Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Zie hoe kennismanagement bedrijven kan helpen om de problemen van medewerker uitputting en verloop, en andere vraagstukken van asynchrone werkomgevingen te overwinnen.
Toen de wereld van de ene op de andere dag thuis ging werken, waren er veel duidelijke manieren voor werkgevers om de levenskwaliteit van hun werknemers te verbeteren. Flexibele uren, thuis kantoor apparatuur, virtuele borrels en merk loungewear waren enkele van de onmiddellijke voordelen die met werknemers werden gedeeld toen we ons leven op afstand inluidden. Maar naarmate de nieuwheid van tie-dye joggingbroeken afneemt en de realiteit van onze huidige en toekomstige werkomgevingen zich aandient, is het van belang dat leiders kijken naar hun technologische fundament en zich afvragen: “hebben we alles wat we nodig hebben om succesvol te zijn?”
We hebben al in detail uiteengezet wat wij beschouwen als de essentiële elementen van een technologische stack voor remote werken (videoconferentie, teamcommunicatie + messaging, en kennismanagement), maar we erkennen dat voor teams die deze tools niet op hun plaats hadden vóór de wereldwijde locaties om thuis te blijven, het opzetten ervan werk vereist. En op een moment waarop technologie budgetten meer onder de loep worden genomen dan ooit, is het cruciaal om de noodzaak voor nieuwe tools aan te tonen.
De behoefte aan videoconferentie en chattools is voor de hand liggend wanneer persoonlijke vergaderingen en passieve gesprekken aan de lunchtafel niet meer mogelijk zijn – dit was al vroeg zichtbaar in onze overgang naar remote werken. Okta’s 2020 Business @ Work (From Home) rapport meldde een groei van 110% van februari tot maart voor Zoom en een groei van 19% voor Slack, wat aantoont hoe snel deze tools de ruggengraat van onze werkplekken werden. Maar de behoefte aan tools voor samenwerking op afstand groeide eigenlijk al in de aanloop naar het moment dat de pandemie de wereld echt raakte - begin februari van dit jaar meldde Forbes het toenemende belang van naadloze samenwerking op de werkvloer, aangezien werknemers flexibiliteit buiten traditionele kantoorinstellingen zijn gaan verwachten.
De impact van kennismanagement op remote werkplekken
Dit geldt ook voor de behoefte aan kennismanagement – hoewel de “symptomen” van een gebrek aan KM misschien niet zo voor de hand liggend zijn als de onmogelijkheid om vergaderingen op afstand te houden zonder een videoconferentietool. De implicaties van het ontbreken van een KM-tool en een cultuur van kennisdeling kunnen de mogelijkheid van een team om effectief en efficiënt samen te werken ernstig ondermijnen. Hier zijn enkele verrassende aanwijzingen dat jouw team behoefte heeft aan een kennisdelingsinterventie:
Onvrede en uiteindelijk verloop van Gen Z medewerkers
Hoewel velen snel iemand onder de 40 jaar een millennial noemen, zijn de oudste leden van Generatie Z eigenlijk al de arbeidsmarkt betreden (het is belangrijk op te merken dat sommige schalen Gen Z tellen als beginnend in 1995 terwijl anderen zeggen dat het begon in 1997, wat betekent dat de oudste leden dit jaar in hun midden twintig zijn). Wanneer Gen Z de werkplek binnenkomt, verwachten ze dat de technologie aanwezig is om niet alleen hun dagelijkse taken mogelijk te maken, maar hen ook helpt zich te concentreren op hun meest betekenisvolle werk. Een onderzoek van ServiceNow onder Gen Z-werknemers toonde aan dat 42% van hen zei dat ze een baan zouden verlaten die hen zou vereisen te veel tijd aan administratieve taken te besteden, wat illustreert dat dit een generatie is die eager is om hoogwaardig werk te leveren zonder veel geduld voor het navigeren door gebrekkige legacy-systemen.
