voelen alsof ze buiten de cirkel worden gehouden.

Als je je zorgen maakt dat je team overweldigd raakt door te veel informatie, overweeg dan of je een duidelijke en beknopte boodschap biedt, en geef vervolgens mogelijkheden voor mensen om meer te leren in een systeem dat voor iedereen werkt.

Een goede vuistregel is om meer te communiceren, niet minder. Als je twijfelt, maak dan gebruik van de kant van overcommunicatie. Je team zal je daar op de lange termijn dankbaar voor zijn.

Experimenteer door delen aan te moedigen

Iets nieuws proberen kan eng zijn, vooral als het iets is dat potentieel kan falen. Dat gezegd hebbende, moeten innovatieve teams zich comfortabel voelen om risico's te nemen.

Een manier om experimenteren aan te moedigen is om een omgeving te creëren waar teams hun experimenten met elkaar kunnen delen, hetzij in een fysieke ruimte zoals een laboratorium of workshop, of een digitale ruimte zoals een blog of werknemers-intranet site. Door op een transparante manier te experimenteren, kunnen teams leren van elkaars successen en mislukkingen, en zich comfortabeler voelen om de komende risico's te nemen, wetende dat ze een ondersteuningssysteem hebben om op terug te vallen.

Moedig teamactiviteiten aan

Positieve werkrelaties creëren is essentieel voor effectieve samenwerking. Overweeg om teamactiviteiten te organiseren die medewerkers helpen elkaar beter te leren kennen en een gevoel van kameraadschap bevorderen.

Er zijn veel verschillende soorten teamactiviteiten om uit te kiezen, van groep kooklessen tot speurtochten en vrijwilligerswerk. De sleutel is om activiteiten te vinden die iedereen leuk vindt en die hen helpen elkaar in een ander licht te zien.

Maak teaminformatie toegankelijk

Het is niet genoeg om een cultuur aan te moedigen waarin mensen graag informatie delen - je moet ze ook de juiste tools geven. Maak het gemakkelijk voor teams om informatie met elkaar te vinden en te delen.

Vaak betekent dit het opzetten van een gecentraliseerde kennisbasis zoals Guru om ervoor te zorgen dat informatie gemakkelijk te gebruiken is. Het betekent het creëren van een toegankelijke omgeving voor het delen van informatie waarmee gebruikers zowel toegang kunnen krijgen als bijdragen.

Vaarwel silo's

Informatie-silo's zijn absoluut een veelvoorkomend probleem op de werkplek, maar succesvolle teams kunnen ze met proactieve strategieën aanpakken en de samenwerking binnen teams verbeteren.

Door de tijd te nemen om vast te stellen waar silo's bestaan binnen je team, en effectieve strategieën in te voeren bij je team, zal je de prestaties, moraal en meer binnen je team verbeteren.