Hier bij Guru zijn we er van overtuigd dat je verkoopdocumentatie nodig hebt om een geweldig verkoopteam op te bouwen. In feite zal het integreren van grondige verkoopdocumentatie in je processen ervoor zorgen dat de verkoopgesprekken van je team natuurlijk aanvoelen en ruimte creëren voor vertegenwoordigers om meer betekenisvolle, gepersonaliseerde gesprekken met prospects te hebben.

Wat valt er precies onder de noemer 'verkoopdocumentatie' en waarom zou je je erom geven? Hoe kun je een schalbare documentatieproces creëren dat blijft hangen? Documentatie-inspanningen zijn vaak een groot onderdeel van strategieën voor verkoopondersteuning. Het kan de ruggengraat zijn die het reste van je ondersteuningsprogramma informeert. We leggen uit waarom verkoopdocumentatie belangrijk is en enkele beste praktijken om in gedachten te houden.

Benieuwd hoe we ons eigen product gebruiken om verkoopdocumentatie bij Guru op te schalen? Bekijk deze blogpost en zie hoe sommige van onze eigen interne sjablonen eruitzien, of verken onze processdocumentatiesjablonen om de jouwe een kickstart te geven.

Hier is wat je kunt verwachten te leren:

• Waarom verkoopdocumentatie belangrijk is
• Wat zijn de noodzakelijke verkoopdocumenten?
• De impact van het leggen van een formele basis
• Hoe een systeem te implementeren dat blijft hangen

Zoek je meer middelen voor succesvolle verkoopondersteuning? Bekijk de nieuwe gids van Guru:

Waarom is verkoopdocumentatie belangrijk?

Grondige en toegankelijke verkoopdocumentatie is bewezen de snelheid van je verkoopcycli te versnellen. Hoe formeler en beter gedocumenteerd het verkoopproces is, hoe dieper de relaties die verkopers kunnen opbouwen met hun klanten. CSO Insights heeft ontdekt dat bedrijven met een dynamisch formeel verkoopproces een algehele planrealiseringspercentage van 95% zien. Een groot deel van het formaliseren van je verkoopproces tot dat “dynamische” niveau is het correct documenteren en centraliseren van bedrijfskennis, zodat deze altijd beschikbaar is voor je vertegenwoordigers en binnen hun workflows.

Het bewaren van informatie zoals bedrijfsdocumentatie, inzichten over concurrenten en klantcasestudy's binnen handbereik van je vertegenwoordigers zal hen in staat stellen om hun werk uit te voeren en hun quota te halen. Deze documenten moeten consistent en verteerbaar zijn; dit zal het proces voor iedereen versnellen. Houd je aan een consistente set sjablonen om ervoor te zorgen dat je documenten zo duidelijk en beknopt mogelijk blijven.

Wat is verkoopdocumentatie?

Hier zijn de belangrijkste soorten verkoopdocumentatie die de snelheid van je verkoopcycli kunnen versnellen en de omzet kunnen aandrijven:

• Verkoop Scripts: Nee, niet het soort dat je vertegenwoordigers in robots gaat veranderen. We willen een basis leggen en je hele team uitrusten met de basiskennis en gespreksstrategieën die ze nodig hebben om op voort te bouwen. Vanaf daar zullen ze in staat zijn om gepersonaliseerde gesprekken te voeren die klantrelaties versterken.
• Koperspersona's en gebruikszaken: Leg je gebruikszaken uit en bouw daar kooppersona's vanuit op. Het vaststellen van de persona’s en gebruiksgevallen stelt je vertegenwoordigers in staat om te pinpointen wie te benaderen, en hun berichtgeving dienovereenkomstig te voeren. Deze documenten moeten datagestuurde inzichten bevatten waar vertegenwoordigers op kunnen vertrouwen die waardevol worden geacht door je prospects.
• Real-time antwoorden op moeilijke vragen van concurrenten: Vertegenwoordigers moeten worden uitgerust met battlecards in hun achterzak. Het documenteren van de beste antwoorden op vaak gestelde vragen van concurrenten, onderbouwd met statistieken, zal je vertegenwoordigers in staat stellen die antwoorden altijd in gedachten te houden.
• Product- en functiestructuren: Het documenteren van alle functie-uitlichtingen van je product houdt je verkoopteams op de hoogte en up-to-date. Je wilt ervoor zorgen dat hun berichtgeving consistent, beknopt en, het belangrijkste, correct is. Deze structuurdocumenten moeten regelmatig worden bijgewerkt, zodat vertegenwoordigers weten dat ze informatie aanroepen die vertrouwd kan worden.

De basis leggen

Het kan tegenintuitief aanvoelen; maar het structureren van informatie zoals scripts voor eerste bewustwordingsgesprekken of lead-gen e-mailsjablonen zal ervoor zorgen dat je vertegenwoordigers meer gepersonaliseerd klinken in hun communicatie. Het formaliseren van deze zaken en het uitbouwen van sjablonen voor je team zal de basis leggen van verkoopdocumentatie. Daarvan zullen ze de vrijheid krijgen om ervoor te zorgen dat ze communiceren op een manier die op maat voelt, en niet gewoon dezelfde “one-size-fits-all” antwoorden herhalen. Dit geeft vertegenwoordigers de tijd om zich te concentreren op wat daadwerkelijk bewezen is om impact te hebben op hun interacties met klanten, zoals: diepgaande prospectonderzoek en het bieden van datagestuurde inzichten.

Een schaalbaar verkoopdocumentatieproces opzetten

Dus nu hebben we een duidelijker begrip van hoe verkoopdocumentatie eruit ziet en de impact die het kan hebben. Maar hoeveel tijd kost het om deze documenten te maken? Wie is hiervoor verantwoordelijk? En, het belangrijkste, hoe zorg je ervoor dat het systeem dat je inricht schaalbaar is?

Gewoonlijk valt documentatie onder ondersteuning. Over het algemeen is het de verantwoordelijkheid van de ondersteuningspersoon of het programma om deze middelen te verfijnen en consistentie in de boodschap te waarborgen. Proactieve documentatie is prima, maar de bittere waarheid is dat de documentatie zelf slechts een deel van het grotere probleem vertegenwoordigt. Zelfs als je je documentatieprocessen formaliseert, zie je mogelijk nog steeds hiaten in de kennis van je team of een gebrek aan adoptie. Daarom is het belangrijk om de documentatie die je maakt toegankelijk en intuïtief te maken, is een deel van de strijd. Dit kan vereisen dat je een kennisbasis opzet. Door een Kennis-Gecentreerde Service-methodologie in te voeren, zou je het script kunnen omflippen op proactieve documentatie, en iedereen op je omzetteam in staat stellen om te werken aan het documenteren van hoe ze problemen oplossen op het moment dat ze deze oplossen.

Dit heeft betrekking op het centralisatieaspect waar we het eerder over hadden. Door je verkoopdocumentatie, en alle documentatie van het omzetteam, in een centrale kennisbasis te onderbrengen, zul je veel meer succes zien in de daadwerkelijke adoptie van je documentatie-inspanningen.

Bekijk hoe Guru Guru gebruikt om onze eigen verkoopdocumentatie op te schalen en zie welke sjablonen we intern gebruiken!

Heb je ergens gedachten over? We horen ze graag. Kennis delen is ons ding, dus voel je vrij om in de reacties contact met ons op te nemen of ons op sociale media te volgen.