Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Zobacz, jak zarządzanie wiedzą może pomóc firmom przezwyciężyć problemy z wypaleniem i rotacją pracowników oraz inne kwestie związane z asynchronicznymi środowiskami pracy.
Kiedy świat zaczął pracować z domu z dnia na dzień, było wiele oczywistych sposobów, żeby poprawić jakość życia pracowników. Elastyczne godziny, sprzęt biurowy do domu, wirtualne Happy Hours i markowe dresy to niektóre z natychmiastowych korzyści przedstawionych pracownikom, gdy zaczęliśmy nasze zdalne życie. Jednak, gdy nowość kolorowych dresów przestaje być ekscytująca, a rzeczywistość naszych obecnych i przyszłych miejsc pracy staje się jasna, ważne jest, aby liderzy przyjrzeli się swojej infrastrukturze technologicznej i zapytali: "Czy mamy wszystko, czego potrzebujemy, aby odnieść sukces?"
Szczegółowo opisaliśmy, co uważamy za kluczowe elementy technologii do pracy zdalnej (wideokonferencje, komunikacja zespołowa + wiadomości oraz zarządzanie wiedzą), ale zdajemy sobie sprawę, że dla zespołów, które nie miały tych narzędzi przed pojawieniem się globalnych nakazów pozostania w domu, wprowadzenie ich wymaga pracy. W czasach, w których budżety technologiczne są pod większą obserwacją niż kiedykolwiek, wykazanie potrzeby nowych narzędzi jest kluczowe.
Potrzeba narzędzi do wideokonferencji i czatu jest oczywista, gdy osobiste spotkania i pasywne rozmowy przy lunchu nie są już możliwe—było to widoczne na początku naszej transformacji na pracę zdalną. Raport Okty na 2020 Business @ Work (Do Pracy Zdalnej) odnotował 110% wzrost MoM od lutego do marca dla Zoom i 19% wzrost dla Slack, co pokazuje, jak szybko te narzędzia stały się podstawą naszych miejsc pracy. Jednak potrzeba narzędzi do zdalnej współpracy rosła w powszechności już przed pandemią—na początku lutego tego roku Forbes zgłosił rosnące znaczenie bezproblemowej współpracy w miejscu pracy, w miarę jak pracownicy zaczęli oczekiwać elastyczności poza tradycyjnymi biurami.
Wpływ zarządzania wiedzą na zespoły pracujące zdalnie
Dotyczy to również potrzeby zarządzania wiedzą—mimo że "symptomy" braku KM mogą nie być tak oczywiste jak brak możliwości zdalnych spotkań bez narzędzia do wideokonferencji. Konsekwencje braku narzędzia KM i kultury dzielenia się wiedzą mogą poważnie osłabić zdolność zespołu do efektywnej i wydajnej współpracy. Oto kilka zaskakujących wskazówek, że Twój zespół potrzebuje interwencji w dziedzinie dzielenia się wiedzą:
Niezadowolenie pracowników z pokolenia Z i w końcu rotacja
Choć wielu z łatwością nazywa każdego poniżej 40. roku życia millenialsem, najstarsze osoby z pokolenia Z już weszły na rynek pracy (ważne jest, aby zauważyć, że niektóre skale uznają początek pokolenia Z za 1995, podczas gdy inne mówią, że zaczęło się w 1997 roku, co oznacza, że najstarsze osoby będą miały w tym roku około 25 lat). Gdy pokolenie Z wchodzi na rynek pracy, oczekują, że technologia jest na miejscu, aby nie tylko umożliwić im codzienne funkcjonowanie, ale także pomóc im skupić się na ich najbardziej znaczącej pracy. Badanie ServiceNow wśród pracowników pokolenia Z wykazało, że 42% z nich powiedziało, że opuściłoby pracę, która wymagałaby od nich zbyt dużo czasu na zadania administracyjne, ilustrując pokolenie, które z zapałem chce dostarczać wartościową pracę bez zbytniej cierpliwości na nawigowanie przestarzałymi systemami.
W naszej ostatniej ankiecie wśród użytkowników Guru, którzy wdrożyli program zarządzania wiedzą w całej firmie, 45% odpowiedziało, że jednym z największych wyzwań dla nowo zatrudnionych pracowników przed Guru było znalezienie właściwych informacji w różnych systemach—wyzwanie, na które pracownicy pokolenia Z, którzy prawdopodobnie stanowią znaczną część nowych pracowników w wielu firmach, będą mieli mało tolerancji.
