Door een team van kampioenen op te richten die een kennisgovernancestructuur kunnen creëren, kan een organisatie haar kennisdatabase instellen voor blijvend succes.
Dus je hebt je kennisdatabase opnieuw opgebouwd. Gefeliciteerd! Maar wat gebeurt er nu? Hoe zorg je ervoor dat je geen complete herbouw hoeft te doen? Zelfs bij de beste bedoelingen is het gemakkelijk voor teams - en bedrijven - om een schone kennisdatabase geleidelijk onbruikbaar te maken. Echter, door een team van kenniskampioenen te installeren die een governance-structuur kunnen creëren, kan een organisatie haar kennisdatabase opzetten voor blijvend succes.
In het kennisbeheersysteem worden de mensen vertegenwoordigd door twee even belangrijke groepen: de kennisdatabase, die de kennis herbergt, en de bestuursraad, die de integriteit ervan beschermt. Dit zijn hun verhalen.
Wie behoort tot een kennisbestuursraad?
Een kennisbestuursraad moet bestaan uit belangrijke personeelsleden voor capaciteitsopbouw. Als het jouw taak is om je team voor te bereiden op succes, dan is kennismanagement een belangrijk onderdeel daarvan. Ongeacht het soort capaciteitsrol waarin je je bevindt, is kennismanagement de manier waarop je continuïteit van ervaring en informatie kunt waarborgen, zowel binnen als buiten je team. Laten we verkoopcapaciteit als voorbeeld nemen, hoewel dit van toepassing is op alle capaciteitsrollen, inclusief omzetcapaciteit en technische capaciteitsopbouw.
"Naast een dynamische, robuuste en gemakkelijk toegankelijke kennisdatabase, zouden organisaties seminars, workshops, mentorschappen en andere trainingsprogramma's moeten hebben om hun [team] in topvorm te houden."
In wezen is het onderhouden van een kwaliteitskennisdatabase zo fundamenteel voor het zijn van een effectieve capaciteitsleider dat het als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Wanneer je het zo bekijkt, is het eenvoudig te identificeren wie tot je kennisraad behoort: iedereen in formele of de facto capaciteitsrollen.
Formaliseren van richtlijnen voor het maken en onderhouden van kennisinhoud (en deze gemakkelijk toegankelijk maken)
Pleiten voor correct gebruik van je kennisdatabase
Uitkijken naar herhalingen van oude problemen en oplossingen voor nieuwe.
Wil je nog meer leren over kennismanagement en kennisaudits? Krijg de opname van ons webinar:
Formaliseren van richtlijnen voor de kennisdatabase
Maak je geen zorgen; de taak van een kennisraad is niet om de inhoud te creëren; het is om ervoor te zorgen dat de gemaakte inhoud bruikbaar en doorzoekbaar is. Wanneer een team groter wordt dan ongeveer 15 mensen (en vooral wanneer het snel begint te groeien), is het formaliseren van richtlijnen een must. Richtlijnen moeten alles omvatten, van de juiste opmaak van kennis tot het proces voor het creëren/bewerken ervan (bijv. wie een geldige SME zou kunnen zijn), en ideale verificatiecycli.
Het goede nieuws is dat je deze richtlijnen zelf doorzoekbaar en bruikbaar kunt houden door ze direct in je kennisdatabase te plaatsen. Zorg ervoor dat je ze beschouwt als een levend document, onderhevig aan dezelfde verificatie- en beoordelingscycli als al je andere kennis.
Pleiten voor correct gebruik
Een andere rol van de kennisraad is het waarborgen van het voortdurende gebruik van de kennisdatabase. Een algemene vuistregel is dat wanneer een kennisdatabase goed werkt voor een team/org, de stillere communicatiekanalen worden. Dat komt vooral omdat vragen die eerder in een chat (of face-to-face) werden gesteld, nu worden geraadpleegd in je kennisdatabase. Maar dit is geen automatisch gedrag, vooral niet als teams er niet aan gewend zijn om op een KB te vertrouwen.
Zodra je een kennisdatabase hebt herbouwd, moedig je aan om deze als referentie te gebruiken door degenen die vragen stellen te herinneren om eerst in je KB te kijken. Zorg ervoor dat je individuele teamleden ook in staat stelt om hetzelfde te doen. Het is niet genoeg om training te geven voor correct gebruik, je moet ervoor zorgen dat je ook training geeft voor pleitbezorging.
Uitkijken naar tekenen van een gebroken kennisdatabase
Het laatste stuk van de governance-puzzel is werken aan het voorkomen van een breakdown van je kennisdatabase. Immers, zodra je het in goede staat hebt, wil je niet dat het weer in elkaar stort. Hier is de sleutel: de kwesties schetsen die tot de breakdown de laatste keer hebben geleid en elke nieuwe probleem documenteren die zich onderweg voordoet. Dit stelt je in staat om te zeggen, bijvoorbeeld: “OK, Slack begint weer echt lawaaierig te worden met vragen. Wat zijn de vragen die gesteld worden? Zijn de antwoorden toegankelijk in onze kennisdatabase? Oh, ze zijn niet correct getagd!” waardoor je de kans krijgt om laagdrempelige items op te lossen voordat ze een totale kennisdatabase-falen veroorzaken.
