Najgorszym momentem pracy w silosie jest uświadomienie sobie, że pracujesz w silosie.

W mojej pierwszej pracy pamiętam, jak skrupulatnie przeszukiwałem bardzo konkretny projekt raportu. Spędziłem godziny na edytowaniu i aktualizowaniu wykresów, tylko po to, aby później w tygodniu odkryć, że to wszystko na nic. Pracowałem w przestarzałej wersji, która jeszcze nie została zaktualizowana na dysku działu.

Nie jestem sam w doświadczaniu tego rodzaju frustracji. Okazuje się, że zespoły tracą nawet 20 godzin miesięcznie z powodu informacyjnych silosów. Problem z silosami wzrósł tylko w miarę jak miejsca pracy przeszły na wzory pracy stacjonarnej, zdalnej i hybrydowej w ostatnich latach. Nie jest zaskoczeniem, że jeszcze łatwiej jest się zagubić w silosach, gdy nie pracujesz w tej samej przestrzeni fizycznej co twoi koledzy.

Informacyjne silosy

Zacznijmy od tego, co mamy na myśli, gdy mówimy o informacyjnych silosach. Mówiąc prościej, informacyjne silosy występują, gdy zespoły w organizacji nie dzielą się informacjami i procesami. Silosy zazwyczaj zaczynają się od małych rzeczy i rozrastają, gdy organizacje się rozwijają, hamując współpracę.

Dlaczego zatem silosy powstają w organizacjach?

Przyczyny silosów

Prawie wszystkie organizacje mają silosy, a zazwyczaj są one niezamierzone. Nie ma jednej przyczyny powstawania silosów, ale kilka powszechnych przyczyn tego braku przejrzystości obejmuje:

Różne priorytety

Kiedy grupy w organizacjach mają różne (a co gorsza, konkurujące) priorytety, informacje i procesy nie płyną płynnie. Naturalnie, każdy zespół ma swoje własne cele, ale przejrzysta kultura firmy powinna pomóc zespołowi dopasować priorytety w różnych grupach.

Status quo

Inercja to potężna siła. Organizacje często napotykają trudności, gdy utrwalone procesy muszą się dostosować do zmian.

Polityka firmowa

Duże organizacje często mają skomplikowaną sieć relacji między różnymi grupami. Informacje i procesy mogą nie przepływać gładko z powodu osobowości w miejscu pracy.

Geografia i kultura

Zespoły są coraz częściej rozsiane po całym świecie i składają się z osób o różnych kulturach. Różne strefy czasowe, kompetencje językowe i inne czynniki mogą przyczyniać się do silosowych miejsc pracy.

Brak psychologicznego bezpieczeństwa

Zaufanie jest niezbędnym składnikiem efektywnej współpracy z współpracownikami. Gdy zespoły czują, że mogą wprowadzać ryzykowne pomysły na stół i eksperymentować z wsparciem zespołu, innowacje się rozwijają. Gdy tak nie jest, komunikacja załamuje się i mogą pojawić się silosy.

Nieskuteczne systemy

Odpowiednie technologie i procesy mogą znacząco wpłynąć na przejrzystość. Używanie niewłaściwych systemów może wprowadzać zbędny opór w dzieleniu się informacjami i pracy współpracy.

Koszty silosów

Niestety, silosy nie tylko marnują czas. Efekt silosu w organizacjach może powodować poważne problemy.

Obniżają morale i wydajność. W rzeczywistości, 86% liderów twierdzi, że brak współpracy wśród współpracowników prowadzi do niepowodzeń w miejscu pracy. Silosy często prowadzą do zbędnej pracy i braku elastyczności. Wpływają również na klientów! Według Aberdeen, 15% czasu agenta call center w silosie spędza się na próbie uzyskania informacji, aby obsłużyć klientów. Kiedy ostatnio cieszyłeś się, że czekasz w kolejce do obsługi klienta?

Identyfikacja silosów w swoim własnym zespole

Niektóre silosy są jaskrawe. W przypadku pozostałych będziesz musiał przeprowadzić pewne dochodzenie. Aby pomóc ci zrozumieć, gdzie komunikacja i współpraca się załamują, rozważ przeprowadzenie ankiet i wywiadów.

Jest kilka rodzajów ankiet, które mogą pomóc lepiej zrozumieć informacyjne silosy w zespołach. Najpierw rozważ użycie ankiety dotyczącej zaangażowania pracowników. Ten typ ankiety pomoże ci zidentyfikować, którzy pracownicy czują się najbardziej związani z zespołem i firmą, a także którzy pracownicy czują się najbardziej izolowani.

Podobnie możesz stworzyć ankietę z pytaniami związanymi z komunikacją i współpracą, aby wskazać problemy. Innym użytecznym rodzajem ankiety jest ankieta pulsu. Ankiety pulsowe są wysyłane regularnie i często identyfikują problemy z silosami, zanim zaczną powodować problemy.

