Wdrażanie zmian w pracy może być...wyzwaniem, delikatnie mówiąc. Niezależnie od tego, czy stoisz w obliczu kultury opornej na zmiany, czy borykasz się z trudnościami w uzyskaniu aprobaty, posiadanie odpowiednich narzędzi i dokumentacji może znacznie pomóc w Twoich wysiłkach związanych z zarządzaniem zmianami.

Czy masz problemy ze znalezieniem odpowiedniego szablonu do swoich planów? Jesteś na dobrej drodze, jeśli szukasz szablonów i dokumentacji, które możesz wykorzystać, ale nie powinieneś ograniczać się tylko do jednego.

Kompleksowy plan zarządzania zmianami obejmuje kilka różnych elementów, które będą wymagały własnej uwagi.

Damy Ci wszystko, czego potrzebujesz, aby stworzyć najlepszą strategię zarządzania zmianami.

Nie żartowaliśmy, kiedy powiedzieliśmy, że to będzie przewodnik po zarządzaniu zmianami dla ekspertów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego potrzebujesz planu zarządzania zmianami oraz co powinno się w nim znaleźć, i zdobądź wiele darmowych szablonów planów zarządzania zmianami oraz kart Guru, które pomogą Ci w tym procesie.

Terminologia procesu zarządzania zmianami

Zanim przejdziemy do sedna naszego wpisu, porozmawiajmy trochę o terminach. Jeśli chcesz odnosić sukcesy w zarządzaniu zmianami i w solidny sposób uzasadnić proponowane przez siebie zmiany, musisz nauczyć się odpowiednich terminów. Oto niektóre terminy, które powinieneś zrozumieć:

Dlaczego potrzebujesz planu zarządzania zmianami

Aby zmiana organizacyjna mogła się zakończyć powodzeniem, musi się zrealizować wiele elementów. Będziesz potrzebować wsparcia ze strony kierownictwa, pomocy innych zespołów oraz rozsądnego harmonogramu, aby wszystko doprowadzić do końca.

Twój plan zarządzania zmianami będzie głównym narzędziem, którego użyjesz, aby pomóc zarządzać całym procesem. Dobrze napisany plan może pomóc w uzyskaniu wglądu w twój budżet, harmonogram, komunikację, przepływ pracy, ogólny zakres i dostępne zasoby.

Kiedy masz dobrze przemyślany plan, możesz pomóc zminimalizować i uwzględnić wpływ, jaki może mieć proponowana przez ciebie zmiana. Niezwykle istotne jest, aby pamiętać, że każda zmiana ma potencjał do zakłócenia pracy. Zamiast próbować cokolwiek robić na raz, strategia zarządzania zmianami może umożliwić wprowadzanie mniejszych, stopniowych zmian, które i tak mogą doprowadzić cię do celu bez powodowania wielu tarć.

Posiadanie formalnego, pisanego planu daje również możliwość podjęcia zwinnego podejścia do zarządzania zmianami. Kiedy jesteś w fazie planowania, wszystko, co robisz, może wydawać się idealne, ale ostatecznie wszystkie twoje plany przechodzą od idealizacji do rzeczywistości. Kiedy masz plan zarządzania zmianami, możesz dostosować i wprowadzać zmiany w razie potrzeby.

Jak napisać plan zarządzania zmianami?

Każdy plan zarządzania zmianami może być unikalny, ale nadal zawiera pewne krytyczne podstawowe elementy. Kiedy układasz swój plan, pamiętaj, aby mieć na uwadze te ważne rzeczy.

Demonstracja potrzeby zmiany

Nie zakładaj, że wszyscy wiedzą, że coś musi się zmienić (nawet jeśli sądzisz, że to niezwykle oczywiste). Niektórzy mogą uważać, że wszystko działa doskonale tak, jak jest, a inni mogą nie być dość zaangażowani, aby zrozumieć, dlaczego tak mocno naciskasz na wprowadzenie zmiany.

Gdy zademonstrujesz swoją potrzebę zmiany, dasz kluczowym interesariuszom jasne zrozumienie, dlaczego muszą zainwestować czas/pieniądze/zasoby ludzkie w to, co proponujesz.

Ułatwia to zdobycie aprobaty i zmniejsza opór wobec zmian.

Zanurz się głęboko w jakiekolwiek dane, które możesz znaleźć, aby uzasadnić swoją proponowaną zmianę, niezależnie od tego, czy pochodzą one z źródeł wewnętrznych, czy zewnętrznych (jeszcze lepiej, jeśli znajdziesz oba). Pomyśl o tym, co najbardziej motywuje Twoich interesariuszy i znajdź punkty danych, które mogą przemawiać do nich, aby wzmocnić Twój argument.

Jasno określ korzyści, które Twoja zmiana może przynieść organizacji. Plany i propozycje, które można powiązać z ogólnymi celami firmy, mogą zyskać aprobatę decydentów.