In onze recente enquête onder Guru-gebruikers die een kennismanagementprogramma op bedrijfsniveau hebben ingevoerd, rapporteerde 45% dat een van de grootste uitdagingen voor nieuw aangeworven medewerkers vóór Guru het vinden van de juiste informatie in verschillende systemen was, een uitdaging waar Gen Z-werknemers, die waarschijnlijk een aanzienlijk deel van de nieuwe aanwervingen bij veel bedrijven uitmaken, weinig tolerantie voor zullen hebben.
Bovendien zei 43% van de respondenten dat Guru hen heeft geholpen meer tijd te besteden aan strategische planning, wat aangeeft dat KM medewerkers kan helpen hun focus te verschuiven van administratief werk naar meer betekenisvol werk. 93% van de respondenten merkt op dat Guru impact heeft gehad op de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers, wat suggereert dat een cultuur van kennisdeling die hoogwaardig werk ondersteunt een enorme impact op de moraal kan hebben.
Algemene uitputting van medewerkers en een slechte balans tussen werk en privéleven
Het zijn niet alleen Gen Z-werknemers die de gevolgen van een gebrek aan KM binnen een bedrijf voelen – meer ervaren werknemers, vooral degenen die Subject Matter Experts (SME's) zijn geworden, zijn zeer vatbaar voor uitputting in een omgeving die geen prioriteit geeft aan kennisdeling. Gallup meldt dat de #2 oorzaak van medewerker uitputting een onhoudbare werkdruk is - wat betekent dat het van het grootste belang is om hooggewaardeerde medewerkers alleen te laten focussen op hun meest impactvolle werk.
Vaak zijn SME's de teamleden die al jaren bij bedrijven zijn; op snelgroeiende teams hebben ze waarschijnlijk meerdere functies bekleed, en bij startups hebben ze waarschijnlijk verschillende iteraties van productontwikkeling gezien. Ze worden bij default de “go-to” persoon wanneer jouw team de informatie die ze nodig hebben niet kan vinden, of het nu gaat om een gedetailleerde productvraag of verwarring over een administratief proces. Deze constante “schouderklopjes” lijken misschien onschuldig, maar kunnen in de loop van de tijd aanzienlijk opbouwen en aanzienlijk bijdragen aan de onhoudbare werkdruk van SME's, die deze vragen moeten beantwoorden bovenop hun normale werk.
KM kan een belangrijke rol spelen in het helpen van jouw SME's om uitputting te voorkomen door hun tijd terug te krijgen, en de rest van jouw team in staat te stellen zelfstandiger te zijn. 98% van de ondervraagde klanten die Guru in hun organisatie gebruiken, zeiden dat Guru impact heeft gehad op de tijd die hun team besteedt aan het beantwoorden van herhaalde vragen, en 99% zei dat Guru impact heeft gehad op de tijd die hun team besteedt aan het zoeken naar informatie. 19% zei zelfs dat Guru hun team hielp meer tijd te besteden aan activiteiten buiten het werk, wat aantoont dat KM kan leiden tot een betere werk-privébalans. Wanneer zowel kennisdelers als kenniszoekers een begrip hebben van de kennisdelingscultuur van jouw team, is hun neiging om uitputting te voorkomen veel groter. Leer meer over het verschil tussen actieve en passieve kennis en hoe elk bijdraagt aan kennisdeling.
Vergaderoverload en de strijd om over te stappen naar asynchrone communicatie
“Deze vergadering had een e-mail kunnen zijn” - grappen terzijde, vergadervermoeidheid werd veel duidelijker toen ze allemaal over schermen begonnen plaats te vinden. Maar zelfs maanden geleden begrepen vooruitdenkers het belang van het verminderen van persoonlijke vergaderingen en het geven van hun team de mogelijkheid om asynchroon samen te werken. In feite voorspelt Gartner dat persoonlijke vergaderingen zullen dalen van 60% naar 25% tegen 2024, en dat bedrijven met een doordachte benadering van een “nomadische” werkstijl toegang zullen hebben tot betere talenten dan diegenen die achterblijven (niet verrassend, vooral nu).
