Bij Guru geloven we dat de werkplek voor altijd zal veranderen. De pandemie dwong ons allemaal in een niet-optionele experiment om 100% van ons werk onmiddellijk op afstand te doen.

Hoewel dit iedereen op verschillende manieren heeft beïnvloed, is één ding opvallend duidelijk geworden: de uitdagingen waarmee teams worden geconfronteerd wanneer 100% van hun interacties verschuiven van persoonlijk naar virtueel. De manier waarop we communiceren, de soorten vergaderingen die we hebben, de tools die we nodig hebben om effectief samen te werken, kregen allemaal een grote schijnwerper, die dingen belichtte die goed werken, dingen die helemaal niet werken, en dingen die eigenlijk beter kunnen werken.

Naarmate de kantoren weer openen, is het hoogst onwaarschijnlijk dat dingen eenvoudigweg terugkeren naar de “hoe ze waren”. Veel teams zullen opereren in een vorm van een “hybride” werkplek, waarbij ze hun werkweken structureren met een mix van afstands- en kantoorwerkdagen. Dit is een zeer positieve verandering naar mijn mening, omdat we ons werk zullen optimaliseren rond wat het beste persoonlijk kan worden gedaan, en wat het beste vanuit huis of in een ononderbroken ruimte kan worden gedaan. Afgezien daarvan, het voordeel voor ons persoonlijke leven dat mogelijk wordt gemaakt door een flexibeler werkdynamiek.

Centraal in veel van deze verandering staat het idee dat communicatie op de werkplek zal verschuiven van synchroon naar asynchroon. Veel van de manieren waarop teams communiceren, zullen zijn ontworpen met de veronderstelling dat teams niet langer samen zijn, persoonlijk, of zelfs in hetzelfde gebouw. In plaats van teaminteracties standaard te maken voor live vergaderingen, zullen we onze ideeën, kennis, statusupdates, veelgestelde vragen, beleidslijnen, beslissingen opschrijven en deze met onze teams delen om gelezen, gecommentarieerd, behandeld, besloten te worden, enzovoort.

Definiëren van de "gouden regel"

In deze nieuwe dynamiek zal iedereen binnen een team een cruciale rol spelen, zowel in het lezen als in het schrijven. Er zijn verschillende voorbeelden van teams die “remote native” zijn gegroeid en die praten over een Geschreven Cultuur en hoe essentieel dit is voor de werking.

Bij Guru is een van onze kernwaarden Zoek en Deel Kennis.

We hechten waarde aan openheid en transparantie bij Guru, en voelen ons verplicht om ervoor te zorgen dat deze gedragingen deel uitmaken van hoe we als bedrijf opereren. Om dit doel te bereiken, hebben we recentelijk onze Gouden Regel van Interne Communicatie vrijgegeven:

Wij zoeken en delen kennis. Om ervoor te zorgen dat dit werkt, moet er een “contract” zijn tussen jou en iedereen met wie je bij Guru werkt. Dit betekent dat ieder van ons zich verbindt om 2 dingen te doen…

(1) Jij deelt jouw kennis asynchroon, wetende dat iedereen zal proberen te begrijpen wat je deelt. Je erkent het publiek waar je naar deelt en optimaliseert voor hen, omdat het belangrijk voor je is dat ze het begrijpen.

(2) Jij probeert de kennis te begrijpen die anderen tijd hebben besteed aan het voorbereiden om met jou te delen. Als wat er gedeeld wordt onduidelijk of niet relevant is, erken je de waarde van het delen van die feedback om te verbeteren wat in de toekomst wordt gedeeld.

We geloven dat beide componenten van deze regel kritisch zijn. Laten we elke daarvan opsplitsen, te beginnen met deel 1:

Jij deelt jouw kennis asynchroon...

Dit verwijst meestal naar geschreven of opgenomen kennis. Het omvat een duidelijke vraag die eenvoudig kan zijn om te lezen, een verzoek om opmerkingen, stemmen, ideeën, enzovoort, samen met een deadline van wanneer je wilt dat dit is voltooid. Dit kan een statusupdate zijn, een beslissing die moet worden genomen, of zelfs productkennis ter ondersteuning van een aanstaande lancering.

