Naarmate bedrijven de overstap maken van remote werk als een tijdelijke noodzaak naar een manier van leven, is er veel gezegd over het onderwerp productiviteit.

“Hoe kunnen we er zeker van zijn dat iedereen net zo productief is als toen ze op kantoor werkten?” vragen mensen, bijna hun haar uittrekend van angst? “Wat kunnen managers doen om ervoor te zorgen dat iedereen op de taak blijft en hun werk afmaakt?”

Het blijkt dat een eenvoudige manier om mensen te helpen werken is om (drumroll alsjeblieft) ze daadwerkelijk meer tijd te geven om te werken!

“Geen vergaderingen op woensdag” “Vergaderingsvrije vrijdagen” “Vergaderingsvrije dagen”. Het maakt niet uit hoe je het noemt. Veel kantoren haasten zich om de trend van het verklaren van bepaalde dagen of tijdsperioden als “vergaderingsvrij” te volgen, en wij zijn één van hen!

Geen vergaderdagen: wat zijn ze en hoe werken ze

Een concept met een naam als “geen vergaderdagen” is vrij eenvoudig. Geen vergaderdagen zijn werkdagen waarop mensen kunnen uitkijken naar een gebrek aan vergaderingen. Maar…waarom zou een bedrijf dat doen?

Geloof het of niet, veel werkplekken implementeren geen vergaderdagen als een manier om de productiviteit op twee manieren te verhogen:

• Geef werknemers de tijd om zich te concentreren op belangrijke “diepe werk” taken zonder zich zorgen te maken over onderbrekingen
• Dwang reguliere vergaderingen om iets harder te werken

Sommige werktaken vereisen meer focus tijd en gedachten dan andere. Het kan ongelooflijk zeldzaam zijn voor mensen om genoeg tijd te vinden om “met hun hoofd naar beneden” te werken tijdens hun gebruikelijke werkdag. Geen vergaderdagen worden snel een manier om mensen meer tijd te geven om zich op hun werk te concentreren.

Denk na over hoeveel je zou kunnen doen als je één dag had waarvan je wist dat je geen onderbrekingen zou hebben. Je zou je kunnen concentreren op strategisch werk, nieuwe ideeën uitwerken of gewoon inhalen aangezien je je geen zorgen hoeft te maken over het meedoen aan iets anders.

Sommige bedrijven nemen geen vergaderdagen naar een heel ander niveau. Ze laten werknemers hun telefoons uitschakelen en notificaties dempen zodat ze zich volledig kunnen concentreren. Een check-in tekst over de lunchplannen van morgen kan wachten als je tijd besteedt aan ideeën uitwerken en complexe problemen oplossen.

Wat betreft de opmerking “dwang vergaderingen om harder te werken” ... kun je eerlijk zeggen dat elke enkele vergadering die je op je agenda hebt een goed gebruik van je tijd is? Er is een reden waarom onderzoek toont dat 40% van de mensen vindt dat hun vergaderingen onproductief zijn.

Zinloze vergaderingen hebben weer een slachtoffer geëist

We zouden veel kunnen zeggen over de cultuur die rondom eindeloze vergaderingen hangt. Er zijn veel managers en collega's die denken dat vergaderingen automatisch productief zijn omdat ze gewoon vergaderingen zijn. In plaats van echt iets betekenisvols gedaan te krijgen, besteed je gewoon weer 30-45 minuten aan een probleem dat met een DM opgelost had kunnen worden.

Mensen hebben de neiging om wat meer moeite te stoppen in het plannen van effectieve vergaderingen wanneer ze weten dat ze er niet zoveel tijd voor hebben. Wanneer je geen vergaderdagen implementeert, word je in wezen gedwongen om ervoor te zorgen dat je reguliere vergaderingen efficiënter en doelgerichter zijn.