Dus je hebt je kennisdatabase opnieuw opgebouwd. Gefeliciteerd! Maar wat gebeurt er nu? Hoe zorg je ervoor dat je geen complete herbouw hoeft te doen? Zelfs bij de beste bedoelingen is het gemakkelijk voor teams - en bedrijven - om een schone kennisdatabase geleidelijk onbruikbaar te maken. Echter, door een team van kenniskampioenen te installeren die een governance-structuur kunnen creëren, kan een organisatie haar kennisdatabase opzetten voor blijvend succes.
In het kennisbeheersysteem worden de mensen vertegenwoordigd door twee even belangrijke groepen: de kennisdatabase, die de kennis herbergt, en de bestuursraad, die de integriteit ervan beschermt. Dit zijn hun verhalen.
Wie behoort tot een kennisbestuursraad?
Een kennisbestuursraad moet bestaan uit belangrijke personeelsleden voor capaciteitsopbouw. Als het jouw taak is om je team voor te bereiden op succes, dan is kennismanagement een belangrijk onderdeel daarvan. Ongeacht het soort capaciteitsrol waarin je je bevindt, is kennismanagement de manier waarop je continuïteit van ervaring en informatie kunt waarborgen, zowel binnen als buiten je team. Laten we verkoopcapaciteit als voorbeeld nemen, hoewel dit van toepassing is op alle capaciteitsrollen, inclusief omzetcapaciteit en technische capaciteitsopbouw.
"Naast een dynamische, robuuste en gemakkelijk toegankelijke kennisdatabase, zouden organisaties seminars, workshops, mentorschappen en andere trainingsprogramma's moeten hebben om hun [team] in topvorm te houden."
In wezen is het onderhouden van een kwaliteitskennisdatabase zo fundamenteel voor het zijn van een effectieve capaciteitsleider dat het als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Wanneer je het zo bekijkt, is het eenvoudig te identificeren wie tot je kennisraad behoort: iedereen in formele of de facto capaciteitsrollen.
Formaliseren van richtlijnen voor het maken en onderhouden van kennisinhoud (en deze gemakkelijk toegankelijk maken)
Pleiten voor correct gebruik van je kennisdatabase
Uitkijken naar herhalingen van oude problemen en oplossingen voor nieuwe.
Wil je nog meer leren over kennismanagement en kennisaudits? Krijg de opname van ons webinar:
Formaliseren van richtlijnen voor de kennisdatabase
Maak je geen zorgen; de taak van een kennisraad is niet om de inhoud te creëren; het is om ervoor te zorgen dat de gemaakte inhoud bruikbaar en doorzoekbaar is. Wanneer een team groter wordt dan ongeveer 15 mensen (en vooral wanneer het snel begint te groeien), is het formaliseren van richtlijnen een must. Richtlijnen moeten alles omvatten, van de juiste opmaak van kennis tot het proces voor het creëren/bewerken ervan (bijv. wie een geldige SME zou kunnen zijn), en ideale verificatiecycli.
Het goede nieuws is dat je deze richtlijnen zelf doorzoekbaar en bruikbaar kunt houden door ze direct in je kennisdatabase te plaatsen. Zorg ervoor dat je ze beschouwt als een levend document, onderhevig aan dezelfde verificatie- en beoordelingscycli als al je andere kennis.
Pleiten voor correct gebruik
Een andere rol van de kennisraad is het waarborgen van het voortdurende gebruik van de kennisdatabase. Een algemene vuistregel is dat wanneer een kennisdatabase goed werkt voor een team/org, de stillere communicatiekanalen worden. Dat komt vooral omdat vragen die eerder in een chat (of face-to-face) werden gesteld, nu worden geraadpleegd in je kennisdatabase. Maar dit is geen automatisch gedrag, vooral niet als teams er niet aan gewend zijn om op een KB te vertrouwen.
Zodra je een kennisdatabase hebt herbouwd, moedig je aan om deze als referentie te gebruiken door degenen die vragen stellen te herinneren om eerst in je KB te kijken. Zorg ervoor dat je individuele teamleden ook in staat stelt om hetzelfde te doen. Het is niet genoeg om training te geven voor correct gebruik, je moet ervoor zorgen dat je ook training geeft voor pleitbezorging.
Uitkijken naar tekenen van een gebroken kennisdatabase
Het laatste stuk van de governance-puzzel is werken aan het voorkomen van een breakdown van je kennisdatabase. Immers, zodra je het in goede staat hebt, wil je niet dat het weer in elkaar stort. Hier is de sleutel: de kwesties schetsen die tot de breakdown de laatste keer hebben geleid en elke nieuwe probleem documenteren die zich onderweg voordoet. Dit stelt je in staat om te zeggen, bijvoorbeeld: “OK, Slack begint weer echt lawaaierig te worden met vragen. Wat zijn de vragen die gesteld worden? Zijn de antwoorden toegankelijk in onze kennisdatabase? Oh, ze zijn niet correct getagd!” waardoor je de kans krijgt om laagdrempelige items op te lossen voordat ze een totale kennisdatabase-falen veroorzaken.
