How to Choose the Right HR Software [Buyer's Guide 2024]
Kompletny przewodnik zakupowy dotyczący wyboru najlepszego oprogramowania HR. Odkryj, jakie kluczowe funkcje powinieneś wziąć pod uwagę, jakie kroki podjąć i wiele więcej.
Dowiedz się, jak wybrać oprogramowanie HR swoich marzeń, aby zwiększyć swoje możliwości rekrutacji i zatrzymywania najlepszych talentów.
Oprogramowanie HR to powszechnie używane narzędzie, które pomaga firmom zmniejszyć ręczne zadania i koszty. Ale także usprawnia sposób, w jaki działa twój dział HR, prowadząc do lepszej wydajności i efektywności.
Nie ma w tym nic dziwnego, proces selekcji jest trudny, szczególnie jeśli nie wiesz, na co zwracać uwagę. Poza tym, jak można wybrać jedną z tylu opcji, gdy wszystkie obiecują świetne rzeczy?
Stworzyliśmy ten przewodnik dla kupujących właśnie z tego powodu. Dowiedz się, jak ustawić swoje kryteria wyboru, aby znaleźć idealne narzędzie dla Twojego zespołu HR.
Czym jest oprogramowanie HR?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HR) to oparty na subskrypcji lub chmurze system, z którego wiele firm korzysta do zarządzania, optymalizacji i automatyzacji zadań związanych z HR, takich jak zarządzanie informacjami o pracownikach.
Te cyfrowe rozwiązania ciężko pracują, aby usprawnić codzienne procesy HR i zwiększyć efektywność oraz produktywność działów HR. Zamiast trwonić czas na te same powtarzalne administracyjne zadania, profesjonaliści HR skupiają się na bardziej produktywnych działaniach.
Co więcej, ponieważ narzędzia są wysoko konfigurowalne, mogą spełnić unikalne wymagania każdej firmy, portfel i cele biznesowe.
Ale jak dokładnie działają?
Jak używa się oprogramowania HR?
Głównym celem oprogramowania HR jest zastąpienie dokumentów papierowych i pomoc w:
Utrzymywanie danych pracowników w aktualności i uporządkowaniu
Śledzenie czasu i mierzenie zadowolenia pracowników
Monitorowanie danych i tworzenie niestandardowych raportów
Szybkie udzielanie informacji zwrotnej i śledzenie wydajności pracowników
Usprawnianie pracy administracyjnej i tworzenie nowych procesów roboczych
Zarządzanie świadczeniami, aby poprawić zaangażowanie pracowników
W skrócie, ułatwia życie zarządzania HR poprzez automatyzację. Co więcej, utrzymuje dane twoich ludzi świeże i aktualne, co umożliwia lepszą współpracę.
W efekcie dział HR może skupić się na bardziej opłacalnych zadaniach HR, nie obciążając się pracochłonnymi procesami. Tak, platforma HR ma wiele korzyści. Zobaczmy je.
Jakie są korzyści z używania oprogramowania HR?
Smutna rzeczywistość jest taka, że co trzeci nowy pracownik opuści pracę w ciągu pierwszych 90 dni, jeśli doświadczenie wdrożenia pracownika jest złe. Jedną z przyczyn może być brak technologii HR, która ułatwiłaby rekrutację nowych pracowników.
Jednak narzędzia HR to coś więcej niż tylko oprogramowanie do rekrutacji. Chociaż firmy mają wiele różnych potrzeb i oczekiwań, wszyscy chcą tych samych korzyści związanych z HR:
Wzrost doświadczenia i morale pracowników: Nowe oprogramowanie HR poprawia komunikację między działami, szczególnie, że jest to aplikacja, w której członkowie zespołu mogą współpracować. W wyniku tego łatwo jest ludziom znaleźć informacje o swoich wynagrodzeniach, urlopach itd.
Wszystkie dane przechowywane w jednym miejscu: Działy HR korzystające z dokumentów papierowych przechowywanych w szafkach biurowych wyrządzają sobie wielką krzywdę. System HR zbiera rozproszone dane w jednym miejscu, aby łatwiej było je przeszukiwać.
Usprawniony proces HR: Dzięki zautomatyzowanym procesom roboczym możesz wykonywać zadania związane z HR bez obaw o zatory. Ponadto możesz śledzić status każdego dokumentu i procesu, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco.
Ulepszona podejmowanie decyzji: Oprócz oszczędności kosztów, narzędzia HR również skuteczniej alokują zasoby. Oszczędza czas, a twój dział HR może podejmować dokładne i terminowe decyzje biznesowe.
Zabezpieczone dane pracowników: Działy HR zajmują się danymi osobowymi, dlatego ważne jest, aby mieć wprowadzone środki bezpieczeństwa, które zapobiegają ryzyku cyberataków.
Wnioski? Używanie oprogramowania HR znacznie poprawia sposób, w jaki zarządzasz danymi swoich pracowników i sprawia, że ich doświadczenie jest lepsze. W efekcie będziesz mieć bardziej wydajny dział, który może skupić się na tym, co rzeczywiście ma znaczenie: na ludziach.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie HR
Jest mnóstwo dostawców oprogramowania, którzy będą próbować oczarować cię doskonałą administracją świadczeń lub bezproblemowym przetwarzaniem płac. Ale co, jeśli to nie jest to, czego potrzebujesz?
Choć kuszące jest wybranie pierwszego programu, który obiecuje ci księżyc, powinieneś poświęcić czas na przejście przez następujące kroki.
Krok #1: Oceń swoje potrzeby
Jakikolwiek proces wyboru oprogramowania zaczyna się od oceny potrzeb twojej organizacji. Pomyśl, co próbujesz rozwiązać, wdrażając takie rozwiązanie. Czy chcesz uprościć proces wdrożenia nowego pracownika? Czy poprawić swoje procedury oceny talentów?