CNBC belichtte de policy van Basecamp CEO Jason Fried zonder persoonlijke vergaderingen, wat is hoe hun historisch hybride team favoritisme tegenover kantoorwerknemers vermijdt. In plaats daarvan geven ze de voorkeur aan schriftelijke documentatie, die ze vervolgens op dezelfde manier aan al hun werknemers verspreiden. Het hebben van vaste beleidsregels en procedures over hoe informatie wordt gedemocratiseerd, is essentieel om ervoor te zorgen dat een werkplek met minder vergaderingen succesvol is.
Een ander cruciaal element voor een cultuur met minder persoonlijke gesprekken is een beter systeem voor het delen van “passieve kennis”, aldus MIT Sloan. Terwijl ze nieuw gevormde remote teams aanmoedigen om na te denken over het opnemen van “leuke om te weten” informatie in “nodig om te weten” communicatie, suggereren we ook het uitrollen van een bredere cultuur van collaboratieve kennisdeling - waarbij vergaderingen en één-op-één gesprekken niet het eindpunt zijn van waarachtige communicatie.
Om succesvol het aantal vergaderingen terug te schalen, is het cruciaal dat jouw team begrijpt waar en hoe ze informatie ontvangen, en vertrouwt dat het accuraat is wanneer ze dat doen. Van de ondervraagde klanten die Guru bedrijf breed gebruiken, zei 97% dat de mogelijkheid om te weten dat informatie actief door een expert up-to-date wordt gehouden, belangrijk is om hun team succesvol te ondersteunen. Wanneer teams het gevoel hebben dat ze een effectief kanaal hebben voor het delen en verifiëren van essentiële informatie, is het veel gemakkelijker om die ‘delete’ op die kalenderbevestiging te drukken.
De weg vooruit met asynchroon werk
We bevinden ons op een unieke tijd waarin gestreamlineerde communicatie en samenwerking urgenter zijn dan ooit -- en de afwezigheid ervan is ook acuter dan ooit. Terwijl jouw team zich voorbereidt op succes vandaag en in de toekomst, is het belangrijk om te onthouden dat remote werken, en de vereisten die daarmee gepaard gaan, hier zijn om te blijven, en al geruime tijd onderweg zijn. Door tools en processen in te voeren die jouw team helpen om collaboratief, asynchroon en doelgericht te werken, kun je jouw team in staat stellen om werkelijk hun beste werk van overal te doen, op elk moment.
Toen de wereld van de ene op de andere dag thuis ging werken, waren er veel duidelijke manieren voor werkgevers om de levenskwaliteit van hun werknemers te verbeteren. Flexibele uren, thuis kantoor apparatuur, virtuele borrels en merk loungewear waren enkele van de onmiddellijke voordelen die met werknemers werden gedeeld toen we ons leven op afstand inluidden. Maar naarmate de nieuwheid van tie-dye joggingbroeken afneemt en de realiteit van onze huidige en toekomstige werkomgevingen zich aandient, is het van belang dat leiders kijken naar hun technologische fundament en zich afvragen: “hebben we alles wat we nodig hebben om succesvol te zijn?”
We hebben al in detail uiteengezet wat wij beschouwen als de essentiële elementen van een technologische stack voor remote werken (videoconferentie, teamcommunicatie + messaging, en kennismanagement), maar we erkennen dat voor teams die deze tools niet op hun plaats hadden vóór de wereldwijde locaties om thuis te blijven, het opzetten ervan werk vereist. En op een moment waarop technologie budgetten meer onder de loep worden genomen dan ooit, is het cruciaal om de noodzaak voor nieuwe tools aan te tonen.
De behoefte aan videoconferentie en chattools is voor de hand liggend wanneer persoonlijke vergaderingen en passieve gesprekken aan de lunchtafel niet meer mogelijk zijn – dit was al vroeg zichtbaar in onze overgang naar remote werken. Okta’s 2020 Business @ Work (From Home) rapport meldde een groei van 110% van februari tot maart voor Zoom en een groei van 19% voor Slack, wat aantoont hoe snel deze tools de ruggengraat van onze werkplekken werden. Maar de behoefte aan tools voor samenwerking op afstand groeide eigenlijk al in de aanloop naar het moment dat de pandemie de wereld echt raakte - begin februari van dit jaar meldde Forbes het toenemende belang van naadloze samenwerking op de werkvloer, aangezien werknemers flexibiliteit buiten traditionele kantoorinstellingen zijn gaan verwachten.
