Nigdy nie chciałem być organizatorem wydarzeń, a jednak w jakiś sposób planowałem wydarzenia firmowe od czasu, gdy startup zajmujący się marketingiem cyfrowym, w którym pracowałem, nawiązał współpracę z Facebookiem w wtedy modnym Ace Hotel (Facebook właśnie otworzył swoje API reklamowe i internet oraz nasze zdolności koncentracji nigdy nie były już takie same). Zawsze myślałem o wydarzeniach jako o pracy taktycznej zamiast strategicznej, podchodząc do nich jak do czegoś bliższego przygotowaniu kolacji na Święto Dziękczynienia, gorącej, z uwzględnieniem wszystkich ograniczeń dietetycznych.

Praca zdalna w 2021 roku zmieniła moją narrację (jedyną rzecz, którą mogę kontrolować) dotyczącą planowania wydarzeń firmowych. Wydarzenia wewnętrzne powinny być strategicznym priorytetem firmy i powinny być tak postrzegane z definicji. Te wydarzenia nie oferują znaczących możliwości na późno nocne towarzystwo, ale monopolizują drogie i odliczone zasoby naszego czasu i uwagi. Bez intencji, jak cenny czas spędzany na ekranie, wydarzenia wirtualne mogą być męczące i zniechęcające.

W Guru staram się pomóc naszemu zespołowi lepiej wykonywać swoje obowiązki, opracowując i testując procesy dotyczące dobrostanu cyfrowego oraz poprawiając komunikację wewnętrzną. Według śląskich funduszy przyszłości pracy, "83% [założycieli] uważa, że ich największym wyzwaniem podczas przechodzenia na pracę zdalną było zapewnienie, że ich pracownicy czuli się zaangażowani i związani ze swoją pracą."

Wszystko to jest komunikacją wewnętrzną.

Jeśli największym wyzwaniem jest wspieranie zaangażowania i łączenia, to rozwiązanie leży w podejściu i procesie dotyczącym komunikacji, a nie w konkretnym oprogramowaniu/narzedziu. Od wnętrza zaproszeń kalendarzowych, do pustego już podziemnego pojemnika na popcorn o pojemności 2 galonów, to jak do siebie docieramy i nawiązujemy połączenie ma znaczenie. Publiczne uznanie i ton mogą sprawić, że czyjś dzień będzie lepszy. Niejasne oczekiwania co do tego, dlaczego jesteś na spotkaniu i jak możesz wnosić wartość do dyskusji mogą je zrujnować.

Jak może rozpoczęcie firmy (CKO) pozytywnie wpłynąć na przychody i morale (ciesząc pracowników), gdy są wyczerpani i prawdopodobnie mają niedobory witaminy D? Jak możemy zmotywować zespół, którego uwaga jest podzielona?

Jak zaplanowaliśmy nasze wirtualne wydarzenie?

Po roku spotkań wideo oraz wszystkich wyzwań z nimi związanych, jak przygotowaliśmy to wydarzenie o dużej skali do odniesienia sukcesu?

1. Zapewniamy widoczność i odpowiedzialność w związku z naszym planem firmowym na rok finansowy 22.

Kilka dni przed rozpoczęciem wirtualnego spotkania, nasz dyrektor generalny wysłał ogłoszenie do wszystkich pracowników. Oprócz niezbędnych detalów wydarzenia i oczekiwań, ta skonsolidowana komunikacja zawierała plan firmy Guru oraz nasze cele i kluczowe wyniki (OKR) na kwartał.

Szablon: Twoje rozpoczęcie działalności - wiedz, zanim pójdziesz

W Guru wysyłamy ogłoszenia do pracowników, gdy wymagane są od nich działania. W tym przypadku chcieliśmy, aby pracownicy przyszli na nasze spotkanie towarzyskie (inauguracyjne wydarzenie) już po przeczytaniu i strawieniu naszych celów i kierunku firmy. To wszystko jest w porządku, ale jak zapewniliśmy, że pracownicy nie zignorują tego istotnego kontekstu z powodu rozproszenia?

2. Zablokowaliśmy czas na utrzymane ciche czytanie (lub SSR dla tych, którzy czytali Ramona Quimby w latach 90-tych)

Ustaliliśmy szczególne bloki kalendarza dla całej firmy z dokładnymi instrukcjami, jak pracownicy mogą wykorzystać ten czas dla siebie, w tym na nadrobienie zaległych sesji nagranych wcześniej, lub wykonanie konkretnych wstępnych prac związanych z inwestycjami firmy.