Skrupulatne ocenianie swoich procesów roboczych pozwoli ci zobaczyć, gdzie twoi pracownicy napotykają zatory i co możesz zrobić lepiej.
Aby uzyskać jasny obraz, oto kilka pytań, które możesz zadać sobie:
Czy obecnie korzystasz z innego systemu HR, który nie spełnia oczekiwań?
Jakie są najczęstsze wyzwania twojego działu HR?
Czy są jakieś żmudne procesy HR?
Czy twoi pracownicy są zadowoleni z aktualnego rozwiązania?
Jaki jest twój budżet i jaki jest zwrot z inwestycji (ROI), który oczekujesz?
Czy twój zespół zna się na technologii, czy będą mieli problem z wdrożeniem?
Jakie są polityki twojej organizacji dotyczące bezpieczeństwa danych?
Krok #2: Zidentyfikuj niezbędne funkcje
Wszyscy mamy listę życzeń, co chcemy najbardziej. Może to nowy produkt Apple lub elegancka koszula — świat jest nasz.
Kiedy chodzi o wybór twojego rozwiązania HR, sytuacja nie jest inna. Po zidentyfikowaniu swoich wymagań, nadszedł czas na rozpoczęcie poszukiwań potrzebnych funkcjonalności.
Więc ten kluczowy krok polega na stworzeniu listy funkcji, które musisz mieć i priorytetowym traktowaniem ich podczas oceny rozwiązań HR. Oto mała lista funkcji, które zdecydowanie musisz mieć (o których porozmawiamy więcej później):
Portal samoobsługi pracowników: Stworzony by poprawić wydajność pracowników.
Analiza i raportowanie: Aby zyskać wgląd w rotację pracowników, nieobecności itd.
Zarządzanie rekrutacją i wdrożeniem: Pomaga zredukować stres związany z zatrudnianiem.
Jedną z najważniejszych cech, której nie można negocjować, jest integracja. Dzięki tej przydatnej funkcji możesz uzyskać bezpośredni dostęp do swoich danych w narzędziu, z którego korzystasz.
Na przykład synchronizacja HRIS Guru automatycznie łączy dane pracowników z twojego oprogramowania HR, dzięki czemu są one dostępne z każdej innej aplikacji, w której pracujesz — bez konieczności zmiany kontekstu. Dzięki wyszukiwarce AI w przedsiębiorstwie, Guru zapewnia natychmiastowe odpowiedzi na twoje zapytania HR bezpośrednio w twoim przepływie pracy.
Po sporządzeniu tej listy, zawężaj dostępne opcje, aż znajdziesz narzędzie, które spełnia twoje wymagania. Bądź jednak ostrożny. Oprogramowanie HR wciąż się rozwija; ponadto wiele rozwiązań prawdopodobnie oferuje każdą funkcję na twojej liście, co oznacza wyższe koszty.
Spróbuj znaleźć narzędzie, które rozwiązuje twoje obecne niedociągnięcia — a później sprawdź, czy musisz poszerzać zakres.
Krok #3: Oceń swój budżet
Po długiej ocenie, wreszcie znalazłeś narzędzie, które wydaje się idealne. Jednak gdy patrzysz na jego cenę, masz ochotę jęknąć. Jest znacznie droższe, niż się spodziewałeś, i zdajesz sobie sprawę, że nie masz na nie pieniędzy.
Dlatego ten krok jest tak ważny. Musisz ustalić budżet na nowe oprogramowanie, zanim popełnisz kosztowny błąd.
Przeprowadź rozmowy z kluczowymi decydentami, takimi jak dział finansów, zarządzania i HR. Razem możecie stworzyć budżet, który spełni twoje oczekiwania.
Pamiętaj, że cena oprogramowania HR zależy od takich czynników jak wielkość firmy, funkcje i model cenowy. Przemyśl dokładnie, ile chcesz przeznaczyć na nową zabawkę, ale nie zapomnij o dodatkowych kosztach.
Na przykład, niektóre narzędzia mają opłaty za migrację i wdrożenie, które mogą zwiększyć wstępne koszty oprogramowania.
Jedynym minusem jest to, że jest zbyt wiele rozwiązań dostępnych, przez co trudniej jest wybrać odpowiednie. Ale to właśnie dlatego tu jesteśmy, aby powiedzieć ci, co możesz zrobić, aby uprościć proces wyboru.
Ocena dostawców oprogramowania może rozpocząć się od zapoznania się z przewodnikami dla kupujących (jak ten). Te informacyjne artykuły porównują najlepsze narzędzia HR, abyś mógł wyraźnie zobaczyć, które jest najlepsze dla twojego przypadku użycia.
Aby ci pomóc, oto kilka pytań, które możesz zadać sobie:
Czy stać cię na to?
Jaką ma najważniejszą cechę?
Jakie są najlepsze opcje dla twojego przypadku użycia?
Czy narzędzie spełnia twoje potrzeby i standardy?
Co o tym mówią klienci?
Które narzędzia mają najwyższe oceny w twojej kategorii?
Czy jest łatwe w użyciu i nawigacji, czy utrudnia korzystanie z doświadczenia użytkownika?
Czy ma bezpłatny okres próbny lub demo?
Czy jest odpowiednie dla małych firm czy dużych przedsiębiorstw?
Odpowiedzi na te pytania pomogą ci skrócić swoją listę, prowadząc nas do następnego kroku.
Krok #5: Stwórz krótką listę
Masz ogromną listę systemów oprogramowania HR, które spełniają twoje potrzeby, mieszczą się w twoim budżecie i mają funkcje, które chcesz. Ale nie zbliżasz się do znalezienia odpowiedzi.
Cóż, to jest miejsce, w którym ten krok staje się przydatny. Teraz, gdy masz wszystkie potrzebne informacje, czas zawęzić opcje, aż zostanie ci tylko kilka (trzy do pięciu).
