Są dwie wersje każdego stosu technologicznego: długa lista narzędzi i platform, które posiadasz oraz krótka lista tych, których faktycznie używasz. W miarę jak stosy technologiczne się rozwijają, a siły robocze się zmieniają, liczba martwych aplikacji w ekosystemie firmy (tych z niską adopcją lub bez wyraźnych właścicieli) może zaczynać umykać uwadze, stając się ciężarem budżetowym i ryzykiem bezpieczeństwa. Nawet procesy budżetowe przeprowadzane raz w roku mogą nie rozwiązać problemu, z pozycjami budżetowymi pozostającymi dla zbyt wielu miejsc na w dużej mierze niewykorzystanych aplikacjach. Przykład: kiedyś pracowałem dla firmy, która przyznała mi licencję na oprogramowanie do projektowania, którego nie znałem – i nigdy się go nie nauczyłem – po prostu dlatego, że było częścią standardowego zestawu narzędzi marketingowych.

To nie znaczy, że nie powinieneś wprowadzać nowych aplikacji do swojego stosu! W rzeczywistości, rozważając nowe aplikacje, prawdopodobnie lepiej zrozumiesz, które aplikacje w twoim obecnym zestawie są niedostatecznie używane i gdzie możesz potrzebować pewnej inwestycji.

Przyjrzyjmy się, jak przeprowadzić holistyczną ocenę swojego stosu technologicznego, jak zrozumieć, co znajduje się na krótkiej i długiej liście każdego oraz jak wypełnić luki.

Jak ocenić swój istniejący stos technologiczny

Możesz pomyśleć, że miejsce do rozpoczęcia to spojrzenie na twój budżet. Nie ma. Badając najpierw swój budżet, duże pozycje budżetowe mogą wstrząsnąć tobą w celu wyłączenia szeroko używanej aplikacji. To również nie uwzględnia żadnych darmowych aplikacji, które twój zespół może używać (lub które mogą już nie być w użyciu, ale wciąż mają dostęp do twoich danych przez SSO).

1. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie oceny jest… zapytanie swojego zespołu!

Jest powód, dla którego twój lekarz prosi cię o wymienienie twoich leków za każdym razem. Mogą mieć stare recepty w swoim systemie, które mogą negatywnie wpłynąć na polecanie nowego podejścia i chcą zrozumieć, co tak naprawdę bierzesz. Aby ograniczyć zmęczenie danymi, możesz poprosić ich o wypełnienie formularza wstępnego z istniejącymi narzędziami, o których wiesz, że mają do nich dostęp, poprosić ich o zaznaczenie przedmiotów, których używają, i dodanie innych pozycji, które mogłeś nie uwzględnić.

Powinieneś również rozbić swój formularz zgłoszeniowy, pytając ludzi, aby ocenili, jak często używają każdego produktu (opcje: nigdy, 1-2 razy w miesiącu, prawie co tydzień, kilka razy w tygodniu, każdego dnia) dla pełnego zrozumienia ich długiej i krótkiej listy.

Wskazówka: Upewnij się, że podkreślisz, że to nie jest ćwiczenie „złapania”. Ludzie mogą nie być skłonni powiedzieć, że nie używają produktu, który powinni.

2. Zaangażuj swój zespół IT

Jeśli używasz metody SSO, takiej jak Google, która pozwala ludziom logować się do aplikacji bez przechodzenia przez konfigurację lokalnego konta, twój zespół IT powinien mieć wgląd w to, które aplikacje są używane oraz jak często są one wykorzystywane. To nie tylko pozwala lepiej zrozumieć użycie, ale także może pomóc zidentyfikować jakiekolwiek potencjalne ryzyka bezpieczeństwa.

3. Sprawdź dane dotyczące użycia w produkcie

Jeśli produkt dysponuje danymi o użyciu, to wyciągnij je! Jeśli nie możesz znaleźć pulpitu nawigacyjnego, zapytaj zespół wsparcia, czy możesz uzyskać kopię. W końcu dane są obiektywne, podczas gdy osobiste raportowanie jest subiektywne.

4. Sprawdź budżet

Teraz nadszedł czas, aby ocenić swój budżet. Mając wszystkie dane zgłoszeniowe, SSO i dane o użyciu w produkcie w ręku, możesz a) dopasować je do pozycji budżetowych i b) zdecydować, czy dana pozycja jest dobrze wydanymi pieniędzmi. Jednak nawet to jest trochę trudniejsze, niż może się wydawać na pierwszy rzut oka.

Jeśli wydajesz 30 USD/miejsce/miesiąc na produkt, z którego korzysta 10 ze 100 pracowników, możesz być skłonny automatycznie zlikwidować wydatki. Ale oto, co naprawdę powinieneś wziąć pod uwagę:

• Dlaczego kupiliśmy ten produkt w pierwszej kolejności?
• Kto jest jego wewnętrznym właścicielem?
• Czy kupiliśmy zbyt wiele miejsc? (czyli, czy osoby korzystające z niego, korzystają z niego dużo?)
• Czy po prostu musimy przeszkolić użytkowników na temat wartości?

Oto podręczna tabela decyzyjna:

Na co zwrócić uwagę przy zakupie nowego narzędzia lub platformy

Teraz, gdy rozumiesz, z czego twój zespół naprawdę korzysta, powinieneś zastanowić się, gdzie mogą być luki. Na przykład, jeśli masz wbudowaną wiki jako część większego pakietu, ale nikt z niej nie korzysta – nawet po przeszkoleniu – możesz chcieć rozważyć dodanie nowej platformy do dzielenia się wiedzą.

Gdy wielu dostawców oferuje podobne funkcje, jak możesz ocenić, czy dokonujesz efektywnej inwestycji i nie dodajesz po prostu aplikacji dla samego dodawania aplikacji? Zawsze pytaj dostawcę jak wyglądają ich codzienne i miesięczne metryki adopcji po początkowym wdrożeniu.

Dlaczego to ma znaczenie? W przypadku każdej nowej aplikacji będzie okres ekscytacji, w którym twój zespół przekonuje się o jej przydatności. Jednak po początkowym szumie możesz zacząć zauważać malejące użycie (aż stanie się po prostu jednym z tych narzędzi, które musisz przejść przez swoją tabelę decyzyjną keep/cut). Dowiadując się, jaka jest średnia długoterminowa codzienna i miesięczna adopcja, będziesz w stanie zrozumieć, czy inne firmy zauważają rzeczywisty zwrot z inwestycji — i mieć metryki, według których ocenisz sukces swojej firmy.

Efektywność to ongoing exercise

Na koniec wiesz to: refining your tech stack is not a one-and-done exercise. To, co działa dla twojego zespołu teraz, może nie działać dla nich w przyszłości z powodu wzrostu, zwolnienia, warunków branżowych lub zmian w strategii.

Jednak im prędzej przejdziesz przez ten proces każdego miesiąca, tym lepiej! Zrób to tylko po przekonującym wydarzeniu (jak te wymienione powyżej), i na początku swojego rocznego cyklu budżetowego.

Masz jakieś inne spostrzeżenia dotyczące tworzenia efektywnego stosu technologicznego? Skokomentuj poniżej lub prześlij nam swoje wskazówki na Twitterze.