Hoe wij geen vergaderdagen doen: geen (interne) vergaderingen op woensdag

Er is een reden waarom we grote voorstanders zijn van geen vergaderdagen: we hebben er zelf één.  We hebben goed gekeken naar de manier waarop we interne communicatie afhandelen bij Guru en wilden manieren vinden om iedereen efficiënter te laten werken. We hebben onze eigen versie van geen vergaderingen op woensdag geïmplementeerd, waarbij we werknemers aanmoedigen om geen interne vergaderingen te plannen. Regelmatige klantvergaderingen waren toegestaan, maar managers werden ook aangemoedigd om alternatieve data te vinden wanneer mogelijk.

Tot nu toe kunnen we zeggen dat we dol zijn op de resultaten. Onze meest recente medewerker enquête toont aan dat 75% van de respondenten zegt dat geen vergaderingen op woensdag effectief zijn in het vergroten van focus tijd en het verminderen van het aantal vergaderingen. Gezien het feit dat het merendeel van deze post op een geen vergader woensdag is geschreven, lijkt het erop dat alles volgens plan werkt!

Hoe je een geen vergaderdag van je eigen kunt implementeren

Je houdt van het idee van een vergaderingsvrije dag, maar je weet niet zeker hoe je de autoriteiten kunt overtuigen. Maak je geen zorgen, we steunen je.

Om ervoor te zorgen dat geen vergaderdagen werken, heb je twee dingen nodig. Eén is een goed begrip van hoe goed je huidige vergaderingen werken voor het team. We raden sterk aan om een vergaderaudit uit te voeren om de tijd die aan onproductieve vergaderingen wordt besteed te verminderen. Als je wat hulp nodig hebt om te bepalen hoe goed de dingen gaan, raden we aan om onze 4 P's regel te volgen.

Je moet ook ervoor zorgen dat iedereen het eens is over wanneer focus tijd zal plaatsvinden. Gelukkig voor jou weten we precies hoe we dat moeten doen. Elke onderneming kan verschillende beleidslijnen en behoeften hebben, maar er zijn enkele basisprincipes voor geen vergaderdagen die ze tot een succes maken. Als je je droom van vergaderingsvrije dagen werkelijkheid wilt maken, is dit wat je moet doen.

Juiste reden

We gaan het niet verbloemen. Er zal wat tegenstand zijn van het management en collega's op een geen vergaderdag. Vergaderingen zijn praktisch synoniem met werk op sommige kantoren, dus mensen kunnen wat van hun stuk zijn als je aankondigt dat vergaderingsvrije dagen de norm worden.

Heb duidelijke redenen waarom je wilt dat mensen deelnemen aan geen vergaderdagen. Communiceren

Communiceren

Om ervoor te zorgen dat geen vergaderdagen werken, moeten jij en je teamleden zoveel mogelijk communiceren. Geen vergaderdagen zullen alleen werken (en blijven) als mensen in staat zijn om belangrijke zaken gedaan te krijgen. Zorg ervoor dat je het belang van communicatie benadrukt, ongeacht of het een geen vergaderdag is of niet.

Dit is een van de redenen waarom wij grote fans zijn van asynchrone communicatie op het werk. Het houdt de communicatielijnen open en stelt mensen in staat om te werken wanneer ze dat nodig hebben. Het implementeren van iets zo eenvoudigs als een regelmatige nieuwsbrief die belangrijke inhoud samenvat om te delen en te lezen in plaats van vergadertijd op te nemen kan een enorme tijdsbesparing zijn.

Stel je grondregels op

Zijn geen vergaderdagen ook “geen e-mail” en “geen Slack” dagen? Zijn reguliere vergaderingen met klanten nog steeds toegestaan op geen vergaderdagen, of moet je ze verplaatsen? Wat gebeurt er als je een brand hebt waarvoor je met een paar mensen moet bellen?