Podczas badania prawdopodobnie masz już na uwadze kilka rozwiązań, które zrobiły dobre wrażenie. Nie jest złym pomysłem, aby ponownie porównać je z twoją listą niezbędnych funkcji i budżetem przed przetestowaniem ich.
Nie wiesz jak to zrobić? Oto kilka wskazówek:
Czytaj recenzje: Wejdź na zaufane strony recenzji, takie jak G2 czy Capterra i sprawdź, co ludzie mają do powiedzenia o narzędziach.
Szukaj studiów przypadków: Większość dostawców oprogramowania HR ma studia przypadków, które pokazują, jak rozwiązali problemy ludzi.
Zapytaj swoich współpracowników: Co twoi koledzy myślą, co najlepiej pasowałoby do twojego biznesu? Wykorzystaj ich opinie, aby ułatwić sobie podejmowanie decyzji.
Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym: Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące narzędzia, nie wahaj się skontaktować z dostawcą bezpośrednio.
Krok #6: Przetestuj wybrane narzędzia
Masz już listę wybranych narzędzi? Świetnie! Czas je przetestować.
Wiele rozwiązań software'owych HR ma demo, darmowe plany lub okresy próbne, które możesz wykorzystać, aby zobaczyć, jak się sprawdzają, zanim podejmiesz decyzję. Mimo że narzędzie może wyglądać dobrze na papierze i w zrzutach ekranu, może nie być tak intuicyjne, jak myślałeś.
Widzisz je w akcji i zdobywasz praktyczne doświadczenie, co pomoże Ci zdecydować, czy warto na to wydać pieniądze. Możesz przetestować to sam lub poprosić dział HR, aby spróbował (lub jedno i drugie).
Opinie pracowników działu HR powinny silnie wpłynąć na twoją ostateczną decyzję.
Krok #7: Wybierz oprogramowanie HR
Nareszcie! Czas na podjęcie decyzji nastał. Mimo że możesz czuć się pewnie w swoim wyborze, czy twój dział HR jest na tej samej fali? Czy oni czują to samo?
Może twój zespół nie jest tak zaawansowany technicznie jak inni i obawia się użycia takiego narzędzia po raz pierwszy. W takim przypadku ważne jest, aby jasno przekazać im, że wdrażasz nowe narzędzie HR i zaprosić ich do rozmowy o swoich obawach z kimś odpowiedzialnym.
Co więcej, niektórzy dostawcy mają zasoby szkoleniowe i onboardingowe, które pozwalają twoim pracownikom zapoznać się z narzędziem. Upewnij się, że się zaznajomią, abyś mógł prawidłowo zintegrować narzędzie z ich operacjami.
Zbyt wiele rozmów o funkcjach, a jeszcze nie zbadaliśmy ich. Poprawmy to.
Jakie funkcje należy zatem uwzględnić w oprogramowaniu HR?
Jakiekolwiek oprogramowanie HR ma wiele świetnych funkcji, takich jak zarządzanie wydajnością, analityka i raportowanie oraz nauka i rozwój. Ale jakie są najważniejsze funkcje, które powinno mieć narzędzie HR? Cóż, zacznij od tych:
Portal self-service pracownika: Czy Twój dział HR często jest bombardowany zbyt dużą liczbą zapytań od pracowników o paski płacowe lub wnioski o urlop? Portal self-service może rozwiązać te problemy i zwiększyć wydajność, pozwalając pracownikom przeglądać PTO lub zameldować się i wymeldować samodzielnie.
Rekrutacja i zarządzanie talentami: Zatrudnianie najlepszych kandydatów jest żmudnym procesem. A potem musisz ciężko walczyć, aby zatrzymać ich w twojej firmie. Dobre narzędzie HRIS upraszcza zatrudnianie i usuwa związany z tym stres.
Systemy płacowe: Łatwo się zgubić w obliczeniach matematycznych lub nawet zapomnieć zapłacić swoim pracownikom na czas. Rozwiązania HR z funkcjonalnością płacową mogą pomóc w obsłudze podatków i pasków płacowych bez zamieszania, znacznie zmniejszając twoje obciążenie robocze.
Integracje: Trochę sprzeczne z intuicją jest ciągłe przełączanie między aplikacjami podczas pracy. Dlatego wybrane przez Ciebie narzędzie HR powinno dobrze współpracować z istniejącymi systemami. Zobaczmy Guru na przykład. Doskonałe łączy się z Twoim HRIS, automatycznie wypełniając pola w profilach pracowników i tworząc jednolite źródło danych o pracownikach.
Zarządzanie świadczeniami: To kolejna kluczowa funkcja systemów HR, ponieważ pozwala dokładnie zarządzać świadczeniami pracowników, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne czy premie za wyniki. Jest kluczowe dla utrzymania dobrego samopoczucia w twojej firmie i zwiększenia wskaźników utrzymania.
Jeszcze jedna rzecz. Wraz z rosnącą popularnością sztucznej inteligencji (AI) więcej systemów HR będzie ją stosować do eliminacji czasochłonnych procesów i powtarzalnych zadań.
Dość już o funkcjach. Zobaczmy najlepsze dostępne obecnie oprogramowanie HR.
5 narzędzi, które warto rozważyć podczas wyboru oprogramowania HR
Wybór odpowiedniego oprogramowania HR wiąże się z dużym planowaniem i badaniami. Wybrane narzędzie powinno spełniać potrzeby twojej firmy i powinno dokładnie integrować się z twoimi workflow.
W przeciwnym razie… 😬
Teraz, gdy wiesz, na jakie funkcje zwrócić uwagę, łatwiej wybrać idealne rozwiązanie HR. Nasze starannie wybrane opcje również pomogą.
1. BambooHR
BambooHR to przyjazna dla użytkownika platforma, która automatyzuje kluczowe zadania HR, takie jak baza danych pracowników, płace i onboarding.