...wetende dat iedereen zal proberen te begrijpen wat je deelt.

Schrijven/opnemen kost tijd. We gaan ervan uit dat onze teamgenoten enthousiast zijn om te lezen wat we hebben voorbereid, en dit motiveert ons om onze tijd aan dit werk te besteden. (Meer hierover in het tweede deel van onze regel.)

Jij erkent het publiek waar je naar deelt en optimaliseert voor hen...

We proberen te voorkomen dat we algemene communicatie gebruiken die alleen relevant kan zijn voor een subset van een team, waardoor we een hoge signaal-ruisverhouding behouden.

...omdat het belangrijk voor je is dat ze het begrijpen.

Informatie teams zijn waarschijnlijk meer geïnspireerd, betrokken en enthousiast over het werk dat ze doen. We spelen allemaal een rol in het bijdragen aan dit!

Dus dit is de eerste “helft”, en het is een verbintenis om de tijd te nemen om het werk te doen om anderen geïnformeerd te houden. Laten we nu de tweede helft onderzoeken:

Jij probeert de kennis te begrijpen die anderen tijd hebben besteed om met jou te delen.

Zoals hierboven vermeld, is de vraag hier om te erkennen dat “beide kanten van de kennisdeling” aanwezig moeten zijn voor dit om te werken. We kennen allemaal het gevoel als iemand een live vergadering opzet en de andere persoon niet verschijnt. Dit zou precies hetzelfde moeten voelen.

Als wat er gedeeld wordt onduidelijk of niet relevant is, erken je de waarde van het delen van die feedback om te verbeteren wat in de toekomst wordt gedeeld.

Het laatste deel van de cirkel hier...niemand gaat perfect zijn in schrijven! Vriendelijk en eerlijk feedback geven over hoe een schrijver kan verbeteren wat hij communiceert versterkt de toekomstige communicatieflow. Het toont ook de schrijver dat je geeft om wat ze hebben geschreven.

Wie heeft de tijd om dit alles te doen? Mijn dag is al vol met vergaderingen!

We weten wat je denkt...maar hier begint de magie! Een van de meest waardevolle gevolgen van een team dat zich inzet voor de gouden regel is snelheid. Live vergaderingen vereisen coördinatie. We moeten naar een kalender kijken en een tijd vinden die werkt voor iedereen die betrokken moet zijn bij het gesprek. Hoe groter de vergadering, hoe verder vooruit deze zal worden gepland, omdat de kans op open tijdslots afneemt. Misschien is dit onderwerp een belangrijke beslissing die genomen moet worden, maar we moeten de vergadering plannen een week vanaf nu omdat dat het eerste moment is waarop iedereen het kan laten werken.

In dit scenario hebben we al een week verloren voordat we zelfs maar ons eerste gesprek hebben gehad! Voeg nu verschillende tijdzones en werkroosters toe, en plotseling krimpen die gemeenschappelijke open tijdsvensters nog verder.

Laten we nu dit omdraaien om te zien hoe het werkt voor een team dat de Gouden Regel volgt.

Stel je voor dat iemand een onderwerp heeft waar ze hun team over willen informeren. Ze noteren het onderwerp, sturen het naar hun teamgenoten via Slack, en vragen hen om binnen 2 dagen feedback. Ze beginnen reacties van hun teamgenoten te zien, die ze op hun eigen tempo aanpakken. Meer teamgenoten plaatsen reacties, er komen meer antwoorden, en over een paar dagen heeft dit geschreven onderwerp al een heleboel feedback, zorgen en ideeën vastgelegd en gedocumenteerd.

Bij de synchronisatieaanpak is de eerste vergadering nog niet eens gebeurd. Maar in de asynchrone aanpak, wordt het onderwerp een paar dagen later behandeld en is het team verder gegaan. Stel je voor dat dit steeds weer gebeurt in onze teams. Samenwerking verschuift van Live Vergaderingen: De Stille Doder van Vooruitgang naar De Gouden Regel: Een Team Superkracht en Voordeel in Uitvoering.

Manieren waarop we de Gouden Regel op het werk volgen

De Gouden Regel is nieuw voor ons, iets dat we dit jaar hebben geïntroduceerd. Hier zijn enkele eerste manieren waarop we de Regel bij Guru hebben gevolgd.