Laat mensen niet gissen

Elke onderneming zal geen vergaderdagen op de manier afhandelen die zij geschikt achten. Grondregels voor verwachtingen rond bepaalde zaken kunnen je geen vergaderdagen effectiever en minder verwarrend maken. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er op deze dagen kan gebeuren en wat moet wachten.

Mindfulness is de sleutel tot het laten werken van vergaderingsvrije dagen. Sollicitanten kunnen alleen tijdens jouw vergaderingsvrije dag met het team afspreken. De beste tijd voor jou en een collega om te ontmoeten en ideeën uit te wisselen kan alleen werken op jouw vergaderingsvrije vrijdag. Er zullen altijd uitzonderingen op de regel zijn. Zorg ervoor dat je jouw deel doet om de vastgestelde protocollen te volgen, gebruik je vergaderingsvrije tijd verstandig, en respecteer dat het een geen vergaderdag is voor iedereen op je team.

Vergeet niet, om dit te laten werken moet iedereen de regels volgen, en dat geldt ook voor mensen in de leidinggevende posities. Zorg ervoor dat mensen in het management duidelijk zijn over de regels van de geen vergaderdag en spreek eventuele zorgen die ze mogelijk hebben van tevoren aan.

Verander de manier waarop je met vergaderingen omgaat

Een geen vergaderdag verklaren zal de werkbehoeften niet laten verdwijnen. De meeste mensen zullen gewoon schouder ophalen en hun vergaderingen naar een andere dag verschuiven. Die stap kan logisch lijken, maar kan meer schade aan de productiviteit toebrengen.

Vergeet niet, het toevoegen van een andere vergadering op een volle dag is niet het doel van vergaderingsvrije dagen.

We hebben vermeld dat een van de beste neveneffecten van vergaderingsvrije dagen is dat ze mensen in wezen dwingen om beter te plannen voor vergaderingen. We hebben enkele basis tips voor mensen die hun aantal vergaderingen willen verbeteren en verminderen:

• Zorg ervoor dat elke vergadering een vaststaande agenda heeft en eindigt met uitvoerbare resultaten.
• Wijs rollen toe voor vergaderingen met grote groepen mensen om iedereen op de hoogte en productief te houden.
• Wees niet bang om vergaderingen te annuleren als je niet denkt dat ze het beste gebruik van tijd zijn.
• Stuur follow-up e-mails die samenvatten wat er tijdens vergaderingen is besproken en herinner mensen aan de volgende stappen die ze moeten nemen.

Wil je dieper ingaan op sommige van deze concepten? Bekijk onze kaart met onze beste praktijken om vergaderingen te verminderen.

Verhoog productiviteit, verlaag vergaderingen

We zijn lang niet het enige bedrijf dat geen vergaderdagen implementeert, en we zullen niet de laatste zijn. Naarmate meer bedrijven overgaan op hybride schema's en werkplekken meer verspreid raken, zijn productiviteit en flexibiliteit belangrijker dan ooit. Je zou verrast zijn hoeveel mensen meer gedaan kunnen krijgen op het werk wanneer ze de tijd krijgen om zich op hun werk te concentreren.

Naarmate meer kantoren de overstap maken naar hybride modellen, is het belangrijk om open te staan voor nieuwe dingen om de werkervaring te verbeteren. Vandaag is de grootste trend geen vergaderdagen, en morgen kan het iets heel anders zijn. Een open geest kan helpen om je werkplek te laten evolueren en competitief te blijven in een steeds veranderend landschap.

Vergaderingen zullen altijd een plek hebben op het werk, we willen gewoon dat de plek die ze hebben voor iedereen logisch is. Doe mee met de beweging om de werkdag terug te krijgen en een beetje meer tijd voor jezelf te nemen om je te concentreren op wat echt van belang is. We zouden het zelf tegen je baas zeggen, maar het blijkt dat ze momenteel in een vergadering van 2 uur zijn waarin mensen al de eerste 45 minuten hebben besteed aan het afvragen wat de uitkomst van de vergadering zou moeten zijn.