To rozwiązanie pomoże ci szybko znaleźć, zatrudnić i wprowadzić wybitne talenty. Korzystając z solidnego systemu śledzenia aplikacji, możesz stworzyć angażujące doświadczenia dla twoich nowych pracowników od pierwszego dnia.
Co więcej, BambooHR poprawia doświadczenie i wyniki pracowników, tworząc przyjazne środowisko. Narzędzie może mierzyć satysfakcję pracowników i zbierać odpowiednie opinie, aby zapewnić dobre samopoczucie pracowników.
Gusto oferuje rozwiązania online związane z płacami i HR, które pomagają twojemu zespołowi HR w takich zadaniach jak świadczenia, zatrudnianie, zarządzanie zasobami itd.
Jej głównym celem jest uproszczenie płac poprzez automatyczne składanie twoich podatków i identyfikowanie ulg podatkowych, co może zaoszczędzić pieniądze. Co więcej, Gusto synchronizuje godziny, dni wolne i święta twojego zespołu z płacami, więc masz wszystko, co potrzebne, aby zadowolić pracowników.
Narzędzie ma prosty proces onboardingu, co ułatwia jego zrozumienie i używanie.
Możesz dostosować narzędzie w zależności od sposobu, w jaki działasz, czy to na miejscu, zdalnie czy hybrydowo.
Ludzie doceniają „prostotę produktu” oraz możliwością " . L{"u}d to treścił je trudności z danymi. Tak łatwo jest przechowywać dane o pracownikach i dodawać niestandardowe pola do wszelkich dodatkowych informacji, które musisz dodać.”
HiBob pomaga zarządzać podstawowymi procesami HR, pokazując ci krytyczne informacje o pracownikach, takie jak urodziny, kto jest chory, rocznice pracy itp.
A zgadnij co? HiBob integruje się z Guru!
4. Rippling
Rippling zapewnia system zarządzania siłą roboczą dla płac firmy, wydatków, świadczeń i urządzeń.
Rippling jest prosty. „Myślę, że moja babcia mogłaby to wykorzystać, jest tak łatwe.” Użytkownicy mogą szybko znaleźć to, czego szukają, niezależnie od tego, czy chodzi o paski płacowe, czy wnioski o PTO.
Co więcej, to rozwiązanie HR automatyzuje wszystkie twoje operacje i trzyma je w jednym miejscu, od onboardingu do offboardingu.
Ogólnie rzecz biorąc, Rippling robi to, co wszystkie oprogramowanie HR. Pomaga ci w terminowym płaceniu pracowników, zarządzaniu świadczeniami zespołu, obsłudze przeglądów wydajności i śledzeniu czasu oraz frekwencji.
Możesz wykorzystać to razem z Guru, korzystając z obu światów.
5. TriNet
TriNet to platforma HR, płac i outsourcingu odpowiednia dla małych i średnich przedsiębiorstw w każdej branży.
Oferuje wiele funkcji HR, które rozwiązują wiele czasochłonnych zadań, takich jak łagodzenie ryzyka i zgodność, płace i wiedza kapitału ludzkiego.
„Podoba mi się, jak łatwo można skontaktować się z prawdziwą osobą przez ich wsparcie, jeśli wystąpi problem,” mówi jeden z recenzentów. Jednak ludzie również doceniają to narzędzie, które jest łatwe w użyciu i jak zarządza całym cyklem życia pracownika.
Ponadto TriNet pozwala zająć się płacami i świadczeniami pracowników z jednego pulpitu nawigacyjnego. Ponieważ automatycznie synchronizuje dane w całej platformie, prowadzi to do mniejszej liczby błędów i bardziej zoptymalizowanych operacji.
Wypróbuj TriNet i Guru razem już dziś.
Teraz Ty
Jak się czujesz? Jakbyś mógł zająć się wszystkim? 😊 Mamy nadzieję, że tak.
Ten przewodnik z pewnością pomógł ci zrozumieć, jak wybrać oprogramowanie HR, które odpowiada twoim potrzebom biznesowym. Nie bój się więc podążać za tymi krokami i znaleźć odpowiednie rozwiązanie HR dla siebie.
Ale czemu nie zabrać ze sobą Guru?
Guru to narzędzie zasilane AI, wyszukiwarka, intranet i wiki, idealne do zapewnienia zespołom szybkiego dostępu do informacji, których potrzebują każdego dnia. Daje działowi HR jedną, zaufaną platformę do centralizacji polityk, checklist i podręczników, aby mogli pracować mądrze i szybciej.
Różne typy oprogramowania HR pomagają automatyzować kluczowe zadania HR, w tym:
System informacyjny o zasobach ludzkich (HRIS), aby zcentralizować informacje.
Zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM) w celu osiągnięcia celów biznesowych.
System śledzenia kandydatów (ATS), aby wspierać twoje wysiłki rekrutacyjne.
System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) w celu lepszej optymalizacji procesów.
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością w celu obsługi przeglądów wydajności.
System zarządzania nauką (LMS), aby wspierać naukę i rozwój pracowników.
Ile kosztuje oprogramowanie HR?
Oprogramowanie HR może kosztować od $25 do $80 miesięcznie.
Raport z Software Path stwierdza, że średni koszt systemów HRIS wynosi około $12,625 dla każdego użytkownika lub $210 za użytkownika miesięcznie.
Koszt oprogramowania HR może się różnić w zależności od różnych czynników, takich jak wielkość Twojej organizacji, model cenowy oraz konkretne funkcje i możliwości, których potrzebujesz.
Jak wybrać między oprogramowaniem HRIS a oprogramowaniem płacowym?
Oprogramowanie HRIS i płacowe mają różne role. Platformy HR zarządzają wieloma aspektami działu HR, takimi jak rekrutacja, szkolenie nowych pracowników czy zarządzanie talentami.
Oprogramowanie płacowe, z drugiej strony, zajmuje się jedynie wypłatą wynagrodzeń i wystawianiem faktur.