De impact van kennismanagement op remote werkplekken
Dit geldt ook voor de behoefte aan kennismanagement – hoewel de “symptomen” van een gebrek aan KM misschien niet zo voor de hand liggend zijn als de onmogelijkheid om vergaderingen op afstand te houden zonder een videoconferentietool. De implicaties van het ontbreken van een KM-tool en een cultuur van kennisdeling kunnen de mogelijkheid van een team om effectief en efficiënt samen te werken ernstig ondermijnen. Hier zijn enkele verrassende aanwijzingen dat jouw team behoefte heeft aan een kennisdelingsinterventie:
Onvrede en uiteindelijk verloop van Gen Z medewerkers
Hoewel velen snel iemand onder de 40 jaar een millennial noemen, zijn de oudste leden van Generatie Z eigenlijk al de arbeidsmarkt betreden (het is belangrijk op te merken dat sommige schalen Gen Z tellen als beginnend in 1995 terwijl anderen zeggen dat het begon in 1997, wat betekent dat de oudste leden dit jaar in hun midden twintig zijn). Wanneer Gen Z de werkplek binnenkomt, verwachten ze dat de technologie aanwezig is om niet alleen hun dagelijkse taken mogelijk te maken, maar hen ook helpt zich te concentreren op hun meest betekenisvolle werk. Een onderzoek van ServiceNow onder Gen Z-werknemers toonde aan dat 42% van hen zei dat ze een baan zouden verlaten die hen zou vereisen te veel tijd aan administratieve taken te besteden, wat illustreert dat dit een generatie is die eager is om hoogwaardig werk te leveren zonder veel geduld voor het navigeren door gebrekkige legacy-systemen.
In onze recente enquête onder Guru-gebruikers die een kennismanagementprogramma op bedrijfsniveau hebben ingevoerd, rapporteerde 45% dat een van de grootste uitdagingen voor nieuw aangeworven medewerkers vóór Guru het vinden van de juiste informatie in verschillende systemen was, een uitdaging waar Gen Z-werknemers, die waarschijnlijk een aanzienlijk deel van de nieuwe aanwervingen bij veel bedrijven uitmaken, weinig tolerantie voor zullen hebben.
Bovendien zei 43% van de respondenten dat Guru hen heeft geholpen meer tijd te besteden aan strategische planning, wat aangeeft dat KM medewerkers kan helpen hun focus te verschuiven van administratief werk naar meer betekenisvol werk. 93% van de respondenten merkt op dat Guru impact heeft gehad op de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers, wat suggereert dat een cultuur van kennisdeling die hoogwaardig werk ondersteunt een enorme impact op de moraal kan hebben.
Algemene uitputting van medewerkers en een slechte balans tussen werk en privéleven
Het zijn niet alleen Gen Z-werknemers die de gevolgen van een gebrek aan KM binnen een bedrijf voelen – meer ervaren werknemers, vooral degenen die Subject Matter Experts (SME's) zijn geworden, zijn zeer vatbaar voor uitputting in een omgeving die geen prioriteit geeft aan kennisdeling. Gallup meldt dat de #2 oorzaak van medewerker uitputting een onhoudbare werkdruk is - wat betekent dat het van het grootste belang is om hooggewaardeerde medewerkers alleen te laten focussen op hun meest impactvolle werk.
Vaak zijn SME's de teamleden die al jaren bij bedrijven zijn; op snelgroeiende teams hebben ze waarschijnlijk meerdere functies bekleed, en bij startups hebben ze waarschijnlijk verschillende iteraties van productontwikkeling gezien. Ze worden bij default de “go-to” persoon wanneer jouw team de informatie die ze nodig hebben niet kan vinden, of het nu gaat om een gedetailleerde productvraag of verwarring over een administratief proces. Deze constante “schouderklopjes” lijken misschien onschuldig, maar kunnen in de loop van de tijd aanzienlijk opbouwen en aanzienlijk bijdragen aan de onhoudbare werkdruk van SME's, die deze vragen moeten beantwoorden bovenop hun normale werk.