Dodatkowo 43% respondentów stwierdziło, że Guru pomogło im spędzać więcej czasu na planowaniu strategicznym, co wskazuje, że KM może pomóc pracownikom przesunąć koncentrację z administracyjnej na bardziej znaczącą pracę. 93% respondentów zauważyło, że Guru miał wpływ na zaangażowanie i szczęście pracowników, sugerując, że kultura dzielenia się wiedzą, która wspiera wartościową pracę, może mieć ogromny wpływ na morale.
Ogólne wypalenie pracowników i zła równowaga między pracą a życiem osobistym
Nie tylko pracownicy pokolenia Z czują konsekwencje braku KM w firmie—bardziej doświadczeni pracownicy, szczególnie ci, którzy stali się Ekspertami Tematycznymi (SME), są bardzo podatni na wypalenie w środowisku, które nie priorytetuje dzielenia się wiedzą. Gallup donosi, że drugą najczęstszą przyczyną wypalenia pracowników jest nie do udźwignięcia obciążenie pracą—co oznacza, że utrzymanie wartościowych pracowników skupionych tylko na ich najbardziej wpływowej pracy ma kluczowe znaczenie.
Często SME to członkowie zespołu, którzy są w firmach od lat; w szybko rozwijających się zespołach, prawdopodobnie pełnili wiele ról, a w startupach prawdopodobnie przeszli przez kilka wersji rozwoju produktu. Domyślnie stają się "osobą, do której można się zwrócić", gdy Twój zespół nie może znaleźć potrzebnych informacji—czy to szczegółowego pytania o produkt, czy to w związku z procesem administracyjnym. Te ciągłe "uruchomienia" mogą wydawać się niewinne, ale z czasem mogą znacznie się sumować i przyczyniać się do nie do udźwignięcia obciążenia pracą SME, którzy muszą odpowiadać na te pytania oprócz prowadzenia swojego normalnego zajęcia.
KM może odegrać kluczową rolę w pomocy Twoim SME w unikaniu wypalenia, odzyskując ich czas i pozwalając reszcie zespołu być bardziej samodzielną. 98% badanych klientów korzystających z Guru w swojej organizacji stwierdziło, że Guru miał wpływ na czas, który ich zespół spędza na odpowiadaniu na powtarzające się pytania, a 99% stwierdziło, że Guru wpłynął na czas, który ich zespół spędza na poszukiwaniu informacji. 19% nawet powiedziało, że Guru pomógł ich zespołowi spędzać więcej czasu na aktywnościach poza pracą, co pokazuje, że KM może prowadzić do lepszej równowagi między pracą a życiem osobistym. Gdy zarówno osoby dzielące się wiedzą, jak i osoby szukające wiedzy rozumieją kulturę dzielenia się wiedzą w swoim zespole, ich skłonność do unikania wypalenia jest znacznie wyższa. Dowiedz się więcej o różnicy między aktywną a pasywną wiedzą i jak każda z nich przyczynia się do dzielenia się wiedzą.
Przeciążenie spotkaniami i walka z przejściem na komunikację asynchroniczną
„To spotkanie mogłoby być e-mailem”-żarty na bok, zmęczenie spotkaniami stało się znacznie bardziej widoczne, gdy zaczęły się odbywać na ekranach. Jednak nawet kilka miesięcy temu osoby myślące przyszłościowo rozumiały znaczenie ograniczenia spotkań osobistych i umożliwienia swojemu zespołowi współpracy asynchronicznej. W rzeczywistości Gartner prognozuje, że spotkania osobiste spadną z 60% do 25% do 2024 roku, a firmy z przemyślanym podejściem do stylu pracy „nomadycznego” będą miały dostęp do lepszych talentów niż te, które pozostaną w tyle (co nie jest zaskakujące, zwłaszcza teraz).