Wybierz rozwiązanie płacowe, jeśli musisz zautomatyzować płatności. Jeśli chcesz zarządzać większą liczbą aspektów HR, potrzebujesz HRIS.
Dowiedz się, jak wybrać oprogramowanie HR swoich marzeń, aby zwiększyć swoje możliwości rekrutacji i zatrzymywania najlepszych talentów.
Oprogramowanie HR to powszechnie używane narzędzie, które pomaga firmom zmniejszyć ręczne zadania i koszty. Ale także usprawnia sposób, w jaki działa twój dział HR, prowadząc do lepszej wydajności i efektywności.
Nie ma w tym nic dziwnego, proces selekcji jest trudny, szczególnie jeśli nie wiesz, na co zwracać uwagę. Poza tym, jak można wybrać jedną z tylu opcji, gdy wszystkie obiecują świetne rzeczy?
Stworzyliśmy ten przewodnik dla kupujących właśnie z tego powodu. Dowiedz się, jak ustawić swoje kryteria wyboru, aby znaleźć idealne narzędzie dla Twojego zespołu HR.
Czym jest oprogramowanie HR?
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HR) to oparty na subskrypcji lub chmurze system, z którego wiele firm korzysta do zarządzania, optymalizacji i automatyzacji zadań związanych z HR, takich jak zarządzanie informacjami o pracownikach.
Te cyfrowe rozwiązania ciężko pracują, aby usprawnić codzienne procesy HR i zwiększyć efektywność oraz produktywność działów HR. Zamiast trwonić czas na te same powtarzalne administracyjne zadania, profesjonaliści HR skupiają się na bardziej produktywnych działaniach.
Co więcej, ponieważ narzędzia są wysoko konfigurowalne, mogą spełnić unikalne wymagania każdej firmy, portfel i cele biznesowe.
Ale jak dokładnie działają?
Jak używa się oprogramowania HR?
Głównym celem oprogramowania HR jest zastąpienie dokumentów papierowych i pomoc w:
Utrzymywanie danych pracowników w aktualności i uporządkowaniu
Śledzenie czasu i mierzenie zadowolenia pracowników
Monitorowanie danych i tworzenie niestandardowych raportów
Szybkie udzielanie informacji zwrotnej i śledzenie wydajności pracowników
Usprawnianie pracy administracyjnej i tworzenie nowych procesów roboczych
Zarządzanie świadczeniami, aby poprawić zaangażowanie pracowników
W skrócie, ułatwia życie zarządzania HR poprzez automatyzację. Co więcej, utrzymuje dane twoich ludzi świeże i aktualne, co umożliwia lepszą współpracę.
W efekcie dział HR może skupić się na bardziej opłacalnych zadaniach HR, nie obciążając się pracochłonnymi procesami. Tak, platforma HR ma wiele korzyści. Zobaczmy je.
Jakie są korzyści z używania oprogramowania HR?
Smutna rzeczywistość jest taka, że co trzeci nowy pracownik opuści pracę w ciągu pierwszych 90 dni, jeśli doświadczenie wdrożenia pracownika jest złe. Jedną z przyczyn może być brak technologii HR, która ułatwiłaby rekrutację nowych pracowników.
Jednak narzędzia HR to coś więcej niż tylko oprogramowanie do rekrutacji. Chociaż firmy mają wiele różnych potrzeb i oczekiwań, wszyscy chcą tych samych korzyści związanych z HR:
Wzrost doświadczenia i morale pracowników: Nowe oprogramowanie HR poprawia komunikację między działami, szczególnie, że jest to aplikacja, w której członkowie zespołu mogą współpracować. W wyniku tego łatwo jest ludziom znaleźć informacje o swoich wynagrodzeniach, urlopach itd.
Wszystkie dane przechowywane w jednym miejscu: Działy HR korzystające z dokumentów papierowych przechowywanych w szafkach biurowych wyrządzają sobie wielką krzywdę. System HR zbiera rozproszone dane w jednym miejscu, aby łatwiej było je przeszukiwać.
Usprawniony proces HR: Dzięki zautomatyzowanym procesom roboczym możesz wykonywać zadania związane z HR bez obaw o zatory. Ponadto możesz śledzić status każdego dokumentu i procesu, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco.
Ulepszona podejmowanie decyzji: Oprócz oszczędności kosztów, narzędzia HR również skuteczniej alokują zasoby. Oszczędza czas, a twój dział HR może podejmować dokładne i terminowe decyzje biznesowe.
Zabezpieczone dane pracowników: Działy HR zajmują się danymi osobowymi, dlatego ważne jest, aby mieć wprowadzone środki bezpieczeństwa, które zapobiegają ryzyku cyberataków.
Wnioski? Używanie oprogramowania HR znacznie poprawia sposób, w jaki zarządzasz danymi swoich pracowników i sprawia, że ich doświadczenie jest lepsze. W efekcie będziesz mieć bardziej wydajny dział, który może skupić się na tym, co rzeczywiście ma znaczenie: na ludziach.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie HR
Jest mnóstwo dostawców oprogramowania, którzy będą próbować oczarować cię doskonałą administracją świadczeń lub bezproblemowym przetwarzaniem płac. Ale co, jeśli to nie jest to, czego potrzebujesz?
Choć kuszące jest wybranie pierwszego programu, który obiecuje ci księżyc, powinieneś poświęcić czas na przejście przez następujące kroki.
Krok #1: Oceń swoje potrzeby
Jakikolwiek proces wyboru oprogramowania zaczyna się od oceny potrzeb twojej organizacji. Pomyśl, co próbujesz rozwiązać, wdrażając takie rozwiązanie. Czy chcesz uprościć proces wdrożenia nowego pracownika? Czy poprawić swoje procedury oceny talentów?
Skrupulatne ocenianie swoich procesów roboczych pozwoli ci zobaczyć, gdzie twoi pracownicy napotykają zatory i co możesz zrobić lepiej.