KM kan een belangrijke rol spelen in het helpen van jouw SME's om uitputting te voorkomen door hun tijd terug te krijgen, en de rest van jouw team in staat te stellen zelfstandiger te zijn. 98% van de ondervraagde klanten die Guru in hun organisatie gebruiken, zeiden dat Guru impact heeft gehad op de tijd die hun team besteedt aan het beantwoorden van herhaalde vragen, en 99% zei dat Guru impact heeft gehad op de tijd die hun team besteedt aan het zoeken naar informatie. 19% zei zelfs dat Guru hun team hielp meer tijd te besteden aan activiteiten buiten het werk, wat aantoont dat KM kan leiden tot een betere werk-privébalans. Wanneer zowel kennisdelers als kenniszoekers een begrip hebben van de kennisdelingscultuur van jouw team, is hun neiging om uitputting te voorkomen veel groter. Leer meer over het verschil tussen actieve en passieve kennis en hoe elk bijdraagt aan kennisdeling.
Vergaderoverload en de strijd om over te stappen naar asynchrone communicatie
“Deze vergadering had een e-mail kunnen zijn” - grappen terzijde, vergadervermoeidheid werd veel duidelijker toen ze allemaal over schermen begonnen plaats te vinden. Maar zelfs maanden geleden begrepen vooruitdenkers het belang van het verminderen van persoonlijke vergaderingen en het geven van hun team de mogelijkheid om asynchroon samen te werken. In feite voorspelt Gartner dat persoonlijke vergaderingen zullen dalen van 60% naar 25% tegen 2024, en dat bedrijven met een doordachte benadering van een “nomadische” werkstijl toegang zullen hebben tot betere talenten dan diegenen die achterblijven (niet verrassend, vooral nu).
CNBC belichtte de policy van Basecamp CEO Jason Fried zonder persoonlijke vergaderingen, wat is hoe hun historisch hybride team favoritisme tegenover kantoorwerknemers vermijdt. In plaats daarvan geven ze de voorkeur aan schriftelijke documentatie, die ze vervolgens op dezelfde manier aan al hun werknemers verspreiden. Het hebben van vaste beleidsregels en procedures over hoe informatie wordt gedemocratiseerd, is essentieel om ervoor te zorgen dat een werkplek met minder vergaderingen succesvol is.
Een ander cruciaal element voor een cultuur met minder persoonlijke gesprekken is een beter systeem voor het delen van “passieve kennis”, aldus MIT Sloan. Terwijl ze nieuw gevormde remote teams aanmoedigen om na te denken over het opnemen van “leuke om te weten” informatie in “nodig om te weten” communicatie, suggereren we ook het uitrollen van een bredere cultuur van collaboratieve kennisdeling - waarbij vergaderingen en één-op-één gesprekken niet het eindpunt zijn van waarachtige communicatie.
Om succesvol het aantal vergaderingen terug te schalen, is het cruciaal dat jouw team begrijpt waar en hoe ze informatie ontvangen, en vertrouwt dat het accuraat is wanneer ze dat doen. Van de ondervraagde klanten die Guru bedrijf breed gebruiken, zei 97% dat de mogelijkheid om te weten dat informatie actief door een expert up-to-date wordt gehouden, belangrijk is om hun team succesvol te ondersteunen. Wanneer teams het gevoel hebben dat ze een effectief kanaal hebben voor het delen en verifiëren van essentiële informatie, is het veel gemakkelijker om die ‘delete’ op die kalenderbevestiging te drukken.
De weg vooruit met asynchroon werk
We bevinden ons op een unieke tijd waarin gestreamlineerde communicatie en samenwerking urgenter zijn dan ooit -- en de afwezigheid ervan is ook acuter dan ooit. Terwijl jouw team zich voorbereidt op succes vandaag en in de toekomst, is het belangrijk om te onthouden dat remote werken, en de vereisten die daarmee gepaard gaan, hier zijn om te blijven, en al geruime tijd onderweg zijn. Door tools en processen in te voeren die jouw team helpen om collaboratief, asynchroon en doelgericht te werken, kun je jouw team in staat stellen om werkelijk hun beste werk van overal te doen, op elk moment.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
.webp)