CNBC podkreśliło politykę SEO Basecamp Jasona Frieda o braku spotkań osobistych, co to jest sposób, w jaki ich historycznie hybrydowy zespół unika faworyzowania pracowników biurowych. Zamiast tego preferują dokumentację pisemną, którą następnie przekazują wszystkim swoim pracownikom w ten sam sposób. Posiadanie stałych polityk i procedur dotyczących tego, w jaki sposób informacje są demokracjonizowane, jest niezbędne, aby zapewnić, że miejsce pracy z mniejszą liczbą spotkań jest udane.
Inny kluczowy element kultury mniejszej liczby osobistych rozmów to lepszy system dzielenia się „pasywną wiedzą”, według MIT Sloan. Podczas gdy zachęcają nowo zdalne zespoły do myślenia o uwzględnieniu informacji „warto wiedzieć” w komunikatach „do wiedzenia”, sugerujemy również wprowadzenie szerszej kultury współpracy w dzieleniu się wiedzą—gdzie spotkania i rozmowy jeden na jeden nie są jedynym sposobem komunikacji.
Aby skutecznie ograniczyć liczbę spotkań, kluczowe jest, aby Twój zespół rozumiał, gdzie i jak będzie otrzymywał informacje, oraz ufał, że są one dokładne, gdy już to zrobią. 97% badanych klientów korzystających z Gurua w całej firmie stwierdziło, że możliwość wiedzy, że informacje są na bieżąco aktualizowane przez eksperta, jest ważna dla skutecznego umożliwienia ich zespołu. Gdy zespoły czują, że mają skuteczny kanał do dzielenia się i weryfikacji integralnych informacji, znacznie łatwiej jest usunąć to z zaplanowanego spotkania.
Droga naprzód z pracą asynchroniczną
Jesteśmy w wyjątkowym momencie w czasie, gdy usprawniona komunikacja i współpraca są ważniejsze niż kiedykolwiek—i ich brak jest odczuwany bardziej intensivve niż kiedykolwiek. W miarę jak Twój zespół przygotowuje się na sukces dzisiaj i w przyszłości, ważne jest, aby pamiętać, że praca zdalna oraz wymagania, które się z tym wiążą, są tu, aby pozostać i są obecne od dłużeszego czasu. Wprowadzając dziś narzędzia i procesy, które pomagają Twojemu zespołowi pracować bardziej wspólnie, asynchronicznie i celowo, możesz umożliwić swoim członkom zespołu naprawdę najlepiej pracować z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.
Kiedy świat zaczął pracować z domu z dnia na dzień, było wiele oczywistych sposobów, żeby poprawić jakość życia pracowników. Elastyczne godziny, sprzęt biurowy do domu, wirtualne Happy Hours i markowe dresy to niektóre z natychmiastowych korzyści przedstawionych pracownikom, gdy zaczęliśmy nasze zdalne życie. Jednak, gdy nowość kolorowych dresów przestaje być ekscytująca, a rzeczywistość naszych obecnych i przyszłych miejsc pracy staje się jasna, ważne jest, aby liderzy przyjrzeli się swojej infrastrukturze technologicznej i zapytali: "Czy mamy wszystko, czego potrzebujemy, aby odnieść sukces?"
Szczegółowo opisaliśmy, co uważamy za kluczowe elementy technologii do pracy zdalnej (wideokonferencje, komunikacja zespołowa + wiadomości oraz zarządzanie wiedzą), ale zdajemy sobie sprawę, że dla zespołów, które nie miały tych narzędzi przed pojawieniem się globalnych nakazów pozostania w domu, wprowadzenie ich wymaga pracy. W czasach, w których budżety technologiczne są pod większą obserwacją niż kiedykolwiek, wykazanie potrzeby nowych narzędzi jest kluczowe.
Potrzeba narzędzi do wideokonferencji i czatu jest oczywista, gdy osobiste spotkania i pasywne rozmowy przy lunchu nie są już możliwe—było to widoczne na początku naszej transformacji na pracę zdalną. Raport Okty na 2020 Business @ Work (Do Pracy Zdalnej) odnotował 110% wzrost MoM od lutego do marca dla Zoom i 19% wzrost dla Slack, co pokazuje, jak szybko te narzędzia stały się podstawą naszych miejsc pracy. Jednak potrzeba narzędzi do zdalnej współpracy rosła w powszechności już przed pandemią—na początku lutego tego roku Forbes zgłosił rosnące znaczenie bezproblemowej współpracy w miejscu pracy, w miarę jak pracownicy zaczęli oczekiwać elastyczności poza tradycyjnymi biurami.