Zrozum swój zakres

Kiedy większość ludzi myśli o zakresie projektu, zastanawiają się, ile czasu wszystko zajmie. Chociaż ważne jest, aby pomyśleć o rozsądnym harmonogramie dla swojego projektu, to tylko podstawa, na której należy się opierać.

Bardzo rzadko zmiana wpływa tylko na jedną osobę lub nawet jeden zespół czy dział.

Wszystko, co robisz, jest ze sobą powiązane w pracy, więc potrzeby innych osób powinny być brane pod uwagę w procesie zarządzania zmianami.

Poświęć czas na zastanowienie się, co będzie miało wpływ na proponowane przez Ciebie zmiany.

Czy masz problemy z określeniem swojego zakresu? Zadaj sobie te pytania:

• Które zespoły i osoby będą najbardziej dotknięte moimi proponowanymi zmianami?
• Jakie polityki będą dotknięte moimi zmianami?
• Czy role zawodowe muszą się zmienić, aby moja zmiana była jak najbardziej efektywna?
• Czy zmiany w strukturze organizacyjnej muszą być brane pod uwagę?

Zidentyfikuj kluczowe osoby

Jest to trudne (jeśli nie niemożliwe), aby jedna osoba dokonała zmiany w pracy. Będziesz potrzebować wielu rąk do pracy, jeśli chcesz, aby Twoje plany się zrealizowały, a większość tej pomocy pochodzi od Twoich interesariuszy i zespołu zarządzania zmianami.

Pamiętaj: interesariusze i członkowie zespołu to dwie bardzo różne rzeczy.

Twoi interesariusze mogą być bardzo zaangażowani w wyniki Twojego projektu. Mogą to być inwestorzy, pracownicy na poziomie C lub menedżerowie, ale raczej nie będą znacznie angażować się w pracę. Członkowie Twojego zespołu zarządzania zmianami będą osobami, które zajmą się dużą częścią tego, co należy zrobić, aby wprowadzić zmiany.

Kiedy myślisz o swoich członkach zespołu, nie myśl tylko o ludziach, którzy będą wykonywać prace produkcyjne. Rozważ utworzenie rady doradczej ds. zmian odpowiedzialnej za nadzorowanie pracy i udzielanie zatwierdzeń oraz wskazówek w razie potrzeby.

Określ budżety i kamienie milowe

Szacuje się, że około 70% zmian nie udaje się, ponieważ ludzie albo nie wierzą, że wysiłek jest tego wart, albo myślą, że wszystko działa. Jednym z najłatwiejszych sposobów, aby uniknąć wpadnięcia w tę pułapkę, jest określenie bardzo jasnych kamieni milowych i budżetów.

Rozumiemy, że zmiana nie może powstać z powietrza.

Niezależnie od tego, czy inwestujesz pieniądze, czas, czy pracę innych ludzi, upewnij się, że stworzysz realistyczny budżet na wszystko. Dobry budżet powinien mieć trochę luzu, aby zapewnić płynność działania, jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia przyszłych zmian.

Kamienie milowe można postrzegać jako mniejsze punkty kontrolne w Twojej drodze do zmiany, ale jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać ich potencjał, traktuj każdy z nich jak chwilę sprawdzenia. Nadchodzący kamień milowy stanowi doskonałą okazję do ponownej oceny swoich planów i sprawdzenia, czy rzeczywistość nadal odpowiada potrzebom zespołu.

Ustal plan komunikacji

Jasna i spójna komunikacja to klucz do każdego planu zarządzania zmianami. Kiedy przyjmujesz strategiczne podejście do komunikacji, robisz wiele, aby skupić ludzi i zbudować poczucie zaufania. Nie pracujesz w ciemno ani nie starasz się ukryć swojego postępu; dążysz do tego, aby być widoczny i dostępny na każdym kroku.

Stwórz możliwości dla ludzi, aby zadawali pytania i jasno określ, jakie informacje możesz przekazać, a co musi poczekać na później. Ustal pozytywny ton do rozmów i nie bój się zająć trudnymi pytaniami. Nawet jeśli napotkasz trudności lub będziesz musiał ponownie ocenić swoje plany, bycie otwartym i szczerym co do tego, co się dzieje, może pomóc w utrzymaniu wsparcia.

Czego potrzebuje każdy plan zarządzania zmianami, aby odnosić sukcesy?

Każdy plan zarządzania zmianami ma szereg mniejszych komponentów, a odpowiednia dokumentacja odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu wszystkiego razem. Jeśli jesteś gotów wprowadzić swoje plany w życie, możemy dać ci wskazówki dotyczące tego, co musisz uwzględnić i nawet dostarczyć kilka szablonów, które pomogą Ci w tym procesie.

Plan komunikacji zarządzania zmianami

Jeśli chcesz, aby twój plan zarządzania zmianami zrealizował się bez problemów, musisz uzyskać aprobatę od kluczowych interesariuszy w twojej firmie. Tutaj okazuje się pomocny plan komunikacji zarządzania zmianami.