Aby uzyskać jasny obraz, oto kilka pytań, które możesz zadać sobie:
Czy obecnie korzystasz z innego systemu HR, który nie spełnia oczekiwań?
Jakie są najczęstsze wyzwania twojego działu HR?
Czy są jakieś żmudne procesy HR?
Czy twoi pracownicy są zadowoleni z aktualnego rozwiązania?
Jaki jest twój budżet i jaki jest zwrot z inwestycji (ROI), który oczekujesz?
Czy twój zespół zna się na technologii, czy będą mieli problem z wdrożeniem?
Jakie są polityki twojej organizacji dotyczące bezpieczeństwa danych?
Krok #2: Zidentyfikuj niezbędne funkcje
Wszyscy mamy listę życzeń, co chcemy najbardziej. Może to nowy produkt Apple lub elegancka koszula — świat jest nasz.
Kiedy chodzi o wybór twojego rozwiązania HR, sytuacja nie jest inna. Po zidentyfikowaniu swoich wymagań, nadszedł czas na rozpoczęcie poszukiwań potrzebnych funkcjonalności.
Więc ten kluczowy krok polega na stworzeniu listy funkcji, które musisz mieć i priorytetowym traktowaniem ich podczas oceny rozwiązań HR. Oto mała lista funkcji, które zdecydowanie musisz mieć (o których porozmawiamy więcej później):
Portal samoobsługi pracowników: Stworzony by poprawić wydajność pracowników.
Analiza i raportowanie: Aby zyskać wgląd w rotację pracowników, nieobecności itd.
Zarządzanie rekrutacją i wdrożeniem: Pomaga zredukować stres związany z zatrudnianiem.
Jedną z najważniejszych cech, której nie można negocjować, jest integracja. Dzięki tej przydatnej funkcji możesz uzyskać bezpośredni dostęp do swoich danych w narzędziu, z którego korzystasz.
Na przykład synchronizacja HRIS Guru automatycznie łączy dane pracowników z twojego oprogramowania HR, dzięki czemu są one dostępne z każdej innej aplikacji, w której pracujesz — bez konieczności zmiany kontekstu. Dzięki wyszukiwarce AI w przedsiębiorstwie, Guru zapewnia natychmiastowe odpowiedzi na twoje zapytania HR bezpośrednio w twoim przepływie pracy.
Po sporządzeniu tej listy, zawężaj dostępne opcje, aż znajdziesz narzędzie, które spełnia twoje wymagania. Bądź jednak ostrożny. Oprogramowanie HR wciąż się rozwija; ponadto wiele rozwiązań prawdopodobnie oferuje każdą funkcję na twojej liście, co oznacza wyższe koszty.
Spróbuj znaleźć narzędzie, które rozwiązuje twoje obecne niedociągnięcia — a później sprawdź, czy musisz poszerzać zakres.
Krok #3: Oceń swój budżet
Po długiej ocenie, wreszcie znalazłeś narzędzie, które wydaje się idealne. Jednak gdy patrzysz na jego cenę, masz ochotę jęknąć. Jest znacznie droższe, niż się spodziewałeś, i zdajesz sobie sprawę, że nie masz na nie pieniędzy.
Dlatego ten krok jest tak ważny. Musisz ustalić budżet na nowe oprogramowanie, zanim popełnisz kosztowny błąd.
Przeprowadź rozmowy z kluczowymi decydentami, takimi jak dział finansów, zarządzania i HR. Razem możecie stworzyć budżet, który spełni twoje oczekiwania.
Pamiętaj, że cena oprogramowania HR zależy od takich czynników jak wielkość firmy, funkcje i model cenowy. Przemyśl dokładnie, ile chcesz przeznaczyć na nową zabawkę, ale nie zapomnij o dodatkowych kosztach.
Na przykład, niektóre narzędzia mają opłaty za migrację i wdrożenie, które mogą zwiększyć wstępne koszty oprogramowania.
Jedynym minusem jest to, że jest zbyt wiele rozwiązań dostępnych, przez co trudniej jest wybrać odpowiednie. Ale to właśnie dlatego tu jesteśmy, aby powiedzieć ci, co możesz zrobić, aby uprościć proces wyboru.
Ocena dostawców oprogramowania może rozpocząć się od zapoznania się z przewodnikami dla kupujących (jak ten). Te informacyjne artykuły porównują najlepsze narzędzia HR, abyś mógł wyraźnie zobaczyć, które jest najlepsze dla twojego przypadku użycia.
Aby ci pomóc, oto kilka pytań, które możesz zadać sobie:
Czy stać cię na to?
Jaką ma najważniejszą cechę?
Jakie są najlepsze opcje dla twojego przypadku użycia?
Czy narzędzie spełnia twoje potrzeby i standardy?
Co o tym mówią klienci?
Które narzędzia mają najwyższe oceny w twojej kategorii?
Czy jest łatwe w użyciu i nawigacji, czy utrudnia korzystanie z doświadczenia użytkownika?
Czy ma bezpłatny okres próbny lub demo?
Czy jest odpowiednie dla małych firm czy dużych przedsiębiorstw?
Odpowiedzi na te pytania pomogą ci skrócić swoją listę, prowadząc nas do następnego kroku.
Krok #5: Stwórz krótką listę
Masz ogromną listę systemów oprogramowania HR, które spełniają twoje potrzeby, mieszczą się w twoim budżecie i mają funkcje, które chcesz. Ale nie zbliżasz się do znalezienia odpowiedzi.
Cóż, to jest miejsce, w którym ten krok staje się przydatny. Teraz, gdy masz wszystkie potrzebne informacje, czas zawęzić opcje, aż zostanie ci tylko kilka (trzy do pięciu).
Podczas badania prawdopodobnie masz już na uwadze kilka rozwiązań, które zrobiły dobre wrażenie. Nie jest złym pomysłem, aby ponownie porównać je z twoją listą niezbędnych funkcji i budżetem przed przetestowaniem ich.