Wpływ zarządzania wiedzą na zespoły pracujące zdalnie
Dotyczy to również potrzeby zarządzania wiedzą—mimo że "symptomy" braku KM mogą nie być tak oczywiste jak brak możliwości zdalnych spotkań bez narzędzia do wideokonferencji. Konsekwencje braku narzędzia KM i kultury dzielenia się wiedzą mogą poważnie osłabić zdolność zespołu do efektywnej i wydajnej współpracy. Oto kilka zaskakujących wskazówek, że Twój zespół potrzebuje interwencji w dziedzinie dzielenia się wiedzą:
Niezadowolenie pracowników z pokolenia Z i w końcu rotacja
Choć wielu z łatwością nazywa każdego poniżej 40. roku życia millenialsem, najstarsze osoby z pokolenia Z już weszły na rynek pracy (ważne jest, aby zauważyć, że niektóre skale uznają początek pokolenia Z za 1995, podczas gdy inne mówią, że zaczęło się w 1997 roku, co oznacza, że najstarsze osoby będą miały w tym roku około 25 lat). Gdy pokolenie Z wchodzi na rynek pracy, oczekują, że technologia jest na miejscu, aby nie tylko umożliwić im codzienne funkcjonowanie, ale także pomóc im skupić się na ich najbardziej znaczącej pracy. Badanie ServiceNow wśród pracowników pokolenia Z wykazało, że 42% z nich powiedziało, że opuściłoby pracę, która wymagałaby od nich zbyt dużo czasu na zadania administracyjne, ilustrując pokolenie, które z zapałem chce dostarczać wartościową pracę bez zbytniej cierpliwości na nawigowanie przestarzałymi systemami.
W naszej ostatniej ankiecie wśród użytkowników Guru, którzy wdrożyli program zarządzania wiedzą w całej firmie, 45% odpowiedziało, że jednym z największych wyzwań dla nowo zatrudnionych pracowników przed Guru było znalezienie właściwych informacji w różnych systemach—wyzwanie, na które pracownicy pokolenia Z, którzy prawdopodobnie stanowią znaczną część nowych pracowników w wielu firmach, będą mieli mało tolerancji.
Dodatkowo 43% respondentów stwierdziło, że Guru pomogło im spędzać więcej czasu na planowaniu strategicznym, co wskazuje, że KM może pomóc pracownikom przesunąć koncentrację z administracyjnej na bardziej znaczącą pracę. 93% respondentów zauważyło, że Guru miał wpływ na zaangażowanie i szczęście pracowników, sugerując, że kultura dzielenia się wiedzą, która wspiera wartościową pracę, może mieć ogromny wpływ na morale.
Ogólne wypalenie pracowników i zła równowaga między pracą a życiem osobistym
Nie tylko pracownicy pokolenia Z czują konsekwencje braku KM w firmie—bardziej doświadczeni pracownicy, szczególnie ci, którzy stali się Ekspertami Tematycznymi (SME), są bardzo podatni na wypalenie w środowisku, które nie priorytetuje dzielenia się wiedzą. Gallup donosi, że drugą najczęstszą przyczyną wypalenia pracowników jest nie do udźwignięcia obciążenie pracą—co oznacza, że utrzymanie wartościowych pracowników skupionych tylko na ich najbardziej wpływowej pracy ma kluczowe znaczenie.
Często SME to członkowie zespołu, którzy są w firmach od lat; w szybko rozwijających się zespołach, prawdopodobnie pełnili wiele ról, a w startupach prawdopodobnie przeszli przez kilka wersji rozwoju produktu. Domyślnie stają się "osobą, do której można się zwrócić", gdy Twój zespół nie może znaleźć potrzebnych informacji—czy to szczegółowego pytania o produkt, czy to w związku z procesem administracyjnym. Te ciągłe "uruchomienia" mogą wydawać się niewinne, ale z czasem mogą znacznie się sumować i przyczyniać się do nie do udźwignięcia obciążenia pracą SME, którzy muszą odpowiadać na te pytania oprócz prowadzenia swojego normalnego zajęcia.