Oprócz ankiet rozważ przeprowadzenie wywiadów z pracownikami oraz wywiadów pozostających z pracownikami. Wywiady końcowe powinny ujawniać powody, dla których pracownicy odchodzą i jaka część rotacji jest spowodowana informacyjnymi silosami. Z drugiej strony, wywiady pozostające to rozmowy z pracownikami, którzy byli w firmie przez znaczący czas i mogą ujawnić, w których obszarach współpraca między współpracownikami się udaje.

Strategie łamania silosów i wprowadzania skutecznej współpracy

Gdy już zidentyfikujesz, gdzie znajdują się informacyjne silosy w twoim zespole, czas zacząć łamać te silosy i zastępować je fundamentem przejrzystości. Oto kilka strategii, które mogą pomóc ci poprawić komunikację i współpracę w zespole.

Dopasuj cele i wartości

Skuteczne współdziałanie różnych grup zaczyna się od zapewnienia, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o cele i wartości firmy. Zaczyna się to od przywództwa. Upewnij się, że wszyscy rozumieją misję firmy i wiedzą, jak ich praca wpasowuje się w szerszy kontekst.

Od tego momentu zidentyfikuj cele zespołowe i umieść je w kontekście misji firmy oraz celów innych zespołów. Regularnie powtarzaj te cele i wartości, niezależnie od tego, czy odbywa się to podczas spotkań całego zespołu.

Trzymaj się zasady nadkomunikacji

Zaskakująco łatwo jest naprawdę nadkomunikować w biznesie, szczególnie gdy odbywa się to asynchronicznie. O wiele częściej ludzie czują, że zostają na uboczu.

Jeśli się obawiasz, że możesz przytłoczyć zespół zbyt dużą ilością informacji, rozważ, czy przekazujesz jasny i zwięzły komunikat, a następnie stwórz możliwości, aby ludzie mogli się więcej dowiedzieć w systemie, który działa dla wszystkich.

Dobrą zasadą jest komunikować więcej, a nie mniej. W razie wątpliwości, kieruj się zasadą nadkomunikacji. Twój zespół podziękuje ci za to w dłuższej perspektywie.

Zachęcaj do eksperymentowania poprzez dzielenie się

Próba czegoś nowego może być przerażająca, zwłaszcza jeśli chodzi o coś, co potencjalnie może się nie udać. Jednak innowacyjne zespoły muszą czuć się komfortowo, podejmując ryzyko.

Jednym ze sposobów na zachęcenie do eksperymentowania jest stworzenie środowiska, w którym zespoły mogą dzielić się swoimi eksperymentami, niezależnie od tego, czy to przestrzeń fizyczna, jak laboratoria lub warsztaty, czy przestrzeń cyfrowa jak blog lub intranet pracowniczy. Eksperymentując w przejrzysty sposób, zespoły mogą uczyć się na sukcesach i porażkach innych oraz czuć się pewniej, podejmując przyszłe ryzyka, wiedząc, że mają system wsparcia, na który mogą liczyć.

Zachęcaj do działań zespołowych

Tworzenie pozytywnych relacji roboczych jest kluczowe dla skutecznej współpracy. Rozważ organizację wydarzeń integracyjnych, które pomogą pracownikom lepiej się poznać i zbudować poczucie wspólnoty.

Istnieje wiele różnych rodzajów działań zespołowych do wyboru, od grupowych zajęć kulinarnych po poszukiwania skarbu oraz wolontariat. Kluczem jest znalezienie takich zajęć, które każdy będzie cieszył i które pomogą im zobaczyć siebie nawzajem w innym świetle.

Uczyń informacje zespołowe dostępnymi

Nie wystarczy zachęcać do kultury, w której ludzie chcą dzielić się informacjami—musisz również dać im odpowiednie narzędzia. Ułatw zespołom znajdowanie i dzielenie się informacjami z innymi.

Często oznacza to stworzenie scentralizowanej bazy wiedzy, takiej jak Guru, aby upewnić się, że informacje są łatwe w użyciu. Oznacza to stworzenie dostępnego środowiska do dzielenia się informacjami dla użytkowników, aby mogli zarówno uzyskiwać dostęp, jak i wnosić.

Pożegnaj się z silosami

Informacyjne silosy są z pewnością powszechnym problemem w miejscach pracy, ale udane zespoły potrafią stawić im czoła proaktywnymi strategiami i poprawić współpracę w zespole.

Poświęcając czas na zidentyfikowanie, gdzie silosy istnieją w twoim zespole i wprowadzając skuteczne strategie do twojego zespołu, poprawisz wydajność, morale i więcej w swoim zespole.