"Czytanie wstępne było pomocne, podobnie jak anulowanie spotkań na czas koncentracji" — Opinie pracowników

Na przykład, mamy szkolenie dotyczące nieświadomych uprzedzeń w całej firmie w marcu, które wymaga obszernej pracy wstępnej. Dodając zablokowany czas do kalendarzy teraz oraz dając naszym pracownikom czas na wykonanie tej pracy wstępnej teraz (w porównaniu do robienia tego na ostatnią chwilę lub wcale), daliśmy wszystkim narzędzia, których potrzebują, aby w pełni skorzystać z przyszłego wydarzenia.

3. Sugerowaliśmy, że asynchroniczna wymiana wiedzy powinna być domyślną metodologią komunikacji.

Używając mieszanki Guru i Loom (nagrania wideo dostarczające kontekst dla udokumentowanego materiału), zredukowaliśmy potrzebę czytania materiałów na sesjach na żywo, co uczyniło sesje same w sobie bardziej efektywnymi. Używanie Guru do dokumentowania informacji w skali całej firmy (jak nasze osiągnięcia i trendy przychodów w IV kwartale) daje pracownikom autonomię i władzę do przyswajania informacji w czasie i przestrzeni, które im odpowiada.

"Bardzo cieszyłem się, że mogłem zobaczyć ogólne cele i zgodzić się na to, co firma robi i dokąd zmierza. Podobały mi się serie kart, w których Rick określił te rzeczy, asynchroniczna natura tej pracy, a potem spotkanie, które pozwoliło nam zgodzić się co do inicjatyw i zastosować je interpersonalnie." — Opinie pracowników

4. Rozciągnęliśmy nasze typowe 3-dniowe wydarzenie stacjonarne przez 10-dniowy zdalny okres

Zwykle nasze rozpoczęcia firmy trwają 3 dni w wyjątkowych lokalizacjach, które obejmują całodzienne sesje (i pełne noce koncertów, kolacji, quizów i imprez). Ponieważ to już nie jest opcja, świadomie rozplanowaliśmy wydarzenia w całej firmie na 2 tygodnie. Bez hoteli do budżetowania lub kręgli do planowania, zamiast zmuszać ludzi do spędzenia 8 godzin bez przerwy na Zoomie, postanowiliśmy zintegrować większe wydarzenie w bardziej normalny typ tygodnia roboczego.

Ta regulacja miała także korzyść w postaci ustawienia oczekiwań na temat tego, kiedy można się włączyć, gotowym do zaangażowania się, bez wyczerpywania ludzi. Z pewnością jednym z obaw jest to, że rozprzestrzenianie treści i przesłania przez 2 tygodnie zmniejszy jego moc i pilność (w końcu, może to tylko normalny tydzień pracy). Jednakże, chociaż to możliwe, jestem zwolennikiem metody „powolnego palenia” w zarządzaniu strategiczną zmianą.

5. Upewniliśmy się, że dla pracowników są przyjemności i niespodzianki (i wspieraliśmy w tym procesie USPS)

Aby uczynić tę fajną wirtualną inaugurację, a nie zwykłą wirtualną inaugurację, nawiązaliśmy współpracę z naszym niesamowitym zespołem markowym, aby posypać niespodzianki i kęsy wiedzy przez całe wydarzenie. Wpleciono jedzenie, nagrody, konkurencje i zaangażowanie treści w każdy dzień inauguracji przez Slack i Guru.

Najważniejszą i najfajniejszą częścią tej inauguracji dla całej firmy był ogólnofirmowy puzzlowy projekt prowadzony przez tajemniczą postać (z pełnym profilem Slack i kartą historii życia Guru) o imieniu Mistrz Wiedzy, który pomógł nam współpracować w celu odnalezienia ostatecznej nagrody dla całej firmy za ukończenie wydarzenia: oprócz pakietu upominkowego (frisbee, czapka beanie, twoja regularna stylowa odzież outdoorowa) daliśmy naszemu zespołowi 4-dniowy weekend.

Czego dowiedzieliśmy się o organizowaniu wirtualnych wydarzeń

"Mimo, że nie byliśmy w osobie, wszystko to wydawało się naprawdę specjalne i czułem więź z misją i zespołem Guru." — Opinie pracowników

Po zakończeniu naszego 10-dniowego rozpoczęcia, oto co odkryliśmy: ustalanie oczekiwań - a następnie ich przewyższanie - jest kluczem do udanego w pełni zdalnego wydarzenia. W zdalnym środowisku rozproszenia są oczywiste. Aby przerwać ten stan rzeczy, wiedząc, jak jesteś oczekiwany spędzać czas, pomaga nam pozostać skupionym - ale zaskoczenie w punktach, gdzie uwaga może zacząć słabnąć, pomaga nam zresetować się i ponownie zaangażować.