Tworzenie bazy wiedzy wymaga czasu. Musisz udokumentować wszystkie informacje, których potrzebuje twój zespół, usystematyzować dokumenty oraz konwencje nazewnictwa i dbać o to, aby treść była użyteczna (i skalowalna). Gdy zostanie stworzona, musisz poświęcić czas na jej ciągłe aktualizowanie. Co najważniejsze, musisz stworzyć coś, co twój zespół rzeczywiście wykorzystuje. To musi być bardzo łatwe do znalezienia informacji, a oni powinni móc jasno stwierdzić, czy to, co czytają, jest dokładne, czy przestarzałe. Repozytoria wiedzy są notorycznie nieskuteczne, ponieważ czas potrzebny na ich tworzenie i aktualizacje, w połączeniu z niepewnością, że są w ogóle używane przez zespół. Nikt nie chce spędzać czasu na czymś, co nigdy nie jest używane, więc repozytorium staje się nieaktualne z czasem i w końcu przestaje być wykorzystywane całkowicie.

Jest dobra wiadomość: twój zespół już pracuje nad bazą wiedzy! Poprzez pytania, które zadają i informacje, których szukają, wskazują, jaka treść powinna być dodana do twojego systemu zarządzania wiedzą. Jest też zła wiadomość: zamiast stać się zasobem, który przynosi korzyści całemu zespołowi, ta bogata wiedza jest uwięziona w jednorazowych e-mailach i rozmowach na czacie, co utrudnia jej znalezienie lub stwierdzenie, czy jest nadal dokładna. Z tego powodu twoi pracownicy codziennie przerywają swoją pracę, wykonując niekończące się poszukiwania i zadając ekspertom te same pytania w kółko. Im więcej rośnie twój zespół, tym bardziej to wpływa na twój zespół.

Chcemy, aby zarządzanie i dzielenie się wiedzą było łatwe, dlatego rozpoczęliśmy Guru. Dziś cieszymy się, mogąc ogłosić naszą nową funkcję Q&A, która przekłada typowy proces zadawania pytań na workflow, który pozwala na automatyczne przechowywanie i aktualizowanie odpowiedzi. Tak jak w czacie i e-mailu, wystarczy zapytać o pytanie i wybrać osobę lub grupę, którą chciałbyś, aby na nie odpowiedziała. W przeciwieństwie do czatu i e-mailu, Guru przechowuje to pytanie, dzięki czemu cały twój zespół może łatwo znaleźć odpowiedź, a nasz workflow weryfikacji przypomina ekspertowi o aktualizacji ich odpowiedzi (co zajmuje około dwóch minut). Twoja treść pozostaje aktualna, bez potrzeby przypominania ktokolwiek, aby znaleźć i zaktualizować ich treść.

Wystarczy poprosić swoich współpracowników, aby zadali swoje pytania w Guru, aby rozpocząć ten proces. Następnie, gdy pytania osiągną krytyczną masę, możesz użyć Menedżera Kart, aby zorganizować informacje w Kolekcje i zapewnić wyjątkowe doświadczenie dla swoich pracowników przy użyciu tylko kilku kliknięć. Robiąc dokładnie to, co robiłeś wcześniej, odpowiadając na pytania swojego zespołu, zbudowałeś bazę wiedzy, którą twoi pracownicy mogą wykorzystać jako zasób odpowiedzi i informacji, nie opuszczając swojego workflow ani nie przerywając pracy współpracowników. Teraz możesz przestać martwić się o strukturę swojej wiki, wrócić do swojej pracy i obserwować, jak przed twoimi oczami pojawia się znacząca baza wiedzy.