Zbierajcie się i posłuchajcie historii o tym, jak wynaleziono automatyczne odpowiedzi na nieobecność. Zasadniczo, niektórzy ludzie w Microsoft odkryli, że nie mogą przestać odpowiadać na e-maile, gdy są na wakacjach, i tak narodziło się OOO. Ale brudna prawda jest taka, że niektórzy z nas (OK, wielu z nas) nie tylko odpowiada na e-maile podczas wakacji, ale także aktywnie przegląda Slacka i inne kanały komunikacyjne.

Częściowo wynika to z góry (prawdziwa historia: kiedyś pracowałem w firmie, która wymagała od nas ustawienia OOO, gdy wylogowywaliśmy się na koniec dnia), ale wiele z tej presji jest samodzielnie nakładanej. Nie chcemy być na bieżąco, a po prostu nie ufamy, że rzeczy będą zrobione — lub zrobione dobrze — gdy nas nie ma, więc tworzymy plany awaryjne, które uniemożliwiają nam odłączenie się. A kiedy jesteśmy nagradzani za to zachowanie („Dziękuję za pracę nad tym kluczowym problemem. Wiem, że musiałeś poświęcić swój czas wolny, aby to zrobić” lub “Wróciłeś z wakacji i od razu wskoczyłeś! Cudownie!”) w wewnętrznych kręgach przyjmujemy, że nigdy nie przestawaj przestawać jest czymś dobrym.

Wszyscy przygotowujemy się na to, co mamy nadzieję będzie dość epickim latem, i myślimy, że to czas, aby ludzie zmienili swoje podejście do czasu wolnego. Czas wakacji ma często jedne z najściślejszych zasad, i wiemy, że zmiana myślenia ludzi może być wyzwaniem. Dlatego zamierzamy pomóc ci w nowym spojrzeniu na to, jak radzisz sobie ze swoim czasem nieobecności, oferując kilka sposobów na zachęcenie do odłączenia się.

Ustal oczekiwania dotyczące tego, co oznacza czas wolny

Po pierwsze, kultura odłączenia podczas wakacji wymaga przynajmniej wyraźnej zgody między firmą a jej pracownikami na brak oczekiwań związanych z check-inem lub komunikacją. Powiadomienie, które wykracza poza „nie oczekuje się pracy”. Wyjaśnij, że nikt nie ma prawa bez opóźnienia rzucać się w wir pracy po 10 minutach od zalogowania się po wielodniowych wakacjach (lub nawet wielogodzinnych). Wyjaśnij, że czas wolny to czas całkowicie z dala od pracy. Chociaż to oczekiwanie musi pochodzić z kierownictwa, można je wzmocnić na poziomie zespołu. Jeśli ktoś na wakacjach zacznie odpowiadać na e-maile lub Slacki, delikatnie przypomnij mu, że jest na wakacjach, że nie powinien się martwić, że masz to pod kontrolą i że powinien się wylogować.

Pro tip: Jeśli jesteś podobny do mnie, po prostu będziesz udawać, że jesteś offline, kiedy tak naprawdę nie jesteś. Kiedy jestem na wakacjach, rzeczywiście usuwam Slacka, e-maila i inne z mojego telefonu. Moje ręce z pewnością stają się niespokojne, gdy te kanały nie są dla mnie dostępne, ale to pomocne przypomnienie o osobistych nawykach, że hej, powinienem wspinać się po tym klifie w Zionie, a nie sprawdzać dyskusji o naszych wynikach wyszukiwania.

Zaktualizuj sposób, w jaki używasz automatycznych odpowiedzi

Problem z większością automatycznych odpowiedzi na nieobecność polega na tym, że są one używane do podkreślenia naszych zobowiązań wobec tych, którzy się z nami kontaktują.

„Wyjeżdżam z biura z ograniczonym dostępem do internetu, więc moje odpowiedzi mogą być opóźnione. Jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, skontaktuj się z moim kolegą Cool Kid pod adresem coolkid@coolcompanydotcom. W przeciwnym razie oczekuj odpowiedzi, jak tylko wrócę.”

— Wersja OOO, którą używałem przez lata

Święta SLA, Batman! Nic dziwnego, że odłączenie się podczas wakacji wydawało się ciężarem. Odpowiedzi OOO, które wyglądają w ten sposób, stawiają niemal niemożliwe oczekiwania. Pod względem wewnętrznym wszyscy, którzy powinni wiedzieć, że jesteś na wakacjach, prawdopodobnie już to wiedzą, a zewnętrznie, większość e-maili, które otrzymujesz, nie wymaga odpowiedzi, na czas czy później. (Wyjątek: jeśli masz klientów zewnętrznych, wyślij im krótką aktualizację, że będziesz nieobecny oraz plan awaryjny — i nie powinien on włączać ciebie w check-in.)

