Kiedy mowa o tworzeniu scentralizowanej bazy wiedzy, narzędzie, które wybierzesz, to tylko jeden kawałek układanki. Ważne jest, aby poświęcić czas (inaczej: iść powoli, aby iść szybko), aby zrozumieć, jak centralizacja wiedzy wpisuje się w kulturę, procesy i ludzi twojej organizacji, aby znaleźć najlepsze praktyki zarządzania zmianami, które należy wykorzystać, aby zapewnić udaną centralizację wiedzy.

Oczywiście przejście przez ten proces wywoła wiele ważnych pytań, na które będziesz musiał odpowiedzieć, aby iść naprzód.

Pod względem kultury, czy istnieje szersze zrozumienie potrzeby centralizacji wiedzy? Czy jest poparcie ze strony kierownictwa? Czy centralizacja wiedzy jest powiązana z celami/wartościami firmy? Jakie standardy zarządzania należy zdefiniować, aby proces ten można było powtarzać i skalować? Jak wiedza jest rozpowszechniana? Czy są wyraźnie określeni właściciele, którzy mają czas i budżet? Czy tworzenie i dzielenie się wiedzą jest nagradzane?

Rozłóżmy kilka sposobów, w jakie twoja organizacja może nadać zarządzaniu zmianą charakter scentralizowanej pracy z wiedzą.

Zidentyfikuj swój aktualny i idealny stan

Nie możesz ruszyć naprzód, dopóki nie zrozumiesz, gdzie jesteś i gdzie chcesz być. Aby stworzyć kompleksowy plan centralizacji wiedzy, zalecamy poświęcenie czasu na zdefiniowanie aktualnego stanu twojej bazy wiedzy oraz przemyślenie, jak wygląda ona w swojej przyszłej, idealnej formie.

To ćwiczenie może pomóc ci zdefiniować fazy twojego projektu pod kątem celów krótko- i długoterminowych. Może również pomóc ci określić najważniejsze elementy i te, które są mniej istotne, gdy określasz funkcje i możliwości swojej bazy wiedzy. Kiedy masz określoną wizję przyszłości, będzie łatwiej zainspirować innych do przyłączenia się do ciebie, gdy będziesz posuwać się naprzód ze swoją strategią centralizacji wiedzy.

W ramach ćwiczenia pomocne jest zdefiniowanie, jak wygląda udana centralizacja wiedzy i jak będziesz mierzyć ten sukces. Posiadanie zdefiniowanych metryk wraz z solidnym planem zorientowanym na zarządzanie zmianą ułatwia stworzenie argumentu biznesowego dla centralizacji wiedzy. Może to być bardzo pomocne w tworzeniu poparcia, pokazaniu pilności i uzyskaniu wsparcia ze strony kierownictwa. Dowiedz się więcej o procesie zarządzania zmianami.

Zdefiniuj swój zespół

Centralizacja wiedzy wymaga dużo pracy i zaangażowania, dlatego kluczowe jest zdefiniowanie rdzenia zespołu projektowego. Przydzielenie ról i odpowiedzialności daje ludziom poczucie własności i osobistej odpowiedzialności. Zapewnia to również, że wszystkie niezbędne zadania mogą być wykonane i że kluczowe osoby odpowiedzialne za wiedzę są zaangażowane w proces centralizacji wiedzy. Bez rdzeniowej definicji ról, bardzo łatwo jest, aby poszczególne zespoły zaczęły tworzyć własne rozwiązania związane z wiedzą. Prowadzi to do proliferacji narzędzi i nieszczęśliwego, niekontrolowanego wersjonowania, które może wystąpić bez zweryfikowanej wiedzy.

Zalecamy utworzenie Rady ds. Wiedzy dla naszych klientów. Rada ds. Wiedzy to grupa przedstawicieli z każdego zespołu korzystającego z Guru, którzy regularnie się spotykają, aby utrzymać Guru na najwyższym poziomie i zapewnić, że spełnia potrzeby każdego działu.

W Guru stosujemy model RACI, aby wspierać naszą Zarządzanie Wiedzą. Nasz lider zespołu ds. komunikacji wewnętrznej jest odpowiedzialną osobą, z wyznaczonymi liderami zespołów/ekspertami jako odpowiedzialnymi. Cała nasza firma ma możliwość konsultowania się i bycia informowanym za pośrednictwem naszego kanału Guru-on-Guru na Slacku, gdzie omawiamy wszystko związane z Zarządzaniem Wiedzą. Mamy też Sponsora Wykonawczego, aby zapewnić poparcie kierownictwa i ułatwić przekazywanie wiadomości od góry do dołu na naszych wewnętrznych wiecach.

Stwórz możliwości rozwoju

Ważnym elementem procesu zarządzania zmianami jest stwarzanie możliwości uzyskiwania informacji zwrotnych. Może to być związane z procesem tworzenia scentralizowanej wiedzy i/lub z wiedzą w twojej scentralizowanej bazie wiedzy.

Istnieje wiele sposobów, aby to osiągnąć. W Guru stworzyliśmy Kolekcję Zgłoszeń Wiedzy, gdzie nową wiedzę może tworzyć każdy; jest ona następnie przeglądana, redagowana i weryfikowana przez ekspertów tematycznych. Mamy też nasz kanał #guru-on-guru na Slacku, gdzie mamy wbudowany proces dla pomysłów i działań związanych z wiedzą oraz dzielimy się nowymi najlepszymi praktykami, które definiują poszczególne zespoły, aby inni mogli je przyjąć.

Zapewnij wszystkim aktualne informacje

Gdy już masz wszystkie swoje procesy związane z centralizacją wiedzy wprowadzone, czas uświadomić wszystkich, dlaczego wprowadzasz te zmiany. Nasi klienci stworzyli niesamowite filmy promocyjne, aby wzbudzić w wszystkich ekscytację związaną z ich nową scentralizowaną bazą wiedzy. Mamy też naszą piękną Akademię Guru, która wspiera stopniowe uświadamianie interesariuszy.

Możesz wykorzystać naszą funkcję ogłoszeń, aby przekazywać procesy i najlepsze praktyki swoim zespołom. W Guru korzystamy z naszych Knewslettków, aby dzielić się nowymi informacjami i najlepszymi praktykami, a także uzupełniamy je krótkimi filmami od kluczowych interesariuszy i kierownictwa, aby wyjaśnić, dlaczego podejmujemy działania.

W końcu wbudowanie tego w swój proces onboardingu pozwala nowym pracownikom szybko przyjąć twój plan scentralizowanej wiedzy. Karty Guru można osadzać i łączyć z systemami LMS. Guru jest następnie podręcznikiem, w jaki sposób pracownicy wspierają twoją bazę wiedzy.

Czy jesteś gotowy, aby zrobić pierwszy krok w kierunku centralizacji wiedzy firmowej? Zacznij korzystać z Guru, aby móc zająć się centralizacją w odpowiedni sposób!