Nie wiesz jak to zrobić? Oto kilka wskazówek:
Czytaj recenzje: Wejdź na zaufane strony recenzji, takie jak G2 czy Capterra i sprawdź, co ludzie mają do powiedzenia o narzędziach.
Szukaj studiów przypadków: Większość dostawców oprogramowania HR ma studia przypadków, które pokazują, jak rozwiązali problemy ludzi.
Zapytaj swoich współpracowników: Co twoi koledzy myślą, co najlepiej pasowałoby do twojego biznesu? Wykorzystaj ich opinie, aby ułatwić sobie podejmowanie decyzji.
Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym: Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące narzędzia, nie wahaj się skontaktować z dostawcą bezpośrednio.
Krok #6: Przetestuj wybrane narzędzia
Masz już listę wybranych narzędzi? Świetnie! Czas je przetestować.
Wiele rozwiązań software'owych HR ma demo, darmowe plany lub okresy próbne, które możesz wykorzystać, aby zobaczyć, jak się sprawdzają, zanim podejmiesz decyzję. Mimo że narzędzie może wyglądać dobrze na papierze i w zrzutach ekranu, może nie być tak intuicyjne, jak myślałeś.
Widzisz je w akcji i zdobywasz praktyczne doświadczenie, co pomoże Ci zdecydować, czy warto na to wydać pieniądze. Możesz przetestować to sam lub poprosić dział HR, aby spróbował (lub jedno i drugie).
Opinie pracowników działu HR powinny silnie wpłynąć na twoją ostateczną decyzję.
Krok #7: Wybierz oprogramowanie HR
Nareszcie! Czas na podjęcie decyzji nastał. Mimo że możesz czuć się pewnie w swoim wyborze, czy twój dział HR jest na tej samej fali? Czy oni czują to samo?
Może twój zespół nie jest tak zaawansowany technicznie jak inni i obawia się użycia takiego narzędzia po raz pierwszy. W takim przypadku ważne jest, aby jasno przekazać im, że wdrażasz nowe narzędzie HR i zaprosić ich do rozmowy o swoich obawach z kimś odpowiedzialnym.
Co więcej, niektórzy dostawcy mają zasoby szkoleniowe i onboardingowe, które pozwalają twoim pracownikom zapoznać się z narzędziem. Upewnij się, że się zaznajomią, abyś mógł prawidłowo zintegrować narzędzie z ich operacjami.
Zbyt wiele rozmów o funkcjach, a jeszcze nie zbadaliśmy ich. Poprawmy to.
Jakie funkcje należy zatem uwzględnić w oprogramowaniu HR?
Jakiekolwiek oprogramowanie HR ma wiele świetnych funkcji, takich jak zarządzanie wydajnością, analityka i raportowanie oraz nauka i rozwój. Ale jakie są najważniejsze funkcje, które powinno mieć narzędzie HR? Cóż, zacznij od tych:
Portal self-service pracownika: Czy Twój dział HR często jest bombardowany zbyt dużą liczbą zapytań od pracowników o paski płacowe lub wnioski o urlop? Portal self-service może rozwiązać te problemy i zwiększyć wydajność, pozwalając pracownikom przeglądać PTO lub zameldować się i wymeldować samodzielnie.
Rekrutacja i zarządzanie talentami: Zatrudnianie najlepszych kandydatów jest żmudnym procesem. A potem musisz ciężko walczyć, aby zatrzymać ich w twojej firmie. Dobre narzędzie HRIS upraszcza zatrudnianie i usuwa związany z tym stres.
Systemy płacowe: Łatwo się zgubić w obliczeniach matematycznych lub nawet zapomnieć zapłacić swoim pracownikom na czas. Rozwiązania HR z funkcjonalnością płacową mogą pomóc w obsłudze podatków i pasków płacowych bez zamieszania, znacznie zmniejszając twoje obciążenie robocze.
Integracje: Trochę sprzeczne z intuicją jest ciągłe przełączanie między aplikacjami podczas pracy. Dlatego wybrane przez Ciebie narzędzie HR powinno dobrze współpracować z istniejącymi systemami. Zobaczmy Guru na przykład. Doskonałe łączy się z Twoim HRIS, automatycznie wypełniając pola w profilach pracowników i tworząc jednolite źródło danych o pracownikach.
Zarządzanie świadczeniami: To kolejna kluczowa funkcja systemów HR, ponieważ pozwala dokładnie zarządzać świadczeniami pracowników, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne czy premie za wyniki. Jest kluczowe dla utrzymania dobrego samopoczucia w twojej firmie i zwiększenia wskaźników utrzymania.
Jeszcze jedna rzecz. Wraz z rosnącą popularnością sztucznej inteligencji (AI) więcej systemów HR będzie ją stosować do eliminacji czasochłonnych procesów i powtarzalnych zadań.
Dość już o funkcjach. Zobaczmy najlepsze dostępne obecnie oprogramowanie HR.
5 narzędzi, które warto rozważyć podczas wyboru oprogramowania HR
Wybór odpowiedniego oprogramowania HR wiąże się z dużym planowaniem i badaniami. Wybrane narzędzie powinno spełniać potrzeby twojej firmy i powinno dokładnie integrować się z twoimi workflow.
W przeciwnym razie… 😬
Teraz, gdy wiesz, na jakie funkcje zwrócić uwagę, łatwiej wybrać idealne rozwiązanie HR. Nasze starannie wybrane opcje również pomogą.
1. BambooHR
BambooHR to przyjazna dla użytkownika platforma, która automatyzuje kluczowe zadania HR, takie jak baza danych pracowników, płace i onboarding.
To rozwiązanie pomoże ci szybko znaleźć, zatrudnić i wprowadzić wybitne talenty. Korzystając z solidnego systemu śledzenia aplikacji, możesz stworzyć angażujące doświadczenia dla twoich nowych pracowników od pierwszego dnia.