Zorgen dat we “doelgerichte communicatie” hebben

Dit is de gids die we aan alle medewerkers geven. Het behandelt de hoge signaal-ruisverhouding die ik hierboven heb genoemd.

We maken gebruik van een besluitvormingsmethodologie

We moedigen het gebruik van besluitdocumenten aan om beslissingen zoveel mogelijk asynchroon vooruit te brengen, wat (1) je in staat stelt om de beslissing volledig asynchroon te maken, of (2) wanneer je een live vergadering hebt, iedereen heel ver in het proces zit, en meestal is het doel van de vergadering om een beslissing af te ronden. We gebruiken ook het DRI-concept om ervoor te zorgen dat het duidelijk is hoe beslissingen daadwerkelijk worden genomen en wie ze neemt.

We moedigen pre-reads aan over onderwerpen die een team wil bespreken

Vergadering pre-reads voelden als een goede volgende stap voor ons. Ze zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina is voor een vergadering, en voorkomt dat we tijd verspillen aan het presenteren van dia's in plaats van actief dingen te bespreken. De volgende vraag voor ons is waar we de live vergadering helemaal kunnen vermijden?

We stellen Slack-best practices vast

We moedigen de meeste gesprekken aan om plaats te vinden in openbare kanalen. We moedigen @mentions in openbare kanalen aan om teamgenoten tot actie aan te sporen en de hele chatter te helpen beheren. Een ander voorbeeld van het helpen met signaal door de ruis. We gebruiken ook urgentie-indicatoren. Bijvoorbeeld, als we een document ter lezing en commentaar aanbieden, gebruiken we de afkortingen van 1, 3, 5 dagen om de lezers een idee te geven van wanneer ze zouden moeten reageren.

We gebruiken Guru om aankondigingen te verzenden

Aankondigingen worden verzonden naar specifieke groepen mensen en bieden een duidelijke oproep tot actie om iets te lezen. Alerts worden in de wachtrij gezet en zijn gemakkelijk toegankelijk via onze webapp, onze extensie, Slack en Teams, enz. Het merendeel van onze aankondigingen wordt op deze manier verspreid. Het is het meest effectieve voorbeeld geweest van het waarborgen van de hoogste signaal-ruisverhouding om belangrijke informatie te communiceren.

We doen wekelijkse evaluaties van onze meest kritische actieve projecten

Elke week geven onze project DRI's updates over hun projecten in Asana op donderdag. Elke vrijdag beoordeelt het leiderschap ook feedback via Asana. Dit maakt snelle, open en asynchrone communicatie mogelijk over al onze meest kritische bedrijfsinitiatieven.

We stellen lezen en schrijven tijdblokken in

Een manier waarop we dit doen, is door Geen Interne Vergaderingen Woensdagen. Het is belangrijk om ruimte te maken voor die lees- en schrijftijd. De meesten van ons denken gewoonlijk aan het plannen van een live vergadering als een manier om een specifieke ruimte te creëren om een onderwerp te behandelen. Het staat in de agenda, op een specifiek moment, dus dat gesprek, die “persoonlijke kennisuitwisseling” zal waarschijnlijk plaatsvinden.

Maar in de wereld van de Gouden Regel werkt het anders.

Meer van onze tijd verschuift weg van deze live vergaderingen, en naar toegewijde leestijd en schrijftijd. Maar deze tijd moet nog steeds op je kalender worden weergegeven. We hebben een soortgelijke tijdsfocus nodig die speciaal is uitgesneden voor lezen en schrijven. Dit is zeer efficiënte tijd, aangezien 1 uur lees- en schrijftijd vaak je 10 uur live vergadertijd bespaart.

Hopelijk is dit een nuttige gids geweest voor je, zodat je enkele van deze lessen naar je team kunt meenemen! Naarmate we hier meer leren, zullen we zeker blijven delen. Zoals ik al zei, heeft de werkplek in veel opzichten zijn beste dagen nog voor de boeg, terwijl bedrijven technieken als deze erkennen die het gecombineerde resultaat hebben van zowel verhoogde bedrijfsvoering als verhoogde werknemerstevredenheid.