KM może odegrać kluczową rolę w pomocy Twoim SME w unikaniu wypalenia, odzyskując ich czas i pozwalając reszcie zespołu być bardziej samodzielną. 98% badanych klientów korzystających z Guru w swojej organizacji stwierdziło, że Guru miał wpływ na czas, który ich zespół spędza na odpowiadaniu na powtarzające się pytania, a 99% stwierdziło, że Guru wpłynął na czas, który ich zespół spędza na poszukiwaniu informacji. 19% nawet powiedziało, że Guru pomógł ich zespołowi spędzać więcej czasu na aktywnościach poza pracą, co pokazuje, że KM może prowadzić do lepszej równowagi między pracą a życiem osobistym. Gdy zarówno osoby dzielące się wiedzą, jak i osoby szukające wiedzy rozumieją kulturę dzielenia się wiedzą w swoim zespole, ich skłonność do unikania wypalenia jest znacznie wyższa. Dowiedz się więcej o różnicy między aktywną a pasywną wiedzą i jak każda z nich przyczynia się do dzielenia się wiedzą.
Przeciążenie spotkaniami i walka z przejściem na komunikację asynchroniczną
„To spotkanie mogłoby być e-mailem”-żarty na bok, zmęczenie spotkaniami stało się znacznie bardziej widoczne, gdy zaczęły się odbywać na ekranach. Jednak nawet kilka miesięcy temu osoby myślące przyszłościowo rozumiały znaczenie ograniczenia spotkań osobistych i umożliwienia swojemu zespołowi współpracy asynchronicznej. W rzeczywistości Gartner prognozuje, że spotkania osobiste spadną z 60% do 25% do 2024 roku, a firmy z przemyślanym podejściem do stylu pracy „nomadycznego” będą miały dostęp do lepszych talentów niż te, które pozostaną w tyle (co nie jest zaskakujące, zwłaszcza teraz).
CNBC podkreśliło politykę SEO Basecamp Jasona Frieda o braku spotkań osobistych, co to jest sposób, w jaki ich historycznie hybrydowy zespół unika faworyzowania pracowników biurowych. Zamiast tego preferują dokumentację pisemną, którą następnie przekazują wszystkim swoim pracownikom w ten sam sposób. Posiadanie stałych polityk i procedur dotyczących tego, w jaki sposób informacje są demokracjonizowane, jest niezbędne, aby zapewnić, że miejsce pracy z mniejszą liczbą spotkań jest udane.
Inny kluczowy element kultury mniejszej liczby osobistych rozmów to lepszy system dzielenia się „pasywną wiedzą”, według MIT Sloan. Podczas gdy zachęcają nowo zdalne zespoły do myślenia o uwzględnieniu informacji „warto wiedzieć” w komunikatach „do wiedzenia”, sugerujemy również wprowadzenie szerszej kultury współpracy w dzieleniu się wiedzą—gdzie spotkania i rozmowy jeden na jeden nie są jedynym sposobem komunikacji.
Aby skutecznie ograniczyć liczbę spotkań, kluczowe jest, aby Twój zespół rozumiał, gdzie i jak będzie otrzymywał informacje, oraz ufał, że są one dokładne, gdy już to zrobią. 97% badanych klientów korzystających z Gurua w całej firmie stwierdziło, że możliwość wiedzy, że informacje są na bieżąco aktualizowane przez eksperta, jest ważna dla skutecznego umożliwienia ich zespołu. Gdy zespoły czują, że mają skuteczny kanał do dzielenia się i weryfikacji integralnych informacji, znacznie łatwiej jest usunąć to z zaplanowanego spotkania.
Droga naprzód z pracą asynchroniczną
Jesteśmy w wyjątkowym momencie w czasie, gdy usprawniona komunikacja i współpraca są ważniejsze niż kiedykolwiek—i ich brak jest odczuwany bardziej intensivve niż kiedykolwiek. W miarę jak Twój zespół przygotowuje się na sukces dzisiaj i w przyszłości, ważne jest, aby pamiętać, że praca zdalna oraz wymagania, które się z tym wiążą, są tu, aby pozostać i są obecne od dłużeszego czasu. Wprowadzając dziś narzędzia i procesy, które pomagają Twojemu zespołowi pracować bardziej wspólnie, asynchronicznie i celowo, możesz umożliwić swoim członkom zespołu naprawdę najlepiej pracować z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.
.webp)