Co więcej, BambooHR poprawia doświadczenie i wyniki pracowników, tworząc przyjazne środowisko. Narzędzie może mierzyć satysfakcję pracowników i zbierać odpowiednie opinie, aby zapewnić dobre samopoczucie pracowników.
Gusto oferuje rozwiązania online związane z płacami i HR, które pomagają twojemu zespołowi HR w takich zadaniach jak świadczenia, zatrudnianie, zarządzanie zasobami itd.
Jej głównym celem jest uproszczenie płac poprzez automatyczne składanie twoich podatków i identyfikowanie ulg podatkowych, co może zaoszczędzić pieniądze. Co więcej, Gusto synchronizuje godziny, dni wolne i święta twojego zespołu z płacami, więc masz wszystko, co potrzebne, aby zadowolić pracowników.
Narzędzie ma prosty proces onboardingu, co ułatwia jego zrozumienie i używanie.
Możesz dostosować narzędzie w zależności od sposobu, w jaki działasz, czy to na miejscu, zdalnie czy hybrydowo.
Ludzie doceniają „prostotę produktu” oraz możliwością " . L{"u}d to treścił je trudności z danymi. Tak łatwo jest przechowywać dane o pracownikach i dodawać niestandardowe pola do wszelkich dodatkowych informacji, które musisz dodać.”
HiBob pomaga zarządzać podstawowymi procesami HR, pokazując ci krytyczne informacje o pracownikach, takie jak urodziny, kto jest chory, rocznice pracy itp.
A zgadnij co? HiBob integruje się z Guru!
4. Rippling
Rippling zapewnia system zarządzania siłą roboczą dla płac firmy, wydatków, świadczeń i urządzeń.
Rippling jest prosty. „Myślę, że moja babcia mogłaby to wykorzystać, jest tak łatwe.” Użytkownicy mogą szybko znaleźć to, czego szukają, niezależnie od tego, czy chodzi o paski płacowe, czy wnioski o PTO.
Co więcej, to rozwiązanie HR automatyzuje wszystkie twoje operacje i trzyma je w jednym miejscu, od onboardingu do offboardingu.
Ogólnie rzecz biorąc, Rippling robi to, co wszystkie oprogramowanie HR. Pomaga ci w terminowym płaceniu pracowników, zarządzaniu świadczeniami zespołu, obsłudze przeglądów wydajności i śledzeniu czasu oraz frekwencji.
Możesz wykorzystać to razem z Guru, korzystając z obu światów.
5. TriNet
TriNet to platforma HR, płac i outsourcingu odpowiednia dla małych i średnich przedsiębiorstw w każdej branży.
Oferuje wiele funkcji HR, które rozwiązują wiele czasochłonnych zadań, takich jak łagodzenie ryzyka i zgodność, płace i wiedza kapitału ludzkiego.
„Podoba mi się, jak łatwo można skontaktować się z prawdziwą osobą przez ich wsparcie, jeśli wystąpi problem,” mówi jeden z recenzentów. Jednak ludzie również doceniają to narzędzie, które jest łatwe w użyciu i jak zarządza całym cyklem życia pracownika.
Ponadto TriNet pozwala zająć się płacami i świadczeniami pracowników z jednego pulpitu nawigacyjnego. Ponieważ automatycznie synchronizuje dane w całej platformie, prowadzi to do mniejszej liczby błędów i bardziej zoptymalizowanych operacji.
Wypróbuj TriNet i Guru razem już dziś.
Teraz Ty
Jak się czujesz? Jakbyś mógł zająć się wszystkim? 😊 Mamy nadzieję, że tak.
Ten przewodnik z pewnością pomógł ci zrozumieć, jak wybrać oprogramowanie HR, które odpowiada twoim potrzebom biznesowym. Nie bój się więc podążać za tymi krokami i znaleźć odpowiednie rozwiązanie HR dla siebie.
Ale czemu nie zabrać ze sobą Guru?
Guru to narzędzie zasilane AI, wyszukiwarka, intranet i wiki, idealne do zapewnienia zespołom szybkiego dostępu do informacji, których potrzebują każdego dnia. Daje działowi HR jedną, zaufaną platformę do centralizacji polityk, checklist i podręczników, aby mogli pracować mądrze i szybciej.
Różne typy oprogramowania HR pomagają automatyzować kluczowe zadania HR, w tym:
System informacyjny o zasobach ludzkich (HRIS), aby zcentralizować informacje.
Zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM) w celu osiągnięcia celów biznesowych.
System śledzenia kandydatów (ATS), aby wspierać twoje wysiłki rekrutacyjne.
System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) w celu lepszej optymalizacji procesów.
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością w celu obsługi przeglądów wydajności.
System zarządzania nauką (LMS), aby wspierać naukę i rozwój pracowników.
Ile kosztuje oprogramowanie HR?
Oprogramowanie HR może kosztować od $25 do $80 miesięcznie.
Raport z Software Path stwierdza, że średni koszt systemów HRIS wynosi około $12,625 dla każdego użytkownika lub $210 za użytkownika miesięcznie.
Koszt oprogramowania HR może się różnić w zależności od różnych czynników, takich jak wielkość Twojej organizacji, model cenowy oraz konkretne funkcje i możliwości, których potrzebujesz.
Jak wybrać między oprogramowaniem HRIS a oprogramowaniem płacowym?
Oprogramowanie HRIS i płacowe mają różne role. Platformy HR zarządzają wieloma aspektami działu HR, takimi jak rekrutacja, szkolenie nowych pracowników czy zarządzanie talentami.
Oprogramowanie płacowe, z drugiej strony, zajmuje się jedynie wypłatą wynagrodzeń i wystawianiem faktur.
Wybierz rozwiązanie płacowe, jeśli musisz zautomatyzować płatności. Jeśli chcesz zarządzać większą liczbą aspektów HR, potrzebujesz HRIS.
.webp)