Zamiast tego, sformatuj wiadomość o nieobecności, która wygląda nieco rozsądniej i zmniejsza twoje obciążenie:

„Jestem na wakacjach i zacznę odpowiadać na wszystkie zaległości po moim powrocie.”

Nie tylko podkreśla, że teraz nie odpowiadasz, ale także nie zmusza cię do natychmiastowego przeskakiwania w odpowiedzi, gdy wrócisz. Nie ma zbędnych informacji i nie naraża twoich współpracowników na niechciane poszukiwania.

Pro tip: użyj swojego miejsca OOO, aby pokazać swoją pracę, z której naprawdę jesteś dumny („Podczas oczekiwania, dlaczego nie sprawdzić naszego najnowszego wydania produktu?”), lub pokaż trochę osobowości („Właśnie teraz podróżuję po historycznej Route 66. Dowiedz się więcej o tym tutaj.”)

Ułatw wszystkim zobaczenie, co musi się wydarzyć w twojej nieobecności

Podczas mojego niedawnego i bardzo spóźnionego tygodniowego urlopu stworzyłem Kartę Guru (na podstawie tego szablonu), która nie tylko jasno przedstawiła, na kiedy jestem nieobecny i jaki był plan mojej nieobecności, ale także w jakich okolicznościach było w porządku się ze mną kontaktować. Zobaczmy to:

Tytuł sprawia, że jest łatwy do wyszukiwania dla każdego w firmie, kto może się zastanawiać, co się dzieje, a te informacje są powtórzone na górze samej Karty, aby podkreślić, kiedy będę w kontakcie.

Tutaj wyjaśniam, że a) nie spodziewam się pracy, ponieważ nie zabieram ze sobą komputera i b) w jakich ograniczonych (i szczerze mówiąc, fantastycznych) sytuacjach można się ze mną kontaktować. Również kieruję ludzi do tych, którzy mogą im dać odpowiedzi. Wszystko inne będzie musiało poczekać.

To tutaj wychodzi mój wewnętrzny kontroler — i tak, czuję się z tym odrobinę zawstydzony (wszyscy ci ludzie już wiedzieli, co mają zrobić), ale daje mi to spokój umysłu, że to jest udokumentowane, co oznacza, że nie muszę się tym martwić, gdy bawię się (czytaj: przegrywam w) blackjacka.

Moim celem było wyodrębnić najważniejsze priorytety dla mojego zespołu oprócz naszych codziennych spraw. To jest w zasadzie to, co dałem zielone światło do działania bez konsultacji ze mną.

Na koniec powtarzam, co uważam za moje zobowiązania, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą naprawdę, naprawdę, na pewno nie zamierzam pracować. Nie było sposobu, aby nawet pracownik Guru, który myślał o kontakcie ze mną, nie zauważył, że jestem nieobecny.

Aby to w pełni, naprawdę wyjaśnić, stworzyłem link Bitly do tej Karty i ustawiłem go jako mój status na Slacku, jak wskazano powyżej. Ale poszedłem krok dalej! Zmieniłem swoje imię wyświetlane na „Leah jest OOO 4/26-4/30” i ustawiłem mój status na tę wiadomość:

Teraz zadajesz sobie pytanie... czy to zadziałało? Czy całkowicie się odłączyłem?

Prawie. Kiedy zorientowałem się, że zapomniałem usunąć Slacka z mojego iPada, sprawdziłem go raz w tygodniu. Okazało się, że wszystko było w porządku i nikt mnie nie potrzebował (szok!), więc zamknąłem mojego iPada i skupiłem się na odkrywaniu, dlaczego wszyscy wydają się tak lubić wspinaczkę.

Zmiana sposobu myślenia o czasie wolnym

Jako społeczeństwo musimy ponownie ocenić naszą relację z pracą, ale w międzyczasie możemy zacząć od wprowadzenia zmian w naszych firmach i w sobie. To jest konkretne ćwiczenie zarządzania zmianą, które możesz rozpocząć w swojej firmie, aby uzyskać bazowe poczucie, jak dobrze wszyscy potrafią odłączyć się od pracy i przepracować powyższe kroki, aby upewnić się, że odłączanie się i ładowanie to norma, a nie wyjątek.