Stel je voor dat je werkt bij een startup waar je de afgelopen drie jaar verantwoordelijk bent geweest voor kennisbeheer en interne communicatie. In het eerste jaar heb je processen gecreëerd die alles soepel lieten verlopen. In het tweede jaar implementeerde je een nieuw kennisbanktool.

Maar dit afgelopen jaar is anders geweest en je kunt niet precies achterhalen waarom. Je hebt het afgeschoven op ‘groeipijnen’ omdat je bedrijf een aanwervingsronde heeft doorgemaakt, maar je hebt moeite om het werkelijke probleem te pinpointen. Alles lijkt gewoon verkeerd. Mensen lijken het KB-tool of de kennis die je erin hebt gestopt niet te vertrouwen. Iedereen lijkt bij elkaar geëmotioneerd te zijn. Je doet je werk, maar je besteedt ook meer tijd dan je zou moeten aan het bekijken van andere arbeidsmogelijkheden.

Geef het toe: Je rouwt.

Oké, het verhaal was niet precies Hamlet, maar het is nog steeds tragisch. Onze held ervaart rouw, wat vreemd aanvoelt om te zeggen over een werkplek situatie. We associëren rouw vaak met het verlies van een geliefde of het beëindigen van een relatie, maar rouw kan ook optreden wanneer je hard werkt aan iets en het niet lukt.

We zijn daar geweest

Psycholoog Elisabeth Kübler-Ross beschreef beroemd rouw in vijf fasen: Ontkenning, Woede, Onderhandeling, Depressie en Acceptatie. Dit blogbericht zal je helpen bepalen waar je je in dat rouwproces bevindt en je tips geven om het genezingsproces gaande te houden. Aan het einde zal ik ook ingaan op een nieuwer zesde fase van het rouwproces en hoe dit hierop van toepassing is.

Neem een diepe adem, zet je Slack-meldingen uit, en bereid je voor om een beetje zelfreflectie te doen.

Fase 1: Ontkenning

Een deel van je weet dat je team een kennisprobleem heeft, maar je negeert dat deel van jezelf. In feite negeer je de kennisbasis helemaal. Je doet alsof het geen probleem is dat opgelost moet worden, en bekijkt de tijd die je besteedt aan het zoeken naar kennis als een ‘tijdverspilling’.

Kennis, in jouw ogen, moet in het hoofd van de mensen zijn, en als ze moeten terugvallen op de Kafkaeske doolhof die jouw kennisbasis is, hebben ze verloren. De verschrikkelijke ervaring om het beetje kennis dat je nodig hebt te vinden, zal je zeker leren dit te onthouden zodat je dat de volgende keer niet meer hoeft door te maken.

Hoe te genezen

Dit vereist een verandering van denkwijze. Hoewel je team misschien bestaat uit individuen met unieke persoonlijkheden en hersenen, heb je een echte kans om een registratie te creëren van de collectieve kennis van je team (niet helemaal een “bijengemeenschap”, maar dicht bij de buurt), en misschien is dat een goede zaak! Misschien moet de kennisbasis niet de laatste plek zijn waar je team naar kijkt, maar juist de eerste, zodat ze altijd de meest nauwkeurige, actuele kennis hebben.

Probeer niet de woede van Dennis-niveaus te bereiken

Fase 2: Woede

Tijdens een vergadering met het hele bedrijf kondigt een ander team de voortgang aan die ze hebben geboekt in een project waar ze aan werken. Het enige probleem is dat dit project rechtstreeks in conflict is met een project dat jouw team net is begonnen. Je bent woedend! Hoe kon dit gebeuren?

Hoe te genezen

In sommige gevallen kan de woede die voortkomt uit een niet zo geweldige kennisbasis worden verholpen met een goede strategie voor interne communicatie. Als je een team hebt dat door jouw Minotaurus-doolhof van een kennisbasis graaft, en de belangrijkste kennis naar diegenen duwt die het nodig hebben, kun je doorgaan met het laten groeien van de dumpsterbrand. Dat is, totdat je bereikt...

Fase 3: Onderhandeling

Je zoekt naar alles wat dit kennisprobleem minder pijnlijk kan maken, dus je zoekt naar ruil in elk scenario. Vaak kom je in hypothetische situaties terecht: Als mijn manager me maar meer tijd zou geven, zou ik de documenten bijwerken. Als het productteam me maar op de hoogte zou stellen van hun updates, kan ik de rest van het team op de hoogte houden. Helaas ontdek je vaak dat deze ruilen niet mogelijk zijn.

Hoe te genezen

Focus minder op wat anderen voor jou moeten doen, en denk meer na over welke waarde je voor anderen kunt bieden. Stop met het vertellen van jezelf dat je geen tijd hebt om het probleem op te lossen. Je hebt de tijd; je moet het alleen prioriteren.

...We zijn ook daar geweest

Fase 4: Depressie

Dit verwijst niet naar de medische aandoening, maar eerder naar een gevoel van berusting en terugtrekking. Je hebt het gevoel dat al het werk dat je tot nu toe hebt gedaan voor niets is geweest. Zal al het werk dat je doet om verbeteringen aan te brengen de moeite waard zijn?

Hoe te genezen

Dit is de moeilijkste om van te genezen. Je moet hier even bij stil staan en het verwerken. Alleen dat zal je naar de volgende (en laatste) fase leiden).

Fase 5: Acceptatie

Je komt erachter dat je kennisbasis niet te redden is zoals het nu is, en dat is oké. Het is tijd om dat te accepteren en opnieuw te beginnen. Dus je haalt Guru. Of, als je al Guru hebt, vernietig en verbrand de kaarten die je geen goed doen. Misschien overweeg je om een nieuw kennisprogramma te starten naast je nieuwe kennisbasis, zoals KCS.

We zien je daar rustig de realiteit accepteren, en we applaudisseren je

Bonusfase: Betekenis vinden

Deze fase is toegevoegd aan latere versies van Kübler-Ross’s werk, dus het is misschien niet zo bekend voor veel mensen, maar het is hier zeer waardevol! Voordat je gaat en je kennisbasis verbrandt om de weg vrij te maken voor een nieuwe, neem even de tijd om de lessen op te schrijven die je hebt geleerd van hoe je dit voorheen deed.

Als er hier niet eens een goede les te leren is, overweeg dan tenminste hoe je bij de treinwrak bent uitgekomen waar je uit probeert te komen, zodat je die stappen de volgende keer kunt proberen te vermijden. Hoe dan ook, je zult iets positiefs uit een pijnlijke ervaring halen.