Aqui na Guru, somos firmes crentes de que você precisa de documentação de vendas para construir uma equipe de vendas impressionante. Na verdade, integrar uma documentação de vendas completa aos seus processos tornará o discurso de vendas da sua equipe algo natural e criará espaço para que os representantes tenham conversas mais significativas e personalizadas com os prospects.

Então, o que exatamente está sob o guarda-chuva da ‘documentação de vendas’ e por que isso é importante para você? Como você pode criar um processo de documentação escalável que funcione? Os esforços de documentação geralmente são uma parte enorme das estratégias de capacitação de vendas. Pode ser a espinha dorsal que informa o restante do seu programa de capacitação. Estamos explicando por que a documentação de vendas é importante e algumas melhores práticas a serem lembradas.

Curioso como utilizamos nosso próprio produto para escalar a documentação de vendas na Guru? Confira este post do blog e veja como são alguns dos nossos próprios modelos internos, ou explore nossos modelos de documentação de processos para dar um impulso no seu.

Aqui está o que você pode esperar aprender:

• Por que a documentação de vendas é importante
• Quais são os documentos de vendas essenciais?
• O impacto de estabelecer uma base formalizada
• Como implementar um sistema que funcione

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Por que a documentação de vendas é importante?

Uma documentação de vendas completa e acessível é comprovadamente mais rápida em seus ciclos de vendas. Quanto mais formalizado e bem documentado o processo de vendas, mais profundos poderão ser os relacionamentos que os fornecedores conseguem cultivar com seus clientes. CSO Insights descobriu que empresas com um processo de vendas formalizado dinamicamente apresentam uma taxa de 95% de cumprimento geral do planejamento. Uma grande parte da formalização do seu processo de vendas para esse nível "dinâmico" é a documentação adequada e a centralização do conhecimento da empresa para estar à disposição de seus representantes o tempo todo e nas suas rotinas de trabalho.

Manter informações como materiais da empresa, insights sobre concorrência e estudos de caso de clientes ao alcance dos representantes permitirá que eles desempenhem suas funções e cumpram suas metas. Estes documentos devem ser consistentes e fáceis de entender; isso agilizará o processo para todos. Mantenha um conjunto consistente de modelos para garantir que seus documentos sejam claros e concisos.

O que é documentação de vendas?

Aqui estão os principais tipos de documentação de vendas que acelerarão a velocidade dos seus ciclos de vendas e aumentarão a receita:

• Roteiros de Vendas: Não, não o tipo que vai transformar seus representantes em robôs. Queremos estabelecer uma base e equipar sua equipe inteira com o conhecimento básico e as táticas de conversação necessárias. A partir daí, eles estarão posicionados para ter conversas personalizadas que fortalecem os relacionamentos com os clientes.
• Perfis de Comprador e Casos de Uso: Descreva seus casos de uso e construa perfis de comprador a partir daí. Estabelecer as personas e os casos de uso permitirá que seus representantes identifiquem quem prospectar e conduzam suas mensagens de acordo. Esses documentos devem incluir insights baseados em dados que serão considerados valiosos para seus prospects.
• Respostas em tempo real a perguntas difíceis sobre concorrentes: Os representantes devem estar armados com cartões de batalha no bolso. Documentar as melhores respostas para perguntas comuns sobre concorrentes, apoiadas por estatísticas, permitirá que seus representantes mantenham essas respostas em mente o tempo todo.
• Desagregações de produtos e recursos: Documentar todas as desagregações de recursos do seu produto manterá suas equipes de vendas informadas e atualizadas. Você quer garantir que a mensagem deles seja consistente, concisa e, mais importante, correta. Esses documentos de desagregação devem ser atualizados regularmente para que os representantes saibam que estão consultando informações confiáveis.

Estabelecendo a fundação

Pode parecer contra-intuitivo; mas estruturar informações como roteiros de chamadas da fase de consciência inicial ou modelos de e-mails de geração de leads permitirá que seus representantes soem mais personalizados em suas mensagens. Formalizar essas coisas e construir modelos para sua equipe utilizar estabelecerá a fundação da documentação de vendas. A partir daí, eles estarão livres para garantir que estão se comunicando de uma maneira que pareça personalizada, não apenas repetindo as mesmas respostas do tipo “tamanho único” que não servem para nada. Isso dá aos representantes tempo para se concentrar no que realmente faz impacto nas suas interações com os clientes, como: pesquisa aprofundada de prospects e fornecimento de insights baseados em dados.

Configurando um processo de documentação de vendas escalável

Então, agora temos uma compreensão mais clara de como é a documentação de vendas e o impacto que pode ter. Mas quão difícil é criar esses documentos? De quem é a responsabilidade? E, o mais importante, como você garante que o sistema que está implementando é escalável?

Geralmente, a documentação ficará sob a responsabilidade de capacitação. Geralmente é responsabilidade da pessoa ou programa de capacitação refinar esses ativos e garantir consistência na comunicação. A documentação proativa é boa e bem-vinda, mas a amarga verdade é que a documentação em si só representa uma parte do problema maior. Mesmo que você formalize seus processos de documentação, ainda pode haver lacunas no conhecimento da sua equipe ou falta de adesão. Por isso, tornar a documentação que você cria acessível e intuitiva é metade da batalha. Isso pode exigir a configuração de uma base de conhecimento. Ao estabelecer uma metodologia de Serviço Centrado no Conhecimento, você poderia inverter a lógica da documentação proativa e capacitar todos na sua equipe de receita a documentar como resolvem problemas no momento em que os estão resolvendo.

Isso se relaciona com a parte de centralização que comentamos anteriormente. Ao armazenar sua documentação de vendas e toda a documentação da equipe de receita em uma base de conhecimento central, você verá muito mais sucesso na adoção real de seus esforços de documentação.

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