Mapa drogowa zarządzania zmianami

Czas jest najważniejszy, gdy tworzysz plan zarządzania zmianami. Zaplanuj harmonogram, aby pomóc swojemu zespołowi zrealizować określone kamienie milowe i pomóc ustalić oczekiwania dotyczące tempa pracy.

Jasne role w zarządzaniu zmianami

Definiowanie ról jest koniecznością w skutecznym zarządzaniu zmianami. Przydzielanie ról pomaga dodać strukturę do Twojej pracy i zapewnia, że najważniejsze aspekty Twojego projektu są realizowane.

Kto zajmuje się aktualizowaniem dokumentacji dotyczącej twojej pracy? Czy masz wyznaczonego projektanta lub dewelopera w tym projekcie? Kto będzie utrzymywał kontakt z interesariuszami?

Czy masz problemy z delegowaniem ról? Czasami to nie musi być tylko Twoja decyzja. Czuj się swobodnie zapytać członków zespołu, czy ktoś chce przejąć jakieś zadanie.

Zarząd kontrolny zmian

Czas pomyśleć o głównych osobach, które będą kierować projektem. Pamiętaj, że możesz mieć dużą grupę ludzi pracujących nad twoim projektem, ale w przypadku niektórych zadań będziesz potrzebować jednej „decyzyjnej osoby”. Będą odpowiedzialni za wszelkie zmiany i decyzje, które odbiegają od twojego pierwotnego planu.

Definiowany proces zarządzania zmianami

Teraz, gdy masz jasny pomysł na to, co chcesz osiągnąć oraz wgląd w swój zespół i zarząd, możesz w końcu zanurzyć się w procesie. To tutaj będziesz dokładnie określać, co trzeba zrobić, aby Twoja zmiana mogła postępować. To jedna z najważniejszych części pracy nad zarządzaniem zmianami, a na szczęście mamy przewodnik, który może pomóc. Dowiedz się więcej o definiowaniu procesu zarządzania zmianami.

Narzędzia do zarządzania zmianami

Nie ma nic złego w posiadaniu różnych narzędzi w twoim staku technologicznym, gdy jesteś głęboko w procesie zarządzania zmianami. Musisz tylko upewnić się, że wszyscy są świadomi narzędzi, które będziesz wykorzystywał.

Nie możesz mieć głównego projektanta, który pracuje w Figma, gdy większość ludzi w produkcji nadal używa Adobe. Upewnij się, że wszyscy są zgodnie z prawidłowymi narzędziami przed głębszym zanurzeniem w pracy nad zarządzaniem zmianami.

Plan analizy zarządzania zmianami

Twój doskonały plan zarządzania zmianami został wdrożony, a teraz musisz sprawdzić, czy wprowadziłeś właściwe zmiany. To jest miejsce, w którym Twój plan analizy zarządzania zmianami będzie przydatny. Określ, które metryki będziesz mierzyć, aby określić sukces i nakreśluj, jakie cele musisz osiągnąć.

Dodatkowe zasoby do zarządzania zmianami

Właśnie wspomnieliśmy o kilku absolutnie niezbędnych elementach planów zarządzania zmianami. Daliśmy Ci to, czego potrzebujesz, aby wprowadzić zmiany, ale w zależności od dojrzałości i branży twojej firmy, możesz potrzebować trochę więcej pomocy.

Jeśli chcesz zrobić wszystko z należytą starannością, możesz rozważyć dodanie tych dokumentów do swojego ogólnego planu zarządzania zmianami:

Plan szkolenia z zarządzania zmianami

Jest różnica między tym, że wiesz, że zmiana nadchodzi, a tym być gotowym na jej przyjęcie. Zlikwiduj domysły dotyczące wszelkich wprowadzonych przez Ciebie zmian i daj ludziom klarowne wskazówki dotyczące dalszego postępowania.

Szablon zasobów zarządzania zmianami

Co muszę zrobić, gdy potrzebuję zmiany w nowym procesie?

Jak mogę być pewien, że używam wszystkiego we właściwy sposób?

Daj ludziom odpowiedzi na pytania, zanim jeszcze będą musieli je zadać, korzystając z przewodnika zasobów. Dołącz dodatkową pomocną dokumentację, niezbędne wskazówki i informacje o tym, kogo skontaktować, jeśli potrzebują więcej pomocy.

Formularz wniosku o zmianę

Czy musisz wprowadzić zmiany w danym procesie? Czy ktoś z innego zespołu ma niesamowity pomysł na nowe procesy? Poproś ludzi o złożenie formularza wniosku o zmianę, aby ich sugestie pozostały w Twojej pamięci.

Rejestr zamówień zmian

Nie pozwól, aby zmiany były wprowadzane w ciemno lub bez kontekstu. Poprawny dziennik zarządzania zmianami może pokazać, jakie ważne prace Twoja drużyna już wykonała, aby wprowadzić zmiany, i może dać Ci wgląd w to, dlaczego wprowadzono pewne zmiany.

Szukasz łatwego sposobu na dostęp do wszystkich darmowych szablonów w tym poście? Zobacz wszystko na jednej poręcznej karcie!